Maksut rajojen yli ilman katteen menetystä

Hinnoittelet projektin huolellisesti varmistaaksesi voiton, mutta siinä vaiheessa, kun kansainvälisen asiakkaan maksu saapuu pankkitilillesi, katteesi on kadonnut. Vaihtelevien valuuttakurssien ja odottamattomien välittäjäpankkien vähennysten vuoksi rajat ylittävä laskutus maksaa yrityksille usein paljon enemmän kuin ne odottavat.

Oikean valuutan valinta laskuun

Kun myyt asiakkaalle toiseen maahan, ensimmäinen päätös on, mikä valuutta laskuun painetaan. Vaihtoehtoja on yleensä kolme: oma paikallinen valuuttasi, asiakkaan paikallinen valuutta tai laajalti käytetty kolmas valuutta, kuten Yhdysvaltain dollari tai euro.

Laskuttaminen omassa paikallisessa valuutassasi on kassavirtasi kannalta turvallisin vaihtoehto. Jos odotat saavasi 5,000 Omanin rialia, laskutat täsmälleen sen summan. Asiakas menee pankkiinsa, pyytää lähettämään 5,000 Omanin rialia, ja hänen pankkinsa laskee, paljonko hänen paikallista valuuttaansa siirtoon tarvitaan. Saat täsmälleen sen, mitä laskutit.

Monet suuret kansainväliset asiakkaat haluavat kuitenkin tulla laskutetuiksi omassa valuutassaan oman kirjanpitonsa yksinkertaistamiseksi. Jos suostut tähän, otat valuuttariskin itsellesi. Kolmas vaihtoehto on käyttää suurta maailmanlaajuista valuuttaa. Tämä on yleistä esimerkiksi Etelä-Aasiassa ja Lahden alueella, missä yritykset laskuttavat kansainvälisessä kaupassa usein oletuksena Yhdysvaltain dollareissa.

Valuuttariskin ymmärtäminen

Valuuttariski on taloudellista epävarmuutta, jonka valuuttakurssien vaihtelu aiheuttaa laskun laatimispäivän ja sen päivän välillä, jolloin asiakas todella maksaa.

Jos laadit laskun ulkomaan valuutassa 30 päivän maksuajalla, valuutan arvo liikkuu noiden 30 päivän aikana. Jos valuutta heikkenee omaa rahaasi vastaan, lopulta saamasi maksu on arvoltaan pienempi kuin ennustit. Tämä pienentää suoraan katettasi.

Tässä vertailu siitä, miten eri valuuttavalinnat vaikuttavat siihen, kuka kantaa taloudellisen riskin:

Laskutusvaluutta	Kuka kantaa valuuttariskin?	Vaikutus saatuun maksuun
Oma paikallinen valuuttasi	Asiakas	Saat täsmälleen laskutetun summan.
Asiakkaan paikallinen valuutta	Sinä (toimittaja)	Lopullinen saamasi summa riippuu siirtopäivän markkinakurssista.
Kolmas valuutta (esim. USD)	Molemmat osapuolet	Sekä sinä että asiakas kohtaatte epävarmuutta sen mukaan, miten omat valuuttanne liikkuvat kolmatta valuuttaa vastaan.

Jos sinun on laskutettava ulkomaan valuutassa, huomioi tämä riski alkuperäisessä hinnoittelussasi. Kun laadit ehdotuksesi tarjouksina, voit lisätä hintaan pienen puskurin suojaamaan itseäsi pieniltä valuuttaheilahteluilta jo ennen kuin asiakas hyväksyy työn.

Miksi laskun valuuttakurssilla on väliä kirjanpidollesi

Valitsemasi valuutta ei vaikuta vain pankkisaldoosi. Sillä on myös suora vaikutus kirjanpitoosi ja siihen, miten lasket myyntikatteesi.

Kun laadit laskun ulkomaan valuutassa, kirjanpitojärjestelmäsi on kirjattava tuo myynti perusvaluutassasi laskun laatimispäivänä. Jos esimerkiksi laadit laskun 10,000 Yhdysvaltain dollarista, kirjanpitoosi kirjataan vastaava arvo paikallisessa valuutassasi kyseisen päivän valuuttakurssin perusteella.

Kolmekymmentä päivää myöhemmin asiakas maksaa 10,000 Yhdysvaltain dollaria. Tähän mennessä valuuttakurssi on muuttunut. Kun raha saapuu paikalliselle pankkitilillesi, se muuntuu eri paikalliseksi summaksi kuin alun perin kirjasit.

Tätä erotusta kutsutaan toteutuneeksi kurssivoitoksi tai -tappioksi. Jos uusi kurssi antaa enemmän paikallista valuuttaa kuin alun perin kirjasit, sinulla on toteutunut voitto. Jos se antaa vähemmän, sinulla on toteutunut tappio. Sinun on kirjattava tämä erotus kirjanpidon pääkirjoihisi, jotta tuloslaskelmasi kuvaa kaupan todellisuutta tarkasti. Tämän vaiheen ohittaminen johtaa sotkuiseen kirjanpitoon ja epätarkkaan veroraportointiin tilikauden lopussa.

Pankkikulujen ja välittäjäpankkien maksujen hallinta

Valuuttakurssit ovat vain puolet rajat ylittävän maksun yhtälöstä. Toinen puoli koostuu pankkimaksuista. Kun raha liikkuu kansainvälisesti SWIFT-verkossa, se kulkee usein yhden tai useamman välittäjäpankin kautta ennen kuin se saapuu tilillesi. Nämä pankit eivät tee työtään ilmaiseksi.

Kun asiakas tekee kansainvälisen tilisiirron, hänen pankkinsa kysyy, kuka maksaa siirtokulut. Asiakas voi valita yhden kolmesta ohjekoodista:

• OUR: Asiakas maksaa kaikki pankkikulut. Saat laskun koko summan.
• SHA (jaettu): Asiakas maksaa oman pankkinsa kulut, mutta välittäjäpankit vähentävät maksunsa suoraan siirretystä summasta. Saat vähemmän kuin laskutit.
• BEN (saaja): Sinä maksat kaikki pankkikulut. Asiakkaan pankki ja kaikki välittäjäpankit vähentävät maksunsa pääomasta. Saat huomattavasti vähemmän kuin laskutit.

Monet asiakkaat valitsevat oletuksena SHA:n, koska kulujen jakaminen tuntuu reilulta. Välittäjäpankkien maksut voivat kuitenkin olla yllättävän suuria. Suojataksesi katteesi sinun on ilmoitettava maksuehtosi nimenomaisesti laskuissasi. Lisää selkeä huomautus, jonka mukaan kaikki maksut on suoritettava saajalle ilman pankkikuluja, ja ohjeista asiakasta valitsemaan “OUR”-vaihtoehto tilisiirtoa tehdessään.

Olennaiset asiakirjat ulkomaisille taloushallinnoille

Kansainvälisen asiakkaan saaminen hyväksymään ehtosi on hyvä ensimmäinen askel, mutta hänen taloushallintonsa ei voi noin vain siirtää rahaa rajojen yli. Kansainvälisiä siirtoja säännellään tiukasti rahanpesun ja pääomapaon estämiseksi.

Ennen kuin ulkomainen taloushallinto voi vapauttaa maksun, se tarvitsee sinulta yleensä tiettyjä asiakirjoja. Jos et toimita näitä asiakirjoja etukäteen, maksusi viivästyy, kun he kyselevät sinulta papereita.

Ensinnäkin he tarvitsevat täydellisesti muotoillun kauppalaskun. Pelkkä tekstiasiakirja ei riitä. Laskussa on ilmoitettava selvästi yrityksesi nimi, rekisteröity osoite ja tarkat pankkitiedot (mukaan lukien SWIFT/BIC-koodi ja IBAN). Maasta riippuen he voivat myös vaatia proformalaskun ennen kuin he voivat edes aloittaa ostotilausprosessin.

Toiseksi monissa maissa asiakkaiden on pidätettävä veroa ulkomaisille urakoitsijoille tai toimittajille maksettavista maksuista. Välttääksesi tämän lähdeveron vähentämisen maksustasi joudut usein toimittamaan oman maasi viranomaisten myöntämän verotuksellisen kotipaikkatodistuksen. Se osoittaa, että maksat veroja kotimaassasi, ja antaa asiakkaan soveltaa kaksinkertaisen verotuksen välttämissopimuksen mukaista vapautusta. Selvitä paikalliselta veroviranomaiseltasi, miten todistusta haetaan.

Lopuksi he voivat pyytää kopiota perustamistodistuksestasi tai kaupparekisteriotteestasi osoitukseksi siitä, että olet laillinen yritys. Kun kaikki nämä vakiintuneet vaatimustenmukaisuusasiakirjat ovat valmiina kansiossa sähköpostilla lähetettäviksi, kansainväliset maksusi nopeutuvat huomattavasti.

Kansainvälisten maksuehtojen rakentaminen

Kiistojen ja katteen murenemisen välttämiseksi kansainvälisten maksuehtojesi on oltava kattavat. Pelkkä “netto 30” ei riitä rajat ylittävissä kaupoissa.

Ehdoissasi on määriteltävä laskun tarkka valuutta. Jos laskutat ulkomaan valuutassa mutta odotat maksua paikallisessa valuutassasi, sinun on ilmoitettava, mitä valuuttakurssia sovelletaan (esimerkiksi keskuspankin kurssia maksupäivänä).

Sinun on myös lisättävä aiemmin mainitut pankkikuluja koskevat ohjeet. Jos asiakas jättää nämä ehdot huomiotta ja lähettää maksun, joka saapuu pankkikulujen vuoksi vajaana, sinun on päätettävä, kannatko tappion vai perit jäljellä olevaa saldoa. Pienten saldojen periminen rajojen yli on harvoin kustannustehokasta, minkä vuoksi sääntöjen selkeä asettaminen ennen työn aloittamista on niin tärkeää. Paper & Penissä voit tallentaa nämä kansainväliset maksuehdot oletushuomautuksiksi laskupohjiisi, jolloin et koskaan unohda lisätä niitä tuleviin laskuihin.

Mitä tehdä seuraavaksi

Käy läpi nykyinen kansainvälisten asiakkaidesi luettelo ja analysoi, paljonko katetta menetät valuuttakursseihin ja piilokuluihin. Päivitä sitten vakiosopimusehtosi niin, että ne määrittelevät selvästi, kuka kantaa valuuttariskin, ja edellyttävät, että maksaja maksaa kaikki tilisiirtokulut. Kokoa lopuksi verotuksellinen kotipaikkatodistuksesi ja yrityksen rekisteröintiasiakirjasi yhteen kansioon, jotta voit toimittaa ne ulkomaisille taloushallinnoille heti, kun he pyytävät. Kun otat laskutusprosessin hallintaasi, varmistat, että paperilla laskemasi voitto on se todellinen voitto, joka päätyy pankkitilillesi.