Kufunga Mwezi Ambako Biashara Ndogo Inaweza Kukamilisha Kweli

Unaketi tarehe ishirini ya mwezi kupitia hesabu zako, na kugundua umesahau kwa nini msambazaji alikutoza wiki tatu zilizopita. Ulimwengu wa mashirika makubwa huchukulia kufunga mwezi kama ibada takatifu, lakini wamiliki wa biashara ndogo kwa kawaida huliona kama mzigo wa kiutawala unaokatisha tamaa. Usipokuwa na timu maalum ya fedha, unahitaji mchakato wa kufunga ulio wa vitendo, wa haraka, na unaolenga hali halisi.

Kwa nini kufunga haraka ni bora kuliko kufunga kikamilifu

Kosa la kawaida miongoni mwa wamiliki wa biashara ndogo ni kusubiri hadi wapate kila risiti moja kabla ya kufunga mwezi. Ukisubiri hadi tarehe ishirini na tano Februari kufunga Januari, taarifa za kifedha tayari hazina faida kwa kufanya maamuzi. Kufunga kusiko kamili kidogo kunakokamilika kufikia tarehe tano ya mwezi ni bora zaidi sana kuliko kufunga kikamilifu kunakokamilika wiki tatu baadaye.

Unapofunga vitabu vyako mapema, unaweza kugundua ankara ambazo hazijalipwa na kuzifuatilia wakati mteja bado anakumbuka kazi uliyowasilisha. Unaweza kuona ongezeko la ghafla la gharama za vifaa na kurekebisha bei zako kabla ya kuchukua oda mpya. Kubali kwamba risiti ndogo inayokosekana ya ununuzi mdogo wa pesa taslimu inaweza kurekodiwa mwezi unaofuata. Lengo lako kuu ni kupata picha wazi ya afya yako ya kifedha haraka.

Fikiria kufunga mwezi kama dira. Dira inayokuambia mahali hasa ulipo mwezi mmoja baada ya kupotea haina faida. Dira inayokupa makadirio mazuri sana ya kaskazini halisi sasa hivi itaokoa biashara yako. Kasi inakupa uwezo wa kuchukua hatua.

Hatua ya 1: Nasa kazi ambayo haijatozwa na ankara zinazokosekana

Anza mfuatano wako wa kufunga na mapato yako. Ni rahisi kutoa huduma au kusafirisha bidhaa na kusahau kutuma bili ya mwisho, hasa ukiwa na shughuli nyingi za kila siku.

Pitia maelezo ya miradi yako, karatasi za muda na kumbukumbu za uwasilishaji. Ukimaliza kazi, unahitaji kuitoza. Ukitoa nukuu iliyokubaliwa, thibitisha kwamba ankara ya mwisho inalingana na kiasi kilichokubaliwa. Ukichukua amana kwa mradi mkubwa, kagua kama umefikia hatua ya kutoa ankara inayofuata. Ikiwa mara kwa mara unatuma bili ile ile kwa wateja wa kawaida, hakikisha ankara zako zinazojirudia zimetengenezwa na kutumwa kwa mteja.

Usiache kazi ambayo haijatozwa ikae kwenye maelezo yako. Kadiri unavyosubiri zaidi kutoa ankara, ndivyo unavyosubiri zaidi kulipwa. Ucheleweshaji huu huharibu moja kwa moja mtiririko wako wa pesa. Mteja akibishania tozo, ni rahisi zaidi kutatua suala siku chache baada ya kazi kukamilika kuliko mwezi mmoja baadaye. Hakikisha kila hati ya uwasilishaji ina ankara ya mauzo inayolingana kabla ya kwenda hatua inayofuata.

Hatua ya 2: Rekodi bili za wasambazaji na matumizi yako

Mapato yako yakisharekodiwa, nenda kwenye gharama zako. Kusanya bili kutoka kwa wasambazaji wako, taarifa za huduma kama umeme na maji, na stakabadhi zozote za pesa ndogo. Katika biashara nyingi za bidhaa na huduma, uvujaji wa pesa ndogo ni chanzo kikubwa cha uhasibu usio sahihi.

Ingiza kila bili ya msambazaji kwenye mfumo wako, hata kama bado hujailipa. Hii ni sehemu muhimu ya uhasibu wa msingi wa ulimbikizaji. Kujua unachodaiwa ni muhimu sawa na kujua ulicho nacho benki. Msambazaji akituma ankara ya kodi kwa vifaa vilivyowasilishwa tarehe ishirini na nane ya mwezi, matumizi hayo ni ya kumbukumbu za mwezi huu.

Ukiagiza bidhaa kutoka nje, huenda unashughulikia sarafu nyingi. Hakikisha unarekodi bili ya msambazaji kwa kiwango sahihi cha ubadilishaji cha siku uliyopokea ankara. Panga risiti zako za kidijitali na stakabadhi za karatasi. Ziweke katika makundi: kodi ya pango, huduma, vifaa na mahitaji ya ofisi. Ziingize kwa makundi ili kuokoa muda. Ukipata bili ya mwezi uliopita, iingize sasa, lakini iwekee tarehe sahihi ili mwezi wako wa sasa usijazwe kwa njia isiyo halisi na matumizi ya zamani.

Hatua ya 3: Patanisha akaunti zako za benki

Upatanisho wa benki ndio nanga ya kufunga mwezi. Mchakato huu unathibitisha kwamba miamala katika kumbukumbu zako za uhasibu inalingana na mwendo halisi wa pesa kwenye akaunti yako ya benki. Bila hatua hii, huwezi kuamini ripoti zako zozote za kifedha.

Kwa kuwa biashara ndogo mara nyingi hushughulikia mchanganyiko wa uhamisho wa benki, hundi na amana za pesa taslimu, lazima uwe makini sana. Chapisha au pakua taarifa yako rasmi ya benki ya mwezi. Ipitie mstari kwa mstari.

• Weka alama kwa kila malipo ya mteja yaliyoingia kwenye akaunti yako.
• Linganisha kila malipo yanayotoka na bili husika ya msambazaji.
• Rekodi ada zozote za benki, tozo za riba au tofauti za ubadilishaji wa sarafu ambazo hukuwa umeziingiza awali.
• Thibitisha kwamba pesa taslimu zilizowekwa benki zinalingana na mauzo ya pesa taslimu yaliyorekodiwa kwenye leja yako.

Wamiliki wa biashara ndogo wakati mwingine hutumia kadi ya biashara kwa bahati mbaya kwa matumizi binafsi. Ukiona kahawa binafsi au chakula cha jioni cha familia kwenye taarifa ya benki, lazima ukirekodi kama mchoto wa mmiliki badala ya matumizi ya biashara. Kuchanganya fedha binafsi na za biashara ni njia ya haraka ya kuharibu usahihi wa kufunga mwezi.

Salio la mfumo wako linapolingana na salio la taarifa yako ya benki siku ya mwisho ya mwezi, unajua hali yako ya pesa ni sahihi. Kukiwa na tofauti, lazima uipate. Tofauti isiyoelezeka kwa kawaida inamaanisha matumizi yanayokosekana au malipo ya mteja ambayo hayajarekodiwa.

Hatua ya 4: Hesabu stoku yako

Ukiuza bidhaa halisi, kufunga mwezi hakujakamilika hadi uthibitishe hesabu ya bidhaa zako. Stoku iliyoorodheshwa kwenye programu yako lazima ilingane na bidhaa halisi zilizoko kwenye rafu au ghala lako.

Huhitaji lazima kuhesabu kila skrubu moja au kila lebo moja kila mwezi. Lenga bidhaa zako za thamani kubwa na zinazouzwa haraka zaidi. Ikiwa kumbukumbu zako za hesabu ya bidhaa zinaonyesha una vipimo arobaini vya bidhaa yako inayouzwa zaidi, lakini ukahesabu thelathini na tano tu, unahitaji kuchunguza. Huenda ulisahau kurekodi mauzo, au huenda una tatizo la wizi.

Wakati wa kuhesabu, tafuta bidhaa zilizoharibika au zilizopitwa na muda. Ikiwa bidhaa haiwezi tena kuuzwa, lazima ifutwe kwenye vitabu. Kuweka bidhaa zisizouzika kwenye mizania yako hupandisha thamani ya mali zako kwa uongo.

Rekebisha kumbukumbu zako zilingane na hesabu halisi. Hili linahakikisha gharama yako ya bidhaa zilizouzwa ni sahihi. Ukikadiria hesabu ya bidhaa zako juu kupita kiasi, utakadiria gharama zako chini. Kwa mfano, ukinunua bidhaa kumi kwa dola kumi kila moja, na ukadhani kwa makosa una zote kumi zimebaki wakati una tano tu, kumbukumbu zako zitaficha dola hamsini za gharama. Hii inamaanisha utadhani umepata faida zaidi kuliko ulivyopata kweli.

Ripoti tatu pekee unazohitaji kusoma

Kutengeneza taarifa za kifedha ndiyo zawadi ya kukamilisha kufunga mwezi. Hata hivyo, huhitaji kusoma hati kumi na mbili tata. Elekeza umakini wako kwenye maeneo matatu mahususi.

Ripoti	Inakuambia nini	Kwa nini ni muhimu
Faida na Hasara	Jumla ya mauzo yako toa jumla ya matumizi yako ya mwezi.	Inaonyesha kama shughuli kuu za biashara yako zilipata pesa kweli.
Mizania	Mali zako, madeni yako na mtaji wako katika tarehe hiyo hasa.	Inafichua uthabiti wako wa kifedha kwa ujumla na kama unadaiwa zaidi ya unachomiliki.
Madeni Yanayodaiwa	Orodha ya wateja wanaokudai pesa na jinsi malipo yao yamechelewa.	Inaonyesha wateja gani unahitaji kuwapigia simu mara moja ili kulinda mtiririko wako wa pesa.

Mizania yako ni picha ya wakati mmoja. Inaorodhesha salio lako la benki, thamani ya stoku yako, na pesa unazodai kama mali. Inaorodhesha bili za wasambazaji ambazo hazijalipwa na mikopo ya benki kama madeni.

Soma ripoti hizi siku ile ile unayomaliza kufunga mwezi. Tafuta mwelekeo. Je, faida yako ilishuka ingawa mauzo yako yalipanda? Hiyo inamaanisha gharama zako zinapanda polepole. Je, wateja wako wanachukua muda mrefu zaidi kulipa? Huenda unahitaji kuanza kutuma vikumbusho vya malipo mapema zaidi katika mzunguko wa utozaji. Linganisha mwezi huu na mwezi uliopita kuona kama biashara yako inaenda katika mwelekeo sahihi.

Cha kufanya baadaye

Kufunga mwezi kwa vitendo ni kujenga tabia. Tenga saa mbili kwenye kalenda yako kwa siku ya pili au ya tatu ya mwezi ujao. Ichukulie miadi hii kwa heshima ile ile ungempa mkutano na mteja wako bora.

Ili kufanya mchakato uwe wa haraka zaidi wakati ujao, anza kupanga makaratasi yako leo. Tengeneza folda rahisi kwenye kompyuta yako kwa bili za kidijitali za wasambazaji na weka trei halisi mezani kwako kwa risiti za karatasi. Ukihitaji njia iliyopangwa ya kushughulikia kumbukumbu zako, unaweza kuchunguza zana za uhasibu zinazopatikana ndani ya Paper & Pen ili kuweka leja zako zikiwa zimepangwa mwezi mzima. Usiache makaratasi yarundikane. Mpangilio kidogo kila wiki hufanya kufunga mwezi kuwa kazi unayoweza kukamilisha kweli.