Tilbud, overslag eller proformafaktura: hva skal du sende
Paper & Pen
Sender du feil prisdokument til en kunde, skaper du økonomisk risiko og hodepine i regnskapet med en gang. Når kjøpere forveksler et grovt overslag med et juridisk bindende tilbud, ender du med å ta uventede kostnader selv eller krangle om sluttregningen. Når du vet nøyaktig når hvert dokument skal brukes, beskytter du fortjenestemarginen og holder skattebilagene i orden.
Den økonomiske risikoen ved å blande prisdokumenter
Mange frilansere og småbedriftseiere bruker ordene overslag og tilbud om hverandre. Den vanen skaper alvorlig økonomisk ansvar. Sender du et dokument med tittelen “Tilbud”, men mente det som en grov gjetning, har kunden juridisk rett til å holde deg til akkurat det tallet. Dobles materialkostnadene plutselig, må du ta tapet selv.
Omvendt: sender du et “Overslag” til en innkjøpsavdeling i et selskap som krever et fast tilbud for å utstede en innkjøpsordre, vil de avvise papirene dine. Det utsetter oppstarten av prosjektet og skyver betalingen din enda lenger frem i kalenderen.
Regnskapsmessig fører det til dobbeltføring av inntekter når du forveksler et foreløpig dokument med en endelig regning. Ingen av disse tre dokumentene skaper en formell post i kundefordringene dine. De forteller ikke regnskapsprogrammet at en kunde skylder deg penger. De utløser heller ikke et skattepliktig tidspunkt. Det skattepliktige tidspunktet, eller leveringstidspunktet, er øyeblikket da du må regnskapsføre MVA eller omsetningsavgift. Det utløses vanligvis av at varene leveres, at en betaling mottas eller at en endelig MVA-faktura utstedes, ikke av at du sender et foreløpig prisdokument.
Når du sender et overslag
Et overslag er en kvalifisert gjetning. Du sender et overslag når en kunde ber om en pris, men det nøyaktige omfanget av arbeidet eller kostnaden for materialene fortsatt er uklar. Det er svært vanlig i tjenestebransjer, bygg og spesialtilpasset produksjon.
Tenk deg en programvareutvikler som blir bedt om å lage en skreddersydd mobilapp. Kunden har en generell idé om funksjonene, men har ikke ferdigstilt designspesifikasjonene. Utvikleren anslår at prosjektet vil ta 150 timer til $80 per time, til sammen $12,000. Etter hvert som prosjektet går fremover, ber kunden om flere funksjoner. Fordi det første dokumentet var et overslag, kan utvikleren lovlig ta betalt for de ekstra 30 timene som trengs for de nye ønskene, så sluttregningen blir $14,400.
Beslutningsregel: Send et overslag når sluttprisen avhenger av forhold du ikke styrer der og da.
Er det bindende? Nei. Et overslag er ikke et juridisk tilbud. Godtar kunden det, godtar de timeprisen og den anslåtte tidsplanen, men de låser deg ikke til akkurat den sluttprisen.
Skaper det en fordring eller et skattepliktig tidspunkt? Nei. Det er bare et kommunikasjonsverktøy. For å gjøre prosessen raskere kan du bruke et gratis verktøy for overslag til å lage profesjonelle dokumenter som tydelig viser at prisen er fleksibel.
Når du sender et tilbud
Et tilbud er en fast, uforanderlig pris for et bestemt sett varer eller tjenester. Du sender et tilbud når du vet nøyaktig hva jobben innebærer, hvor lang tid den tar og hva materialene koster.
Tenk deg et cateringfirma som er leid inn til et firmaarrangement. Kunden ber om en bestemt meny for nøyaktig 200 gjester. Cateringfirmaet kjenner den nøyaktige kostnaden for råvarene, kjøkkenpersonalet og transporten. De sender et tilbud på $5,000. Kunden godtar. En uke før arrangementet øker engrosprisen på kylling. Cateringfirmaet kan ikke sende denne uventede kostnaden videre til kunden. Tilbudet låste prisen, og cateringfirmaet må stå ved det, selv om det betyr litt lavere fortjeneste på akkurat dette arrangementet.
Beslutningsregel: Send et tilbud når omfanget av arbeidet er klart avgrenset og du kan garantere prisen i en bestemt periode.
Er det bindende? Ja. Et tilbud er et formelt juridisk tilbud. Godtar kunden tilbudet innen gyldighetsperioden (vanligvis 14 til 30 dager), er du juridisk forpliktet til å levere de oppgitte varene eller tjenestene til akkurat den prisen.
Skaper det en fordring eller et skattepliktig tidspunkt? Nei. Når et tilbud godtas, oppstår det en avtale, men du har fortsatt ikke levert varene eller fakturert kunden. Du må utstede en endelig faktura for å registrere inntekten og utløse det skattepliktige tidspunktet.
Når du sender en proformafaktura
En proformafaktura ser akkurat ut som en vanlig faktura, men den har et helt annet formål. Den er en bekreftet kjøpsavtale som sendes før varene eller tjenestene leveres.
Bedrifter bruker vanligvis en proformafaktura i to situasjoner. For det første krever internasjonal handel dem til tolldeklarasjoner, så kjøperen kan ordne tollavgifter før forsendelsen kommer. For det andre bruker bedrifter dem til å be om forskuddsbetaling fra en ny kunde.
Tenk deg en produsent som eksporterer klær til en forhandler. Forhandleren går med på å kjøpe 1,000 skjorter. Før produsenten laster skjortene om bord på et lasteskip, sender de en proformafaktura. Forhandleren bruker dokumentet til å skaffe pengene og forberede de lokale tolldeklarasjonene for importen. Produsenten får forskuddsbetalingen, sender varene og utsteder først da den endelige handelsfakturaen med MVA for å avslutte handelen.
Beslutningsregel: Send en proformafaktura når kunden har godtatt salget, prisen er fast og du trenger et formelt dokument for å sikre forskuddsbetaling eller behandle en forsendelse.
Er det bindende? Ja. Den er en forpliktende avtale mellom kjøper og selger.
Skaper det en fordring eller et skattepliktig tidspunkt? Nei. En proformafaktura er en plassholder. Den føres ikke i salgsreskontroen. Betaler kunden proformafakturaen, vil forskuddsbetalingen likevel utløse et skattepliktig tidspunkt i de fleste land. Du må da utstede en endelig MVA-faktura som matcher betalingen, og som offisielt registrerer inntekten og skatteforpliktelsen.
Sammenligning: overslag, tilbud og proformafaktura
For å holde faktureringen riktig kan du bruke denne oversikten når du skal velge hvilket dokument du lager.
| Dokument | Fast pris? | Juridisk bindende hvis godtatt? | Skaper kundefordring? | Skaper skattepliktig tidspunkt? |
|---|---|---|---|---|
| Overslag | Nei | Nei | Nei | Nei |
| Tilbud | Ja | Ja | Nei | Nei |
| Proformafaktura | Ja | Ja | Nei | Nei (før betaling) |
Slik håndterer du kunder som behandler overslag som faste priser
En av de dyreste feilene en tjenesteleverandør kan gjøre, er å la en kunde behandle et overslag som et bindende tilbud. Når prosjektet tar lengre tid enn ventet og du sender en sluttfaktura med et høyere beløp, vil kunden uunngåelig bestride regningen.
Tror en kunde at overslaget ditt er en fast pris, må du rette det opp med en gang. Slik beskytter du bedriften:
- Bruk tydelige begreper: Bruk aldri ordet “tilbud” på et dokument som skal være et overslag. Sørg for at tittelen på dokumentet er helt tydelig.
- Ta med en skriftlig forbeholdsklausul: Legg til en fast klausul nederst på overslagene. Skriv tydelig at dokumentet er et anslag over kostnadene basert på dagens informasjon, og at sluttfakturaen kan avvike.
- Krev signatur på omfanget, ikke bare prisen: Når kunden godkjenner overslaget, må du sørge for at de godkjenner timeprisen og omfanget av prosjektet.
- Gjør det om til et tilbud senere: Krever kunden en fast pris før arbeidet starter, må du gjøre den nødvendige researchen for å låse kostnadene. Når du har den sikkerheten, sender du et formelt tilbud.
- Si tidlig fra om overskridelser: Er du halvveis i et prosjekt og innser at sluttprisen vil overstige overslaget betydelig, stopper du arbeidet. Kontakt kunden, forklar komplikasjonen og få godkjenning for den nye anslåtte totalen før du går videre.
Hva du gjør nå
Riktig valg av dokument forebygger tvister, beskytter marginene og holder regnskapet ryddig. Er du usikker på kostnadene, starter du med et overslag. Vet du nøyaktig hva jobben krever, sender du et tilbud. Trenger du betaling før levering, sender du en proformafaktura.
For å håndtere alle tre dokumentene uten manuell registrering bør du bruke et eget system. Paper & Pen lar deg lage overslag og tilbud, sende dem til kundene på e-post eller via en WhatsApp-lenke, og gjøre dem direkte om til endelige fakturaer med ett klikk. Det holder arbeidsflyten ryddig og sikrer at du aldri mister oversikten over en godkjent pris.
Gå gjennom faktureringsrutinene dine i dag. Sjekk dokumentmalene, sørg for at forbeholdene er på plass, og utforsk faktureringsfunksjonene våre for å automatisere salgssyklusen fra første forslag til endelig betaling.