Penutupan Akhir Bulan yang Benar-benar Boleh Disiapkan oleh Perniagaan Kecil
Paper & Pen
Anda duduk pada hari kedua puluh bulan itu untuk menyemak akaun, hanya untuk menyedari anda sudah terlupa mengapa seorang pembekal mengenakan caj kepada anda tiga minggu lalu. Dunia korporat menganggap penutupan akhir bulan sebagai ritual suci, tetapi pemilik perniagaan kecil biasanya melihatnya sebagai beban pentadbiran yang mengecewakan. Apabila anda tidak mempunyai pasukan kewangan khusus, anda memerlukan proses penutupan yang praktikal, pantas dan berpijak pada realiti.
Mengapa penutupan pantas lebih baik daripada penutupan sempurna
Kesilapan biasa dalam kalangan pemilik perniagaan kecil ialah menunggu sehingga mereka mempunyai setiap resit sebelum menutup bulan. Jika anda menunggu sehingga 25 Februari untuk menutup bulan Januari, maklumat kewangan itu sudah tidak berguna untuk membuat keputusan. Penutupan yang sedikit kasar yang disiapkan menjelang hari kelima bulan itu jauh lebih baik daripada penutupan sempurna yang disiapkan tiga minggu lewat.
Apabila anda menutup buku akaun lebih awal, anda boleh mengesan invois yang belum dibayar dan mengejarnya sementara pelanggan masih ingat kerja yang anda serahkan. Anda boleh perasan lonjakan mendadak dalam kos bahan dan melaraskan harga sebelum menerima pesanan baharu. Terima hakikat bahawa resit kecil yang hilang untuk pembelian tunai yang kecil boleh direkodkan pada bulan berikutnya. Matlamat utama anda ialah mendapatkan gambaran jelas tentang kesihatan kewangan anda dengan cepat.
Fikirkan penutupan akhir bulan sebagai kompas. Kompas yang memberitahu koordinat tepat anda sebulan selepas anda sesat tidak berguna. Kompas yang memberi anggaran yang sangat baik tentang arah utara sebenar sekarang akan menyelamatkan perniagaan anda. Kepantasan memberi anda keupayaan untuk bertindak balas.
Langkah 1: Rekod kerja yang belum dibilkan dan invois yang tertinggal
Mulakan urutan penutupan dengan hasil anda. Mudah untuk memberikan perkhidmatan atau menghantar produk lalu terlupa menghantar bil akhir, terutamanya apabila anda sibuk mengurus operasi harian.
Semak nota projek, lembaran masa dan log penghantaran anda. Jika anda telah menyiapkan sesuatu kerja, anda perlu membilkannya. Jika anda mengeluarkan sebut harga yang diterima, sahkan bahawa invois akhir sepadan dengan amaun yang dipersetujui. Jika anda mengambil deposit untuk projek besar, semak sama ada anda telah mencapai peringkat untuk mengeluarkan invois seterusnya. Jika anda kerap menghantar bil yang sama kepada pelanggan tetap, pastikan invois berulang anda telah dijana dan dihantar kepada pelanggan.
Jangan biarkan kerja yang belum dibilkan terperap dalam nota anda. Lebih lama anda menunggu untuk membuat invois, lebih lama anda menunggu untuk dibayar. Kelewatan ini terus merosakkan aliran tunai anda. Jika pelanggan mempertikaikan sesuatu caj, jauh lebih mudah menyelesaikan isu itu beberapa hari selepas kerja siap berbanding sebulan kemudian. Pastikan setiap nota penghantaran mempunyai invois jualan yang sepadan sebelum anda beralih ke langkah seterusnya.
Langkah 2: Rekod bil pembekal dan perbelanjaan anda
Setelah hasil anda direkodkan, beralih kepada kos. Kumpulkan bil daripada pembekal, penyata utiliti dan sebarang slip tunai runcit. Dalam banyak perniagaan perdagangan dan perkhidmatan, kebocoran tunai runcit ialah punca utama perakaunan yang tidak tepat.
Masukkan setiap bil pembekal ke dalam sistem anda, walaupun anda belum membayarnya. Ini bahagian penting dalam perakaunan akruan. Mengetahui apa yang anda hutang sama pentingnya dengan mengetahui apa yang ada dalam bank. Jika pembekal menghantar invois cukai untuk bahan yang dihantar pada hari kedua puluh lapan bulan itu, perbelanjaan itu tergolong dalam rekod bulan ini.
Jika anda mengimport barang, anda mungkin berurusan dengan pelbagai mata wang. Pastikan anda merekod bil pembekal pada kadar pertukaran yang betul bagi hari anda menerima invois. Susun resit digital dan slip kertas fizikal anda. Kumpulkan mengikut kategori: sewa, utiliti, bahan dan bekalan pejabat. Masukkannya secara berkelompok untuk menjimatkan masa. Jika anda menemui bil kepunyaan bulan sebelumnya, masukkannya sekarang, tetapi tarikhkannya dengan betul supaya bulan semasa anda tidak dikembungkan secara palsu dengan perbelanjaan lama.
Langkah 3: Sesuaikan akaun bank anda
Penyesuaian bank ialah sauh penutupan akhir bulan anda. Proses ini membuktikan bahawa transaksi dalam rekod perakaunan anda sepadan dengan pergerakan wang sebenar dalam akaun bank anda. Tanpa langkah ini, anda tidak boleh mempercayai mana-mana laporan kewangan anda.
Oleh kerana perniagaan kecil sering mengendalikan gabungan pindahan bank, cek dan deposit tunai, anda mesti teliti. Cetak atau muat turun penyata bank rasmi anda bagi bulan itu. Semak baris demi baris.
- Tandakan setiap bayaran pelanggan yang masuk ke akaun anda.
- Padankan setiap bayaran keluar dengan bil pembekal yang sepadan.
- Rekod sebarang yuran bank, caj faedah atau perbezaan pertukaran mata wang yang belum anda masukkan sebelum ini.
- Sahkan bahawa tunai yang didepositkan ke bank sepadan dengan jualan tunai yang direkodkan dalam lejar anda.
Pemilik perniagaan kecil kadangkala tersilap menggunakan kad perniagaan untuk perbelanjaan peribadi. Jika anda nampak kopi peribadi atau makan malam keluarga dalam penyata bank, anda mesti merekodnya sebagai pengeluaran pemilik dan bukan perbelanjaan perniagaan. Mencampurkan kewangan peribadi dan perniagaan ialah cara pantas untuk merosakkan ketepatan penutupan anda.
Apabila baki sistem anda sepadan dengan baki penyata bank pada hari terakhir bulan itu, anda tahu kedudukan tunai anda tepat. Jika terdapat percanggahan, anda mesti mencarinya. Perbezaan yang tidak dapat dijelaskan biasanya bermakna perbelanjaan yang tertinggal atau bayaran pelanggan yang tidak direkodkan.
Langkah 4: Kira stok anda
Jika anda menjual barang fizikal, penutupan anda belum lengkap sehingga anda mengesahkan inventori. Stok yang disenaraikan dalam perisian anda mesti sepadan dengan item fizikal di rak atau di gudang anda.
Anda tidak semestinya perlu mengira setiap skru atau melabel setiap item setiap bulan. Tumpukan pada item bernilai tinggi dan produk yang paling cepat dijual. Jika rekod inventori anda menunjukkan anda mempunyai empat puluh unit produk paling laris, tetapi anda hanya mengira tiga puluh lima, anda perlu menyiasat. Anda mungkin terlupa merekod jualan, atau anda mungkin mempunyai masalah kecurian.
Semasa mengira, cari barang yang rosak atau tamat tempoh. Jika sesuatu item tidak lagi boleh dijual, ia mesti dihapus kira. Menyimpan item yang tidak boleh dijual dalam kunci kira-kira menggelembungkan nilai aset anda secara palsu.
Laraskan rekod anda supaya sepadan dengan kiraan fizikal. Ini memastikan kos barang dijual anda tepat. Jika anda melebihkan nilai inventori, anda akan mengurangkan kos anda. Contohnya, jika anda membeli sepuluh item pada harga sepuluh dolar setiap satu, dan anda tersilap menyangka kesemua sepuluh masih ada sedangkan anda hanya ada lima, rekod anda akan menyembunyikan kos lima puluh dolar. Ini bermakna anda akan menyangka anda membuat lebih banyak keuntungan daripada yang sebenarnya.
Hanya tiga laporan yang perlu anda baca
Menjana penyata kewangan ialah ganjaran kerana menyiapkan penutupan. Namun, anda tidak perlu membaca sedozen dokumen yang kompleks. Tumpukan perhatian pada tiga bahagian khusus.
| Laporan | Apa yang diberitahunya | Mengapa ia penting |
|---|---|---|
| Untung dan Rugi | Jumlah jualan anda tolak jumlah perbelanjaan bagi bulan itu. | Menunjukkan sama ada operasi teras perniagaan anda benar-benar menjana wang. |
| Kunci Kira-kira | Aset, liabiliti dan ekuiti anda pada tarikh tepat itu. | Mendedahkan kestabilan kewangan keseluruhan anda dan sama ada anda berhutang lebih daripada yang anda miliki. |
| Akaun Belum Terima | Senarai pelanggan yang berhutang kepada anda dan sejauh mana bayaran mereka lewat. | Menonjolkan pelanggan mana yang perlu anda hubungi segera untuk melindungi aliran tunai anda. |
Kunci Kira-kira anda ialah gambaran pada satu masa. Ia menyenaraikan baki bank, nilai stok dan wang yang terhutang kepada anda sebagai aset. Ia menyenaraikan bil pembekal yang belum dibayar dan pinjaman bank sebagai liabiliti.
Baca laporan ini pada hari yang sama anda menyiapkan penutupan. Cari trend. Adakah keuntungan anda menurun walaupun jualan meningkat? Itu bermakna kos anda semakin meningkat. Adakah pelanggan anda mengambil masa lebih lama untuk membayar? Anda mungkin perlu mula menghantar peringatan bayaran lebih awal dalam kitaran pengebilan. Bandingkan bulan ini dengan bulan sebelumnya untuk melihat sama ada perniagaan anda bergerak ke arah yang betul.
Apa yang perlu dilakukan seterusnya
Penutupan akhir bulan yang praktikal ialah tentang membina tabiat. Peruntukkan dua jam dalam kalendar anda pada hari kedua atau ketiga bulan depan. Hormati temu janji ini seperti anda menghormati mesyuarat dengan pelanggan terbaik anda.
Untuk mempercepat proses pada masa akan datang, mula susun kertas kerja anda hari ini. Cipta folder ringkas pada komputer untuk bil pembekal digital dan simpan dulang fizikal di meja untuk resit kertas. Jika anda memerlukan cara berstruktur untuk mengendalikan rekod, anda boleh meneroka alat perakaunan yang tersedia dalam Paper & Pen untuk memastikan lejar anda tersusun sepanjang bulan. Jangan biarkan kertas kerja bertimbun. Sedikit penyusunan setiap minggu menjadikan penutupan akhir bulan tugas yang benar-benar boleh anda siapkan.