Proforma Invoice কী? অর্থ, ব্যবহার ও উদাহরণ

একটি proforma invoice দেখতে প্রায় একটি সাধারণ ইনভয়েসের মতোই, কিন্তু এটি সম্পূর্ণ ভিন্ন কাজ করে। এই দুটির মধ্যে গুলিয়ে ফেললে আপনি নিজের এবং আপনার গ্রাহকের জন্য accounting এবং tax সংক্রান্ত সমস্যা তৈরি করতে পারেন। এই গাইডে ব্যাখ্যা করা হয়েছে proforma invoice কী, এটি কীভাবে একটি tax invoice থেকে আলাদা এবং কোন পরিস্থিতিতে এটি পাঠানো বুদ্ধিমানের কাজ হবে।

Proforma invoice আসলে কী

একটি proforma invoice হলো পণ্য বা সেবা সরবরাহ করার আগে পাঠানো একটি প্রাথমিক বিল অব সেল (bill of sale)। এটিকে ইনভয়েস ফরম্যাটে সাজানো একটি বিস্তারিত এবং নির্ভরযোগ্য এস্টিমেট (estimate) হিসেবে বিবেচনা করতে পারেন। এটি ক্রেতাকে স্পষ্টভাবে জানায় যে তাদের কাছ থেকে কত টাকা, কোন কারেন্সিতে এবং কী শর্তে চার্জ করা হবে, যাতে তারা চুক্তিটি চূড়ান্ত হওয়ার আগেই কেনাকাটা অনুমোদন করতে পারে, পেমেন্টের ব্যবস্থা করতে পারে অথবা প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত করতে পারে।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, একটি proforma invoice কোনো পেমেন্টের দাবি নয় এবং এটি কোনো ট্যাক্স ডকুমেন্টও নয়। এটি আপনার হিসাবের খাতায় (books) কোনো বিক্রয় হিসেবে রেকর্ড হয় না এবং এর ফলে কোনো VAT বা sales-tax এর বাধ্যবাধকতা তৈরি হয় না।

Proforma invoice বনাম invoice

এই দুটি ডকুমেন্টের উদ্দেশ্য এবং আইনি গুরুত্বের মধ্যে পার্থক্য রয়েছে:

• Timing: লেনদেনের আগে একটি proforma ইস্যু করা হয়; আর পণ্য বা সেবা সরবরাহ করার পরে একটি tax invoice ইস্যু করা হয়।
• Accounting: একটি proforma-কে রেভিনিউ বা receivable হিসেবে এন্ট্রি করা হয় না। কিন্তু tax invoice-কে করা হয় এবং এটি আপনার audit trail-এর একটি অংশ গঠন করে।
• Tax: গ্রাহকের পরিকল্পনার সুবিধার্থে একটি proforma-তে আনুমানিক ট্যাক্স উল্লেখ থাকে, কিন্তু এটি input VAT রিক্লেইম করার জন্য ব্যবহার করা যায় না। শুধুমাত্র একটি সঠিক tax invoice-ই এর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
• Payment: একটি proforma কোনো সিদ্ধান্ত বা অগ্রিম পেমেন্টের (advance) জন্য আহ্বান জানায়; আর চূড়ান্ত ইনভয়েসটি প্রকৃত বকেয়া পরিমাণ রেকর্ড করে।
• Numbering: অনেক ব্যবসা প্রতিষ্ঠান proforma-র জন্য একটি আলাদা “PRO-” সিরিজ ব্যবহার করে যাতে এগুলোকে অফিসিয়াল ইনভয়েস সিকোয়েন্সের বাইরে রাখা যায়।

সংক্ষেপে: একটি proforma উভয় পক্ষকে চুক্তিতে সম্মত হতে সাহায্য করে এবং tax invoice সেটি চূড়ান্ত করে।

কখন proforma invoice ব্যবহার করবেন

আপনি পণ্য সরবরাহ করার আগে বা ক্রেতা পেমেন্ট করার আগে যখনই তাদের একটি সুনির্দিষ্ট হিসাবের প্রয়োজন হয়, তখনই এটি পাঠান। সাধারণ কিছু ক্ষেত্র নিচে দেওয়া হলো:

• অগ্রিম পেমেন্ট বা ডিপোজিটের অনুরোধ (Advance-payment or deposit requests), যেখানে গ্রাহক প্রথমে পেমেন্ট করেন এবং আপনি পরে সরবরাহ করেন।
• আন্তর্জাতিক বাণিজ্য (International trade), যেখানে শিপমেন্টের আগে কাস্টমস, ইম্পোর্ট পারমিট বা লেটার অব ক্রেডিট (letter of credit)-এর জন্য পণ্যের মূল্য উল্লেখ থাকা ডকুমেন্টের প্রয়োজন হয়।
• কর্পোরেট কেনাকাটার অনুমোদন (Corporate purchase approval), যেখানে কোনো প্রকিউরমেন্ট টিমের একটি purchase order তৈরি করতে বা বাজেট রিলিজ করতে একটি ডকুমেন্টের প্রয়োজন হয়।
• কাস্টম কাজের কোটেশন (Quoting a custom job), যেখানে কাজের পরিধি নির্ধারিত হয়েছে কিন্তু আপনি একটি সাধারণ কোটেশনের চেয়ে আরও আনুষ্ঠানিক ডকুমেন্ট দিতে চান।

আপনার যদি কেবল বিক্রয় পর্যায়ের একটি প্রাথমিক এস্টিমেটের প্রয়োজন হয়, তবে একটি quotation যথেষ্ট হতে পারে। কিন্তু ক্রেতার যদি সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ইনভয়েসের মতো বিস্তারিত তথ্যের প্রয়োজন হয়, তবে proforma-ই সবচেয়ে উপযুক্ত।

কীভাবে এটি তৈরি করবেন

এর গঠন একটি সাধারণ ইনভয়েসের মতোই (আপনার বিবরণ, ক্রেতার বিবরণ, লাইন আইটেম, কারেন্সি, আনুমানিক ট্যাক্স এবং মোট হিসাব) তবে দুটি পার্থক্য রয়েছে: ডকুমেন্টটিতে স্পষ্টভাবে “Proforma Invoice” শিরোনাম লেখা থাকে এবং এটি যে কোনো tax invoice নয় তা উল্লেখ থাকে। আপনি আমাদের free proforma invoice generator ব্যবহার করে যেকোনো কারেন্সি এবং যেকোনো ট্যাক্স রেট সহ এক মিনিটেরও কম সময়ে একটি চমৎকার proforma তৈরি করতে পারেন।

গ্রাহক যখন এটি অনুমোদন করবেন এবং আপনি পণ্য বা সেবা সরবরাহ করবেন, তখন এটিকে একটি আসল invoice-এ রূপান্তর করুন যাতে বিক্রয়টি সঠিকভাবে রেকর্ড করা যায়। free invoicing software-এর মাধ্যমে এই রূপান্তরটি মাত্র একটি ক্লিকেই করা সম্ভব এবং এর ফলে আপনার হিসাবের খাতা (books), ট্যাক্স এবং নাম্বারিং সবই স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিলে যাবে।

আজই একটি পাঠাতে হবে? আমাদের free proforma invoice generator ব্যবহার করুন, অথবা আমাদের pricing পেজে গিয়ে সম্পূর্ণ টুলকিটটি দেখে নিন।