Kuu lõpu sulgemine, mille väikeettevõte suudab päriselt lõpetada

Istud kuu kahekümnendal päeval maha, et oma raamatud üle vaadata, ja avastad, et oled unustanud, miks tarnija sulle kolm nädalat tagasi arve esitas. Suurettevõtete maailm käsitleb kuu lõpu sulgemist püha rituaalina, kuid väikeettevõtjad näevad selles tavaliselt tüütut halduskoormust. Kui sul pole eraldi finantsmeeskonda, vajad sulgemisprotsessi, mis on praktiline, kiire ja keskendub tegelikkusele.

Miks kiire sulgemine on parem kui täiuslik sulgemine

Väikeettevõtjate levinud viga on oodata kuu sulgemisega, kuni neil on käes iga viimane tšekk. Kui ootad jaanuari sulgemisega veebruari kahekümne viiendani, on finantsteave otsuste tegemiseks juba kasutu. Kuu viiendaks kuupäevaks tehtud veidi ebatäpne sulgemine on palju parem kui kolm nädalat hiljaks jäänud täiuslik sulgemine.

Kui sulged raamatud varakult, märkad tasumata arveid ja saad nende kohta meeldetuletuse saata ajal, mil klient sinu tehtud tööd veel mäletab. Märkad materjalikulude järsku tõusu ja saad hindu korrigeerida enne uute tellimuste vastuvõtmist. Lepi sellega, et väikese sularahaostu puuduva tšeki saab kajastada järgmisel kuul. Sinu peamine eesmärk on saada kiiresti selge pilt oma finantstervisest.

Mõtle kuu lõpu sulgemisest kui kompassist. Kompass, mis ütleb su täpsed koordinaadid kuu aega pärast seda, kui ära eksisid, on kasutu. Kompass, mis annab sulle praegu väga hea hinnangu põhjasuunale, päästab su ettevõtte. Kiirus annab sulle võime reageerida.

1. samm: kogu kokku arveldamata töö ja puuduvad arved

Alusta sulgemist tuludest. Teenuse osutamine või toote saatmine ja lõpparve saatmata jätmine juhtub kergesti, eriti kui oled hõivatud igapäevatööga.

Vaata üle projektimärkmed, tööajatabelid ja tarnelogid. Kui lõpetasid töö, pead selle arveldama. Kui väljastasid hinnapakkumise, millega nõustuti, kontrolli, et lõplik arve vastab kokkulepitud summale. Kui võtsid suure projekti eest tagatisraha, kontrolli, kas oled jõudnud etapini, kus saad järgmise arve väljastada. Kui saadad püsiklientidele regulaarselt sama arvet, veendu, et sinu korduvad arved on koostatud ja kliendile saadetud.

Ära lase arveldamata tööl märkmetes seista. Mida kauem arve esitamisega ootad, seda kauem ootad makset. See viivitus kahjustab otseselt sinu rahavoogu. Kui klient vaidlustab tasu, on probleemi palju lihtsam lahendada paar päeva pärast töö lõpetamist kui kuu aega hiljem. Veendu, et igal saatelehel on vastav müügiarve, enne kui järgmise sammu juurde liigud.

2. samm: kajasta tarnijate arved ja kulud

Kui tulud on kajastatud, liigu kulude juurde. Kogu kokku tarnijate arved, kommunaalarved ja kõik sularahakulude tšekid. Paljudes kaubandus- ja teenindusettevõtetes on sularahakulude lekked ebatäpse raamatupidamise peamine allikas.

Sisesta süsteemi iga tarnija arve, isegi kui sa pole seda veel tasunud. See on tekkepõhise raamatupidamise oluline osa. Teadmine, mida võlgned, on sama oluline kui teadmine, mis sul pangas on. Kui tarnija saatis kuu kahekümne kaheksandal üle antud materjalide kohta maksuarve, kuulub see kulu selle kuu andmetesse.

Kui impordid kaupu, võid tegeleda mitme valuutaga. Veendu, et kajastad tarnija arve arve kättesaamise päeva õige vahetuskursiga. Sorteeri digitaalsed tšekid ja paberkviitungid. Rühmita need kategooriate kaupa: üür, kommunaalkulud, materjalid ja kontoritarbed. Sisesta need aja säästmiseks partiidena. Kui leiad arve, mis kuulub eelmisse kuusse, sisesta see nüüd, kuid õige kuupäevaga, et praegust kuud ei paisutataks kunstlikult vanade kuludega.

3. samm: võrdle pangakontosid

Pangakonto võrdlemine on kuu lõpu sulgemise ankur. See protsess tõendab, et sinu raamatupidamise tehingud vastavad tegelikule raha liikumisele pangakontol. Ilma selle sammuta ei saa sa ühtegi oma finantsaruannet usaldada.

Kuna väikeettevõtted kasutavad sageli pangaülekannete, tšekkide ja sularaha sissemaksete segu, pead olema põhjalik. Prindi või laadi alla kuu ametlik pangaväljavõte. Käi see rida-realt läbi.

• Märgi ära iga kliendi makse, mis kontole laekus.
• Seo iga väljaminev makse vastava tarnija arvega.
• Kajasta kõik pangatasud, intressid või valuutavahetuse erinevused, mida sa varem ei sisestanud.
• Kontrolli, et panka sissemakstud sularaha vastab pearaamatus kajastatud sularahamüügile.

Väikeettevõtjad kasutavad mõnikord kogemata ettevõtte kaarti isikliku kulu jaoks. Kui märkad pangaväljavõttel isiklikku kohvi või pereõhtusööki, pead selle kajastama omaniku väljavõtena, mitte ettevõtte kuluna. Isiklike ja ettevõtte rahaasjade segamine on kiire viis sulgemise täpsuse rikkumiseks.

Kui sinu süsteemi saldo vastab kuu viimase päeva pangaväljavõtte saldole, tead, et sinu rahaline seis on täpne. Kui on lahknevus, pead selle üles leidma. Seletamatu erinevus tähendab tavaliselt puuduvat kulu või kajastamata kliendi makset.

4. samm: loe laoseis üle

Kui müüd füüsilisi kaupu, pole sulgemine lõpetatud enne, kui oled laovaru kontrollinud. Tarkvaras kirjas olev laoseis peab vastama riiulitel või laos olevatele füüsilistele esemetele.

Sa ei pea igal kuul tingimata iga kruvi üle lugema ega igat silti märgistama. Keskendu kõrge väärtusega kaupadele ja kõige kiiremini müüvatele toodetele. Kui sinu laohalduse andmed näitavad, et sul on enimmüüdud toodet nelikümmend ühikut, kuid loed kokku ainult kolmkümmend viis, pead seda uurima. Võib-olla unustasid müügi kajastada või on sul vargusprobleem.

Inventuuri ajal otsi kahjustatud või aegunud kaupu. Kui eset ei saa enam müüa, tuleb see maha kanda. Müügikõlbmatute esemete hoidmine bilansis paisutab sinu varade väärtust valelikult.

Korrigeeri andmeid vastavalt füüsilisele loendusele. See tagab, et sinu müüdud kaupade kulu on täpne. Kui näitad laovaru liiga suurena, näitad kulud liiga väikesena. Näiteks kui ostsid kümme eset hinnaga kümme dollarit tükk ja arvad ekslikult, et sul on kõik kümme alles, kuigi tegelikult on ainult viis, peidavad sinu andmed viiskümmend dollarit kulusid. See tähendab, et arvad, et teenisid rohkem kasumit, kui tegelikult teenisid.

Ainult kolm aruannet, mida pead lugema

Finantsaruannete koostamine on tasu sulgemise lõpetamise eest. Sa ei pea aga lugema tosinat keerulist dokumenti. Keskendu kolmele konkreetsele valdkonnale.

Aruanne	Mida see ütleb	Miks see on oluline
Kasumiaruanne	Kuu kogumüük miinus kogukulud.	Näitab, kas sinu põhitegevus tõi tegelikult raha.
Bilanss	Sinu varad, kohustused ja omakapital täpselt sellel kuupäeval.	Näitab sinu üldist finantsstabiilsust ja seda, kas võlgned rohkem, kui omad.
Nõuded ostjate vastu	Nimekiri klientidest, kes võlgnevad sulle raha, ja kui palju nende maksed hilinevad.	Toob esile kliendid, kellele pead rahavoo kaitsmiseks kohe helistama.

Bilanss on hetkepilt. See loetleb varadena sinu pangasaldo, laovaru väärtuse ja sulle võlgnetava raha. Kohustustena loetleb see tasumata tarnijate arved ja pangalaenud.

Loe neid aruandeid samal päeval, kui sulgemise lõpetad. Otsi trende. Kas kasum langes, kuigi müük kasvas? See tähendab, et kulud hiilivad kõrgemale. Kas kliendid maksavad kauem? Võib-olla pead hakkama saatma maksemeeldetuletusi arveldustsüklis varem. Võrdle seda kuud eelmisega, et näha, kas su ettevõte liigub õiges suunas.

Mida edasi teha

Praktiline kuu lõpu sulgemine tähendab harjumuse loomist. Broneeri järgmise kuu teise või kolmanda päeva kalendrisse kaks tundi. Suhtu sellesse kohtumisse sama lugupidamisega nagu kohtumisse oma parima kliendiga.

Et protsess järgmisel korral kiirem oleks, hakka oma pabereid juba täna korrastama. Loo arvutisse lihtne kaust digitaalsete tarnijaarvete jaoks ja hoia laual paberkviitungite jaoks füüsilist kasti. Kui vajad oma andmete käsitlemiseks struktureeritud viisi, saad tutvuda Paper & Peni raamatupidamise tööriistadega, et hoida pearaamatud kogu kuu jooksul korras. Ära lase paberitel kuhjuda. Natuke korrastamist igal nädalal muudab kuu lõpu sulgemise ülesandeks, mille suudad päriselt lõpetada.