Kāpēc klienti maksā vēlu un risinājumi, kas patiešām darbojas

Piektdienas pēcpusdienā tu pārbaudi bankas kontu, un gaidītā maksājuma nav. Vairums uzņēmumu īpašnieku uzreiz pieņem, ka klients no viņiem izvairās, taču kavēts maksājums reti ir viena problēma ar vienu motīvu. Lai saņemtu samaksu ātrāk, tev jānoskaidro konkrētais iemesls, kāpēc rēķins iestrēga, pirms sāc pieprasīt parādu.

Rēķins nekad nesasniedza pareizo cilvēku

Kad pabeidz projektu vai piegādā preču partiju, pirmais instinkts ir nosūtīt rēķinu pa e-pastu cilvēkam, kurš pasūtīja darbu. Tas ir loģisks solis, taču bieži tieši tas ir iemesls, kāpēc samaksa aizkavējas. Cilvēks, kurš pērk tavus pakalpojumus, reti ir tas, kurš par tiem maksā.

Lielākās organizācijās Līča valstīs un Dienvidāzijā iepirkumi un grāmatvedība ir pilnīgi atsevišķas nodaļas. Ja nosūti rēķinu mārketinga vadītājam vai objekta meistaram, tas paliek viņa iesūtnē. Viņi ir aizņemti ar saviem uzdevumiem, un tavu dokumentu pārsūtīšana nav viņu prioritāte. Kad pēc trim nedēļām pajautā, viņi par to jau ir pilnībā aizmirsuši.

Lai to labotu, savos ierakstos nošķir pircēju no maksātāja. Sadarbības sākumā pajautā savai kontaktpersonai precīzu viņu kreditoru nodaļas e-pasta adresi. Sūti rēķinu tieši uz šo finanšu adresi un pievieno kopijā savu kontaktpersonu, lai viņa zinātu, ka rēķins ir izrakstīts. Šī vienkāršā administratīvā izmaiņa krasi saīsina laiku, kas vajadzīgs debitoru parādu pārvaldībai, jo tavs dokuments nonāk tieši uz galda cilvēkam, kura darbs ir to apstrādāt.

Rēķinā trūkst svarīgas informācijas

Grāmatvedības nodaļas nevērtē tava darba kvalitāti. Tās apstrādā dokumentus pēc stingriem iekšējiem kontrolsarakstiem. Ja tavā dokumentā trūkst vajadzīgās informācijas, tās to neapstrādās. Vēl ļaunāk, tās reti sazināsies ar tevi, lai pateiktu, ka kaut kas trūkst. Tās vienkārši noliks tavu rēķinu malā un pāries pie nākamā piegādātāja rindā.

Trūkstošā informācija parasti iedalās paredzamās kategorijās. Visbiežākais vaininieks ir trūkstošs pirkuma pasūtījuma numurs. Ja korporatīvs klients izdeva pasūtījumu darbam, tieši šim numuram jābūt tavā galīgajā rēķinā. Citi bieži izlaidumi ir klienta pareizais juridiskās personas nosaukums, konkrēts projekta kods, pievienota parakstīta pavadzīme kā saņemšanas apliecinājums vai atbilstošie nodokļu reģistrācijas numuri, kas vajadzīgi derīgam nodokļu rēķinam.

Šī problēma tiek novērsta ilgi pirms samaksas pieprasīšanas. Tev jāpajautā klientam, ko prasa viņa grāmatvedība, pirms izveido rēķinu. Kad zini viņu noteikumus, izmanto norēķinu programmu, lai tos ievērotu. Paper & Pen ļauj iestatīt klientu profilus un dokumentu izkārtojumus tā, lai vajadzīgie nodokļu numuri un pielāgotās atsauces parādītos automātiski. Ja zini, ka klients noraida dokumentus bez pasūtījuma numura, ievies stingru iekšējo noteikumu nekad nenospiest sūtīšanas pogu, kamēr šis lauks nav aizpildīts.

Klientam ir lēna apstiprināšanas ķēde

Dažreiz tavs rēķins nonāk pareizajā nodaļā un satur visu pareizo informāciju, bet samaksa tomēr ienāk tikai pēc nedēļām. Tas bieži notiek tāpēc, ka klientam ir lēna, daudzpakāpju apstiprināšanas ķēde. Grāmatvedis nevar atbrīvot līdzekļus, kamēr nodaļas vadītājs nav parakstījis, un nodaļas vadītājs nevar parakstīt, kamēr ģenerāldirektors nav pārskatījis mēneša izdevumus.

Tu nevari piespiest lielu korporāciju mainīt hierarhiju, bet vari gudri tajā orientēties. Atslēga ir saprast viņu maksājumu ciklus. Daudzi lieli uzņēmumi veic maksājumus tikai noteiktās mēneša dienās. Ja klients maksā piegādātājiem tikai mēneša 15. datumā un tu iesniedz rēķinu 16. datumā, tu esi matemātiski garantējis 30 dienu kavējumu.

Lai to labotu, precizē maksājumu grafiku un apstiprināšanas laiku, jau izrakstot piedāvājumus darbam. Ja zini, ka viņu apstiprināšanas process aizņem divas nedēļas un maksājumi notiek 30. datumā, rēķins jāiesniedz vēlākais līdz 14. datumam. Dokumentu iesniegšana laikus un saskaņā ar viņu iekšējo ritmu ir viens no efektīvākajiem veidiem, kā paātrināt ienākošos līdzekļus.

Klients vienkārši nemaksā

Ja rēķins sasniedza pareizo cilvēku, satur visus vajadzīgos datus un ir izgājis apstiprināšanas ķēdi, bet naudas joprojām nav, tu beidzot esi saskāries ar īstu parādu piedziņas problēmu. Klients apzināti tur savu naudu.

Klienti aiztur samaksu dažādu iemeslu dēļ. Viņiem var būt nopietns ieņēmumu kritums, un viņi nespēj segt parādus. Vai arī viņi var izmantot tavu naudu savas darbības finansēšanai, dodot priekšroku algām vai īrei, nevis tavam rēķinam. Neatkarīgi no motīva viņu lēmums tieši kaitē tavam uzņēmumam, bojājot tavu naudas plūsmas pārskatu.

Izturēties pret šo situāciju kā pret administratīvu kļūdu nestrādās. Pieklājīgs e-pasts ar jautājumu, vai viņi nav pazaudējuši rēķinu, dod viņiem vieglu attaisnojumu kavēties vēl ilgāk. Kad klients vienkārši nemaksā, tev jāpāriet no administratīviem atgādinājumiem uz strukturētu parādu piedziņas procesu. Tam vajag skaidras robežas, pakāpeniski stingrāku saziņu un gatavību ieviest apmaksas noteikumus, par kuriem vienojāties projekta sākumā.

Efektīvas atgādinājumu kāpnes

Atgādinājumu kāpnes ir ziņu secība, ko sūta klientam par neapmaksātu atlikumu. Kāpnes sākas ar maigu toni un pakāpeniski kļūst tiešākas un steidzamākas, rēķinam novecojot.

Iepriekš noteiktas kāpnes izslēdz emocijas no naudas pieprasīšanas. Tev nav jāsēž pie galda, prātojot, ko teikt, vai jāuztraucas, ka izklausīsies pārāk agresīvi. Tu vienkārši pārbaudi, cik dienas rēķins kavējas, un nosūti atbilstošo ziņu.

Lūk, standarta atgādinājumu kāpņu struktūra:

Posms	Laiks	Tonis	Galvenā ziņa
Atgādinājums pirms termiņa	3 dienas pirms termiņa	Izpalīdzīgs un pieklājīgs	Īsa ziņa, lai pārliecinātos, ka rēķins ir saņemts, un pajautātu, vai pirms termiņa vajag vēl kādas detaļas.
Pirmais paziņojums	2 dienas pēc termiņa	Draudzīgs, bet tiešs	Rēķins tagad ir nedaudz kavēts. Lūdzu, apstipriniet, kad tiks veikts pārskaitījums.
Stingrs pieprasījums	14 dienas pēc termiņa	Profesionāls un stingrs	Maksājums tagad ievērojami kavējas. Lūdzu, nekavējoties norēķinieties, lai izvairītos no konta apturēšanas.
Pēdējais brīdinājums	30 dienas pēc termiņa	Steidzams un stingrs	Šis ir pēdējais paziņojums. Ja maksājums netiks saņemts 48 stundu laikā, mēs apturēsim visus pakalpojumus un uzsāksim oficiālu parāda piedziņu.

Šos posmus vari automatizēt ar programmu. Automātisku maksājumu atgādinājumu iestatīšana nodrošina, ka pirmie kāpņu soļi notiek bez jebkādas manuālas iejaukšanās, atbrīvojot tevi, lai koncentrētos uz klientiem, kas sasniedz pēdējo, visgrūtāko posmu.

Kad pārtraukt piegādes klientam

Viena no grūtākajām mācībām mazo uzņēmumu īpašniekiem un ārštata speciālistiem ir tā, ka turpināt strādāt nemaksājošam klientam ir bīstami. Kad turpini piegādāt preces vai pakalpojumus klientam, kas tev ir parādā, tu faktiski strādā bez maksas, vienlaikus palielinot savu finanšu risku. Tu maksā par materiāliem, darbu un pieskaitāmajām izmaksām, bet pretī nesaņem neko.

Tev jānosaka stingra robeža piegāžu pārtraukšanai. Vairumam uzņēmumu šai robežai jābūt sasaistītai ar atgādinājumu kāpņu vēlākajiem posmiem. Ja rēķins kavējas 30 dienas, aptur visu jauno darbu. Nesūti nākamo krājumu partiju. Nesāc nākamo konsultāciju projekta posmu. Nenodod galīgos dizaina failus.

Paziņo par šo pārtraukumu skaidri un profesionāli. Vari vienkārši norādīt, ka uzņēmuma politika neļauj sākt jaunu darbu, kamēr kontā ir neapmaksāts atlikums. Klients, kurš novērtē tavu darbu, parasti ātri atrod naudu, kad viņa piegādes tiek pārtrauktas. Klients, kurš sadusmojas un pieprasa, lai turpini strādāt bez samaksas, ir klients, kuru tu nevari atļauties paturēt.

Ko darīt tālāk

Pārstāj uztvert kavētus maksājumus kā vienu problēmu. Atver savus grāmatvedības ierakstus jau šodien un apskati katru neapmaksāto rēķinu. Sagrupē katru no tiem pēc četriem iepriekš aprakstītajiem iemesliem.

Ja rēķins iestrēdzis, jo tam trūkst pirkuma pasūtījuma numura, atrodi numuru un nekavējoties iesniedz dokumentu atkārtoti. Ja rēķins guļ nepareizajā iesūtnē, piezvani klientam, uzzini viņa kreditoru nodaļas e-pasta adresi un pārsūti rēķinu pareizajam cilvēkam. Ja tev ir darīšana ar klientu, kurš vienkārši atsakās maksāt, sagatavo savas atgādinājumu kāpnes un nosūti atbilstošo brīdinājumu jau šodien.

Visbeidzot pārskati savus standarta norēķinu dokumentus. Pārliecinies, ka tajos skaidri norādīti apmaksas noteikumi un iekļauti visi lauki, ko gaida tavi korporatīvie klienti. Standartizētas rēķinu veidnes var palīdzēt radīt profesionālu tēlu un nodrošināt, ka neviena būtiska detaļa nepaliek tukša. Noskaidrojot konkrēto kavējuma iemeslu, tu vari piemērot tieši to risinājumu, kas vajadzīgs, lai nauda nonāktu tavā bankas kontā.