Få betalt over landegrensene uten å tape margin

Du priser et prosjekt nøye for å sikre fortjeneste, men når betalingen fra den internasjonale kunden kommer inn på kontoen din, er marginen borte. Mellom svingende valutakurser og uventede trekk fra mellombanker koster fakturering over landegrensene ofte bedrifter langt mer enn de regner med.

Velg riktig valuta på fakturaen

Når du selger til en kunde i et annet land, er den første beslutningen hvilken valuta som skal stå på fakturaen. Du har vanligvis tre valg: din egen lokale valuta, kundens lokale valuta eller en tredje, mye brukt valuta som amerikanske dollar eller euro.

Å fakturere i din egen lokale valuta er det tryggeste for kontantstrømmen. Venter du å få 5,000 omanske rial, fakturerer du nøyaktig det beløpet. Kunden går til banken sin og ber om å sende 5,000 omanske rial, og banken regner ut hvor mye av kundens lokale valuta som trengs for overføringen. Du får nøyaktig det du fakturerte.

Mange store internasjonale kunder foretrekker likevel å bli fakturert i sin egen valuta for å forenkle sitt eget regnskap. Går du med på det, tar du på deg valutarisikoen. Et tredje valg er å bruke en stor global valuta. Det er vanlig i regioner som Sør-Asia og Gulfstatene, der bedrifter ofte fakturerer i amerikanske dollar som standard i internasjonal handel.

Forstå valutarisiko

Valutarisiko er den økonomiske usikkerheten som oppstår når valutakursene svinger mellom datoen du sender fakturaen og datoen kunden faktisk betaler den.

Sender du en faktura i utenlandsk valuta med 30 dagers betalingsfrist, vil verdien av valutaen endre seg i løpet av disse 30 dagene. Svekkes valutaen mot din egen, vil betalingen du til slutt får, være verdt mindre enn du regnet med. Det reduserer fortjenestemarginen direkte.

Her er en sammenligning av hvordan ulike valg av valuta påvirker hvem som bærer den økonomiske risikoen:

Fakturavaluta	Hvem bærer valutarisikoen?	Virkning på betalingen du får
Din lokale valuta	Kunden	Du får nøyaktig beløpet som er fakturert.
Kundens lokale valuta	Du (leverandøren)	Sluttbeløpet du får, avhenger av markedskursen den dagen overføringen skjer.
Tredje valuta (f.eks. USD)	Begge parter	Både du og kunden møter usikkerhet, avhengig av hvordan valutaene deres beveger seg mot den tredje valutaen.

Må du fakturere i utenlandsk valuta, bør du ta høyde for denne risikoen i den første prisen. Når du lager forslagene dine som tilbud, kan du legge inn en liten buffer i prisen for å beskytte deg mot mindre valutasvingninger før kunden i det hele tatt har godtatt jobben.

Hvorfor valutakursen på fakturaen betyr noe for regnskapet

Valutaen du velger, påvirker ikke bare banksaldoen. Den har også direkte betydning for bokføringen og for hvordan du beregner bruttomarginen.

Når du sender en faktura i utenlandsk valuta, må regnskapssystemet registrere inntekten i basisvalutaen din på fakturadatoen. Sender du for eksempel en faktura på 10,000 amerikanske dollar, vil regnskapet registrere tilsvarende verdi i din lokale valuta basert på valutakursen den aktuelle dagen.

Tretti dager senere betaler kunden de 10,000 amerikanske dollarene. Da har valutakursen endret seg. Når pengene kommer inn på den lokale bankkontoen din, blir de vekslet til et annet lokalt beløp enn det du registrerte først.

Denne forskjellen kalles en realisert valutagevinst eller et realisert valutatap. Gir den nye kursen deg mer lokal valuta enn du registrerte først, har du en realisert gevinst. Gir den deg mindre, har du et realisert tap. Du må føre denne forskjellen i regnskapet, så resultatregnskapet viser virkeligheten i transaksjonen riktig. Hopper du over dette steget, får du et rotete regnskap og feil skatterapportering ved slutten av regnskapsåret.

Håndter bankgebyrer og gebyrer fra mellombanker

Valutakursene er bare halvparten av regnestykket for betalinger over landegrensene. Den andre halvparten er bankgebyrer. Når penger sendes internasjonalt gjennom SWIFT-nettverket, går de ofte via én eller flere mellombanker før de når kontoen din. Disse bankene jobber ikke gratis.

Når en kunde setter i gang en internasjonal overføring, spør banken hvem som skal betale overføringsgebyrene. Kunden kan velge én av tre instruksjonskoder:

• OUR: Kunden betaler alle bankgebyrer. Du får hele fakturabeløpet.
• SHA (delt): Kunden betaler gebyrene i sin egen bank, men eventuelle mellombanker trekker sine gebyrer direkte fra beløpet som overføres. Du får mindre enn du fakturerte.
• BEN (mottaker): Du betaler alle bankgebyrer. Kundens bank og alle mellombanker trekker gebyrene sine fra hovedbeløpet. Du får betydelig mindre enn du fakturerte.

Mange kunder velger SHA som standard fordi det virker rettferdig å dele kostnadene. Gebyrene fra mellombanker kan likevel bli overraskende høye. For å beskytte marginene må du oppgi betalingsvilkårene uttrykkelig på fakturaene. Legg til en tydelig merknad om at alle betalinger skal skje uten bankgebyrer for mottakeren, og be kunden velge “OUR” når overføringen settes opp.

Viktige dokumenter for økonomiavdelinger i utlandet

Å få en internasjonal kunde til å godta vilkårene dine er et godt første steg, men økonomiavdelingen kan ikke bare sende penger over landegrensene på et innfall. Internasjonale overføringer er strengt regulert for å hindre hvitvasking og kapitalflukt.

Før en økonomiavdeling i utlandet kan frigi en betaling, trenger de som regel bestemte dokumenter fra deg. Gir du dem ikke disse dokumentene på forhånd, blir betalingen forsinket mens de jager deg for papirene.

For det første trenger de en helt korrekt utformet handelsfaktura. Et enkelt tekstdokument holder ikke. Fakturaen må tydelig vise bedriftens navn, registrert adresse og nøyaktige bankopplysninger (inkludert SWIFT/BIC-kode og IBAN). Avhengig av landet kan de også kreve en proformafaktura før de i det hele tatt kan starte prosessen med innkjøpsordren.

For det andre krever mange land at kundene holder tilbake skatt på betalinger til utenlandske oppdragstakere eller leverandører. For å unngå at denne kildeskatten trekkes fra betalingen din, må du ofte legge frem en skatteattest for skattemessig hjemsted fra myndighetene i ditt land. Den viser at du betaler skatt i hjemlandet og lar kunden bruke et fritak etter en skatteavtale. Spør skattemyndighetene der du holder til om hvordan du ber om en slik attest.

Til slutt kan de be om en kopi av stiftelsesbeviset eller handelsregisterbeviset ditt for å bekrefte at du er en lovlig virksomhet. Har du en mappe med alle disse vanlige dokumentene klar til å sendes på e-post, går de internasjonale betalingene betydelig raskere.

Slik setter du opp internasjonale betalingsvilkår

For å unngå tvister og tapt margin må de internasjonale betalingsvilkårene være uttømmende. En enkel “30 dager netto” holder ikke når det gjelder transaksjoner over landegrensene.

Vilkårene bør oppgi nøyaktig hvilken valuta fakturaen er i. Fakturerer du i utenlandsk valuta, men venter å få betalt i din lokale valuta, må du oppgi hvilken valutakurs som gjelder (for eksempel sentralbankens kurs på betalingsdagen).

Du må også ta med instruksjonene om bankgebyrer som er nevnt over. Hvis en kunde overser vilkårene og sender en betaling som kommer frem for lite på grunn av bankgebyrer, må du bestemme om du skal ta tapet selv eller kreve restbeløpet. Å jage små restbeløp over landegrensene lønner seg sjelden, og derfor er det så viktig å sette tydelige regler før arbeidet begynner. I Paper & Pen kan du lagre disse internasjonale betalingsvilkårene som standardmerknader i fakturamalene dine, så du aldri glemmer å ta dem med på fremtidige regninger.

Hva du gjør nå

Gå gjennom listen over internasjonale kunder og analyser hvor mye margin du taper på valutakurser og skjulte gebyrer. Oppdater deretter standardvilkårene i kontraktene, så det er tydelig hvem som bærer valutarisikoen, og at alle overføringsgebyrer skal betales av avsenderen. Samle til slutt skatteattesten og registreringsdokumentene for selskapet i én mappe, så du kan gi dem til økonomiavdelinger i utlandet i det øyeblikket de ber om dem. Når du tar kontroll over faktureringen, sikrer du at fortjenesten du regner ut på papiret, er den samme fortjenesten som havner på kontoen din.