Месечно закључење које мало предузеће заиста може да заврши

Двадесетог у месецу седнете да прегледате рачуне и схватите да сте заборавили зашто вам је добављач наплатио нешто пре три недеље. Корпоративни свет месечно закључење сматра светим ритуалом, а власници малих предузећа га обично доживљавају као досадно административно оптерећење. Када немате посебан финансијски тим, потребан вам је поступак закључења који је практичан, брз и окренут стварности.

Зашто је брзо закључење боље од савршеног

Честа грешка власника малих предузећа је да чекају да прикупе баш сваки рачун пре него што закључе месец. Ако јануар закључите тек двадесет петог фебруара, финансијски подаци су већ бескорисни за доношење одлука. Мало грубље закључење завршено до петог у месецу далеко је боље од савршеног закључења завршеног три недеље касније.

Када рано закључите књиге, можете да уочите неплаћене фактуре и тражите наплату док се клијент још сећа посла који сте испоручили. Можете да приметите нагли скок трошкова материјала и прилагодите цене пре него што прихватите нове поруџбине. Прихватите да мали рачун који недостаје за ситну готовинску куповину може да се евидентира следећег месеца. Главни циљ је да брзо добијете јасну слику финансијског здравља.

Замислите месечно закључење као компас. Компас који вам тачне координате каже месец дана пошто сте се изгубили је бескористан. Компас који вам сада даје веома добру процену правог севера спашће ваше предузеће. Брзина вам даје могућност да реагујете.

Корак 1: Обухватите нефактурисани рад и фактуре које недостају

Почните закључење од прихода. Лако је испоручити услугу или послати производ и заборавити да пошаљете коначни рачун, нарочито када сте заузети свакодневним пословањем.

Прегледајте белешке о пројектима, евиденцију радног времена и евиденцију испорука. Ако сте завршили посао, морате да га фактуришете. Ако сте издали понуду која је прихваћена, проверите да коначна фактура одговара договореном износу. Ако сте узели аванс за велики пројекат, проверите да ли сте стигли до фазе за издавање следеће фактуре. Ако сталним клијентима редовно шаљете исти рачун, проверите да су ваше понављајуће фактуре направљене и послате купцу.

Не дозволите да нефактурисани рад стоји у белешкама. Што дуже чекате са фактурисањем, то дуже чекате на плаћање. То кашњење директно штети новчаном току. Ако клијент оспори ставку, проблем је много лакше решити неколико дана после завршеног посла него месец дана касније. Проверите да свака отпремница има одговарајућу продајну фактуру пре него што пређете на следећи корак.

Корак 2: Евидентирајте рачуне добављача и трошкове

Када је приход евидентиран, пређите на трошкове. Прикупите рачуне добављача, рачуне за комуналије и признанице за ситну готовину. У многим трговинским и услужним предузећима цурење ситне готовине је главни извор нетачног рачуноводства.

Унесите сваки рачун добављача у систем, чак и ако га још нисте платили. То је кључан део обрачунског рачуноводства. Знати колико дугујете једнако је важно као и знати колико имате у банци. Ако вам је добављач послао пореску фактуру за материјал испоручен двадесет осмог у месецу, тај трошак припада евиденцији овог месеца.

Ако увозите робу, можда радите са више валута. Проверите да рачун добављача евидентирате по исправном курсу на дан када сте примили фактуру. Прегледајте дигиталне рачуне и папирне признанице. Групишите их по категоријама: закуп, комуналије, материјал и канцеларијски материјал. Уносите их у групама да уштедите време. Ако нађете рачун који припада претходном месецу, унесите га сада, али са исправним датумом, да текући месец не буде вештачки оптерећен старим трошковима.

Корак 3: Ускладите банковне рачуне

Усклађивање са банком је сидро месечног закључења. Овај поступак доказује да трансакције у рачуноводственој евиденцији одговарају стварном кретању новца на банковном рачуну. Без овог корака не можете да верујете ниједном финансијском извештају.

Пошто мала предузећа често имају комбинацију банковних преноса, чекова и готовинских уплата, морате бити педантни. Одштампајте или преузмите званични банковни извод за месец. Прођите кроз њега ред по ред.

• Означите свако плаћање купца које је стигло на рачун.
• Упарите свако одлазно плаћање са одговарајућим рачуном добављача.
• Евидентирајте све банкарске накнаде, камате или курсне разлике које раније нисте унели.
• Проверите да готовина уплаћена у банку одговара готовинској продаји евидентираној у књигама.

Власници малих предузећа понекад случајно користе пословну картицу за лични трошак. Ако на изводу видите лично кафу или породичну вечеру, морате то да евидентирате као подизање средстава власника, а не као пословни трошак. Мешање личних и пословних финансија брз је начин да уништите тачност закључења.

Када се стање у систему поклапа са стањем на банковном изводу последњег дана у месецу, знате да је ваша готовинска позиција тачна. Ако постоји неслагање, морате да га пронађете. Необјашњена разлика обично значи трошак који недостаје или неевидентирано плаћање купца.

Корак 4: Пребројте залихе

Ако продајете физичку робу, закључење није завршено док не проверите залихе. Залихе наведене у софтверу морају да одговарају физичким артиклима на полицама или у магацину.

Не морате обавезно сваког месеца да бројите сваки шраф или етикету. Усредсредите се на артикле велике вредности и производе који се најбрже продају. Ако ваша евиденција залиха показује да имате четрдесет комада најпродаванијег производа, а избројите тридесет пет, морате да истражите. Можда сте заборавили да евидентирате продају или имате проблем са крађом.

Током пописа тражите оштећену робу или робу којој је истекао рок. Ако се артикал више не може продати, мора се отписати. Држање непродаје робе у билансу стања лажно увећава вредност имовине.

Ускладите евиденцију са физичким пописом. Тако је набавна вредност продате робе тачна. Ако прецените залихе, потценићете трошкове. На пример, ако сте купили десет артикала по десет долара и грешком мислите да имате свих десет, а имате само пет, ваша евиденција ће сакрити педесет долара трошкова. То значи да ћете мислити да сте зарадили више него што заиста јесте.

Једина три извештаја која треба да прочитате

Израда финансијских извештаја је награда за завршено закључење. Међутим, не морате да читате десетак сложених докумената. Усредсредите се на три конкретне области.

Извештај	Шта вам говори	Зашто је важан
Биланс успеха	Укупна продаја минус укупни трошкови за месец.	Показује да ли је основно пословање заиста донело новац.
Биланс стања	Ваша имовина, обавезе и капитал на тачно тај датум.	Открива укупну финансијску стабилност и да ли дугујете више него што поседујете.
Потраживања од купаца	Списак купаца који вам дугују новац и колико касне са плаћањем.	Истиче које клијенте морате одмах да позовете да заштитите новчани ток.

Биланс стања је снимак тренутног стања. Као имовину наводи стање на банковном рачуну, вредност залиха и новац који вам дугују. Као обавезе наводи неплаћене рачуне добављача и банковне кредите.

Прочитајте ове извештаје истог дана када завршите закључење. Тражите трендове. Да ли је добит пала иако је продаја порасла? То значи да трошкови расту. Да ли купцима треба више времена да плате? Можда треба раније у циклусу наплате да почнете да шаљете подсетнике за плаћање. Упоредите овај месец са претходним да видите да ли ваше предузеће иде у добром смеру.

Шта даље

Практично месечно закључење је питање навике. Резервишите два сата у календару за други или трећи дан следећег месеца. Поштујте тај термин као што бисте поштовали састанак са најбољим клијентом.

Да следећи пут буде брже, почните данас да сређујете документацију. Направите једноставну фасциклу на рачунару за дигиталне рачуне добављача и држите физичку кутију на столу за папирне признанице. Ако вам треба уређен начин вођења евиденције, можете да истражите рачуноводствене алате у Paper & Pen-у и одржавате књиге уредним током целог месеца. Не дозволите да се папири гомилају. Мало организације сваке недеље чини месечно закључење задатком који заиста можете да завршите.