Apa Itu Faktur Proforma? Arti, Kegunaan, dan Contoh
Paper & Pen Updated
Quick answer
Faktur proforma adalah penawaran sebelum penjualan dalam format faktur, dikirim sebelum pasokan. Lihat isinya, kapan memakainya, dan bedanya dengan faktur pajak.
Key facts
- Faktur proforma menjelaskan penjualan yang diusulkan sebelum barang atau jasa dipasok.
- Dokumen ini dapat membantu pembeli mengurus persetujuan internal, dokumen impor, letter of credit, atau pembayaran di muka.
- Ini bukan faktur pajak final dan harus diberi label proforma dengan jelas.
- Faktur final harus mengikuti aturan pajak dan faktur di yurisdiksi yang mengatur transaksi tersebut.
U.S. International Trade Administration menggambarkan faktur proforma sebagai penawaran dalam format faktur. Pembeli dapat memakainya untuk mengurus izin impor, inspeksi sebelum pengiriman, letter of credit, atau akses ke mata uang yang dibutuhkan untuk pembelian luar negeri. Itu membuatnya berguna sebelum penjualan final, tetapi dokumen ini tidak menggantikan dokumen yang diwajibkan setelah transaksi benar-benar terjadi.
Arti faktur proforma
Faktur proforma adalah usulan rinci untuk penjualan di masa depan. Bentuknya seperti faktur karena memuat pembeli, penjual, barang, nilai, dan ketentuan komersial, tetapi diterbitkan sebelum barang atau jasa dipasok. Tugasnya adalah memberi pembeli cukup rincian yang sudah pasti untuk menyetujui pembelian, mengatur pembayaran, atau menyiapkan dokumen impor.
Jangan menganggap kata “proforma” sebagai kategori hukum yang berlaku universal. Titik pajak, pembayaran di muka, dan persyaratan faktur berbeda di tiap negara. Untuk Oman, periksa panduan PPN Oman berbasis sumber dan peraturan Otoritas Pajak sebelum mengandalkan sebuah dokumen untuk keperluan PPN.
Kapan sebaiknya memakai faktur proforma?
Pakailah saat pembeli membutuhkan rincian setingkat faktur sebelum dokumen penjualan final dapat diterbitkan. Situasi yang umum meliputi:
- Perdagangan internasional: pembeli membutuhkan nilai, berat, syarat pengiriman, atau perkiraan tanggal kirim untuk persetujuan impor.
- Persetujuan pembelian internal: tim keuangan atau pengadaan membutuhkan dokumen resmi sebelum mencairkan anggaran atau purchase order.
- Pengaturan pembayaran di muka: kedua pihak ingin barang, mata uang, dan syarat pembayaran yang diusulkan tercatat sebelum uang berpindah.
- Pekerjaan khusus: lingkup sudah disepakati cukup rinci untuk usulan per item, tetapi pekerjaan atau pengiriman belum dilakukan.
Jika pembeli hanya membutuhkan tawaran harga awal, penawaran mungkin sudah cukup. Panduan tentang penawaran, estimasi, dan faktur proforma menjelaskan di mana posisi tiap dokumen.
Contoh sederhana faktur proforma
Bayangkan pemasok peralatan di Muscat menyiapkan pesanan luar negeri. Pembeli membutuhkan dokumen untuk persetujuan impor sebelum pemasok mengirim apa pun. Pemasok menerbitkan faktur proforma yang menunjukkan kedua pihak, deskripsi dan kuantitas peralatan, berat pengiriman, mata uang, Incoterm yang disepakati, syarat pembayaran, perkiraan tanggal kirim, dan tanggal sampai kapan usulan itu berlaku.
Pembeli memakai dokumen itu untuk menyelesaikan persetujuan dan pengurusan impor. Jika pesanan berlanjut, penjual lalu menerbitkan dokumen komersial, pajak, dan pembayaran yang diwajibkan untuk transaksi yang sebenarnya. Proforma tetap menjadi bagian dari catatan negosiasi, bukan pengganti faktur final.
Buat atau kelola dokumennya
Gunakan pembuat faktur proforma gratis saat Anda butuh dokumen yang bisa dicetak tanpa membuka akun. Usaha yang ingin menyimpan faktur proforma bersama dokumen penjualan lainnya dapat memakai ruang kerja faktur proforma Paper & Pen.
Faktur proforma vs penawaran vs faktur pajak
| Pertanyaan | Faktur proforma | Penawaran | Faktur pajak |
|---|---|---|---|
| Tujuan utama | Usulan rinci dalam format faktur | Tawaran komersial berisi harga dan ketentuan | Mencatat penjualan kena pajak sesuai hukum yang berlaku |
| Waktu umum | Sebelum penjualan atau pengiriman selesai | Di awal pembicaraan penjualan | Saat pasokan kena pajak atau peristiwa pembayaran mewajibkannya |
| Dampak akuntansi | Biasanya tidak ada pendapatan atau piutang dari dokumen ini saja | Biasanya tidak ada jurnal dari tawaran ini saja | Dibukukan sesuai transaksi yang sudah selesai |
| Status pajak | Bukan faktur pajak final | Bukan faktur pajak final | Dokumen pajak yang tunduk pada persyaratan setempat |
| Langkah berikutnya | Pembeli menyetujui, mengurus dokumen, atau membayar uang muka | Pembeli menerima, menolak, atau bernegosiasi | Penjual mencatat dan menyimpan penjualan yang sudah selesai |
Cara membuat faktur proforma
-
Beri label dokumen dengan jelas
Gunakan judul Proforma Invoice dan nyatakan bahwa ini bukan faktur pajak. Beri nomor referensi unik yang terpisah dari urutan faktur final.
-
Cantumkan penjual dan pembeli
Tambahkan nama resmi, alamat, dan kontak yang dibutuhkan kedua pihak, ditambah nomor referensi pembeli bila ada.
-
Uraikan pasokan yang diusulkan
Daftarkan setiap barang atau jasa, kuantitas, nilai satuan, dan totalnya. Tambahkan berat dan dimensi bila penting untuk pengiriman.
-
Nyatakan ketentuan komersial
Tampilkan mata uang, diskon, syarat pembayaran, titik pengiriman atau Incoterm, perkiraan tanggal kirim, dan tanggal berlaku bila relevan.
-
Tampilkan estimasi pajak dengan hati-hati
Jika Anda menampilkan estimasi PPN atau pajak penjualan, beri label sebagai estimasi dan pastikan perlakuan pajak finalnya sesuai aturan yang berlaku untuk transaksi tersebut.
-
Terbitkan dokumen final pada peristiwa yang tepat
Saat transaksi berlanjut, buat dokumen komersial, pajak, kuitansi, atau dokumen lain yang diwajibkan oleh hukum yang berlaku dan pasokan yang sebenarnya.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · accessed 22 August 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · accessed 22 August 2026