Mikä on proformalasku? Merkitys, käyttö ja esimerkki
Paper & Pen Updated
Quick answer
Proformalasku on laskun muotoon laadittu tarjous, joka lähetetään ennen toimitusta. Katso, mitä siihen kuuluu, milloin sitä käytetään ja miten se eroaa verolaskusta.
Key facts
- Proformalasku kuvaa ehdotetun kaupan ennen kuin tavarat tai palvelut toimitetaan.
- Sen avulla ostaja voi järjestää sisäisen hyväksynnän, tuonti-asiakirjat, remburssin tai ennakkomaksun.
- Se ei ole lopullinen verolasku, ja se on merkittävä selvästi proformaksi.
- Lopullisen laskun on noudatettava sen lainkäyttöalueen vero- ja laskutussääntöjä, jonka alainen kauppa on.
Yhdysvaltain kansainvälisen kaupan hallinto (U.S. International Trade Administration) kuvaa proformalaskun laskun muotoon laadituksi tarjoukseksi. Ostaja voi käyttää sitä tuontiluvan, lähetystä edeltävän tarkastuksen, remburssin tai ulkomaiseen ostoon tarvittavan valuutan järjestämiseen. Siksi se on hyödyllinen ennen kuin kauppa on lopullinen, mutta se ei korvaa asiakirjoja, joita tarvitaan, kun kauppa toteutuu.
Proformalaskun merkitys
Proformalasku on yksityiskohtainen ehdotus tulevasta kaupasta. Se näyttää laskulta, koska siinä luetellaan ostaja, myyjä, tuotteet, arvot ja kaupalliset ehdot, mutta se laaditaan ennen kuin tavarat tai palvelut toimitetaan. Sen tehtävä on antaa ostajalle riittävästi vahvistettuja tietoja oston hyväksymiseen, maksun järjestämiseen tai tuontiasiakirjojen valmisteluun.
Älä pidä sanaa “proforma” yleispätevänä oikeudellisena luokkana. Verotusajankohdat, ennakkomaksut ja laskuvaatimukset vaihtelevat maittain. Omanin osalta tarkista lähdeviittein varustettu Omanin ALV-opas ja veroviranomaisen määräykset ennen kuin luotat tositteeseen ALV-tarkoituksissa.
Milloin proformalaskua kannattaa käyttää?
Käytä sitä, kun ostaja tarvitsee laskutasoisia tietoja ennen kuin lopullinen myyntitosite voidaan laatia. Yleisiä tilanteita ovat:
- Kansainvälinen kauppa: ostaja tarvitsee arvot, painot, toimitusehdot tai arvioidun lähetyspäivän tuontihyväksyntää varten.
- Sisäinen ostohyväksyntä: talous- tai hankintatiimi tarvitsee virallisen tositteen ennen budjetin tai ostotilauksen vapauttamista.
- Ennakkomaksujärjestelyt: molemmat osapuolet haluavat ehdotetut tuotteet, valuutan ja maksuehdot kirjattuina ennen kuin rahaa siirtyy.
- Mittatilaustyö: laajuudesta on sovittu riittävän tarkasti eriteltyä ehdotusta varten, mutta työtä tai toimitusta ei ole vielä tehty.
Jos ostaja tarvitsee vain varhaisen hintatarjouksen, tarjous voi riittää. Opas tarjouksista, kustannusarvioista ja proformalaskuista selittää, mihin kukin tosite sopii.
Yksinkertainen proformalaskun esimerkki
Kuvittele muskatilainen laitetoimittaja, joka valmistelee ulkomaista tilausta. Ostaja tarvitsee tositteen tuontihyväksyntää varten ennen kuin toimittaja lähettää mitään. Toimittaja laatii proformalaskun, jossa näkyvät molemmat osapuolet, laitteiden kuvaukset ja määrät, lähetyksen painot, valuutta, sovittu Incoterm-lauseke, maksuehdot, arvioitu lähetyspäivä ja päivä, johon asti ehdotus on voimassa.
Ostaja käyttää tositetta hyväksynnän ja tuontijärjestelyjen loppuun saattamiseen. Jos tilaus etenee, myyjä laatii sitten todellisen kaupan edellyttämät kaupalliset tositteet, verotositteet ja maksutositteet. Proforma jää osaksi neuvottelujen dokumentaatiota eikä korvaa lopullista laskua.
Laadi tai hallitse tositetta
Käytä ilmaista proformalaskugeneraattoria, kun tarvitset tulostettavan tositteen avaamatta tiliä. Yritykset, jotka haluavat pitää proformalaskut muiden myyntitositteidensa rinnalla, voivat käyttää Paper & Penin proformalaskujen työtilaa.
Proformalasku, tarjous ja verolasku rinnakkain
| Kysymys | Proformalasku | Tarjous | Verolasku |
|---|---|---|---|
| Päätarkoitus | Yksityiskohtainen ehdotus laskun muodossa | Kaupallinen tarjous hinnasta ja ehdoista | Kirjaa verollisen myynnin sovellettavan lain mukaisesti |
| Tyypillinen ajoitus | Ennen kuin myynti tai lähetys on toteutunut | Myyntikeskustelun alkuvaiheessa | Kun verollinen luovutus tai maksutapahtuma sitä edellyttää |
| Vaikutus kirjanpitoon | Pelkästä tositteesta ei yleensä synny myyntiä tai saatavaa | Pelkästä tarjouksesta ei yleensä synny kirjausta | Kirjataan toteutuneen kaupan mukaisesti |
| Verotuksellinen asema | Ei lopullinen verolasku | Ei lopullinen verolasku | Verotosite, johon sovelletaan paikallisia vaatimuksia |
| Mitä seuraavaksi tapahtuu | Ostaja hyväksyy, järjestää asiakirjat tai maksaa ennakon | Ostaja hyväksyy, hylkää tai neuvottelee | Myyjä kirjaa ja säilyttää toteutuneen kaupan |
Näin laadit proformalaskun
-
Merkitse tosite selvästi
Käytä otsikkoa Proformalasku ja ilmoita, ettei se ole verolasku. Anna sille yksilöllinen viite, joka on erillään lopullisten laskujen numerosarjasta.
-
Yksilöi myyjä ja ostaja
Lisää molempien osapuolten tarvitsemat viralliset nimet, osoitteet ja yhteystiedot sekä ostajan viite, jos sellainen on.
-
Kuvaa ehdotettu toimitus
Listaa jokainen tuote tai palvelu, määrä, yksikköarvo ja kokonaissumma. Lisää painot ja mitat, kun niillä on merkitystä lähetykselle.
-
Ilmoita kaupalliset ehdot
Näytä valuutta, alennukset, maksuehdot, toimituspaikka tai Incoterm-lauseke, arvioitu lähetyspäivä ja voimassaolopäivä tarvittaessa.
-
Näytä arvioitu vero huolellisesti
Jos näytät arvioidun ALV:n tai myyntiveron, merkitse se arvioksi ja vahvista lopullinen verokohtelu kauppaan sovellettavien sääntöjen mukaan.
-
Laadi lopulliset tositteet oikealla hetkellä
Kun kauppa etenee, laadi sovellettavan lain ja todellisen toimituksen edellyttämät kaupalliset tositteet, verotositteet, kuitit tai muut asiakirjat.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · luettu 22. elokuuta 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · luettu 22. elokuuta 2026