প্রোফর্মা ইনভয়েস কী?

একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস আপনার এবং আপনার গ্রাহকের মধ্যে একটি সদিচ্ছার চুক্তি হিসেবে কাজ করে। এটি দেখতে হুবহু একটি সাধারণ ইনভয়েসের মতোই, যেখানে আপনি যে পণ্য বা সেবা, পরিমাণ এবং মূল্য সরবরাহ করতে চান তার বিবরণ থাকে। তবে, এটি পেমেন্টের জন্য কোনো আনুষ্ঠানিক দাবি নয় এবং আপনার জেনারেল লেজারে কোনো অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল এন্ট্রি তৈরি করে না। যেহেতু এটি প্রাথমিক, তাই প্রোফর্মা ইনভয়েস ইস্যু করলে ভ্যাট (VAT)-এর জন্য কোনো ট্যাক্স পয়েন্ট তৈরি হয় না। স্থানীয় কর কর্তৃপক্ষের নিয়ম অনুযায়ী, বিক্রি সম্পন্ন হলে বা পেমেন্ট পাওয়া গেলে আপনাকে একটি চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করতে হবে। কোটেশন হলো একটি প্রাথমিক প্রস্তাব যা নিয়ে গ্রাহক আলোচনা করতে পারেন, অন্যদিকে প্রোফর্মা ইনভয়েস সাধারণত ক্রেতা শর্তাবলীতে সম্মত হওয়ার পর কিন্তু চূড়ান্ত বিবরণ লক করার আগে ইস্যু করা হয়।

প্রোফর্মা ইনভয়েস যেভাবে কাজ করে

প্রক্রিয়াটি শুরু হয় যখন একজন গ্রাহক আপনার প্রাথমিক কোটেশন গ্রহণ করেন এবং অর্ডার দেন। পণ্য পাঠানোর বা কাজ শুরু করার আগে, লেনদেনের সঠিক বিবরণ নিশ্চিত করতে আপনি একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করেন। আপনি এই ডকুমেন্টটি ক্রেতার কাছে পাঠান, যা তারা অভ্যন্তরীণ ক্রয়ের অনুমোদন, লেটার অব ক্রেডিট (LC) নিশ্চিত করতে বা অগ্রিম পেমেন্ট প্রক্রিয়া করতে ব্যবহার করে। পণ্য যদি সীমান্ত পার হয়, তবে ক্রেতা এটি কাস্টমস ক্লিয়ারেন্স বা আমদানি শুল্ক হিসাব করার জন্যও ব্যবহার করতে পারেন। পণ্য সরবরাহ বা সেবা সম্পন্ন হওয়ার পর, আপনি একটি চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করেন। চূড়ান্ত ইনভয়েসটি প্রোফর্মা ইনভয়েসের স্থলাভিষিক্ত হয় এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে আনুষ্ঠানিকভাবে রাজস্ব রেকর্ড করে।

ক্রেতা পণ্য বা সেবা কেনার আগ্রহ নিশ্চিত করেন।
আপনি আনুমানিক খরচ এবং পরিমাণের বিবরণ সহ একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস ইস্যু করেন।
ক্রেতা ফান্ড নিশ্চিত করতে বা কাস্টমস ক্লিয়ারেন্সের ব্যবস্থা করতে ডকুমেন্টটি ব্যবহার করেন।
ক্রেতা প্রোফর্মা মোটের ওপর ভিত্তি করে একটি অগ্রিম ডিপোজিট প্রদান করেন।
আপনি সম্মত পণ্য সরবরাহ করেন এবং একটি চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করেন।

বাস্তব উদাহরণ

Gulf Traders LLC একটি করপোরেট ক্লায়েন্টকে প্রতিটি 40 OMR মূল্যে 50টি অফিস চেয়ার সরবরাহ করতে সম্মত হয়। শিপিংয়ের আগে, Gulf Traders 2,000 OMR (50টি চেয়ার গুণ 40 OMR) মূল্যের একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস ইস্যু করে। ডকুমেন্টটিতে 25 শতাংশ অগ্রিম পেমেন্টের শর্ত উল্লেখ থাকে। ক্লায়েন্ট অভ্যন্তরীণ অনুমোদন পেতে প্রোফর্মাটি ব্যবহার করে এবং 500 OMR ডিপোজিট (2,000 OMR গুণ 0.25) প্রদান করে। এরপর Gulf Traders চেয়ারগুলো সরবরাহ করে এবং সম্পূর্ণ 2,000 OMR-এর জন্য একটি চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করে। চূড়ান্ত ইনভয়েসটি রাজস্ব রেকর্ড করে এবং ইতিমধ্যে পরিশোধিত 500 OMR ক্রেডিট করে, যার ফলে 1,500 OMR বকেয়া থাকে।

আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

প্রোফর্মা ইনভয়েস ব্যবহার করা আপনার ক্যাশ ফ্লো রক্ষা করে এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের ভুল প্রতিরোধ করে। প্রোফর্মার ভিত্তিতে অগ্রিম পেমেন্ট চাওয়ার মাধ্যমে, আপনি একটি বড় অর্ডারে রিসোর্স নিয়োগ করার আগে পেমেন্ট না পাওয়ার ঝুঁকি কমাতে পারেন। তাছাড়া, যেহেতু প্রোফর্মা বিক্রয় হিসেবে নিবন্ধিত হয় না, তাই বাতিল হতে পারে বা পরিধি পরিবর্তন হতে পারে এমন লেনদেনের ওপর ভ্যাট প্রদান করা এড়ানো যায়। যদি চূড়ান্ত অর্ডারের পরিমাণ পরিবর্তিত হয়, তবে আপনি কেবল সরবরাহকৃত সঠিক পরিমাণের জন্য চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করবেন। Paper & Pen ইনভয়েস, কোটেশন এবং রসিদ তৈরি করে, যা আপনাকে সহজেই একটি কোটেশনকে প্রোফর্মাতে এবং তারপর চূড়ান্ত বিলে রূপান্তর করতে দেয়।

আরও দেখুন

প্রশ্ন

সাধারণ প্রশ্নসমূহ

আমি কি ভ্যাট দাবি করতে প্রোফর্মা ইনভয়েস ব্যবহার করতে পারি?

না, একজন ক্রেতা ইনপুট ভ্যাট রিফান্ড দাবি করতে প্রোফর্মা ইনভয়েস ব্যবহার করতে পারেন না। যেকোনো ভ্যাট দাবির সমর্থনে কর কর্তৃপক্ষের একটি বৈধ ট্যাক্স ইনভয়েস প্রয়োজন। প্রোফর্মা হলো কঠোরভাবে একটি তথ্যমূলক ডকুমেন্ট যা পরিকল্পনা, কাস্টমস বা অগ্রিম পেমেন্টের জন্য ব্যবহৃত হয়। সরবরাহকারী চূড়ান্ত ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করার পর, ক্রেতা তাদের ট্যাক্স রিটার্নের জন্য সেই অফিসিয়াল ডকুমেন্টটি ব্যবহার করতে পারেন।

কোটেশন এবং প্রোফর্মা ইনভয়েসের মধ্যে পার্থক্য কী?

কোটেশন হলো ব্যবসা পাওয়ার জন্য আলোচনার সময় পাঠানো একটি প্রাথমিক প্রস্তাব। এটি আনুমানিক মূল্য দেখায় এবং পরিবর্তন সাপেক্ষ। গ্রাহক কেনাকাটায় সম্মত হওয়ার পর কিন্তু চূড়ান্ত ডেলিভারির আগে একটি প্রোফর্মা ইনভয়েস ইস্যু করা হয়। এটি ক্রেতা পেমেন্টের শর্ত পূরণ করলে উল্লেখিত মূল্যে পণ্য সরবরাহ করার একটি বাধ্যতামূলক প্রতিশ্রুতি নির্দেশ করে।

আমি কি প্রোফর্মাতে কোনো ইনভয়েস নম্বর দেব?

আপনার প্রোফর্মা ইনভয়েসে একটি অনন্য রেফারেন্স নম্বর দেওয়া উচিত, তবে এটি আপনার অফিসিয়াল ট্যাক্স ইনভয়েসের মতো একই ক্রমিক নম্বর পদ্ধতি ব্যবহার করবে না। এগুলো একসাথে গুলিয়ে ফেললে কোনো প্রোফর্মা বাতিল হলে আপনার ট্যাক্স রেকর্ডে ফাঁক তৈরি হতে পারে। বেশিরভাগ ব্যবসা এই প্রাথমিক ডকুমেন্টগুলোকে তাদের প্রকৃত অ্যাকাউন্টিং লেজার থেকে আলাদা রাখতে PRO-1001-এর মতো একটি ভিন্ন প্রিফিক্স ব্যবহার করে।

প্রোফর্মা ইনভয়েস