Dibayar Lintas Negara Tanpa Kehilangan Margin

Anda menghitung harga proyek dengan cermat agar mendapat laba, tetapi saat pembayaran klien internasional sampai di rekening bank, margin Anda sudah lenyap. Di antara kurs yang naik turun dan potongan bank perantara yang tak terduga, penagihan lintas negara sering merugikan bisnis jauh lebih besar dari perkiraan.

Memilih mata uang yang tepat untuk faktur

Saat menjual kepada pelanggan di negara lain, keputusan pertama adalah mata uang mana yang dicetak di faktur. Umumnya Anda punya tiga pilihan: mata uang lokal Anda, mata uang lokal klien, atau mata uang ketiga yang banyak diperdagangkan seperti Dolar AS atau Euro.

Menagih dalam mata uang lokal Anda sendiri adalah pilihan paling aman bagi arus kas. Jika Anda berharap menerima 5,000 Rial Oman, Anda menagih tepat sejumlah itu. Klien datang ke banknya, meminta mengirim 5,000 Rial Oman, dan bank mereka menghitung berapa mata uang lokal mereka yang dibutuhkan untuk transfer itu. Anda menerima persis jumlah yang Anda tagih.

Namun, banyak klien internasional besar lebih suka ditagih dalam mata uang mereka sendiri untuk menyederhanakan pembukuan mereka. Jika Anda menyetujuinya, Anda menanggung risiko kurs. Pilihan ketiga adalah memakai mata uang global utama. Ini umum di kawasan seperti Asia Selatan dan Teluk, di mana bisnis sering menagih dalam Dolar AS untuk perdagangan internasional.

Memahami risiko kurs

Risiko kurs adalah ketidakpastian keuangan akibat naik turunnya mata uang antara tanggal Anda menerbitkan faktur dan tanggal klien benar-benar membayarnya.

Jika Anda menerbitkan faktur dalam mata uang asing dengan termin pembayaran 30 hari, nilai mata uang itu akan bergerak selama 30 hari tersebut. Jika mata uang itu melemah terhadap mata uang lokal Anda, pembayaran yang akhirnya Anda terima akan bernilai lebih kecil dari proyeksi. Ini langsung mengurangi margin laba Anda.

Berikut perbandingan bagaimana pilihan mata uang yang berbeda memengaruhi siapa yang menanggung risiko keuangan:

Mata uang tagihan	Siapa yang menanggung risiko kurs?	Dampak pada pembayaran yang diterima
Mata uang lokal Anda	Klien	Anda menerima persis jumlah yang ditagih.
Mata uang lokal klien	Anda (pemasok)	Jumlah akhir yang Anda terima tergantung kurs pasar pada hari transfer.
Mata uang ketiga (mis. USD)	Kedua pihak	Anda dan klien sama-sama menghadapi ketidakpastian, tergantung pergerakan mata uang masing-masing terhadap mata uang ketiga.

Jika Anda harus menagih dalam mata uang asing, perhitungkan risiko ini dalam harga awal. Saat menyusun usulan memakai penawaran, Anda bisa menambahkan sedikit penyangga pada harga untuk melindungi diri dari fluktuasi kecil mata uang, bahkan sebelum klien menyetujui pekerjaannya.

Mengapa kurs faktur penting bagi pembukuan Anda

Mata uang yang Anda pilih tidak hanya memengaruhi saldo bank. Pilihan itu juga berdampak langsung pada pembukuan dan cara Anda menghitung margin kotor.

Saat Anda menerbitkan faktur dalam mata uang asing, sistem akuntansi perlu mencatat pendapatan itu dalam mata uang dasar Anda pada tanggal faktur diterbitkan. Misalnya, jika Anda menerbitkan faktur senilai 10,000 Dolar AS, pembukuan Anda akan mencatat nilai setaranya dalam mata uang lokal berdasarkan kurs pada hari itu.

Tiga puluh hari kemudian, klien membayar 10,000 Dolar AS tersebut. Saat itu kursnya sudah berubah. Ketika uang tiba di rekening bank lokal Anda, nilainya dikonversi menjadi jumlah lokal yang berbeda dari yang semula Anda catat.

Selisih ini disebut laba atau rugi kurs yang direalisasi. Jika kurs baru memberi Anda lebih banyak mata uang lokal dari yang semula dicatat, Anda mendapat laba yang direalisasi. Jika lebih sedikit, Anda mengalami rugi yang direalisasi. Anda harus mencatat selisih ini di buku besar akuntansi agar laporan laba rugi mencerminkan kenyataan transaksi dengan akurat. Mengabaikan langkah ini membuat pembukuan berantakan dan pelaporan pajak tidak akurat di akhir tahun buku.

Mengelola biaya bank dan biaya perantara

Kurs hanyalah separuh dari persamaan pembayaran lintas negara. Separuh lainnya adalah biaya bank. Saat uang berpindah antarnegara melalui jaringan SWIFT, uang itu sering melewati satu atau lebih bank perantara sebelum sampai ke rekening Anda. Bank-bank ini tidak bekerja gratis.

Saat klien memulai transfer internasional, banknya akan bertanya siapa yang menanggung biaya transfer. Klien bisa memilih salah satu dari tiga kode instruksi:

• OUR: Klien membayar semua biaya bank. Anda menerima jumlah faktur secara penuh.
• SHA (Shared): Klien membayar biaya banknya sendiri, tetapi bank perantara memotong biayanya langsung dari jumlah yang ditransfer. Anda menerima lebih sedikit dari yang ditagih.
• BEN (Beneficiary): Anda membayar semua biaya bank. Bank klien dan semua bank perantara memotong biayanya dari jumlah pokok. Anda menerima jauh lebih sedikit dari yang ditagih.

Banyak klien memilih SHA secara bawaan karena terasa adil untuk berbagi biaya. Namun, biaya perantara bisa sangat tinggi. Untuk melindungi margin, Anda harus menyatakan termin pembayaran secara tegas di faktur. Tambahkan catatan jelas bahwa semua pembayaran harus diterima penerima bebas biaya bank, dan minta klien memilih opsi “OUR” saat menyiapkan transfer.

Dokumen penting untuk tim keuangan di luar negeri

Membuat klien internasional menyetujui ketentuan Anda adalah langkah awal yang bagus, tetapi bagian keuangan mereka tidak bisa sembarangan mengirim uang lintas negara. Transfer internasional diatur ketat untuk mencegah pencucian uang dan pelarian modal.

Sebelum tim keuangan di luar negeri bisa mencairkan pembayaran, mereka biasanya membutuhkan dokumen tertentu dari Anda. Jika Anda tidak memberikannya di awal, pembayaran akan tertunda selama mereka mengejar Anda untuk dokumennya.

Pertama, mereka membutuhkan faktur komersial dengan format yang sempurna. Dokumen teks sederhana tidak cukup. Faktur harus menyebutkan dengan jelas nama bisnis, alamat terdaftar dan detail perbankan yang persis (termasuk kode SWIFT/BIC dan IBAN Anda). Tergantung negaranya, mereka mungkin juga meminta faktur proforma sebelum bisa memulai proses purchase order.

Kedua, banyak negara mewajibkan klien memotong pajak atas pembayaran kepada kontraktor atau pemasok asing. Agar pajak potong ini tidak dikurangkan dari pembayaran Anda, sering kali Anda perlu memberikan Sertifikat Domisili Pajak dari pemerintah setempat. Sertifikat ini membuktikan bahwa Anda membayar pajak di negara asal dan memungkinkan klien menerapkan pembebasan berdasarkan perjanjian penghindaran pajak berganda. Hubungi otoritas pajak setempat untuk mengetahui cara meminta sertifikat ini.

Terakhir, mereka mungkin meminta salinan akta pendirian atau registrasi komersial Anda untuk membuktikan bahwa Anda badan usaha yang sah. Menyiapkan satu folder berisi semua dokumen kepatuhan standar ini, siap dikirim lewat email, akan sangat mempercepat pembayaran internasional Anda.

Menyusun termin pembayaran internasional

Untuk menghindari sengketa dan tergerusnya margin, termin pembayaran internasional Anda harus lengkap. Sekadar “Net 30” tidak cukup untuk transaksi lintas negara.

Termin Anda harus menyebutkan mata uang faktur secara pasti. Jika Anda menagih dalam mata uang asing tetapi berharap dibayar dalam mata uang lokal, Anda harus menyebutkan kurs mana yang berlaku (misalnya kurs bank sentral pada hari pembayaran).

Anda juga harus menyertakan instruksi soal biaya bank yang disebutkan tadi. Jika klien mengabaikan ketentuan ini dan pembayarannya tiba kurang karena biaya bank, Anda harus memutuskan apakah menanggung kerugiannya atau menagih sisanya. Menagih saldo kecil lintas negara jarang sepadan biayanya, karena itulah menetapkan aturan dengan jelas sebelum pekerjaan dimulai sangat penting. Dengan Paper & Pen, Anda bisa menyimpan termin pembayaran internasional ini sebagai catatan bawaan di template faktur, sehingga Anda tidak pernah lupa mencantumkannya di tagihan berikutnya.

Apa yang dilakukan selanjutnya

Tinjau daftar klien internasional Anda saat ini dan analisis berapa margin yang hilang karena kurs dan biaya tersembunyi. Selanjutnya, perbarui ketentuan kontrak standar untuk menetapkan dengan jelas siapa yang menanggung risiko mata uang dan menegaskan bahwa semua biaya transfer bank dibayar oleh pengirim. Terakhir, kumpulkan dokumen domisili pajak dan registrasi perusahaan dalam satu folder agar bisa langsung Anda berikan kepada tim keuangan di luar negeri saat mereka meminta. Dengan mengendalikan proses penagihan, Anda memastikan laba yang Anda hitung di atas kertas adalah laba sebenarnya yang masuk ke rekening bank Anda.