Mjesečno zaključivanje knjiga koje mala tvrtka stvarno može završiti

Dvadesetog u mjesecu sjednete pregledati knjige i shvatite da ste zaboravili zašto vam je dobavljač nešto naplatio prije tri tjedna. Korporativni svijet mjesečno zaključivanje smatra svetim obredom, ali vlasnici malih tvrtki obično ga doživljavaju kao frustrirajući administrativni teret. Kad nemate namjenski financijski tim, treba vam postupak zaključivanja koji je praktičan, brz i usmjeren na stvarnost.

Zašto je brzo zaključivanje bolje od savršenog

Česta pogreška vlasnika malih tvrtki je čekanje na baš svaki račun prije zaključivanja mjeseca. Ako siječanj zaključite tek dvadeset petog veljače, financijske informacije već su beskorisne za donošenje odluka. Pomalo grubo zaključivanje dovršeno do petog u mjesecu mnogo je bolje od savršenog zaključivanja dovršenog tri tjedna kasnije.

Kad knjige zaključite rano, možete uočiti neplaćene račune i tražiti njihovu naplatu dok se klijent još sjeća posla koji ste isporučili. Možete primijetiti nagli rast troškova materijala i prilagoditi cijene prije nego što preuzmete nove narudžbe. Prihvatite da se manji nedostajući račun za sitnu gotovinsku kupnju može evidentirati sljedeći mjesec. Glavni vam je cilj brzo dobiti jasnu sliku financijskog zdravlja.

Zamislite mjesečno zaključivanje kao kompas. Kompas koji vam točne koordinate kaže mjesec dana nakon što ste se izgubili beskoristan je. Kompas koji vam upravo sada daje vrlo dobru procjenu pravog sjevera spasit će vašu tvrtku. Brzina vam daje sposobnost reakcije.

Korak 1: obuhvatite nefakturirani rad i nedostajuće račune

Postupak zaključivanja počnite prihodima. Lako je isporučiti uslugu ili otpremiti proizvod i zaboraviti poslati konačni račun, osobito kad ste zauzeti svakodnevnim poslovanjem.

Pregledajte bilješke o projektima, evidencije radnog vremena i zapise o isporukama. Ako ste dovršili posao, morate ga fakturirati. Ako ste izdali ponudu koja je prihvaćena, provjerite odgovara li konačni račun dogovorenom iznosu. Ako ste za velik projekt uzeli predujam, provjerite jeste li dosegli fazu za izdavanje sljedećeg računa. Ako stalnim klijentima redovito šaljete isti račun, provjerite jesu li ponavljajući računi izrađeni i poslani kupcu.

Ne dopustite da nefakturirani rad stoji u bilješkama. Što dulje čekate s fakturiranjem, to dulje čekate na plaćanje. To kašnjenje izravno šteti novčanom toku. Ako klijent ospori stavku, mnogo je lakše riješiti problem nekoliko dana nakon dovršetka posla nego mjesec dana kasnije. Pobrinite se da baš svaka otpremnica ima odgovarajući izlazni račun prije nego što prijeđete na sljedeći korak.

Korak 2: evidentirajte račune dobavljača i troškove

Kad su prihodi evidentirani, prijeđite na troškove. Skupite račune dobavljača, račune za režije i sve blagajničke isplatnice. U mnogim trgovačkim i uslužnim tvrtkama curenje sitne gotovine glavni je izvor netočnog knjigovodstva.

Unesite svaki račun dobavljača u sustav, čak i ako ga još niste platili. To je ključan dio obračunskog računovodstva. Znati koliko dugujete jednako je važno kao i znati koliko imate u banci. Ako vam je dobavljač poslao porezni račun za materijal isporučen dvadeset osmog u mjesecu, taj trošak pripada evidenciji ovog mjeseca.

Ako uvozite robu, možda radite s više valuta. Pobrinite se da račun dobavljača evidentirate po ispravnom tečaju za dan kad ste primili račun. Razvrstajte digitalne račune i papirnate potvrde. Grupirajte ih po kategorijama: najam, režije, materijal i uredski pribor. Unosite ih u skupinama kako biste uštedjeli vrijeme. Ako pronađete račun koji pripada prethodnom mjesecu, unesite ga sada, ali s ispravnim datumom, kako tekući mjesec ne bi bio umjetno napuhan starim troškovima.

Korak 3: uskladite bankovne račune

Usklađivanje s bankom sidro je mjesečnog zaključivanja. Taj postupak dokazuje da transakcije u vašoj računovodstvenoj evidenciji odgovaraju stvarnom kretanju novca na bankovnom računu. Bez tog koraka ne možete vjerovati nijednom financijskom izvješću.

Budući da male tvrtke često rade s kombinacijom bankovnih prijenosa, čekova i gotovinskih uplata, morate biti pedantni. Ispišite ili preuzmite službeni bankovni izvod za mjesec. Prođite ga redak po redak.

• Označite svako plaćanje kupca koje je stiglo na račun.
• Uparite svako odlazno plaćanje s odgovarajućim računom dobavljača.
• Evidentirajte sve bankovne naknade, kamate ili tečajne razlike koje prije niste unijeli.
• Provjerite odgovara li gotovina uplaćena u banku gotovinskoj prodaji evidentiranoj u knjigama.

Vlasnici malih tvrtki ponekad slučajno koriste poslovnu karticu za osobni trošak. Ako na izvodu uočite osobnu kavu ili obiteljsku večeru, morate to evidentirati kao vlasnikovo podizanje, a ne kao poslovni trošak. Miješanje osobnih i poslovnih financija brz je način da uništite točnost zaključivanja.

Kad se stanje u sustavu podudara sa stanjem na bankovnom izvodu posljednjeg dana u mjesecu, znate da je vaša novčana pozicija točna. Ako postoji odstupanje, morate ga pronaći. Neobjašnjena razlika obično znači nedostajući trošak ili neevidentirano plaćanje kupca.

Korak 4: prebrojite zalihe

Ako prodajete fizičku robu, zaključivanje nije dovršeno dok ne provjerite zalihe. Zalihe navedene u softveru moraju odgovarati fizičkim artiklima na policama ili u skladištu.

Ne morate nužno svaki mjesec brojati baš svaki vijak ili etiketu. Usredotočite se na artikle visoke vrijednosti i proizvode koji se najbrže prodaju. Ako vaša evidencija zaliha pokazuje četrdeset komada najprodavanijeg proizvoda, a vi izbrojite trideset pet, morate istražiti. Možda ste zaboravili evidentirati prodaju ili imate problem s krađom.

Tijekom brojanja tražite oštećenu ili isteklu robu. Ako se artikl više ne može prodati, mora se otpisati. Držanje neprodajnih artikala u bilanci lažno napuhuje vrijednost imovine.

Prilagodite evidenciju fizičkom stanju. Tako je trošak prodane robe točan. Ako precijenite zalihe, podcijenit ćete troškove. Na primjer, ako ste kupili deset artikala po deset dolara, a greškom mislite da ih imate svih deset, iako ih imate samo pet, vaša će evidencija sakriti pedeset dolara troškova. To znači da ćete misliti da ste ostvarili veću dobit nego što zapravo jeste.

Jedina tri izvješća koja trebate pročitati

Izrada financijskih izvještaja nagrada je za dovršeno zaključivanje. Međutim, ne morate čitati desetak složenih dokumenata. Usredotočite se na tri određena područja.

Izvješće	Što vam govori	Zašto je važno
Račun dobiti i gubitka	Ukupna prodaja umanjena za ukupne troškove u mjesecu.	Pokazuje je li vaše osnovno poslovanje stvarno zaradilo novac.
Bilanca	Vaša imovina, obveze i kapital na točno taj datum.	Otkriva ukupnu financijsku stabilnost i dugujete li više nego što posjedujete.
Potraživanja od kupaca	Popis kupaca koji vam duguju novac i koliko kasne s plaćanjem.	Ističe koje klijente trebate odmah nazvati kako biste zaštitili novčani tok.

Bilanca je snimka stanja. Kao imovinu navodi stanje na banci, vrijednost zaliha i novac koji vam se duguje. Kao obveze navodi neplaćene račune dobavljača i bankovne kredite.

Pročitajte ta izvješća istog dana kad završite zaključivanje. Tražite trendove. Je li dobit pala iako je prodaja porasla? To znači da vam troškovi polako rastu. Plaćaju li kupci sve sporije? Možda trebate ranije u ciklusu naplate početi slati podsjetnike za plaćanje. Usporedite ovaj mjesec s prethodnim kako biste vidjeli ide li vaša tvrtka u pravom smjeru.

Što učiniti sljedeće

Praktično mjesečno zaključivanje pitanje je navike. Rezervirajte dva sata u kalendaru za drugi ili treći dan sljedećeg mjeseca. Prema tom terminu odnosite se s istim poštovanjem kao prema sastanku s najboljim klijentom.

Kako bi postupak sljedeći put bio brži, počnite uređivati papirologiju već danas. Na računalu izradite jednostavnu mapu za digitalne račune dobavljača, a na stolu držite ladicu za papirnate potvrde. Ako vam treba strukturiran način vođenja evidencije, istražite računovodstvene alate u Paper & Pen kako bi vam knjige bile uredne tijekom cijelog mjeseca. Ne dopustite da se papiri gomilaju. Malo organizacije svaki tjedan čini mjesečno zaključivanje zadatkom koji stvarno možete završiti.