Miks kliendid maksavad hilja ja lahendused, mis päriselt toimivad

Vaatad reede pärastlõunal pangakontot ja oodatud makset pole. Enamik ettevõtjaid eeldab kohe, et klient põikleb, kuid hilinenud makse on harva üks probleem ühe motiiviga. Raha kiiremini kätte saamiseks pead enne võla tagaajamist välja selgitama konkreetse põhjuse, miks arve seisma jäi.

Arve ei jõudnud kunagi õige inimeseni

Kui lõpetad projekti või annad üle kaubapartii, on sinu esimene instinkt saata arve e-postiga inimesele, kes töö tellis. See on loogiline samm, kuid sageli just see on põhjus, miks makse viibib. Inimene, kes sinu teenuseid ostab, on harva see, kes nende eest maksab.

Suuremates organisatsioonides Lahe piirkonnas ja Lõuna-Aasias on ostmine ja raamatupidamine täiesti eraldi osakonnad. Kui saadad arve turundusjuhile või objekti töödejuhatajale, jääb see nende postkasti. Nad on hõivatud oma ülesannetega ja sinu paberite edasisaatmine pole nende prioriteet. Kui kolm nädalat hiljem järele küsid, on nad sellest täiesti unustanud.

Selle parandamiseks pead oma andmetes ostja ja maksja lahus hoidma. Kliendisuhte alguses küsi oma peamiselt kontaktisikult nende ostureskontro osakonna täpset e-posti aadressi. Saada arve otse sellele finantsaadressile ja lisa koopiasse oma peamine kontaktisik, et ta teaks arve esitamisest. See lihtne halduslik muudatus vähendab oluliselt aega, mis kulub nõuete ostjate vastu haldamiseks, sest sinu dokument jõuab otse selle inimese lauale, kelle töö on seda töödelda.

Arvel puudub oluline teave

Raamatupidamisosakonnad ei hinda sinu töö kvaliteeti. Nad töötlevad pabereid rangete sisemiste kontrollnimekirjade alusel. Kui sinu dokumendil puudub nõutav teave, ei töötle nad seda. Veelgi hullem, nad võtavad harva sinuga ühendust, et öelda, et midagi on puudu. Nad lihtsalt panevad su arve kõrvale ja liiguvad järjekorras järgmise tarnija juurde.

Puuduv teave jaguneb tavaliselt ettearvatavatesse kategooriatesse. Kõige sagedasem süüdlane on puuduv ostutellimuse (PO) number. Kui ettevõttest klient väljastas töö kohta ostutellimuse, peab täpselt see number olema sinu lõpparvel. Teised levinud puudused on kliendi õige juriidilise isiku nimi, konkreetne projektikood, kättesaamise tõendina lisatud allkirjastatud saateleht või kehtiva maksuarve jaoks nõutavad maksukohustuslase numbrid.

Selle probleemi lahendus algab ammu enne makse küsimist. Pead enne arve koostamist küsima kliendilt, mida tema raamatupidamisosakond nõuab. Kui tead nende reegleid, kasuta arveldustarkvara nende täitmiseks. Paper & Pen võimaldab seadistada kliendiprofiile ja dokumendipaigutusi nii, et nõutavad maksunumbrid ja kohandatud viited ilmuvad automaatselt. Kui tead, et klient lükkab tagasi paberid ilma ostutellimuse numbrita, tee rangeks sisemiseks reegliks mitte kunagi vajutada saatmisnuppu enne, kui see väli on täidetud.

Kliendil on aeglane kinnitusahel

Mõnikord jõuab arve õigesse osakonda ja sisaldab kogu õiget teavet, kuid makse saabumiseks kulub ikkagi nädalaid. See juhtub sageli seetõttu, et kliendil on aeglane mitmetasandiline kinnitusahel. Raamatupidaja ei saa raha vabastada enne, kui osakonnajuhataja on selle kinnitanud, ja osakonnajuhataja ei saa kinnitada enne, kui tegevjuht on kuu kulud üle vaadanud.

Sa ei saa sundida suurettevõtet oma hierarhiat muutma, kuid saad selles nutikalt liikuda. Võti on mõista nende maksetsükleid. Paljud suured ettevõtted teevad maksejookse ainult kuu kindlatel päevadel. Kui klient maksab tarnijatele ainult kuu 15. kuupäeval ja sina esitad arve 16. kuupäeval, oled matemaatiliselt taganud 30-päevase viivituse.

Selle parandamiseks täpsusta maksegraafikut ja kinnitusaega juba siis, kui väljastad töö kohta esimesi hinnapakkumisi. Kui tead, et nende kinnitusprotsess võtab kaks nädalat ja maksejooks on 30. kuupäeval, pead esitama arve hiljemalt 14. kuupäevaks. Paberite varajane esitamine ja nende sisemise rütmiga sobitamine on üks tõhusamaid viise laekumiste kiirendamiseks.

Klient lihtsalt ei maksa

Kui arve jõudis õige inimeseni, sisaldab kõiki vajalikke andmeid ja on kinnitusahela läbinud, kuid raha ikka pole, oled lõpuks silmitsi tõelise sissenõudmise probleemiga. Klient hoiab teadlikult oma raha kinni.

Kliendid hoiavad makseid kinni mitmel põhjusel. Neil võib olla tulude järsk langus, mistõttu nad ei suuda võlgu katta. Teise võimalusena võivad nad kasutada sinu raha oma tegevuse rahastamiseks, eelistades palgafondi või üüri sinu arvele. Olenemata motiivist kahjustab nende otsus otseselt sinu ettevõtet, kahjustades sinu rahavoogude aruannet.

Selle olukorra käsitlemine haldusliku veana ei toimi. Viisakas e-kiri küsimusega, kas nad kaotasid arve, annab neile lihtsa ettekäände edasi viivitada. Kui klient lihtsalt ei maksa, pead liikuma halduslikelt järelepärimistelt struktureeritud sissenõudmisprotsessile. See nõuab selgeid piire, järjest teravamat suhtlust ja valmisolekut jõustada maksetingimusi, milles projekti alguses kokku leppisite.

Tõhusa meeldetuletusredeli loomine

Meeldetuletusredel on suhtlusjada, mis saadetakse kliendile tasumata saldo kohta. Redel algab leebe tooniga ja muutub arve vananedes järk-järgult otsekohesemaks ja pakilisemaks.

Eelnevalt määratud redel võtab raha tagaajamisest emotsiooni välja. Sa ei pea laua taga istudes mõtlema, mida öelda, ega muretsema liiga agressiivse kõla pärast. Kontrollid lihtsalt, mitu päeva arve on hilinenud, ja saadad vastava sõnumi.

Siin on meeldetuletusredeli tavapärane ülesehitus:

Etapp	Ajastus	Toon	Põhisõnum
Meeldetuletus enne tähtaega	3 päeva enne maksetähtaega	Abivalmis ja viisakas	Lühike märkus, et veenduda, et arve on kätte saadud, ja küsida, kas enne tähtaega on vaja lisaandmeid.
Esimene teade	2 päeva hilinenud	Sõbralik, kuid otsekohene	Arve on nüüd veidi hilinenud. Palun kinnita, millal ülekanne algatatakse.
Kindel nõue	14 päeva hilinenud	Professionaalne ja kindel	Makse on nüüd oluliselt hilinenud. Palun korralda kohene tasumine, et vältida konto peatamist.
Viimane hoiatus	30 päeva hilinenud	Pakiline ja range	See on viimane teade. Kui makset 48 tunni jooksul ei laeku, peatame kõik teenused ja alustame ametlikku võlgade sissenõudmist.

Neid etappe saad tarkvara abil automatiseerida. Automaatsete maksemeeldetuletuste seadistamine tagab, et redeli esimesed sammud toimuvad ilma käsitsi sekkumiseta, nii et saad keskenduda klientidele, kes jõuavad viimase ja kõige keerulisema etapini.

Millal kliendile tarnimine lõpetada

Üks raskemaid õppetunde väikeettevõtjatele ja vabakutselistele on see, et mittemaksva kliendi heaks töötamise jätkamine on ohtlik. Kui jätkad kaupade või teenuste pakkumist kliendile, kes võlgneb sulle raha, töötad tegelikult tasuta ja suurendad samal ajal oma finantsriski. Maksad materjalide, tööjõu ja üldkulude eest, kuid ei saa vastu midagi.

Pead kehtestama tarnimise lõpetamiseks range piiri. Enamiku ettevõtete jaoks peaks see piir olema seotud meeldetuletusredeli hilisemate etappidega. Kui arve on 30 päeva hilinenud, pead peatama kogu uue töö. Ära saada järgmist kaubapartiid. Ära alusta konsultatsiooniprojekti järgmist etappi. Ära anna üle lõplikke disainifaile.

Teavita sellest peatamisest selgelt ja professionaalselt. Saad lihtsalt öelda, et ettevõtte põhimõtted ei luba alustada uut tööd, kui kontol on tasumata saldo. Klient, kes sinu tööd väärtustab, leiab tavaliselt raha kiiresti, kui tema tarned katkevad. Klient, kes vihastab ja nõuab, et jätkaksid tööd ilma tasuta, on klient, keda sa ei saa endale lubada.

Mida edasi teha

Lõpeta hilinenud maksete käsitlemine ühe probleemina. Ava juba täna oma raamatupidamisandmed ja vaata üle iga tasumata arve. Liigita igaüks ülaltoodud nelja põhjuse alusel.

Kui arve on kinni, sest sellel puudub ostutellimuse number, leia number ja esita dokument kohe uuesti. Kui arve seisab vales postkastis, helista kliendile, küsi nende ostureskontro osakonna e-posti aadress ja saada arve õigele inimesele. Kui tegeled kliendiga, kes lihtsalt keeldub maksmast, koosta oma meeldetuletusredel ja saada vastav hoiatus juba täna.

Lõpuks vaata üle oma tavalised arveldusdokumendid. Veendu, et need märgivad selgelt maksetingimused ja sisaldavad kõiki välju, mida ettevõtetest kliendid ootavad näha. Standardsete arvemallide kasutamine aitab sul jätta professionaalse mulje ja tagada, et ükski oluline detail ei jää tühjaks. Viivituse konkreetse põhjuse tuvastamisega saad rakendada täpselt selle lahenduse, mida on vaja, et raha sinu pangakontole jõuaks.