வாடிக்கையாளர்கள் ஏன் தாமதமாகச் செலுத்துகிறார்கள், உண்மையில் வேலை செய்யும் தீர்வுகள்

வெள்ளிக்கிழமை மதியம் உங்கள் வங்கிக் கணக்கைச் சரிபார்க்கிறீர்கள், எதிர்பார்த்த பணம் வரவில்லை. பெரும்பாலான வணிக உரிமையாளர்கள் வாடிக்கையாளர் தங்களைத் தவிர்க்கிறார் என்று உடனே கருதுகிறார்கள், ஆனால் தாமதமான பணம் அரிதாகவே ஒரே நோக்கம் கொண்ட ஒற்றைப் பிரச்சினை. விரைவாகப் பணம் பெற, கடனைத் துரத்தத் தொடங்குவதற்கு முன் ஒரு இன்வாய்ஸ் ஏன் நின்றது என்ற குறிப்பிட்ட காரணத்தைக் கண்டறிய வேண்டும்.

இன்வாய்ஸ் சரியான நபரை ஒருபோதும் அடையவில்லை

ஒரு திட்டத்தை முடிக்கும்போதோ பொருட்களின் தொகுப்பை வழங்கும்போதோ, வேலையை ஆர்டர் செய்தவருக்கு இன்வாய்ஸை மின்னஞ்சல் செய்வதே உங்கள் முதல் உள்ளுணர்வு. இது தர்க்கரீதியான படி, ஆனால் உங்கள் பணம் தாமதமாவதற்கு இதுவே அடிக்கடி காரணம். உங்கள் சேவைகளை வாங்குபவர் அரிதாகவே அவற்றுக்குப் பணம் செலுத்துபவர்.

வளைகுடாவிலும் தெற்காசியாவிலும் உள்ள பெரிய நிறுவனங்களில், கொள்முதலும் கணக்கியலும் முற்றிலும் தனித் துறைகள். சந்தைப்படுத்தல் மேலாளருக்கோ பணியிடக் கண்காணிப்பாளருக்கோ இன்வாய்ஸை அனுப்பினால், அது அவர்களின் இன்பாக்ஸில் கிடக்கும். அவர்கள் தங்கள் சொந்த வேலைகளில் மும்முரமாக இருக்கிறார்கள், உங்கள் ஆவணங்களை முன்னனுப்புவது அவர்களின் முன்னுரிமை அல்ல. மூன்று வாரங்கள் கழித்து நீங்கள் பின்தொடரும்போது, அவர்கள் அதை முற்றிலும் மறந்துவிட்டிருப்பார்கள்.

இதைச் சரிசெய்ய, உங்கள் சொந்தப் பதிவுகளில் வாங்குபவரையும் செலுத்துபவரையும் பிரிக்க வேண்டும். தொடக்கச் செயல்முறையின்போது, உங்கள் முதன்மைத் தொடர்பாளரிடம் அவர்களின் செலுத்த வேண்டிய கணக்குத் துறையின் சரியான மின்னஞ்சல் முகவரியைக் கேளுங்கள். இன்வாய்ஸை நேராக அந்த நிதி முகவரிக்கு அனுப்பி, பில்லிங் நடந்தது என்று அறிய உங்கள் முதன்மைத் தொடர்பாளரையும் நகலில் சேருங்கள். இந்த எளிய நிர்வாக மாற்றம், அதைச் செயலாக்குவதே வேலையாகக் கொண்டவரின் மேஜையில் உங்கள் ஆவணம் நேரடியாகச் சேர்வதால், உங்கள் பெறவேண்டிய கணக்குகளை நிர்வகிக்க ஆகும் நேரத்தைப் பெரிதும் குறைக்கிறது.

இன்வாய்ஸில் முக்கியத் தகவல் விடுபட்டுள்ளது

கணக்குத் துறைகள் உங்கள் பணியின் தரத்தை மதிப்பிடுவதில்லை. கண்டிப்பான உள் சரிபார்ப்புப் பட்டியல்களின் அடிப்படையில் ஆவணங்களைச் செயலாக்குகின்றன. உங்கள் ஆவணத்தில் தேவையான தகவல் விடுபட்டிருந்தால், அவர்கள் அதைச் செயலாக்க மாட்டார்கள். அதை விட மோசம், ஏதோ விடுபட்டுள்ளது என்று சொல்ல அவர்கள் அரிதாகவே உங்களைத் தொடர்புகொள்வார்கள். உங்கள் இன்வாய்ஸை ஒதுக்கி வைத்துவிட்டு வரிசையில் அடுத்த சப்ளையருக்குச் சென்றுவிடுவார்கள்.

விடுபட்ட தகவல் வழக்கமாகக் கணிக்கக்கூடிய வகைகளில் அடங்குகிறது. மிகவும் பொதுவான குற்றவாளி விடுபட்ட கொள்முதல் ஆணை (PO) எண். பெருநிறுவன வாடிக்கையாளர் பணிக்கு PO வழங்கியிருந்தால், அந்தச் சரியான எண் உங்கள் இறுதி பில்லில் தோன்ற வேண்டும். வாடிக்கையாளரின் சரியான சட்ட நிறுவனப் பெயர், குறிப்பிட்ட திட்டக் குறியீடு, பெற்றதற்கான ஆதாரமாக இணைக்கப்பட்ட கையொப்பமிட்ட டெலிவரி நோட், செல்லுபடியான வரி இன்வாய்ஸுக்குத் தேவையான பொருத்தமான வரிப் பதிவு எண்கள் ஆகியவை பிற பொதுவான விடுபாடுகள்.

இந்தப் பிரச்சினைக்கான தீர்வு நீங்கள் பணம் கேட்பதற்கு வெகு முன்பே நடக்கிறது. பில்லை உருவாக்குவதற்கு முன் அவர்களின் கணக்குத் துறைக்கு என்ன தேவை என்று வாடிக்கையாளரிடம் கேட்க வேண்டும். அவர்களின் விதிகள் தெரிந்ததும், அவற்றைச் செயல்படுத்த உங்கள் பில்லிங் மென்பொருளைப் பயன்படுத்துங்கள். தேவையான வரி எண்களும் தனிப்பயன் குறிப்புகளும் தானாகத் தோன்றும்படி உங்கள் வாடிக்கையாளர் சுயவிவரங்களையும் ஆவண வடிவமைப்புகளையும் அமைக்க Paper & Pen உதவுகிறது. PO எண் இல்லாத ஆவணங்களை ஒரு வாடிக்கையாளர் நிராகரிப்பார் என்று தெரிந்தால், அந்தப் புலம் நிரப்பப்படும் வரை ஒருபோதும் அனுப்பக் கூடாது என்பதைக் கண்டிப்பான உள் விதியாக்குங்கள்.

வாடிக்கையாளருக்கு மெதுவான ஒப்புதல் சங்கிலி உள்ளது

சில நேரங்களில் உங்கள் இன்வாய்ஸ் சரியான துறையை அடைந்து அனைத்துச் சரியான தகவல்களையும் கொண்டிருந்தாலும், பணம் வர வாரக்கணக்கில் ஆகிறது. வாடிக்கையாளருக்கு மெதுவான, பல அடுக்கு ஒப்புதல் சங்கிலி இருப்பதால் இது அடிக்கடி நடக்கிறது. துறைத் தலைவர் ஒப்புதல் தரும் வரை கணக்காளர் நிதியை விடுவிக்க முடியாது, பொது மேலாளர் மாதச் செலவுகளை ஆய்வு செய்யும் வரை துறைத் தலைவர் ஒப்புதல் தர முடியாது.

ஒரு பெரிய நிறுவனத்தை அதன் படிநிலையை மாற்றக் கட்டாயப்படுத்த முடியாது, ஆனால் அதைப் புத்திசாலித்தனமாகக் கடந்து செல்லலாம். அவர்களின் பணம் செலுத்தும் சுழற்சிகளைப் புரிந்துகொள்வதே முக்கியம். பல பெரிய வணிகங்கள் மாதத்தின் குறிப்பிட்ட நாட்களில் மட்டுமே பணம் செலுத்தும் சுற்றுகளை நடத்துகின்றன. ஒரு வாடிக்கையாளர் மாதத்தின் 15-ஆம் தேதி மட்டுமே சப்ளையர்களுக்குச் செலுத்தினால், நீங்கள் 16-ஆம் தேதி இன்வாய்ஸைச் சமர்ப்பித்தால், 30 நாள் தாமதத்தைக் கணித ரீதியாக உறுதிசெய்துவிட்டீர்கள்.

இதைச் சரிசெய்ய, பணிக்கு முதலில் விலைப்புள்ளிகளை வழங்கும்போதே பணம் செலுத்தும் அட்டவணையையும் ஒப்புதல் காலவரிசையையும் தெளிவுபடுத்துங்கள். அவர்களின் ஒப்புதல் செயல்முறைக்கு இரண்டு வாரங்கள் ஆகும், பணம் செலுத்தும் சுற்று 30-ஆம் தேதி என்று தெரிந்தால், அதிகபட்சம் 14-ஆம் தேதிக்குள் இன்வாய்ஸைச் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். உங்கள் ஆவணங்களை முன்கூட்டியே சமர்ப்பித்து, அவர்களின் உள் தாளத்துடன் நேரத்தைப் பொருத்துவது வரும் நிதியை விரைவுபடுத்த மிகவும் பயனுள்ள வழிகளில் ஒன்று.

வாடிக்கையாளர் வெறுமனே செலுத்த மாட்டார்

இன்வாய்ஸ் சரியான நபரை அடைந்து, தேவையான அனைத்து விவரங்களையும் கொண்டு, ஒப்புதல் சங்கிலியைக் கடந்தும் பணம் இன்னும் வரவில்லை என்றால், இறுதியாக உண்மையான வசூல் பிரச்சினையைச் சந்தித்துள்ளீர்கள். வாடிக்கையாளர் வேண்டுமென்றே தன் பணத்தைப் பிடித்து வைத்திருக்கிறார்.

வாடிக்கையாளர்கள் பல்வேறு காரணங்களுக்காகப் பணத்தை நிறுத்திவைக்கிறார்கள். அவர்களின் சொந்த வருவாயில் கடுமையான வீழ்ச்சி ஏற்பட்டு, கடன்களை ஈடுகட்ட முடியாமல் இருக்கலாம். அல்லது, உங்கள் இன்வாய்ஸை விடத் தங்கள் சம்பளத்திற்கோ வாடகைக்கோ முன்னுரிமை தந்து, தங்கள் சொந்தச் செயல்பாடுகளுக்கு நிதியளிக்க உங்கள் பணத்தைப் பயன்படுத்தலாம். அவர்களின் நோக்கம் எதுவாக இருந்தாலும், அவர்களின் முடிவு உங்கள் பணப்புழக்க அறிக்கையைப் பாதித்து உங்கள் வணிகத்தை நேரடியாகப் பாதிக்கிறது.

இந்தச் சூழலை நிர்வாகப் பிழையாகக் கருதுவது வேலை செய்யாது. இன்வாய்ஸைத் தொலைத்துவிட்டீர்களா என்று கேட்கும் பணிவான மின்னஞ்சல், மேலும் தாமதிக்க அவர்களுக்கு எளிய சாக்குப்போக்கைத் தருகிறது. வாடிக்கையாளர் வெறுமனே செலுத்த மாட்டார் என்றால், நிர்வாகப் பின்தொடர்தல்களிலிருந்து கட்டமைக்கப்பட்ட வசூல் செயல்முறைக்கு மாற வேண்டும். இதற்குத் தெளிவான எல்லைகள், படிப்படியாகத் தீவிரமடையும் தொடர்பு, திட்டத் தொடக்கத்தில் ஒப்புக்கொண்ட பணம் செலுத்தும் நிபந்தனைகளைச் செயல்படுத்தும் மனப்பான்மை தேவை.

பயனுள்ள நிலுவை வசூல் ஏணியை உருவாக்குதல்

நிலுவை வசூல் ஏணி என்பது செலுத்தப்படாத இருப்பு குறித்து வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பப்படும் தொடர் தகவல்தொடர்புகள். ஏணி மென்மையான தொனியுடன் தொடங்கி, இன்வாய்ஸ் பழையதாகும்போது படிப்படியாக நேரடியாகவும் அவசரமாகவும் மாறுகிறது.

முன்வரையறுத்த ஏணி இருப்பது பணத்தைத் துரத்துவதிலிருந்து உணர்ச்சியை நீக்குகிறது. என்ன சொல்வது என்று யோசித்தோ அதிக ஆக்ரோஷமாகத் தோன்றுமோ என்று கவலைப்பட்டோ உங்கள் மேஜையில் உட்கார வேண்டியதில்லை. இன்வாய்ஸ் எத்தனை நாட்கள் தாமதம் என்று சரிபார்த்து அதற்குரிய செய்தியை அனுப்பினால் போதும்.

நிலுவை வசூல் ஏணிக்கான வழக்கமான அமைப்பு இதோ:

நிலை	நேரம்	தொனி	முக்கியச் செய்தி
கடைசித் தேதிக்கு முந்தைய நினைவூட்டல்	கடைசித் தேதிக்கு 3 நாட்கள் முன்	உதவிகரமான, பணிவான	இன்வாய்ஸ் உங்களிடம் உள்ளதா என்று உறுதிசெய்யவும், கடைசித் தேதிக்கு முன் வேறு விவரங்கள் தேவையா என்று கேட்கவும் ஒரு சிறு குறிப்பு.
முதல் அறிவிப்பு	2 நாட்கள் தாமதம்	நட்பான ஆனால் நேரடியான	இன்வாய்ஸ் இப்போது சற்றுத் தாமதமாகியுள்ளது. பரிமாற்றம் எப்போது தொடங்கப்படும் என்று உறுதிசெய்யுங்கள்.
உறுதியான கோரிக்கை	14 நாட்கள் தாமதம்	தொழில்முறையான, உறுதியான	பணம் இப்போது கணிசமாகத் தாமதமாகியுள்ளது. கணக்கு இடைநிறுத்தத்தைத் தவிர்க்க உடனடித் தீர்வை ஏற்பாடு செய்யுங்கள்.
இறுதி எச்சரிக்கை	30 நாட்கள் தாமதம்	அவசரமான, கண்டிப்பான	இது இறுதி அறிவிப்பு. 48 மணிநேரத்திற்குள் பணம் பெறப்படாவிட்டால், அனைத்துச் சேவைகளையும் இடைநிறுத்தி முறையான கடன் மீட்பைத் தொடர்வோம்.

மென்பொருளைப் பயன்படுத்தி இந்த நிலைகளைத் தானியங்கியாக்கலாம். தானியங்கி பணம் செலுத்த நினைவூட்டல்களை அமைப்பது, ஏணியின் முதல் சில படிகள் கைமுறைத் தலையீடு இல்லாமல் நடப்பதை உறுதிசெய்து, இறுதியான, மிகக் கடினமான நிலையை அடையும் வாடிக்கையாளர்களில் கவனம் செலுத்த உங்களை விடுவிக்கிறது.

உங்கள் வாடிக்கையாளருக்கு வழங்குவதை எப்போது நிறுத்துவது

சிறு வணிக உரிமையாளர்களும் ஃப்ரீலான்சர்களும் கற்றுக்கொள்ள வேண்டிய கடினமான பாடங்களில் ஒன்று, பணம் செலுத்தாத வாடிக்கையாளருக்குத் தொடர்ந்து வேலை செய்வது ஆபத்தானது என்பது. உங்களுக்குப் பணம் தர வேண்டிய வாடிக்கையாளருக்குப் பொருட்களையோ சேவைகளையோ தொடர்ந்து வழங்கும்போது, உங்கள் சொந்த நிதி அபாயத்தை அதிகரித்தபடியே நடைமுறையில் இலவசமாக வேலை செய்கிறீர்கள். பொருட்கள், உழைப்பு, மேல்நிலைச் செலவுகளுக்குப் பணம் செலுத்துகிறீர்கள், ஆனால் பதிலுக்கு எதுவும் பெறவில்லை.

வழங்குவதை நிறுத்துவதற்கு உறுதியான எல்லையை நிறுவ வேண்டும். பெரும்பாலான வணிகங்களுக்கு, இந்த எல்லை நிலுவை வசூல் ஏணியின் பிந்தைய நிலைகளுடன் இணைக்கப்பட வேண்டும். இன்வாய்ஸ் 30 நாட்கள் தாமதத்தை அடைந்தால், அனைத்துப் புதிய பணிகளையும் இடைநிறுத்த வேண்டும். அடுத்த சரக்குத் தொகுப்பை அனுப்பாதீர்கள். ஆலோசனைத் திட்டத்தின் அடுத்த கட்டத்தைத் தொடங்காதீர்கள். இறுதி வடிவமைப்புக் கோப்புகளை ஒப்படைக்காதீர்கள்.

இந்த இடைநிறுத்தத்தைத் தெளிவாகவும் தொழில்முறையாகவும் தெரிவியுங்கள். கணக்கில் நிலுவை இருப்பு இருக்கும்போது புதிய பணியைத் தொடங்க நிறுவனக் கொள்கை அனுமதிக்காது என்று வெறுமனே கூறலாம். உங்கள் பணியை மதிக்கும் வாடிக்கையாளர், வழங்கல் நிறுத்தப்படும்போது வழக்கமாகப் பணத்தை விரைவில் கண்டுபிடிப்பார். கோபமடைந்து பணம் இல்லாமல் தொடர்ந்து வேலை செய்யக் கோரும் வாடிக்கையாளரை நீங்கள் வைத்திருக்க முடியாது.

அடுத்து என்ன செய்வது

தாமதமான பணத்தை ஒற்றைப் பிரச்சினையாகக் கருதுவதை நிறுத்துங்கள். இன்றே உங்கள் கணக்குப் பதிவுகளைத் திறந்து செலுத்தப்படாத ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸையும் பாருங்கள். மேலே விளக்கிய நான்கு காரணங்களின் அடிப்படையில் ஒவ்வொன்றையும் வகைப்படுத்துங்கள்.

கொள்முதல் ஆணை எண் இல்லாததால் ஒரு இன்வாய்ஸ் சிக்கியிருந்தால், எண்ணைக் கண்டுபிடித்து ஆவணத்தை உடனே மீண்டும் சமர்ப்பியுங்கள். ஒரு இன்வாய்ஸ் தவறான இன்பாக்ஸில் கிடந்தால், வாடிக்கையாளரை அழைத்து, அவர்களின் செலுத்த வேண்டிய கணக்குத் துறையின் மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பெற்று, பில்லைச் சரியான நபருக்கு முன்னனுப்புங்கள். செலுத்த மறுக்கும் வாடிக்கையாளரைக் கையாண்டால், உங்கள் நிலுவை வசூல் ஏணியை வரைந்து இன்றே பொருத்தமான எச்சரிக்கையை அனுப்புங்கள்.

இறுதியாக, உங்கள் வழக்கமான பில்லிங் ஆவணங்களை ஆய்வு செய்யுங்கள். அவை உங்கள் பணம் செலுத்தும் நிபந்தனைகளைத் தெளிவாகக் கூறி, உங்கள் பெருநிறுவன வாடிக்கையாளர்கள் பார்க்க எதிர்பார்க்கும் அனைத்துப் புலங்களையும் கொண்டிருப்பதை உறுதிசெய்யுங்கள். தரப்படுத்திய இன்வாய்ஸ் வார்ப்புருக்களைப் பயன்படுத்துவது, எந்த முக்கிய விவரமும் வெறுமையாக விடப்படாமல் உறுதிசெய்தபடியே தொழில்முறைத் தோற்றத்தை முன்வைக்க உதவும். தாமதத்தின் குறிப்பிட்ட காரணத்தைக் கண்டறிவதன் மூலம், உங்கள் பணத்தை வங்கிக் கணக்கில் சேர்க்கத் தேவையான சரியான தீர்வைப் பயன்படுத்தலாம்.