Et månedsavslutt en liten bedrift faktisk klarer å bli ferdig med

Du setter deg ned den tjuende i måneden for å gå gjennom regnskapet, og oppdager at du har glemt hvorfor en leverandør belastet deg for tre uker siden. I store selskaper er månedsavslutningen et hellig ritual, men eiere av små bedrifter ser den som regel som en frustrerende administrativ byrde. Når du ikke har en egen økonomiavdeling, trenger du en avslutningsrutine som er praktisk, rask og basert på virkeligheten.

Hvorfor et raskt avslutt slår et perfekt avslutt

En vanlig feil blant eiere av småbedrifter er å vente til de har hver eneste kvittering før de avslutter måneden. Venter du til den tjuefemte februar med å avslutte januar, er tallene allerede ubrukelige som grunnlag for beslutninger. Et litt grovt avslutt som er ferdig den femte i måneden, er langt bedre enn et perfekt avslutt som er tre uker forsinket.

Når du avslutter regnskapet tidlig, kan du oppdage ubetalte fakturaer og purre mens kunden fortsatt husker arbeidet du leverte. Du kan legge merke til en plutselig økning i materialkostnadene og justere prisene før du tar nye bestillinger. Godta at en manglende kvittering for et lite kontantkjøp kan føres i måneden etter. Hovedmålet er å få et tydelig bilde av den økonomiske helsen raskt.

Tenk på månedsavslutningen som et kompass. Et kompass som forteller deg nøyaktig hvor du er en måned etter at du gikk deg vill, er ubrukelig. Et kompass som gir deg et svært godt anslag på nord akkurat nå, kan redde bedriften. Fart gir deg evnen til å reagere.

Steg 1: Få med ufakturert arbeid og manglende fakturaer

Start avslutningen med inntektene. Det er lett å levere en tjeneste eller sende en vare og glemme å sende sluttregningen, særlig når du har det travelt med den daglige driften.

Gå gjennom prosjektnotater, timelister og leveringslogger. Er en jobb ferdig, må den faktureres. Har du sendt et tilbud som ble godtatt, kontrollerer du at sluttfakturaen stemmer med det avtalte beløpet. Har du tatt et depositum for et stort prosjekt, sjekker du om du har nådd milepælen for neste faktura. Sender du jevnlig den samme regningen til faste kunder, sørger du for at de gjentakende fakturaene er laget og sendt til kunden.

Ikke la ufakturert arbeid bli liggende i notatene. Jo lenger du venter med å fakturere, jo lenger venter du på betaling. Den forsinkelsen skader kontantstrømmen direkte. Bestrider en kunde en post, er det mye enklere å løse saken noen dager etter at arbeidet er ferdig enn en måned senere. Sørg for at hver eneste følgeseddel har en tilhørende salgsfaktura før du går videre til neste steg.

Steg 2: Registrer leverandørfakturaer og utgifter

Når inntektene er registrert, går du videre til kostnadene. Samle regningene fra leverandørene, strømregningene og eventuelle bilag fra småkassen. I mange handels- og tjenestebedrifter er lekkasjer i småkassen en stor kilde til feil i regnskapet.

Før inn hver leverandørfaktura i systemet, selv om du ikke har betalt den ennå. Det er en viktig del av periodisert regnskap. Å vite hva du skylder er like viktig som å vite hva du har i banken. Har en leverandør sendt en MVA-faktura for materialer levert den tjueåttende i måneden, hører kostnaden hjemme i denne månedens regnskap.

Importerer du varer, kan du ha med flere valutaer å gjøre. Sørg for at leverandørfakturaen føres med riktig valutakurs for dagen du mottok fakturaen. Gå gjennom digitale kvitteringer og papirbilag. Sorter dem etter kategori: husleie, strøm, materialer og kontorrekvisita. Før dem inn i bunker for å spare tid. Finner du en regning som hører til en tidligere måned, fører du den inn nå, men med riktig dato, så inneværende måned ikke blåses kunstig opp med gamle utgifter.

Steg 3: Avstem bankkontoene

Bankavstemmingen er ankeret i månedsavslutningen. Den viser at transaksjonene i regnskapet stemmer med de faktiske pengebevegelsene på bankkontoen. Uten dette steget kan du ikke stole på noen av økonomirapportene dine.

Fordi småbedrifter ofte har en blanding av bankoverføringer, sjekker og kontantinnskudd, må du være grundig. Skriv ut eller last ned den offisielle kontoutskriften for måneden. Gå gjennom den linje for linje.

• Kryss av hver kundebetaling som kom inn på kontoen.
• Match hver utgående betaling mot den tilhørende leverandørfakturaen.
• Før bankgebyrer, renter eller valutadifferanser som ikke var ført fra før.
• Kontroller at kontanter satt inn i banken stemmer med kontantsalget som er ført i hovedboken.

Eiere av småbedrifter bruker noen ganger bedriftskortet til en privat utgift ved et uhell. Ser du en privat kaffe eller en familiemiddag på kontoutskriften, må du føre den som et uttak fra eieren i stedet for en driftskostnad. Å blande private og forretningsmessige penger er en rask måte å ødelegge nøyaktigheten i avslutningen på.

Når saldoen i systemet stemmer med saldoen på kontoutskriften den siste dagen i måneden, vet du at kontantbeholdningen er riktig. Er det et avvik, må du finne det. En uforklart forskjell betyr som regel en manglende utgift eller en kundebetaling som ikke er ført.

Steg 4: Tell lageret

Selger du fysiske varer, er avslutningen ikke ferdig før du har kontrollert lageret. Varene som står i programmet, må stemme med det som faktisk står i hyllene eller på lageret.

Du trenger ikke nødvendigvis telle hver eneste skrue eller etikett hver måned. Konsentrer deg om varene med høy verdi og produktene som selger raskest. Viser lageret at du har førti enheter av bestselgeren, men du teller bare trettifem, må du undersøke saken. Du kan ha glemt å registrere et salg, eller du kan ha et problem med tyveri.

Se etter skadde eller utgåtte varer mens du teller. Kan en vare ikke lenger selges, må den skrives ned. Beholder du usalgbare varer i balansen, blåses verdien av eiendelene feilaktig opp.

Juster registreringene så de stemmer med den fysiske tellingen. Det sikrer at varekostnaden blir riktig. Overvurderer du lageret, undervurderer du kostnadene. Har du for eksempel kjøpt ti varer til ti dollar stykket og tror feilaktig at du har alle ti igjen når du bare har fem, vil regnskapet skjule femti dollar i kostnader. Da tror du at du har tjent mer enn du faktisk har.

De eneste tre rapportene du trenger å lese

Økonomirapportene er belønningen for å bli ferdig med avslutningen. Du trenger likevel ikke lese et dusin kompliserte dokumenter. Konsentrer deg om tre bestemte områder.

Rapport	Hva den forteller deg	Hvorfor den betyr noe
Resultatregnskap	Samlet salg minus samlede kostnader for måneden.	Viser om kjernevirksomheten faktisk tjente penger.
Balanse	Eiendeler, gjeld og egenkapital på akkurat den datoen.	Viser den samlede økonomiske stabiliteten og om du skylder mer enn du eier.
Kundefordringer	En liste over kunder som skylder deg penger, og hvor forsinket betalingene er.	Viser hvilke kunder du må ringe med en gang for å beskytte kontantstrømmen.

Balansen er et øyeblikksbilde. Den viser banksaldoen, verdien av lageret og pengene du har til gode som eiendeler. Den viser ubetalte leverandørfakturaer og banklån som gjeld.

Les disse rapportene samme dag som du blir ferdig med avslutningen. Se etter utviklingstrekk. Falt fortjenesten selv om salget gikk opp? Da kryper kostnadene oppover. Bruker kundene lengre tid på å betale? Da må du kanskje begynne å sende betalingspåminnelser tidligere i faktureringsløpet. Sammenlign denne måneden med forrige måned for å se om bedriften går i riktig retning.

Hva du gjør nå

Et praktisk månedsavslutt handler om å bygge en vane. Sett av to timer i kalenderen den andre eller tredje dagen i neste måned. Behandle avtalen med samme respekt som et møte med din beste kunde.

For å gjøre prosessen raskere neste gang bør du begynne å organisere papirene allerede i dag. Lag en enkel mappe på datamaskinen for digitale leverandørfakturaer, og ha en fysisk kurv på skrivebordet for papirkvitteringer. Trenger du en strukturert måte å håndtere bilagene på, kan du utforske regnskapsverktøyene i Paper & Pen og holde hovedbøkene ryddige gjennom hele måneden. Ikke la papirene hope seg opp. Litt orden hver uke gjør månedsavslutningen til en oppgave du faktisk blir ferdig med.