Zašto klijenti kasne s plaćanjem i rješenja koja stvarno djeluju

U petak poslijepodne provjerite bankovni račun i vidite da očekivanog plaćanja nema. Većina vlasnika tvrtki odmah pretpostavi da ih klijent izbjegava, ali kašnjenje plaćanja rijetko je jedan problem s jednim motivom. Da biste brže naplatili, morate otkriti točan razlog zbog kojeg je račun zapeo prije nego što počnete tražiti dug.

Račun nikad nije stigao do prave osobe

Kad dovršite projekt ili isporučite seriju robe, prvi vam je instinkt poslati račun e-poštom osobi koja je naručila posao. To je logičan korak, ali često je upravo on razlog kašnjenja plaćanja. Osoba koja kupuje vaše usluge rijetko je osoba koja ih plaća.

U većim organizacijama u Zaljevu i južnoj Aziji nabava i računovodstvo potpuno su odvojeni odjeli. Ako račun pošaljete voditelju marketinga ili poslovođi na gradilištu, ostaje u njegovu pretincu. Zauzet je vlastitim zadacima i prosljeđivanje vaše dokumentacije nije mu prioritet. Dok se javite tri tjedna kasnije, potpuno je zaboravio na to.

Da biste to riješili, u vlastitoj evidenciji odvojite kupca od platitelja. Tijekom uvođenja novog klijenta zatražite od glavnog kontakta točnu adresu e-pošte njihove službe za obveze prema dobavljačima. Račun pošaljite izravno na tu financijsku adresu, a glavni kontakt stavite u kopiju kako bi znao da je naplata pokrenuta. Ta jednostavna administrativna promjena znatno skraćuje vrijeme potrebno za upravljanje potraživanjima od kupaca, jer vaš dokument stiže izravno na stol osobe čiji je posao da ga obradi.

Na računu nedostaju ključni podaci

Računovodstvene službe ne ocjenjuju kvalitetu vašeg rada. One obrađuju dokumentaciju prema strogim internim popisima. Ako na dokumentu nedostaje obvezan podatak, neće ga obraditi. Još gore, rijetko će vam se javiti da nešto nedostaje. Jednostavno će odložiti vaš račun i prijeći na sljedećeg dobavljača u redu.

Nedostajući podaci obično spadaju u predvidljive kategorije. Najčešći krivac je nedostajući broj narudžbenice. Ako je korporativni klijent za posao izdao narudžbenicu, upravo taj broj mora se pojaviti na vašem konačnom računu. Ostali česti propusti uključuju ispravan pravni naziv klijenta, određenu šifru projekta, potpisanu otpremnicu priloženu kao dokaz primitka ili odgovarajuće porezne brojeve potrebne za valjan porezni račun.

Rješenje tog problema događa se mnogo prije nego što zatražite plaćanje. Prije izrade računa morate pitati klijenta što traži njihova računovodstvena služba. Kad znate njihova pravila, provedite ih u svom softveru za naplatu. Paper & Pen omogućuje vam da podesite profile kupaca i izgled dokumenata tako da se obvezni porezni brojevi i vlastite oznake prikazuju automatski. Ako znate da klijent odbija dokumentaciju bez broja narudžbenice, uvedite strogo interno pravilo da nikad ne pritisnete slanje dok to polje nije popunjeno.

Klijent ima spor lanac odobravanja

Ponekad vaš račun stigne u pravi odjel i sadrži sve ispravne podatke, ali plaćanje i dalje stiže tjednima. To se često događa jer klijent ima spor lanac odobravanja u više razina. Računovođa ne može odobriti isplatu dok voditelj odjela ne potpiše, a voditelj odjela ne može potpisati dok generalni direktor ne pregleda mjesečne izdatke.

Veliku korporaciju ne možete natjerati da promijeni hijerarhiju, ali kroz nju se možete pametno kretati. Ključ je razumjeti njihove cikluse plaćanja. Mnoge velike tvrtke isplate izvršavaju samo određenim danima u mjesecu. Ako klijent dobavljačima plaća samo 15. u mjesecu, a vi račun predate 16., matematički ste osigurali kašnjenje od 30 dana.

Da biste to riješili, raspored plaćanja i rok odobravanja razjasnite već kad izdajete ponude za posao. Ako znate da njihovo odobravanje traje dva tjedna, a isplata je 30. u mjesecu, račun morate predati najkasnije 14. Rano predavanje dokumentacije usklađeno s njihovim internim ritmom jedan je od najučinkovitijih načina da ubrzate priljev novca.

Klijent jednostavno ne želi platiti

Ako je račun stigao do prave osobe, sadrži sve potrebne podatke i prošao je lanac odobravanja, a novca i dalje nema, napokon ste naišli na pravi problem s naplatom. Klijent namjerno zadržava novac.

Klijenti zadržavaju plaćanje iz različitih razloga. Možda im je prihod naglo pao, pa ne mogu pokriti dugove. Ili možda vašim novcem financiraju vlastito poslovanje, dajući prednost plaćama ili najmu pred vašim računom. Bez obzira na motiv, njihova odluka izravno šteti vašoj tvrtki jer narušava vaš izvještaj o novčanom toku.

Tretiranje takve situacije kao administrativne pogreške neće uspjeti. Ljubazna poruka u kojoj pitate jesu li izgubili račun daje im lak izgovor za daljnje odgađanje. Kad klijent jednostavno ne želi platiti, morate prijeći s administrativnog podsjećanja na strukturiran postupak naplate. To traži jasne granice, sve odlučniju komunikaciju i spremnost da provedete uvjete plaćanja dogovorene na početku projekta.

Izgradnja učinkovite ljestvice opomena

Ljestvica opomena niz je poruka koje se klijentu šalju u vezi s neplaćenim saldom. Ljestvica počinje blagim tonom i postaje sve izravnija i hitnija kako račun stari.

Unaprijed određena ljestvica uklanja emocije iz traženja novca. Ne morate sjediti za stolom i razmišljati što reći ili brinuti zvučite li preagresivno. Jednostavno provjerite koliko dana račun kasni i pošaljete odgovarajuću poruku.

Evo standardne strukture ljestvice opomena:

Faza	Vrijeme	Ton	Ključna poruka
Podsjetnik prije dospijeća	3 dana prije dospijeća	Uslužan i ljubazan	Kratka poruka kojom provjeravate imaju li račun i treba li im još koji podatak prije dospijeća.
Prva obavijest	2 dana nakon dospijeća	Prijateljski, ali izravan	Račun sada malo kasni. Molimo potvrdite kada će prijenos biti pokrenut.
Odlučan zahtjev	14 dana nakon dospijeća	Profesionalan i odlučan	Plaćanje sada znatno kasni. Molimo odmah podmirite dug kako biste izbjegli obustavu suradnje.
Posljednje upozorenje	30 dana nakon dospijeća	Hitan i strog	Ovo je posljednja obavijest. Ako plaćanje ne stigne u roku od 48 sati, obustavit ćemo sve usluge i pokrenuti službenu naplatu duga.

Te faze možete automatizirati softverom. Postavljanjem automatskih podsjetnika za plaćanje prvi koraci ljestvice odvijaju se bez ručnog rada, pa se možete usredotočiti na klijente koji dođu do posljednje, najteže faze.

Kada prestati isporučivati klijentu

Jedna od najtežih lekcija za vlasnike malih tvrtki i slobodnjake jest da je nastavak rada za klijenta koji ne plaća opasan. Kad nastavite isporučivati robu ili usluge klijentu koji vam duguje novac, zapravo radite besplatno i pritom povećavate vlastiti financijski rizik. Plaćate materijal, rad i režije, a zauzvrat ne dobivate ništa.

Morate postaviti čvrstu granicu za prekid isporuke. Za većinu tvrtki ta granica treba biti vezana uz kasnije faze ljestvice opomena. Ako račun kasni 30 dana, morate zaustaviti sav novi rad. Ne otpremajte sljedeću seriju robe. Ne počinjite sljedeću fazu konzultantskog projekta. Ne predajte konačne datoteke dizajna.

Tu obustavu priopćite jasno i profesionalno. Možete jednostavno navesti da vam pravila tvrtke ne dopuštaju početak novog posla dok na računu postoji otvoren saldo. Klijent koji cijeni vaš rad obično brzo pronađe novac kad mu se isporuka prekine. Klijent koji se naljuti i traži da nastavite raditi bez plaćanja klijent je kojeg si ne možete priuštiti.

Što učiniti sljedeće

Prestanite kašnjenje plaćanja tretirati kao jedan problem. Otvorite računovodstvenu evidenciju već danas i pogledajte svaki neplaćeni račun. Razvrstajte svaki prema četiri gore opisana uzroka.

Ako je račun zapeo jer nema broj narudžbenice, pronađite broj i odmah ponovno pošaljite dokument. Ako račun stoji u pogrešnom pretincu, nazovite klijenta, uzmite adresu e-pošte njihove službe za obveze prema dobavljačima i proslijedite račun pravoj osobi. Ako imate posla s klijentom koji jednostavno odbija platiti, sastavite ljestvicu opomena i još danas pošaljite odgovarajuće upozorenje.

Na kraju, pregledajte svoje standardne dokumente za naplatu. Pobrinite se da jasno navode uvjete plaćanja i sadrže sva polja koja vaši korporativni klijenti očekuju. Standardizirani predlošci računa pomažu vam da ostavite profesionalan dojam i da nijedan ključni podatak ne ostane prazan. Kad otkrijete točan uzrok kašnjenja, možete primijeniti upravo ono rješenje koje vam treba da novac stigne na vaš bankovni račun.