சிறு வணிகம் உண்மையில் முடிக்கக்கூடிய மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பு

மாதத்தின் இருபதாம் தேதி உங்கள் கணக்குகளை ஆய்வு செய்ய உட்காருகிறீர்கள், மூன்று வாரங்களுக்கு முன் ஒரு சப்ளையர் ஏன் கட்டணம் வசூலித்தார் என்பதை மறந்துவிட்டதை உணர்கிறீர்கள். பெருநிறுவன உலகம் மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பைப் புனிதச் சடங்காகக் கருதுகிறது, ஆனால் சிறு வணிக உரிமையாளர்கள் வழக்கமாக அதை எரிச்சலூட்டும் நிர்வாகச் சுமையாகப் பார்க்கிறார்கள். பிரத்யேக நிதிக் குழு இல்லாதபோது, நடைமுறையான, விரைவான, உண்மையில் கவனம் செலுத்தும் கணக்கு முடிப்புச் செயல்முறை தேவை.

விரைவான முடிப்பு ஏன் சரியான முடிப்பை வெல்கிறது

சிறு வணிக உரிமையாளர்களிடையே பொதுவான தவறு, மாதத்தை முடிப்பதற்கு முன் ஒவ்வொரு ரசீதும் கிடைக்கும் வரை காத்திருப்பது. ஜனவரியை முடிக்கப் பிப்ரவரி இருபத்தைந்தாம் தேதி வரை காத்திருந்தால், நிதித் தகவல் முடிவெடுப்பதற்கு ஏற்கெனவே பயனற்றதாகிவிடும். மூன்று வாரங்கள் தாமதமாக முடிக்கப்படும் சரியான முடிப்பை விட, மாதத்தின் ஐந்தாம் தேதிக்குள் முடிக்கப்படும் சற்றுக் கரடுமுரடான முடிப்பு மிகச் சிறந்தது.

உங்கள் கணக்குகளை முன்கூட்டியே முடிக்கும்போது, நீங்கள் வழங்கிய பணியை வாடிக்கையாளர் இன்னும் நினைவில் வைத்திருக்கும்போதே செலுத்தப்படாத இன்வாய்ஸ்களைக் கண்டறிந்து துரத்தலாம். பொருள் செலவுகளில் திடீர் உயர்வைக் கவனித்து, புதிய ஆர்டர்களை எடுப்பதற்கு முன் உங்கள் விலையைச் சரிசெய்யலாம். சிறிய ரொக்கக் கொள்முதலுக்கான விடுபட்ட சிறு ரசீதை அடுத்த மாதத்தில் பதிவுசெய்யலாம் என்பதை ஏற்றுக்கொள்ளுங்கள். உங்கள் நிதி ஆரோக்கியத்தின் தெளிவான படத்தை விரைவாகப் பெறுவதே உங்கள் முதன்மை இலக்கு.

உங்கள் மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பை ஒரு திசைகாட்டியாக நினையுங்கள். நீங்கள் வழிதவறி ஒரு மாதத்திற்குப் பின் உங்கள் சரியான இருப்பிடத்தைச் சொல்லும் திசைகாட்டி பயனற்றது. இப்போதே உண்மையான வடக்கின் நல்ல மதிப்பீட்டைத் தரும் திசைகாட்டி உங்கள் வணிகத்தைக் காப்பாற்றும். வேகம் உங்களுக்கு எதிர்வினையாற்றும் திறனைத் தருகிறது.

படி 1: பில் செய்யப்படாத பணியையும் விடுபட்ட இன்வாய்ஸ்களையும் பிடியுங்கள்

உங்கள் கணக்கு முடிப்பு வரிசையை வருவாயுடன் தொடங்குங்கள். குறிப்பாகத் தினசரிச் செயல்பாடுகளை நிர்வகிப்பதில் மும்முரமாக இருக்கும்போது, ஒரு சேவையை வழங்கி அல்லது ஒரு தயாரிப்பை அனுப்பி இறுதி பில்லை அனுப்ப மறப்பது எளிது.

உங்கள் திட்டக் குறிப்புகள், நேர அட்டவணைகள், டெலிவரிப் பதிவுகளை ஆய்வு செய்யுங்கள். ஒரு வேலையை முடித்திருந்தால், அதற்கு பில் செய்ய வேண்டும். ஏற்கப்பட்ட விலைப்புள்ளியை வழங்கியிருந்தால், இறுதி இன்வாய்ஸ் ஒப்புக்கொண்ட தொகையுடன் பொருந்துகிறதா என்று சரிபாருங்கள். பெரிய திட்டத்திற்கு வைப்புத்தொகை பெற்றிருந்தால், அடுத்த இன்வாய்ஸை வழங்குவதற்கான மைல்கல்லை அடைந்தீர்களா என்று சரிபாருங்கள். வழக்கமான வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தொடர்ந்து அதே பில்லை அனுப்பினால், உங்கள் தொடர் இன்வாய்ஸ்கள் உருவாக்கப்பட்டு வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பப்பட்டதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

பில் செய்யப்படாத பணியை உங்கள் குறிப்புகளில் கிடக்க விடாதீர்கள். இன்வாய்ஸ் செய்ய எவ்வளவு காலம் காத்திருக்கிறீர்களோ, அவ்வளவு காலம் பணம் பெறக் காத்திருக்கிறீர்கள். இந்தத் தாமதம் உங்கள் பணப்புழக்கத்தை நேரடியாகப் பாதிக்கிறது. வாடிக்கையாளர் ஒரு கட்டணத்தை எதிர்த்தால், ஒரு மாதம் கழித்து அல்லாமல், பணி முடிந்த சில நாட்களுக்குள் சிக்கலைத் தீர்ப்பது மிகவும் எளிது. அடுத்த படிக்குச் செல்வதற்கு முன், ஒவ்வொரு டெலிவரி நோட்டுக்கும் அதற்குரிய விற்பனை இன்வாய்ஸ் இருப்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

படி 2: உங்கள் சப்ளையர் பில்களையும் செலவுகளையும் பதிவுசெய்யுங்கள்

உங்கள் வருவாய் பதிவானதும், செலவுகளுக்குச் செல்லுங்கள். உங்கள் சப்ளையர்களின் பில்கள், பயன்பாட்டுக் கட்டண அறிக்கைகள், சில்லறை ரொக்கச் சீட்டுகளைச் சேகரியுங்கள். பல வர்த்தக, சேவை வணிகங்களில், சில்லறை ரொக்கக் கசிவுகள் துல்லியமற்ற கணக்கியலின் முக்கிய ஆதாரம்.

ஒவ்வொரு சப்ளையர் பில்லையும், இன்னும் செலுத்தாவிட்டாலும், உங்கள் அமைப்பில் உள்ளிடுங்கள். இது திரட்டல் கணக்கியலின் முக்கியப் பகுதி. நீங்கள் எவ்வளவு செலுத்த வேண்டும் என்று அறிவது, வங்கியில் எவ்வளவு உள்ளது என்று அறிவதைப் போலவே முக்கியம். மாதத்தின் இருபத்தெட்டாம் தேதி வழங்கப்பட்ட பொருட்களுக்கு ஒரு சப்ளையர் வரி இன்வாய்ஸ் அனுப்பியிருந்தால், அந்தச் செலவு இந்த மாதப் பதிவுகளுக்கே உரியது.

நீங்கள் பொருட்களை இறக்குமதி செய்தால், பல நாணயங்களைக் கையாள வேண்டியிருக்கலாம். இன்வாய்ஸைப் பெற்ற நாளுக்கான சரியான மாற்று விகிதத்தில் சப்ளையர் பில்லைப் பதிவுசெய்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். உங்கள் டிஜிட்டல் ரசீதுகளையும் காகிதச் சீட்டுகளையும் பிரித்தெடுங்கள். வாடகை, பயன்பாட்டுக் கட்டணங்கள், பொருட்கள், அலுவலகப் பொருட்கள் என வகை வாரியாகக் குழுவாக்குங்கள். நேரத்தைச் சேமிக்கத் தொகுப்புகளாக உள்ளிடுங்கள். முந்தைய மாதத்திற்குரிய பில்லைக் கண்டால், இப்போதே உள்ளிடுங்கள், ஆனால் உங்கள் தற்போதைய மாதம் பழைய செலவுகளால் செயற்கையாக உயராமல் இருக்கச் சரியான தேதியிடுங்கள்.

படி 3: உங்கள் வங்கிக் கணக்குகளைச் சமரசம் செய்யுங்கள்

வங்கிச் சமரசம் உங்கள் மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பின் நங்கூரம். உங்கள் கணக்கியல் பதிவுகளில் உள்ள பரிவர்த்தனைகள் உங்கள் வங்கிக் கணக்கில் பணத்தின் உண்மையான நகர்வுடன் பொருந்துகின்றன என்பதை இந்தச் செயல்முறை நிரூபிக்கிறது. இந்தப் படி இல்லாமல், உங்கள் நிதி அறிக்கைகள் எதையும் நம்ப முடியாது.

சிறு வணிகங்கள் பெரும்பாலும் வங்கிப் பரிமாற்றங்கள், காசோலைகள், ரொக்க வைப்புகளின் கலவையைக் கையாள்வதால், நீங்கள் மிகக் கவனமாக இருக்க வேண்டும். மாதத்திற்கான அதிகாரப்பூர்வ வங்கி அறிக்கையை அச்சிடுங்கள் அல்லது பதிவிறக்குங்கள். வரிக்கு வரி பாருங்கள்.

• உங்கள் கணக்கில் வந்த ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளர் பணத்தையும் டிக் செய்யுங்கள்.
• ஒவ்வொரு வெளிச்செல்லும் பணத்தையும் அதற்குரிய சப்ளையர் பில்லுடன் பொருத்துங்கள்.
• முன்பு உள்ளிடாத வங்கிக் கட்டணங்கள், வட்டிக் கட்டணங்கள், நாணய மாற்று வேறுபாடுகளைப் பதிவுசெய்யுங்கள்.
• வங்கியில் டெபாசிட் செய்த ரொக்கம் உங்கள் லெட்ஜரில் பதிவான ரொக்க விற்பனையுடன் பொருந்துகிறதா என்று சரிபாருங்கள்.

சிறு வணிக உரிமையாளர்கள் சில நேரங்களில் தவறுதலாக வணிகக் கார்டைத் தனிப்பட்ட செலவுக்குப் பயன்படுத்துகிறார்கள். வங்கி அறிக்கையில் தனிப்பட்ட காபியையோ குடும்ப இரவு உணவையோ கண்டால், அதை வணிகச் செலவாக அல்லாமல் உரிமையாளர் எடுப்பாகப் பதிவுசெய்ய வேண்டும். தனிப்பட்ட, வணிக நிதிகளைக் கலப்பது உங்கள் கணக்கு முடிப்பின் துல்லியத்தைக் கெடுக்கும் விரைவான வழி.

மாதத்தின் கடைசி நாளில் உங்கள் அமைப்பு இருப்பு வங்கி அறிக்கை இருப்புடன் பொருந்தும்போது, உங்கள் ரொக்க நிலை துல்லியமானது என்று அறிவீர்கள். முரண்பாடு இருந்தால், அதைக் கண்டுபிடிக்க வேண்டும். விளக்கப்படாத வேறுபாடு பொதுவாக விடுபட்ட செலவையோ பதிவுசெய்யாத வாடிக்கையாளர் பணத்தையோ குறிக்கிறது.

படி 4: உங்கள் சரக்கை எண்ணுங்கள்

நீங்கள் பௌதிகப் பொருட்களை விற்றால், உங்கள் சரக்கைச் சரிபார்க்கும் வரை கணக்கு முடிப்பு முழுமையாகாது. உங்கள் மென்பொருளில் பட்டியலிடப்பட்ட சரக்கு, உங்கள் அலமாரிகளிலோ கிடங்கிலோ உள்ள பௌதிகப் பொருட்களுடன் பொருந்த வேண்டும்.

ஒவ்வொரு மாதமும் ஒவ்வொரு திருகையும் லேபிளையும் எண்ண வேண்டியதில்லை. உங்கள் அதிக மதிப்புள்ள பொருட்களிலும் வேகமாக விற்கும் தயாரிப்புகளிலும் கவனம் செலுத்துங்கள். உங்கள் அதிகம் விற்கும் தயாரிப்பின் நாற்பது அலகுகள் உங்களிடம் இருப்பதாக உங்கள் சரக்கு பதிவுகள் காட்டி, நீங்கள் முப்பத்தைந்து மட்டுமே எண்ணினால், விசாரிக்க வேண்டும். ஒரு விற்பனையைப் பதிவுசெய்ய மறந்திருக்கலாம், அல்லது திருட்டுப் பிரச்சினை இருக்கலாம்.

எண்ணும்போது, சேதமடைந்த அல்லது காலாவதியான பொருட்களைத் தேடுங்கள். ஒரு பொருளை இனி விற்க முடியாவிட்டால், அதைக் கணக்கிலிருந்து நீக்க வேண்டும். விற்க முடியாத பொருட்களை உங்கள் இருப்புநிலைக் குறிப்பில் வைத்திருப்பது உங்கள் சொத்து மதிப்பைத் தவறாக உயர்த்துகிறது.

பௌதிக எண்ணிக்கையுடன் பொருந்தும்படி உங்கள் பதிவுகளைச் சரிசெய்யுங்கள். இது விற்ற பொருட்களின் செலவு துல்லியமாக இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது. உங்கள் சரக்கை மிகைப்படுத்தினால், உங்கள் செலவுகளைக் குறைத்துக் காட்டுவீர்கள். உதாரணமாக, ஒவ்வொன்றும் பத்து டாலர் எனப் பத்துப் பொருட்களை வாங்கி, உங்களிடம் ஐந்து மட்டுமே இருக்கும்போது பத்தும் மீதமிருப்பதாகத் தவறாக நினைத்தால், உங்கள் பதிவுகள் ஐம்பது டாலர் செலவுகளை மறைக்கும். அதாவது நீங்கள் உண்மையில் ஈட்டியதை விட அதிக லாபம் ஈட்டியதாக நினைப்பீர்கள்.

நீங்கள் படிக்க வேண்டிய மூன்றே அறிக்கைகள்

நிதி அறிக்கைகளை உருவாக்குவது உங்கள் கணக்கு முடிப்பை முடித்ததற்கான வெகுமதி. இருப்பினும், டஜன் கணக்கான சிக்கலான ஆவணங்களைப் படிக்க வேண்டியதில்லை. மூன்று குறிப்பிட்ட பகுதிகளில் உங்கள் கவனத்தைச் செலுத்துங்கள்.

அறிக்கை	அது சொல்வது	அது ஏன் முக்கியம்
லாப நஷ்டம்	மாதத்திற்கான உங்கள் மொத்த விற்பனை கழித்தல் மொத்தச் செலவுகள்.	உங்கள் முக்கிய வணிகச் செயல்பாடுகள் உண்மையில் பணம் ஈட்டினவா என்று காட்டுகிறது.
இருப்புநிலைக் குறிப்பு	அந்தச் சரியான தேதியில் உங்கள் சொத்துகள், பொறுப்புகள், பங்கு மூலதனம்.	உங்கள் ஒட்டுமொத்த நிதி நிலைத்தன்மையையும், உங்களுக்குச் சொந்தமானதை விட அதிகம் கடன்பட்டுள்ளீர்களா என்பதையும் வெளிப்படுத்துகிறது.
பெறவேண்டிய கணக்குகள்	உங்களுக்குப் பணம் தர வேண்டிய வாடிக்கையாளர்களும் அவர்களின் பணம் எவ்வளவு தாமதம் என்பதன் பட்டியல்.	உங்கள் பணப்புழக்கத்தைப் பாதுகாக்க எந்த வாடிக்கையாளர்களை உடனே அழைக்க வேண்டும் என்று சுட்டிக்காட்டுகிறது.

உங்கள் இருப்புநிலைக் குறிப்பு ஒரு நொடிப் படம். உங்கள் வங்கி இருப்பு, சரக்கு மதிப்பு, உங்களுக்கு வர வேண்டிய பணம் ஆகியவற்றைச் சொத்துகளாகப் பட்டியலிடுகிறது. செலுத்தப்படாத சப்ளையர் பில்களையும் வங்கிக் கடன்களையும் பொறுப்புகளாகப் பட்டியலிடுகிறது.

கணக்கு முடிப்பை முடித்த அதே நாளில் இந்த அறிக்கைகளைப் படியுங்கள். போக்குகளைத் தேடுங்கள். உங்கள் விற்பனை உயர்ந்தும் லாபம் குறைந்ததா? அதாவது உங்கள் செலவுகள் மெல்ல ஏறுகின்றன. உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் செலுத்த அதிக நேரம் எடுக்கிறார்களா? பில்லிங் சுழற்சியில் முன்கூட்டியே பணம் செலுத்த நினைவூட்டல்களை வழங்கத் தொடங்க வேண்டியிருக்கலாம். உங்கள் வணிகம் சரியான திசையில் நகர்கிறதா என்று பார்க்க இந்த மாதத்தை முந்தைய மாதத்துடன் ஒப்பிடுங்கள்.

அடுத்து என்ன செய்வது

நடைமுறையான மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பு என்பது ஒரு பழக்கத்தை உருவாக்குவது. அடுத்த மாதத்தின் இரண்டாம் அல்லது மூன்றாம் நாளுக்கு உங்கள் நாட்காட்டியில் இரண்டு மணிநேரத்தை ஒதுக்குங்கள். உங்கள் சிறந்த வாடிக்கையாளருடனான சந்திப்புக்குத் தரும் அதே மரியாதையுடன் இந்தச் சந்திப்பைக் கருதுங்கள்.

அடுத்த முறை செயல்முறையை விரைவாக்க, இன்றே உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கத் தொடங்குங்கள். டிஜிட்டல் சப்ளையர் பில்களுக்கு உங்கள் கணினியில் எளிய கோப்புறையை உருவாக்கி, காகித ரசீதுகளுக்கு உங்கள் மேஜையில் ஒரு தட்டை வையுங்கள். உங்கள் பதிவுகளைக் கையாள கட்டமைக்கப்பட்ட வழி தேவைப்பட்டால், மாதம் முழுவதும் உங்கள் லெட்ஜர்களை ஒழுங்காக வைக்க Paper & Pen-இல் கிடைக்கும் கணக்கியல் கருவிகளை ஆராயலாம். ஆவணங்கள் குவிய விடாதீர்கள். ஒவ்வொரு வாரமும் சிறிது ஒழுங்கமைப்பு, மாத இறுதிக் கணக்கு முடிப்பை நீங்கள் உண்மையில் முடிக்கக்கூடிய பணியாக்குகிறது.