Miksi asiakkaat maksavat myöhässä ja korjaukset, jotka oikeasti toimivat

Tarkistat pankkitilisi perjantai-iltapäivänä, ja odottamasi maksu puuttuu. Useimmat yrittäjät olettavat heti, että asiakas väistelee heitä, mutta myöhästynyt maksu on harvoin yksi ongelma, jolla on yksi motiivi. Saadaksesi maksut nopeammin sinun on selvitettävä tarkka syy laskun juuttumiseen ennen kuin alat periä saatavaa.

Lasku ei koskaan tavoittanut oikeaa henkilöä

Kun saat projektin valmiiksi tai toimitat tavaraerän, ensimmäinen vaistosi on lähettää lasku sähköpostilla sille, joka tilasi työn. Se on looginen askel, mutta usein juuri se viivästyttää maksuasi. Palvelusi ostaja on harvoin se, joka maksaa niistä.

Suuremmissa organisaatioissa Lahden alueella ja Etelä-Aasiassa hankinta ja kirjanpito ovat täysin erillisiä osastoja. Jos lähetät laskusi markkinointipäällikölle tai työmaan työnjohtajalle, se jää heidän sähköpostiinsa. He ovat kiireisiä omien tehtäviensä kanssa, eikä paperiesi välittäminen eteenpäin ole heidän prioriteettinsa. Kun seuraat asiaa kolme viikkoa myöhemmin, he ovat unohtaneet sen kokonaan.

Korjataksesi tämän sinun on erotettava ostaja ja maksaja omissa tiedoissasi. Pyydä asiakkuuden aloituksen yhteydessä pääyhteyshenkilöltäsi heidän ostoreskontraosastonsa tarkka sähköpostiosoite. Lähetä lasku suoraan tuohon talousosoitteeseen ja lähetä kopio pääyhteyshenkilöllesi, jotta hän tietää laskutuksen tapahtuneen. Tämä yksinkertainen hallinnollinen muutos lyhentää merkittävästi myyntisaamistesi hoitamiseen kuluvaa aikaa, koska tositteesi päätyy suoraan sen henkilön pöydälle, jonka työ on käsitellä se.

Laskusta puuttuu olennaisia tietoja

Kirjanpito-osastot eivät arvioi työsi laatua. Ne käsittelevät papereita tiukkojen sisäisten tarkistuslistojen mukaan. Jos tositteestasi puuttuu vaadittu tieto, he eivät käsittele sitä. Mikä pahempaa, he ottavat harvoin yhteyttä kertoakseen, että jotain puuttuu. He vain siirtävät laskusi sivuun ja siirtyvät jonossaan seuraavaan toimittajaan.

Puuttuvat tiedot kuuluvat yleensä ennustettaviin luokkiin. Yleisin syyllinen on puuttuva ostotilausnumero. Jos yritysasiakas antoi työstä ostotilauksen, juuri tuon numeron on näyttävä loppulaskussasi. Muita yleisiä puutteita ovat asiakkaan oikea virallinen yritysnimi, tietty projektikoodi, vastaanoton todisteeksi liitetty allekirjoitettu lähete tai pätevän verolaskun edellyttämät verorekisteröintinumerot.

Tämän ongelman korjaus tapahtuu kauan ennen kuin pyydät maksua. Sinun on kysyttävä asiakkaalta, mitä heidän kirjanpito-osastonsa vaatii, ennen kuin laadit laskun. Kun tiedät heidän sääntönsä, käytä laskutusohjelmaasi niiden noudattamiseen. Paper & Penissä voit määrittää asiakasprofiilisi ja tositeasettelusi niin, että vaaditut verotunnisteet ja omat viitteet näkyvät automaattisesti. Jos tiedät asiakkaan hylkäävän paperit ilman ostotilausnumeroa, tee tiukaksi sisäiseksi säännöksi, ettet koskaan paina lähetä ennen kuin kenttä on täytetty.

Asiakkaan hyväksyntäketju on hidas

Joskus laskusi saapuu oikealle osastolle ja sisältää kaikki oikeat tiedot, mutta maksun saapuminen kestää silti viikkoja. Tämä johtuu usein siitä, että asiakkaalla on hidas, monitasoinen hyväksyntäketju. Kirjanpitäjä ei voi vapauttaa varoja ennen kuin osastopäällikkö hyväksyy, eikä osastopäällikkö voi hyväksyä ennen kuin toimitusjohtaja käy kuukauden menot läpi.

Et voi pakottaa suurta yritystä muuttamaan hierarkiaansa, mutta voit navigoida siinä fiksusti. Avain on ymmärtää heidän maksusyklinsä. Monet suuret yritykset ajavat maksuajot vain tiettyinä kuukauden päivinä. Jos asiakas maksaa toimittajilleen vain kuun 15. päivänä ja lähetät laskusi 16. päivänä, olet matemaattisesti taannut 30 päivän viiveen.

Korjataksesi tämän selvitä maksuaikataulu ja hyväksynnän aikataulu jo silloin, kun lähetät työstä ensimmäiset tarjoukset. Jos tiedät, että heidän hyväksyntäprosessinsa kestää kaksi viikkoa ja maksuajo on 30. päivänä, sinun on lähetettävä laskusi viimeistään 14. päivänä. Paperien lähettäminen ajoissa ja ajoittaminen heidän sisäisen rytminsä mukaan on yksi tehokkaimmista tavoista nopeuttaa saapuvia varojasi.

Asiakas ei yksinkertaisesti maksa

Jos lasku tavoitti oikean henkilön, sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja on läpäissyt hyväksyntäketjun, mutta rahaa ei silti näy, olet viimein kohdannut todellisen perintäongelman. Asiakas pitää tarkoituksella kiinni rahoistaan.

Asiakkaat pidättävät maksuja eri syistä. Heidän oma myyntinsä on ehkä notkahtanut pahasti, jolloin he eivät pysty maksamaan velkojaan. Vaihtoehtoisesti he saattavat käyttää rahojasi oman toimintansa rahoittamiseen ja asettaa palkkansa tai vuokransa laskusi edelle. Motiivista riippumatta heidän päätöksensä vahingoittaa suoraan yritystäsi heikentämällä kassavirtalaskelmaasi.

Tämän tilanteen kohteleminen hallinnollisena virheenä ei toimi. Kohtelias sähköposti, jossa kysyt, ovatko he hukanneet laskun, antaa heille helpon tekosyyn viivyttää lisää. Kun asiakas ei yksinkertaisesti maksa, sinun on siirryttävä hallinnollisista muistutuksista jäsenneltyyn perintäprosessiin. Tämä vaatii selkeät rajat, kiristyvää viestintää ja valmiutta panna täytäntöön maksuehdot, joista sovitte projektin alussa.

Toimivan muistutusportaikon rakentaminen

Muistutusportaikko on viestien sarja, joka lähetetään asiakkaalle maksamattomasta saldosta. Portaikko alkaa lempeällä sävyllä ja muuttuu vähitellen suoremmaksi ja kiireellisemmäksi laskun vanhetessa.

Ennalta määritelty portaikko poistaa tunteet rahan perimisestä. Sinun ei tarvitse istua pöytäsi ääressä miettimässä, mitä sanoa, tai murehtia liian aggressiiviselta kuulostamista. Tarkistat vain, montako päivää lasku on myöhässä, ja lähetät vastaavan viestin.

Tässä tavallinen muistutusportaikon rakenne:

Vaihe	Ajoitus	Sävy	Pääviesti
Muistutus ennen eräpäivää	3 päivää ennen eräpäivää	Avulias ja kohtelias	Lyhyt viesti sen varmistamiseksi, että lasku on teillä, ja kysymys siitä, tarvitsetteko lisätietoja ennen eräpäivää.
Ensimmäinen ilmoitus	2 päivää myöhässä	Ystävällinen mutta suora	Lasku on nyt hieman myöhässä. Vahvistakaa, milloin siirto tehdään.
Päättäväinen pyyntö	14 päivää myöhässä	Ammattimainen ja päättäväinen	Maksu on nyt merkittävästi myöhässä. Järjestäkää maksu välittömästi tilin sulkemisen välttämiseksi.
Viimeinen varoitus	30 päivää myöhässä	Kiireellinen ja tiukka	Tämä on viimeinen ilmoitus. Jos maksua ei saada 48 tunnin kuluessa, keskeytämme kaikki palvelut ja aloitamme virallisen perinnän.

Voit automatisoida nämä vaiheet ohjelmistolla. Automaattisten maksumuistutusten käyttöönotto varmistaa, että portaikon ensimmäiset askeleet tapahtuvat ilman käsityötä, jolloin voit keskittyä asiakkaisiin, jotka päätyvät viimeiseen, vaikeimpaan vaiheeseen.

Milloin lopettaa toimitukset asiakkaalle

Yksi pienyrittäjien ja freelancereiden vaikeimmista opeista on se, että työskentely maksamattoman asiakkaan hyväksi on vaarallista. Kun jatkat tavaroiden tai palveluiden toimittamista asiakkaalle, joka on sinulle velkaa, teet käytännössä töitä ilmaiseksi ja kasvatat samalla omaa taloudellista riskiäsi. Maksat materiaaleista, työstä ja yleiskuluista, mutta et saa mitään vastineeksi.

Sinun on asetettava ehdoton raja toimitusten lopettamiselle. Useimmissa yrityksissä tämä raja kannattaa sitoa muistutusportaikon myöhempiin vaiheisiin. Jos lasku on 30 päivää myöhässä, sinun on keskeytettävä kaikki uusi työ. Älä lähetä seuraavaa varastoerää. Älä aloita konsultointiprojektin seuraavaa vaihetta. Älä luovuta lopullisia suunnittelutiedostoja.

Kerro keskeytyksestä selkeästi ja ammattimaisesti. Voit yksinkertaisesti todeta, että yrityksesi käytäntö estää aloittamasta uutta työtä, kun tilillä on avoin saldo. Asiakas, joka arvostaa työtäsi, löytää yleensä rahat nopeasti, kun hänen toimituksensa katkeavat. Asiakas, joka suuttuu ja vaatii sinua jatkamaan työtä ilman maksua, on asiakas, jota sinulla ei ole varaa pitää.

Mitä tehdä seuraavaksi

Lopeta myöhästyneiden maksujen kohteleminen yhtenä ongelmana. Avaa kirjanpitosi jo tänään ja katso jokaista maksamatonta laskua. Luokittele jokainen yllä kuvattujen neljän syyn mukaan.

Jos lasku on juuttunut, koska siitä puuttuu ostotilausnumero, etsi numero ja lähetä tosite uudelleen heti. Jos lasku on väärässä sähköpostilaatikossa, soita asiakkaalle, pyydä hänen ostoreskontraosastonsa sähköpostiosoite ja välitä lasku oikealle henkilölle. Jos olet tekemisissä asiakkaan kanssa, joka yksinkertaisesti kieltäytyy maksamasta, laadi muistutusportaikkosi ja lähetä asianmukainen varoitus jo tänään.

Käy lopuksi läpi vakiolaskutustositteesi. Varmista, että niissä ilmoitetaan maksuehtosi selvästi ja että niissä on kaikki kentät, joita yritysasiakkaasi odottavat näkevänsä. Vakioitujen laskupohjien käyttö auttaa sinua esiintymään ammattimaisesti ja varmistaa, ettei yksikään olennainen tieto jää tyhjäksi. Kun selvität viiveen tarkan syyn, voit soveltaa juuri sitä korjausta, jota tarvitaan rahojesi saamiseksi pankkitilillesi.