Månadsbokslut som ett småföretag faktiskt hinner med

Du sätter dig den tjugonde i månaden för att gå igenom dina konton och upptäcker att du glömt varför en leverantör debiterade dig för tre veckor sedan. I företagsvärlden är månadsbokslutet en helig ritual, men småföretagare ser det oftast som en frustrerande administrativ börda. När du saknar en egen ekonomiavdelning behöver du en bokslutsprocess som är praktisk, snabb och förankrad i verkligheten.

Varför ett snabbt bokslut slår ett perfekt bokslut

Ett vanligt misstag bland småföretagare är att vänta tills de har varje enskilt kvitto innan de stänger månaden. Om du väntar till den tjugofemte februari med att stänga januari är de finansiella uppgifterna redan oanvändbara som beslutsunderlag. Ett något ojämnt bokslut som är klart den femte i månaden är mycket bättre än ett perfekt bokslut som är tre veckor sent.

När du stänger böckerna tidigt kan du se obetalda fakturor och driva in dem medan kunden fortfarande minns arbetet du levererade. Du kan märka en plötslig ökning av materialkostnaderna och justera dina priser innan du tar nya order. Acceptera att ett enstaka saknat kvitto för ett litet kontantköp kan bokföras nästa månad. Ditt främsta mål är att snabbt få en tydlig bild av din ekonomiska hälsa.

Se ditt månadsbokslut som en kompass. En kompass som talar om dina exakta koordinater en månad efter att du gått vilse är oanvändbar. En kompass som just nu ger dig en mycket god uppskattning av norr kan rädda ditt företag. Snabbhet ger dig förmågan att reagera.

Steg 1: Fånga ofakturerat arbete och saknade fakturor

Börja bokslutsarbetet med dina intäkter. Det är lätt att leverera en tjänst eller skicka en produkt och glömma att skicka slutfakturan, särskilt när du har fullt upp med den dagliga driften.

Gå igenom dina projektanteckningar, tidrapporter och leveransloggar. Har du slutfört ett jobb måste du fakturera det. Har du skickat en offert som godkänts ska du kontrollera att slutfakturan stämmer med det överenskomna beloppet. Har du tagit en deposition för ett stort projekt ska du kontrollera om du har nått milstolpen för nästa faktura. Om du regelbundet skickar samma faktura till stamkunder ska du se till att dina återkommande fakturor har skapats och skickats till kunden.

Låt inte ofakturerat arbete ligga kvar i dina anteckningar. Ju längre du väntar med att fakturera, desto längre väntar du på betalning. Den förseningen skadar direkt ditt kassaflöde. Om en kund bestrider en debitering är det mycket enklare att lösa frågan några dagar efter att arbetet är klart än en månad senare. Se till att varje följesedel har en motsvarande försäljningsfaktura innan du går vidare till nästa steg.

Steg 2: Bokför leverantörsfakturor och utgifter

När dina intäkter är bokförda går du vidare till kostnaderna. Samla ihop räkningarna från dina leverantörer, dina kontoutdrag för el och vatten och alla kvitton från portokassan. I många handels- och tjänsteföretag är läckor i kontantkassan en stor orsak till felaktig bokföring.

Lägg in varje leverantörsfaktura i ditt system, även om du inte har betalat den än. Det är en viktig del av periodiserad redovisning. Att veta vad du är skyldig är lika viktigt som att veta vad du har i banken. Om en leverantör skickade en skattefaktura för material som levererades den tjugoåttonde i månaden hör den utgiften hemma i den här månadens register.

Om du importerar varor kan du ha att göra med flera valutor. Se till att du bokför leverantörsfakturan till rätt växelkurs för dagen då du fick fakturan. Sortera dina digitala kvitton och fysiska papperslappar. Gruppera dem efter kategori: hyra, el och vatten, material och kontorsmaterial. Lägg in dem i omgångar för att spara tid. Hittar du en räkning som hör till en tidigare månad lägger du in den nu, men daterar den rätt så att din nuvarande månad inte blåses upp artificiellt av gamla utgifter.

Steg 3: Stäm av dina bankkonton

Bankavstämningen är ankaret i ditt månadsbokslut. Den visar att transaktionerna i dina bokföringsuppgifter stämmer med de faktiska pengarna som rört sig på ditt bankkonto. Utan det steget kan du inte lita på någon av dina finansiella rapporter.

Eftersom småföretag ofta hanterar en blandning av banköverföringar, checkar och kontantinsättningar måste du vara noggrann. Skriv ut eller ladda ner ditt officiella kontoutdrag för månaden. Gå igenom det rad för rad.

• Bocka av varje kundbetalning som kom in på ditt konto.
• Matcha varje utgående betalning mot motsvarande leverantörsfaktura.
• Bokför alla bankavgifter, räntekostnader eller valutakursdifferenser som du inte tidigare hade lagt in.
• Kontrollera att kontanter som satts in i banken stämmer med de kontantförsäljningar som bokförts i din huvudbok.

Småföretagare råkar ibland använda företagskortet för en privat utgift. Om du ser en privat kaffe eller en familjemiddag på kontoutdraget måste du bokföra den som ett ägaruttag i stället för som en företagsutgift. Att blanda privat och företagsekonomi är ett snabbt sätt att förstöra noggrannheten i ditt bokslut.

När ditt systemsaldo stämmer med ditt kontoutdrag sista dagen i månaden vet du att din kassaställning är korrekt. Om det finns en avvikelse måste du hitta den. En oförklarad differens betyder vanligen en saknad utgift eller en obokförd kundbetalning.

Steg 4: Räkna ditt lager

Om du säljer fysiska varor är ditt bokslut inte klart förrän du har kontrollerat lagret. Lagret som står i ditt program måste stämma med de fysiska artiklarna på hyllorna eller i lagret.

Du behöver inte nödvändigtvis räkna varje skruv eller etikett varje månad. Fokusera på artiklarna med högt värde och de produkter som säljer snabbast. Om dina lageruppgifter visar att du har fyrtio enheter av din bäst säljande produkt men du bara räknar till trettiofem måste du undersöka saken. Du kan ha glömt att bokföra en försäljning, eller så har du ett stöldproblem.

Under räkningen ska du leta efter skadade eller utgångna varor. Om en artikel inte längre går att sälja måste den skrivas av. Om osäljbara artiklar ligger kvar i din balansräkning blåser du felaktigt upp tillgångarnas värde.

Justera dina uppgifter så att de stämmer med den fysiska räkningen. Då blir din kostnad för sålda varor korrekt. Om du överskattar ditt lager underskattar du dina kostnader. Om du till exempel köpte tio artiklar för tio dollar styck och felaktigt tror att du har alla tio kvar när du bara har fem döljer dina uppgifter femtio dollar i kostnader. Det betyder att du tror att du tjänade mer än du faktiskt gjorde.

De tre rapporter du behöver läsa

Att ta fram finansiella rapporter är belöningen för att du slutfört ditt bokslut. Du behöver dock inte läsa ett dussin komplicerade dokument. Rikta uppmärksamheten mot tre bestämda områden.

Rapport	Vad den visar	Varför den är viktig
Resultaträkning	Din totala försäljning minus dina totala utgifter för månaden.	Visar om din kärnverksamhet faktiskt gick med vinst.
Balansräkning	Dina tillgångar, dina skulder och ditt eget kapital exakt det datumet.	Visar din övergripande finansiella stabilitet och om du är skyldig mer än du äger.
Kundfordringar	En lista över kunder som är skyldiga dig pengar och hur sena deras betalningar är.	Visar vilka kunder du måste ringa direkt för att skydda ditt kassaflöde.

Din balansräkning är en ögonblicksbild. Den listar ditt banksaldo, ditt lagervärde och pengarna som är skyldiga dig som tillgångar. Den listar dina obetalda leverantörsfakturor och banklån som skulder.

Läs de här rapporterna samma dag som du slutför bokslutet. Leta efter trender. Sjönk din vinst trots att försäljningen ökade? Då smyger sig dina kostnader uppåt. Tar dina kunder längre tid på sig att betala? Då kan du behöva börja skicka betalningspåminnelser tidigare i faktureringsomgången. Jämför den här månaden med den förra för att se om ditt företag går i rätt riktning.

Det här gör du härnäst

Ett praktiskt månadsbokslut handlar om att bygga en vana. Boka två timmar i kalendern andra eller tredje dagen nästa månad. Behandla den bokningen med samma respekt som ett möte med din bästa kund.

För att göra processen snabbare nästa gång kan du börja ordna dina papper redan i dag. Skapa en enkel mapp på datorn för digitala leverantörsfakturor och ha en fysisk bricka på skrivbordet för pappersskvitton. Om du behöver ett strukturerat sätt att hantera dina uppgifter kan du utforska redovisningsverktygen i Paper & Pen för att hålla dina böcker ordnade under hela månaden. Låt inte pappersarbetet hopa sig. Lite ordning varje vecka gör månadsbokslutet till en uppgift du faktiskt hinner med.