Mēneša slēgšana, ko mazs uzņēmums patiešām var pabeigt

Mēneša divdesmitajā datumā tu apsēdies pārskatīt kontus un saproti, ka esi aizmirsis, par ko piegādātājs tev iekasēja naudu pirms trim nedēļām. Korporatīvā pasaule mēneša slēgšanu uztver kā svētu rituālu, bet mazo uzņēmumu īpašnieki to parasti redz kā kaitinošu administratīvu slogu. Ja tev nav savas finanšu komandas, vajag slēgšanas procesu, kas ir praktisks, ātrs un vērsts uz realitāti.

Kāpēc ātra slēgšana ir labāka par perfektu

Bieža mazo uzņēmumu īpašnieku kļūda ir gaidīt, kamēr ir katrs čeks, pirms slēgt mēnesi. Ja gaidi līdz 25. februārim, lai slēgtu janvāri, finanšu informācija lēmumu pieņemšanai jau ir bezjēdzīga. Nedaudz aptuvena slēgšana, kas pabeigta līdz mēneša piektajam datumam, ir daudz labāka nekā perfekta slēgšana, kas pabeigta trīs nedēļas par vēlu.

Kad slēdz grāmatas agri, vari pamanīt neapmaksātus rēķinus un atgādināt par tiem, kamēr klients vēl atceras tavu paveikto darbu. Vari pamanīt pēkšņu materiālu izmaksu kāpumu un pielāgot cenas, pirms pieņem jaunus pasūtījumus. Pieņem, ka trūkstošu nelielu čeku par mazu skaidras naudas pirkumu var reģistrēt nākamajā mēnesī. Tavs galvenais mērķis ir ātri iegūt skaidru priekšstatu par sava uzņēmuma finanšu veselību.

Uztver mēneša slēgšanu kā kompasu. Kompass, kas parāda tavas precīzās koordinātas mēnesi pēc tam, kad apmaldījies, ir bezjēdzīgs. Kompass, kas tieši tagad dod ļoti labu priekšstatu par ziemeļiem, izglābs tavu uzņēmumu. Ātrums dod spēju reaģēt.

1. solis: fiksē neizrakstīto darbu un trūkstošos rēķinus

Sāc slēgšanas secību ar ieņēmumiem. Ir viegli sniegt pakalpojumu vai nosūtīt preci un aizmirst nosūtīt galīgo rēķinu, it īpaši, ja esi aizņemts ar ikdienas darbu.

Pārskati projektu piezīmes, darba laika uzskaiti un piegāžu žurnālus. Ja pabeidzi darbu, par to jāizraksta rēķins. Ja izrakstīji piedāvājumu, kas tika pieņemts, pārbaudi, vai galīgais rēķins atbilst norunātajai summai. Ja saņēmi iemaksu par lielu projektu, pārbaudi, vai esi sasniedzis posmu nākamā rēķina izrakstīšanai. Ja regulāri sūti vienu un to pašu rēķinu pastāvīgiem klientiem, pārliecinies, ka tavi periodiskie rēķini ir izveidoti un nosūtīti klientam.

Neļauj neizrakstītam darbam palikt piezīmēs. Jo ilgāk gaidi ar rēķinu, jo ilgāk gaidi samaksu. Šī kavēšanās tieši kaitē tavai naudas plūsmai. Ja klients apstrīd maksu, problēmu daudz vieglāk atrisināt dažas dienas pēc darba pabeigšanas nekā mēnesi vēlāk. Pirms pārej pie nākamā soļa, pārliecinies, ka katrai pavadzīmei ir atbilstošs pārdošanas rēķins.

2. solis: reģistrē piegādātāju rēķinus un izdevumus

Kad ieņēmumi ir reģistrēti, pārej pie izmaksām. Savāc piegādātāju rēķinus, komunālo pakalpojumu izrakstus un visus sīknaudas čekus. Daudzos tirdzniecības un pakalpojumu uzņēmumos sīknaudas noplūde ir galvenais neprecīzas grāmatvedības avots.

Ievadi sistēmā katru piegādātāja rēķinu, pat ja vēl neesi to samaksājis. Tā ir būtiska uzkrāšanas grāmatvedības daļa. Zināt, cik esi parādā, ir tikpat svarīgi kā zināt, kas tev ir bankā. Ja piegādātājs atsūtīja nodokļu rēķinu par materiāliem, kas piegādāti mēneša 28. datumā, šis izdevums pieder šī mēneša ierakstiem.

Ja importē preces, tev var nākties strādāt ar vairākām valūtām. Pārliecinies, ka piegādātāja rēķinu reģistrē pēc pareizā valūtas kursa dienā, kad saņēmi rēķinu. Sašķiro digitālos čekus un papīra čekus. Sagrupē tos pa kategorijām: īre, komunālie pakalpojumi, materiāli un biroja preces. Ievadi tos partijās, lai ietaupītu laiku. Ja atrodi rēķinu, kas pieder iepriekšējam mēnesim, ievadi to tagad, bet ar pareizu datumu, lai pašreizējais mēnesis netiktu mākslīgi uzpūsts ar veciem izdevumiem.

3. solis: saskaņo bankas kontus

Bankas saskaņošana ir tavas mēneša slēgšanas enkurs. Šis process pierāda, ka darījumi tavos grāmatvedības ierakstos atbilst faktiskajai naudas kustībai bankas kontā. Bez šī soļa nevari uzticēties nevienam finanšu pārskatam.

Tā kā mazie uzņēmumi bieži strādā ar bankas pārskaitījumu, čeku un skaidras naudas iemaksu kombināciju, tev jābūt rūpīgam. Izdrukā vai lejupielādē oficiālo mēneša bankas izrakstu. Izej tam cauri rindu pa rindai.

• Atzīmē katru klienta maksājumu, kas ienāca kontā.
• Saskaņo katru izejošo maksājumu ar atbilstošo piegādātāja rēķinu.
• Reģistrē visas bankas komisijas, procentu maksājumus vai valūtas maiņas starpības, ko iepriekš nebiji ievadījis.
• Pārbaudi, vai bankā iemaksātā skaidrā nauda atbilst virsgrāmatā reģistrētajai skaidras naudas pārdošanai.

Mazo uzņēmumu īpašnieki dažreiz nejauši izmanto uzņēmuma karti personīgam izdevumam. Ja bankas izrakstā pamani personīgu kafiju vai ģimenes vakariņas, reģistrē to kā īpašnieka izņemšanu, nevis uzņēmuma izdevumu. Personīgo un uzņēmuma finanšu jaukšana ir ātrs veids, kā sabojāt slēgšanas precizitāti.

Kad sistēmas atlikums mēneša pēdējā dienā atbilst bankas izraksta atlikumam, tu zini, ka tavs naudas stāvoklis ir precīzs. Ja ir neatbilstība, tā jāatrod. Neizskaidrota starpība parasti nozīmē trūkstošu izdevumu vai nereģistrētu klienta maksājumu.

4. solis: saskaiti krājumus

Ja pārdod fiziskas preces, tava slēgšana nav pabeigta, kamēr neesi pārbaudījis krājumus. Programmā uzskaitītajiem krājumiem jāatbilst fiziskajām precēm tavos plauktos vai noliktavā.

Katru mēnesi nav obligāti jāsaskaita katra skrūve vai etiķete. Koncentrējies uz vērtīgākajām precēm un produktiem, kas pārdodas visātrāk. Ja tavi noliktavas ieraksti rāda, ka tev ir četrdesmit vienības no vispieprasītākā produkta, bet tu saskaiti tikai trīsdesmit piecas, tev tas jāizpēta. Iespējams, aizmirsi reģistrēt pārdošanu vai tev ir zādzību problēma.

Inventarizācijas laikā meklē bojātas vai preces ar beigušos termiņu. Ja preci vairs nevar pārdot, tā jānoraksta. Nepārdodamu preču turēšana bilancē nepatiesi palielina aktīvu vērtību.

Pielāgo ierakstus fiziskajai inventarizācijai. Tas nodrošina, ka pārdoto preču pašizmaksa ir precīza. Ja krājumus uzrādi par lielu, izmaksas uzrādi par mazu. Piemēram, ja nopirki desmit preces par desmit dolāriem katru un kļūdaini domā, ka tev ir palikušas visas desmit, kad patiesībā ir tikai piecas, tavi ieraksti noslēps piecdesmit dolārus izmaksu. Tas nozīmē, ka tu domāsi, ka nopelnīji vairāk, nekā patiesībā.

Vienīgie trīs pārskati, kas tev jāizlasa

Finanšu pārskatu izveide ir atlīdzība par slēgšanas pabeigšanu. Tomēr tev nav jālasa ducis sarežģītu dokumentu. Koncentrē uzmanību uz trim konkrētām jomām.

Pārskats	Ko tas tev pasaka	Kāpēc tas ir svarīgi
Peļņas vai zaudējumu aprēķins	Tava mēneša kopējā pārdošana mīnus kopējie izdevumi.	Parāda, vai tava pamatdarbība patiešām nesa naudu.
Bilance	Tavi aktīvi, saistības un pašu kapitāls tieši šajā datumā.	Atklāj tavu kopējo finanšu stabilitāti un to, vai esi parādā vairāk, nekā tev pieder.
Debitoru parādi	Saraksts ar klientiem, kas tev ir parādā naudu, un cik ļoti kavējas viņu maksājumi.	Izceļ, kuriem klientiem nekavējoties jāzvana, lai sargātu naudas plūsmu.

Tava bilance ir momentuzņēmums. Tajā kā aktīvi norādīts bankas atlikums, krājumu vērtība un tev parādā esošā nauda. Kā saistības tajā norādīti neapmaksātie piegādātāju rēķini un bankas aizdevumi.

Izlasi šos pārskatus tajā pašā dienā, kad pabeidz slēgšanu. Meklē tendences. Vai peļņa kritās, lai gan pārdošana pieauga? Tas nozīmē, ka izmaksas lēnām aug. Vai klienti maksā ilgāk? Iespējams, tev jāsāk sūtīt maksājumu atgādinājumus agrāk norēķinu ciklā. Salīdzini šo mēnesi ar iepriekšējo, lai redzētu, vai tavs uzņēmums virzās pareizajā virzienā.

Ko darīt tālāk

Praktiska mēneša slēgšana ir ieraduma veidošana. Rezervē kalendārā divas stundas nākamā mēneša otrajā vai trešajā dienā. Izturies pret šo tikšanos ar tādu pašu cieņu kā pret tikšanos ar savu labāko klientu.

Lai nākamreiz process būtu ātrāks, sāc kārtot dokumentus jau šodien. Izveido datorā vienkāršu mapi digitālajiem piegādātāju rēķiniem un turi uz galda fizisku paplāti papīra čekiem. Ja tev vajag strukturētu veidu, kā pārvaldīt ierakstus, vari izpētīt Paper & Pen pieejamos grāmatvedības rīkus, lai uzturētu virsgrāmatas kārtībā visu mēnesi. Neļauj papīriem sakrāties. Neliela kārtība katru nedēļu padara mēneša slēgšanu par uzdevumu, ko patiešām vari pabeigt.