Зашто клијенти касне са плаћањем и решења која заиста раде

У петак поподне проверите банковни рачун, а плаћања које сте очекивали нема. Већина власника предузећа одмах претпостави да их клијент избегава, али кашњење плаћања ретко је један проблем са једним мотивом. Да бисте брже наплатили, морате да откријете тачан разлог због кога је фактура запела пре него што почнете да јурите дуг.

Фактура никада није стигла до праве особе

Када завршите пројекат или испоручите робу, први инстинкт је да фактуру пошаљете имејлом особи која је наручила посао. То је логичан корак, али често је управо он разлог кашњења плаћања. Особа која купује ваше услуге ретко је особа која их плаћа.

У већим организацијама широм Залива и Јужне Азије набавка и рачуноводство су потпуно одвојена одељења. Ако фактуру пошаљете менаџеру маркетинга или пословођи на градилишту, она стоји у њиховом пријемном сандучету. Заузети су својим задацима и прослеђивање ваше документације им није приоритет. Док се јавите три недеље касније, потпуно су је заборавили.

Да ово решите, у сопственој евиденцији морате да раздвојите купца од платиоца. Током увођења новог клијента затражите од главног контакта тачну имејл адресу њиховог одељења за обавезе према добављачима. Пошаљите фактуру директно на ту финансијску адресу и ставите главни контакт у копију, да зна да је фактурисање обављено. Ова једноставна административна промена знатно скраћује време потребно за вођење ваших потраживања од купаца, јер ваш документ стиже директно на сто особе чији је посао да га обради.

Фактури недостају важни подаци

Рачуноводствена одељења не оцењују квалитет вашег рада. Документацију обрађују према строгим интерним контролним листама. Ако вашем документу недостаје обавезан податак, неће га обрадити. Још горе, ретко ће вам се јавити да кажу да нешто недостаје. Једноставно ће склонити вашу фактуру и прећи на следећег добављача у реду.

Подаци који недостају обично спадају у предвидиве категорије. Најчешћи кривац је број наруџбенице (PO) који недостаје. Ако је пословни клијент издао наруџбеницу за посао, тачно тај број мора да стоји на коначном рачуну. Други чести пропусти су исправан правни назив клијента, одређена шифра пројекта, потписана отпремница приложена као доказ о пријему или одговарајући порески бројеви потребни за важећу пореску фактуру.

Решење овог проблема долази много пре него што затражите плаћање. Морате да питате клијента шта његово рачуноводство захтева пре него што направите рачун. Када знате њихова правила, користите софтвер за фактурисање да их спроведете. Paper & Pen вам омогућава да подесите профиле купаца и распоред докумената, да се потребни порески бројеви и сопствене референце појављују аутоматски. Ако знате да клијент одбија документацију без броја наруџбенице, уведите строго интерно правило да никада не притиснете слање док то поље није попуњено.

Клијент има спор ланац одобравања

Понекад ваша фактура стигне у право одељење и садржи све исправне податке, а плаћање ипак стиже недељама. То се често дешава јер клијент има спор ланац одобравања у више нивоа. Рачуновођа не може да пусти новац док шеф одељења не потпише, а шеф одељења не може да потпише док генерални директор не прегледа месечне издатке.

Не можете да натерате велику компанију да промени хијерархију, али можете паметно да се крећете кроз њу. Кључ је да разумете њихове циклусе плаћања. Многа велика предузећа плаћања извршавају само одређених дана у месецу. Ако клијент плаћа добављачима само 15. у месецу, а ви фактуру предате 16., математички сте осигурали кашњење од 30 дана.

Да ово решите, разјасните распоред плаћања и рок одобравања већ када издајете понуде за посао. Ако знате да њихово одобравање траје две недеље, а плаћања иду 30., фактуру морате да предате најкасније 14. Рано предавање документације, усклађено са њиховим интерним ритмом, један је од најделотворнијих начина да убрзате прилив новца.

Клијент једноставно неће да плати

Ако је фактура стигла до праве особе, садржи све потребне податке и прошла је ланац одобравања, а новца и даље нема, коначно сте наишли на прави проблем наплате. Клијент намерно задржава свој новац.

Клијенти задржавају плаћање из различитих разлога. Можда имају озбиљан пад сопствених прихода, па не могу да измире дугове. Или можда вашим новцем финансирају сопствено пословање, дајући предност својим зарадама или закупу у односу на вашу фактуру. Без обзира на мотив, њихова одлука директно штети вашем предузећу јер нарушава ваш извештај о новчаним токовима.

Третирање овог случаја као административне грешке неће упалити. Љубазан имејл у коме питате да ли су изгубили фактуру даје им лак изговор за даље одлагање. Када клијент једноставно неће да плати, морате да пређете са административног подсећања на уређен поступак наплате. То захтева јасне границе, комуникацију која постаје све одлучнија и спремност да спроведете услове плаћања договорене на почетку пројекта.

Изградња делотворне лествице опомена

Лествица опомена је низ порука које шаљете клијенту у вези са неплаћеним износом. Почиње благим тоном и постепено постаје директнија и хитнија како фактура стари.

Унапред одређена лествица уклања емоције из наплате. Не морате да седите за столом и размишљате шта да кажете или да се бринете да ли звучите превише агресивно. Само проверите колико дана фактура касни и пошаљите одговарајућу поруку.

Ево стандардне структуре лествице опомена:

Фаза	Време	Тон	Главна порука
Подсетник пре доспећа	3 дана пре рока доспећа	Предусретљив и љубазан	Кратка порука да проверите да ли имају фактуру и питате да ли им треба још неки податак пре рока доспећа.
Прво обавештење	2 дана после доспећа	Пријатељски, али директан	Фактура сада мало касни. Молимо потврдите када ће пренос бити покренут.
Одлучан захтев	14 дана после доспећа	Професионалан и одлучан	Плаћање сада знатно касни. Молимо да одмах измирите дуг, да бисте избегли обуставу сарадње.
Последње упозорење	30 дана после доспећа	Хитан и строг	Ово је последње обавештење. Ако плаћање не стигне у року од 48 сати, обуставићемо све услуге и покренути формалну наплату дуга.

Ове фазе можете да аутоматизујете софтвером. Подешавање аутоматских подсетника за плаћање обезбеђује да се првих неколико корака лествице одвија без ручног рада, па се можете посветити клијентима који стигну до последње, најтеже фазе.

Када престати са испоруком клијенту

Једна од најтежих лекција за власнике малих предузећа и фриленсере је да је даљи рад за клијента који не плаћа опасан. Када и даље испоручујете робу или услуге клијенту који вам дугује новац, практично радите бесплатно и истовремено повећавате сопствени финансијски ризик. Плаћате материјал, рад и опште трошкове, а заузврат не добијате ништа.

Морате да поставите чврсту границу за обуставу испоруке. За већину предузећа та граница треба да буде везана за касније фазе лествице опомена. Ако фактура касни 30 дана, морате да паузирате сав нови рад. Не шаљите следећу партију робе. Не почињите следећу фазу консултантског пројекта. Не предајте коначне фајлове дизајна.

Јасно и професионално саопштите ову паузу. Можете једноставно да наведете да правила фирме не дозвољавају почетак новог посла док на рачуну постоји неизмирен дуг. Клијент који цени ваш рад обично брзо нађе новац када му се испорука обустави. Клијент који се наљути и захтева да наставите да радите без плаћања је клијент кога себи не можете да приуштите.

Шта даље

Престаните да кашњење плаћања третирате као један проблем. Отворите рачуноводствену евиденцију данас и погледајте сваку неплаћену фактуру. Разврстајте сваку према четири узрока описана изнад.

Ако је фактура запела јер нема број наруџбенице, нађите број и одмах поново пошаљите документ. Ако фактура стоји у погрешном пријемном сандучету, позовите клијента, узмите имејл адресу одељења за обавезе према добављачима и проследите рачун правој особи. Ако имате клијента који једноставно одбија да плати, саставите лествицу опомена и данас пошаљите одговарајуће упозорење.

На крају, прегледајте своје стандардне документе за фактурисање. Проверите да јасно наводе услове плаћања и садрже сва поља која ваши пословни клијенти очекују. Стандардизовани шаблони фактура помажу вам да делујете професионално и да ниједан важан податак не остане празан. Када откријете тачан узрок кашњења, можете да примените управо оно решење које је потребно да новац стигне на ваш рачун.