Kuukauden päättäminen, jonka pienyritys oikeasti saa valmiiksi

Istut alas kuun kahdentenakymmenentenä käymään tilejäsi läpi ja huomaat, ettet enää muista, miksi toimittaja veloitti sinua kolme viikkoa sitten. Suuryritysten maailmassa kuukauden päättäminen on pyhä rituaali, mutta pienyrittäjät näkevät sen yleensä turhauttavana hallinnollisena taakkana. Kun sinulla ei ole omaa taloustiimiä, tarvitset päättämisprosessin, joka on käytännöllinen, nopea ja keskittyy todellisuuteen.

Miksi nopea päättäminen voittaa täydellisen

Pienyrittäjien yleinen virhe on odottaa, kunnes jokainen kuitti on käsissä, ennen kuin kuukausi päätetään. Jos odotat helmikuun kahdenteenkymmenenteenviidenteen päättääksesi tammikuun, taloustiedot ovat jo hyödyttömiä päätöksenteossa. Hieman karkea päättäminen, joka valmistuu kuun viidenteen päivään mennessä, on paljon parempi kuin täydellinen päättäminen kolme viikkoa myöhässä.

Kun päätät kirjanpitosi ajoissa, huomaat maksamattomat laskut ja voit periä niitä, kun asiakas vielä muistaa toimittamasi työn. Huomaat materiaalikustannusten äkillisen nousun ja voit korjata hinnoitteluasi ennen kuin otat vastaan uusia tilauksia. Hyväksy, että pienen käteisoston puuttuva kuitti voidaan kirjata seuraavaan kuukauteen. Ensisijainen tavoitteesi on saada nopeasti selkeä kuva taloudellisesta tilanteestasi.

Ajattele kuukauden päättämistä kompassina. Kompassi, joka kertoo tarkat koordinaattisi kuukausi sen jälkeen, kun eksyit, on hyödytön. Kompassi, joka antaa erittäin hyvän arvion pohjoisesta juuri nyt, pelastaa yrityksesi. Nopeus antaa sinulle kyvyn reagoida.

Vaihe 1: Kirjaa laskuttamaton työ ja puuttuvat laskut

Aloita päättämisjärjestys myynnistäsi. On helppo toimittaa palvelu tai lähettää tuote ja unohtaa lähettää loppulasku, varsinkin kun olet kiireinen päivittäisen toiminnan pyörittämisessä.

Käy läpi projektimuistiinpanosi, tuntikirjanpitosi ja toimituslokisi. Jos sait työn valmiiksi, se on laskutettava. Jos lähetit tarjouksen, joka hyväksyttiin, tarkista, että loppulasku vastaa sovittua summaa. Jos otit ennakkomaksun suuresta projektista, tarkista, oletko saavuttanut välitavoitteen seuraavan laskun laatimiseksi. Jos lähetät säännöllisesti saman laskun vakioasiakkaille, varmista, että toistuvat laskusi on luotu ja lähetetty asiakkaalle.

Älä anna laskuttamattoman työn jäädä muistiinpanoihisi. Mitä pidempään odotat laskuttamista, sitä pidempään odotat maksua. Tämä viive vahingoittaa suoraan kassavirtaasi. Jos asiakas kiistää veloituksen, asia on paljon helpompi ratkaista muutama päivä työn valmistumisen jälkeen kuin kuukautta myöhemmin. Varmista, että jokaisella lähetteellä on vastaava myyntilasku ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 2: Kirjaa toimittajien laskut ja kulut

Kun myyntisi on kirjattu, siirry kuluihin. Kerää toimittajiesi laskut, käyttömaksujen laskut ja kaikki käteiskassan kuitit. Monissa kauppa- ja palveluyrityksissä käteiskassan vuodot ovat merkittävä epätarkan kirjanpidon lähde.

Syötä jokainen toimittajan lasku järjestelmääsi, vaikka et olisi vielä maksanut sitä. Tämä on suoriteperusteisen kirjanpidon olennainen osa. Sen tietäminen, mitä olet velkaa, on yhtä tärkeää kuin sen tietäminen, mitä sinulla on pankissa. Jos toimittaja lähetti verolaskun kuun kahdentenakymmenentenäkahdeksantena toimitetuista materiaaleista, kulu kuuluu tämän kuun kirjanpitoon.

Jos tuot tavaroita maahan, saatat käsitellä useita valuuttoja. Varmista, että kirjaat toimittajan laskun laskun vastaanottopäivän oikealla valuuttakurssilla. Käy läpi digitaaliset kuittisi ja paperikuittisi. Ryhmittele ne luokittain: vuokra, käyttömaksut, materiaalit ja toimistotarvikkeet. Syötä ne erissä säästääksesi aikaa. Jos löydät laskun, joka kuuluu edelliseen kuukauteen, syötä se nyt, mutta päivää se oikein, jotta kuluvaa kuukautta ei paisuteta keinotekoisesti vanhoilla kuluilla.

Vaihe 3: Täsmäytä pankkitilisi

Pankkitäsmäytys on kuukauden päättämisen ankkuri. Tämä prosessi todistaa, että kirjanpitosi tapahtumat vastaavat todellista rahaliikennettä pankkitililläsi. Ilman tätä vaihetta et voi luottaa yhteenkään talousraporttiisi.

Koska pienyritykset käsittelevät usein tilisiirtojen, shekkien ja käteistalletusten sekoitusta, sinun on oltava huolellinen. Tulosta tai lataa kuukauden virallinen tiliote. Käy se läpi rivi riviltä.

• Merkitse jokainen tilillesi saapunut asiakasmaksu.
• Täsmäytä jokainen lähtevä maksu vastaavaan toimittajan laskuun.
• Kirjaa kaikki pankkikulut, korkokulut ja valuuttakurssierot, joita et ole aiemmin syöttänyt.
• Varmista, että pankkiin talletettu käteinen vastaa pääkirjaan kirjattua käteismyyntiä.

Pienyrittäjät käyttävät joskus vahingossa yrityksen korttia henkilökohtaiseen menoon. Jos huomaat tiliotteella henkilökohtaisen kahvin tai perheillallisen, sinun on kirjattava se yksityisotoksi eikä yrityksen kuluksi. Yksityis- ja yritystalouden sekoittaminen pilaa nopeasti päättämisesi tarkkuuden.

Kun järjestelmäsi saldo vastaa tiliotteen saldoa kuun viimeisenä päivänä, tiedät kassatilanteesi olevan oikea. Jos löytyy erotus, sinun on löydettävä sen syy. Selittämätön erotus tarkoittaa yleensä puuttuvaa kulua tai kirjaamatonta asiakasmaksua.

Vaihe 4: Inventoi varastosi

Jos myyt fyysisiä tuotteita, päättämisesi ei ole valmis ennen kuin olet tarkistanut varastosi. Ohjelmistossasi listatun varaston on vastattava hyllyilläsi tai varastossasi olevia fyysisiä tuotteita.

Sinun ei välttämättä tarvitse laskea jokaista ruuvia tai etikettiä joka kuukausi. Keskity arvokkaisiin nimikkeisiin ja nopeimmin myyviin tuotteisiin. Jos varastotietosi näyttävät, että sinulla on neljäkymmentä kappaletta myydyintä tuotettasi, mutta lasket vain kolmekymmentäviisi, sinun on selvitettävä asia. Olet ehkä unohtanut kirjata myynnin, tai sinulla voi olla varkausongelma.

Etsi inventoinnin aikana vaurioituneita tai vanhentuneita tuotteita. Jos tuotetta ei voi enää myydä, se on kirjattava pois. Myyntikelvottomien tuotteiden pitäminen taseessa paisuttaa omaisuutesi arvoa virheellisesti.

Oikaise kirjanpitosi vastaamaan fyysistä laskentaa. Näin myytyjen tuotteiden kustannuksesi on oikea. Jos yliarvioit varastosi, aliarvioit kulusi. Jos esimerkiksi ostit kymmenen tuotetta kymmenellä dollarilla kappale ja luulet virheellisesti, että kaikki kymmenen ovat jäljellä, vaikka niitä on vain viisi, kirjanpitosi piilottaa viidenkymmenen dollarin kulut. Silloin luulet tehneesi enemmän voittoa kuin todellisuudessa teit.

Ainoat kolme raporttia, jotka sinun tarvitsee lukea

Tilinpäätöslaskelmien tuottaminen on palkinto päättämisen valmistumisesta. Sinun ei kuitenkaan tarvitse lukea tusinaa monimutkaista asiakirjaa. Keskitä huomiosi kolmeen tiettyyn alueeseen.

Raportti	Mitä se kertoo	Miksi sillä on väliä
Tuloslaskelma	Kuukauden kokonaismyynti miinus kokonaiskulut.	Näyttää, tekikö ydinliiketoimintasi todella rahaa.
Tase	Varasi, velkasi ja omapääomasi juuri tuona päivänä.	Paljastaa yleisen taloudellisen vakautesi ja sen, oletko velkaa enemmän kuin omistat.
Myyntisaamiset	Luettelo asiakkaista, jotka ovat sinulle velkaa, ja siitä, kuinka myöhässä heidän maksunsa ovat.	Korostaa, kenelle asiakkaille sinun on soitettava heti kassavirtasi suojaamiseksi.

Taseesi on tilannekuva. Se listaa pankkisaldosi, varastosi arvon ja sinulle velkaa olevat rahat varoina. Se listaa maksamattomat toimittajalaskusi ja pankkilainasi velkoina.

Lue nämä raportit samana päivänä, kun saat päättämisen valmiiksi. Etsi trendejä. Laskiko voittosi, vaikka myyntisi kasvoi? Se tarkoittaa, että kulusi hiipivät ylöspäin. Viivyttelevätkö asiakkaasi maksujaan pidempään? Sinun kannattaa ehkä alkaa lähettää maksumuistutuksia aiemmin laskutussyklissä. Vertaa tätä kuukautta edelliseen nähdäksesi, liikkuuko yrityksesi oikeaan suuntaan.

Mitä tehdä seuraavaksi

Käytännöllinen kuukauden päättäminen on tavan rakentamista. Varaa kalenteristasi kaksi tuntia ensi kuun toiselle tai kolmannelle päivälle. Kohtele tätä tapaamista samalla kunnioituksella kuin tapaamista parhaan asiakkaasi kanssa.

Nopeuttaaksesi prosessia ensi kerralla aloita paperiesi järjestäminen jo tänään. Luo tietokoneellesi yksinkertainen kansio digitaalisille toimittajalaskuille ja pidä pöydälläsi fyysinen lokero paperikuiteille. Jos tarvitset jäsennellyn tavan hoitaa kirjanpitosi, voit tutustua Paper & Penin kirjanpitotyökaluihin ja pitää pääkirjasi järjestyksessä koko kuukauden ajan. Älä anna paperitöiden kasautua. Pieni järjestelmällisyys joka viikko tekee kuukauden päättämisestä tehtävän, jonka oikeasti saat valmiiksi.