Så prissätter du ett jobb så att du faktiskt tjänar pengar

Du slutför ett stort kundprojekt, tar emot slutbetalningen och upptäcker att banksaldot knappt har rört sig. Problemet är oftast inte att du arbetar för långsamt, utan att du prissatte jobbet utan att räkna in dina verkliga kostnader eller vinstens grundläggande matematik.

Hitta varje direkt kostnad

När du förbereder en offert på ett jobb är första steget att fånga varje direkt kostnad. Direkta kostnader är de utgifter som hör uteslutande till leveransen av just det projektet. Tar du inte jobbet får du inte heller de kostnaderna.

För en frilansande grafisk formgivare kan en direkt kostnad vara köpet av en särskild bildlicens, ett eget typsnitt som kundens uppdrag kräver eller tryckkostnader för fysiskt material. För en snickare som gör specialmöbler består de direkta kostnaderna av råvirke, särskilda beslag och ytbehandlingsoljor.

Du måste också räkna in direkt arbetskraft. Om du betalar en underleverantör eller en anställd en timlön för att arbeta med just det här projektet är det en direkt kostnad. Även om du är ensam företagare bör du sätta ett timvärde på ditt eget arbete. Om du lägger tjugo timmar på att bygga ett skåp och värderar ditt arbete till 30 per timme är din direkta arbetskostnad 600. Om du inte räknar in din egen tid köper du ett jobb åt dig själv i stället för att driva ett företag.

Det blir lättare att följa de här posterna när du använder ett system med ordentlig lagerhantering som bevakar materialkostnaderna när de svänger. Om din leverantör höjer priset på råvaror måste dina beräkningar av direkta kostnader uppdateras direkt.

Ärlig fördelning av omkostnader

Direkta kostnader är bara halva sanningen. Den tysta mördaren av småföretags lönsamhet är omkostnaderna. Omkostnader är de utgifter du betalar bara för att hålla dörrarna öppna, oavsett hur många jobb du vinner eller förlorar.

Typiska omkostnader är:

• Hyra för kontor, studio eller verkstad
• Räkningar för el, vatten och internet
• Programabonnemang och webbhotell
• Försäkringspremier
• Marknadsförings- och reklamkostnader
• Redovisnings-, bokförings- och juridiska arvoden
• Värdeminskning på dina verktyg och din utrustning

För att prissätta ett jobb rätt måste du fördela en del av dina årliga omkostnader på varje projekt du tar. Ett vanligt sätt är att räkna ut dina totala omkostnader för året och dela med dina totala debiterbara timmar för året.

Om dina årliga omkostnader är 24 000 och du planerar 1 200 debiterbara timmar är din omkostnadssats 20 per timme. När du offererar ett jobb som tar tio timmar av din tid måste du lägga till 200 i din kostnadskalkyl bara för att täcka omkostnaderna. Hoppar du över det steget äts din vinst upp av elräkningar och hyra. Det är mycket vanligt att företagare bortser från omkostnader eftersom de känns avskilda från det dagliga arbetet, men de är en mycket verklig kostnad för att driva verksamhet.

Marginal eller påslag: den stora prisfällan

När du har din totala kostnad (direkta kostnader plus omkostnader) ska du lägga till din vinst. Här uppstår det vanligaste räknefelet i småföretags prissättning. Företagare blandar ofta ihop påslag och marginal.

Påslag är en procentsats som läggs på din totala kostnad för att nå ett försäljningspris. Marginal (närmare bestämt bruttomarginal) är den procentandel av ditt slutliga försäljningspris som utgör vinst.

Många företagare bestämmer att de vill ha 20 procents vinstmarginal på ett jobb. De tittar på sin totala kostnad, räknar ut 20 procent av den och lägger det ovanpå. Det är ett påslag, och det garanterar matematiskt att du missar din målmarginal. Marginalen räknas från slutpriset, inte från den ursprungliga kostnaden. Att förstå skillnaden är grunden för kommersiell framgång.

Se skillnaden: samma jobb prissatt på två sätt

För att förstå varför det här räknefelet är så farligt kan vi titta på ett konkret exempel. Tänk dig att du har räknat fram jobbets totala kostnad (material, arbete och omkostnader) till exakt 1 000. Du vill ha 20 procents vinstmarginal.

Låt oss se vad som händer när du använder den felaktiga påslagsmetoden jämfört med den korrekta marginalmetoden.

Mått	Felaktig påslagsmetod	Korrekt marginalmetod
Total kostnad	1 000	1 000
Målvinst	20 %	20 %
Beräkning	1 000 + (1 000 * 0,20)	1 000 / (1 - 0,20)
Slutligt försäljningspris	1 200	1 250
Faktisk vinst	200	250
Faktisk marginal	16,67 % (200 / 1 200)	20,00 % (250 / 1 250)

Med påslagsmetoden lade du 200 på dina kostnader. Men 200 är bara 16,67 procent av ditt slutliga försäljningspris på 1 200. Du missade din målmarginal på 20 procent helt.

För att nå en verklig marginal på 20 procent måste du dela din totala kostnad med 0,80 (det vill säga 1 minus din målmarginal på 0,20). Då får du ett försäljningspris på 1 250. Din vinst är 250, vilket är exakt 20 procent av 1 250.

Skillnaden på 50 kan verka liten på ett enda jobb på 1 000. Under ett års verksamhet tömmer samma fel på hundratals fakturor tusentals från ditt bankkonto. Det snedvrider också dina ekonomiska prognoser, så att du tror att du har ett skyddsnät som inte finns.

Så gör du när en kund ber om rabatt

När du till slut lägger fram ditt noggrant uträknade pris ber kunderna ofta om rabatt. Många frilansare och småföretagare reagerar genast med att helt enkelt sänka priset för att vinna jobbet.

Om du sänker priset utan att ändra jobbet går varenda öre av rabatten direkt ut ur din vinst. Materialet kostar lika mycket. Omkostnaderna kostar lika mycket. Arbetet tar lika lång tid. Om du sänker priset på jobbet på 1 250 till 1 100 har du inte bara gett 12 procents rabatt. Du har raderat 150 av dina 250 i vinst, vilket är en minskning med 60 procent av de pengar du faktiskt tar hem.

I stället för att sänka priset bör du förhandla om omfattningen. Om kunden har en fast budget kan du erbjuda att ta bort vissa leveranser för att nå det beloppet. En webbutvecklare kan erbjuda färre sidmallar. En konsult kan erbjuda en workshop på distans i stället för att resa till kunden. En entreprenör kan använda standardmaterial i stället för exklusiva ytskikt.

När ni har kommit överens om den reviderade omfattningen ska du dokumentera den tydligt. Du kan använda en gratis offertgenerator för att skapa ett professionellt dokument som visar exakt vad som ingår och vad som tagits bort. Det skyddar din vinstmarginal och möter ändå kundens budget.

Se alltid till att villkoren är tydliga innan arbetet börjar. Det är också klokt att ange hur länge priset gäller, särskilt om materialkostnaderna svänger i din bransch. Om du behöver skicka en formell proformafaktura för förskottsbetalning ska du se till att den speglar den överenskomna omfattningen och de exakta priser du har räknat fram.

Nästa steg för ditt företag

Att prissätta jobb rätt är en vana du måste bygga in i den dagliga verksamheten. Börja med att gå igenom dina tre senaste avslutade projekt just nu. Räkna fram dina verkliga direkta kostnader, fördela en realistisk omkostnadssats per timme och kontrollera om du nådde din målmarginal med den korrekta divisionsmetoden.

Om du upptäcker att du har tagit för lite betalt justerar du din prisformel inför nästa förslag. Använd Paper & Pen för att följa dina kostnader och skicka dina uppdaterade offerter till kunderna. Be inte om ursäkt för att du prissätter ditt arbete rätt. Ett företag som inte går med vinst är bara en dyr hobby, och du förtjänar att få rättvis betalt för det värde du ger.