చిన్న వ్యాపారం నిజంగా పూర్తి చేయగల నెలాఖరు క్లోజ్

మీరు నెల ఇరవయ్యో తేదీన మీ ఖాతాలు సమీక్షించడానికి కూర్చుంటారు, మూడు వారాల క్రితం ఒక సరఫరాదారు మీకు ఎందుకు ఛార్జ్ చేశారో మర్చిపోయారని గ్రహిస్తారు. కార్పొరేట్ ప్రపంచం నెలాఖరు క్లోజ్‌ను పవిత్ర ఆచారంగా భావిస్తుంది, కానీ చిన్న వ్యాపార యజమానులు సాధారణంగా దాన్ని విసుగు కలిగించే పరిపాలనా భారంగా చూస్తారు. ప్రత్యేక ఫైనాన్స్ టీమ్ లేనప్పుడు, ఆచరణాత్మకమైన, వేగవంతమైన, వాస్తవంపై దృష్టి పెట్టే క్లోజింగ్ ప్రక్రియ మీకు అవసరం.

వేగవంతమైన క్లోజ్ పరిపూర్ణ క్లోజ్‌ను ఎందుకు మించుతుంది

నెల ముగించే ముందు ప్రతి ఒక్క రసీదు వచ్చే వరకు వేచి ఉండటం చిన్న వ్యాపార యజమానుల్లో సాధారణ తప్పు. జనవరిని ముగించడానికి ఫిబ్రవరి ఇరవై ఐదవ తేదీ వరకు వేచి ఉంటే, నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి ఆర్థిక సమాచారం అప్పటికే నిరుపయోగం. మూడు వారాలు ఆలస్యంగా పూర్తయిన పరిపూర్ణ క్లోజ్ కంటే నెల ఐదవ తేదీలోపు పూర్తయిన కొంచెం అసంపూర్ణ క్లోజ్ చాలా మేలు.

మీ ఖాతాలు త్వరగా ముగిస్తే, చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌లను గుర్తించి, మీరు అందించిన పని క్లయింట్‌కు ఇంకా గుర్తుండగానే ఫాలో-అప్ చేయవచ్చు. మెటీరియల్ ఖర్చుల్లో అకస్మాత్తు పెరుగుదలను గమనించి, కొత్త ఆర్డర్లు తీసుకునే ముందే మీ ధరలు సర్దుబాటు చేయవచ్చు. చిన్న నగదు కొనుగోలుకు తప్పిపోయిన చిన్న రసీదును తర్వాతి నెలలో నమోదు చేయవచ్చని అంగీకరించండి. మీ ఆర్థిక ఆరోగ్యం స్పష్టమైన చిత్రాన్ని త్వరగా పొందడమే మీ ప్రధాన లక్ష్యం.

మీ నెలాఖరు క్లోజ్‌ను దిక్సూచిగా భావించండి. మీరు దారి తప్పిన నెల తర్వాత మీ ఖచ్చితమైన స్థానాన్ని చెప్పే దిక్సూచి నిరుపయోగం. ఇప్పుడే నిజమైన ఉత్తర దిశకు చాలా మంచి అంచనా ఇచ్చే దిక్సూచి మీ వ్యాపారాన్ని కాపాడుతుంది. వేగం మీకు స్పందించే సామర్థ్యాన్ని ఇస్తుంది.

దశ 1: బిల్ చేయని పని, తప్పిపోయిన ఇన్‌వాయిస్‌లను పట్టుకోండి

మీ ఆదాయంతో మీ క్లోజింగ్ క్రమాన్ని ప్రారంభించండి. సేవ అందించి లేదా ఉత్పత్తి షిప్ చేసి తుది బిల్ పంపడం మర్చిపోవడం సులభం, ముఖ్యంగా రోజువారీ కార్యకలాపాలు నిర్వహిస్తూ బిజీగా ఉన్నప్పుడు.

మీ ప్రాజెక్ట్ నోట్స్, టైమ్‌షీట్లు, డెలివరీ లాగ్‌లను సమీక్షించండి. మీరు పని పూర్తి చేస్తే, దానికి బిల్ చేయాలి. అంగీకరించిన కొటేషన్ జారీ చేసి ఉంటే, తుది ఇన్‌వాయిస్ అంగీకరించిన మొత్తానికి సరిపోతుందో నిర్ధారించుకోండి. పెద్ద ప్రాజెక్ట్‌కు డిపాజిట్ తీసుకుని ఉంటే, తర్వాతి ఇన్‌వాయిస్ జారీ చేయడానికి మైల్‌స్టోన్ చేరారో తనిఖీ చేయండి. సాధారణ క్లయింట్లకు క్రమం తప్పకుండా అదే బిల్ పంపుతుంటే, మీ రికరింగ్ ఇన్‌వాయిస్‌లు తయారై కస్టమర్‌కు పంపబడ్డాయో నిర్ధారించుకోండి.

బిల్ చేయని పనిని మీ నోట్స్‌లో ఉండనివ్వకండి. ఇన్‌వాయిస్ చేయడానికి ఎంత ఎక్కువ వేచి ఉంటే, చెల్లింపు కోసం అంత ఎక్కువ వేచి ఉంటారు. ఈ ఆలస్యం మీ నగదు ప్రవాహాన్ని నేరుగా దెబ్బతీస్తుంది. క్లయింట్ ఛార్జీపై వివాదం చేస్తే, నెల తర్వాత కంటే పని పూర్తయిన కొన్ని రోజుల తర్వాత సమస్యను పరిష్కరించడం చాలా సులభం. తర్వాతి దశకు వెళ్లే ముందు ప్రతి డెలివరీ నోట్‌కు సంబంధిత సేల్స్ ఇన్‌వాయిస్ ఉండేలా చూసుకోండి.

దశ 2: మీ సరఫరాదారు బిల్లులు, ఖర్చులు నమోదు చేయండి

మీ ఆదాయం నమోదైన తర్వాత, మీ ఖర్చులకు వెళ్లండి. మీ సరఫరాదారుల బిల్లులు, యుటిలిటీ స్టేట్‌మెంట్లు, ఏవైనా చిన్న నగదు స్లిప్‌లు సేకరించండి. చాలా ట్రేడింగ్, సేవా వ్యాపారాల్లో, చిన్న నగదు లీకేజీలు తప్పు అకౌంటింగ్‌కు ప్రధాన కారణం.

ప్రతి సరఫరాదారు బిల్‌ను, మీరు ఇంకా చెల్లించకపోయినా, మీ సిస్టమ్‌లో ఎంటర్ చేయండి. ఇది అక్రూవల్ అకౌంటింగ్‌లో కీలకమైన భాగం. బ్యాంకులో మీ దగ్గర ఏముందో తెలుసుకోవడం ఎంత ముఖ్యమో, మీరు ఎంత బాకీ ఉన్నారో తెలుసుకోవడం అంతే ముఖ్యం. నెల ఇరవై ఎనిమిదవ తేదీన డెలివరీ అయిన మెటీరియల్స్‌కు సరఫరాదారు ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్ పంపితే, ఆ ఖర్చు ఈ నెల రికార్డులకు చెందుతుంది.

మీరు వస్తువులు దిగుమతి చేసుకుంటే, బహుళ కరెన్సీలతో వ్యవహరిస్తుండవచ్చు. ఇన్‌వాయిస్ అందుకున్న రోజు సరైన ఎక్స్ఛేంజ్ రేటుతో సరఫరాదారు బిల్‌ను నమోదు చేసేలా చూసుకోండి. మీ డిజిటల్ రసీదులు, భౌతిక కాగితపు స్లిప్‌లను క్రమబద్ధీకరించండి. వాటిని వర్గాల వారీగా గ్రూప్ చేయండి: అద్దె, యుటిలిటీలు, మెటీరియల్స్, ఆఫీస్ సామగ్రి. సమయం ఆదా చేయడానికి బ్యాచ్‌లలో ఎంటర్ చేయండి. మునుపటి నెలకు చెందిన బిల్ కనిపిస్తే, ఇప్పుడే ఎంటర్ చేయండి, కానీ పాత ఖర్చులతో మీ ప్రస్తుత నెల కృత్రిమంగా పెరగకుండా సరైన తేదీ వేయండి.

దశ 3: మీ బ్యాంక్ ఖాతాలను రీకన్సైల్ చేయండి

బ్యాంక్ రీకన్సిలియేషన్ మీ నెలాఖరు క్లోజ్‌కు లంగరు. మీ అకౌంటింగ్ రికార్డుల్లోని లావాదేవీలు మీ బ్యాంక్ ఖాతాలో డబ్బు అసలు కదలికకు సరిపోతాయని ఈ ప్రక్రియ రుజువు చేస్తుంది. ఈ దశ లేకుండా, మీ ఆర్థిక రిపోర్టుల్లో దేనినీ నమ్మలేరు.

చిన్న వ్యాపారాలు తరచుగా బ్యాంక్ ట్రాన్స్‌ఫర్లు, చెక్కులు, నగదు డిపాజిట్ల మిశ్రమాన్ని నిర్వహిస్తాయి కాబట్టి, మీరు చాలా జాగ్రత్తగా ఉండాలి. నెలకు మీ అధికారిక బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌ను ప్రింట్ లేదా డౌన్‌లోడ్ చేయండి. దాన్ని లైన్ వారీగా పరిశీలించండి.

• మీ ఖాతాకు చేరిన ప్రతి కస్టమర్ చెల్లింపును టిక్ చేయండి.
• ప్రతి బయటకు వెళ్లే చెల్లింపును సంబంధిత సరఫరాదారు బిల్‌తో సరిపోల్చండి.
• ఇంతకు ముందు ఎంటర్ చేయని ఏవైనా బ్యాంక్ ఫీజులు, వడ్డీ ఛార్జీలు లేదా కరెన్సీ ఎక్స్ఛేంజ్ తేడాలను నమోదు చేయండి.
• బ్యాంకులో డిపాజిట్ చేసిన నగదు మీ లెడ్జర్‌లో నమోదైన నగదు అమ్మకాలకు సరిపోతుందో నిర్ధారించుకోండి.

చిన్న వ్యాపార యజమానులు కొన్నిసార్లు పొరపాటున వ్యక్తిగత ఖర్చుకు వ్యాపార కార్డ్ వాడతారు. బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌పై వ్యక్తిగత కాఫీ లేదా కుటుంబ విందు కనిపిస్తే, దాన్ని వ్యాపార ఖర్చుగా కాకుండా యజమాని డ్రాగా నమోదు చేయాలి. వ్యక్తిగత, వ్యాపార ఆర్థిక వ్యవహారాలను కలపడం మీ క్లోజ్ ఖచ్చితత్వాన్ని త్వరగా పాడుచేస్తుంది.

నెల చివరి రోజున మీ సిస్టమ్ బ్యాలెన్స్ మీ బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్ బ్యాలెన్స్‌కు సరిపోతే, మీ నగదు స్థితి ఖచ్చితమని మీకు తెలుస్తుంది. తేడా ఉంటే, దాన్ని కనుగొనాలి. వివరించలేని తేడా సాధారణంగా తప్పిపోయిన ఖర్చు లేదా నమోదు చేయని కస్టమర్ చెల్లింపు అని అర్థం.

దశ 4: మీ స్టాక్‌ను లెక్కించండి

మీరు భౌతిక వస్తువులు అమ్ముతుంటే, మీ ఇన్వెంటరీని నిర్ధారించే వరకు మీ క్లోజ్ పూర్తి కాదు. మీ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో జాబితా చేసిన స్టాక్ మీ షెల్ఫ్‌లపై లేదా వేర్‌హౌస్‌లో ఉన్న భౌతిక ఐటమ్‌లకు సరిపోవాలి.

ప్రతి నెలా ప్రతి స్క్రూ లెక్కించాల్సిన లేదా ప్రతి లేబుల్ చూడాల్సిన అవసరం లేదు. మీ అధిక విలువ ఐటమ్‌లు, వేగంగా అమ్ముడయ్యే ఉత్పత్తులపై దృష్టి పెట్టండి. మీ బెస్ట్-సెల్లింగ్ ఉత్పత్తి నలభై యూనిట్లు ఉన్నాయని మీ ఇన్వెంటరీ రికార్డులు చూపిస్తుంటే, మీరు ముప్పై ఐదు మాత్రమే లెక్కిస్తే, విచారించాలి. మీరు అమ్మకం నమోదు చేయడం మర్చిపోయి ఉండవచ్చు, లేదా దొంగతనం సమస్య ఉండవచ్చు.

లెక్కింపు సమయంలో, దెబ్బతిన్న లేదా గడువు ముగిసిన వస్తువుల కోసం చూడండి. ఒక ఐటమ్ ఇక అమ్మలేకపోతే, దాన్ని రైట్ ఆఫ్ చేయాలి. అమ్మలేని ఐటమ్‌లను మీ బ్యాలెన్స్ షీట్‌పై ఉంచడం మీ ఆస్తి విలువను తప్పుగా పెంచుతుంది.

భౌతిక లెక్కకు సరిపోయేలా మీ రికార్డులను సర్దుబాటు చేయండి. ఇది మీ అమ్మిన వస్తువుల ఖర్చు ఖచ్చితంగా ఉండేలా చేస్తుంది. మీ ఇన్వెంటరీని ఎక్కువగా చూపిస్తే, మీ ఖర్చులను తక్కువగా చూపిస్తారు. ఉదాహరణకు, మీరు ఒక్కొక్కటి పది డాలర్లకు పది ఐటమ్‌లు కొని, ఐదే మిగిలి ఉండగా పదీ ఉన్నాయని పొరపాటున భావిస్తే, మీ రికార్డులు యాభై డాలర్ల ఖర్చులను దాచేస్తాయి. అంటే మీరు నిజంగా సంపాదించినదానికంటే ఎక్కువ లాభం సంపాదించారని భావిస్తారు.

మీరు చదవాల్సిన మూడు రిపోర్టులు మాత్రమే

ఆర్థిక స్టేట్‌మెంట్లు తయారు చేయడం మీ క్లోజ్ పూర్తి చేసినందుకు ప్రతిఫలం. అయితే, డజను సంక్లిష్ట పత్రాలు చదవాల్సిన అవసరం లేదు. మూడు నిర్దిష్ట అంశాలపై మీ దృష్టి పెట్టండి.

రిపోర్ట్	ఇది మీకు ఏమి చెబుతుంది	ఇది ఎందుకు ముఖ్యం
లాభనష్టాలు	నెలకు మీ మొత్తం అమ్మకాలు మైనస్ మీ మొత్తం ఖర్చులు.	మీ ప్రధాన వ్యాపార కార్యకలాపాలు నిజంగా డబ్బు సంపాదించాయో చూపిస్తుంది.
బ్యాలెన్స్ షీట్	ఆ ఖచ్చితమైన తేదీన మీ ఆస్తులు, మీ బాధ్యతలు, మీ ఈక్విటీ.	మీ మొత్తం ఆర్థిక స్థిరత్వాన్ని, మీకు ఉన్నదానికంటే ఎక్కువ బాకీ ఉన్నారో వెల్లడిస్తుంది.
అకౌంట్స్ రిసీవబుల్	మీకు డబ్బు బాకీ ఉన్న కస్టమర్ల జాబితా, వారి చెల్లింపులు ఎంత ఆలస్యమయ్యాయో.	మీ నగదు ప్రవాహాన్ని కాపాడుకోవడానికి వెంటనే ఏ క్లయింట్లకు కాల్ చేయాలో చూపిస్తుంది.

మీ బ్యాలెన్స్ షీట్ ఒక స్నాప్‌షాట్. ఇది మీ బ్యాంక్ బ్యాలెన్స్, మీ స్టాక్ విలువ, మీకు రావాల్సిన డబ్బును ఆస్తులుగా జాబితా చేస్తుంది. మీ చెల్లించని సరఫరాదారు బిల్లులు, బ్యాంక్ రుణాలను బాధ్యతలుగా జాబితా చేస్తుంది.

మీ క్లోజ్ పూర్తి చేసిన రోజే ఈ రిపోర్టులు చదవండి. ట్రెండ్‌ల కోసం చూడండి. మీ అమ్మకాలు పెరిగినా మీ లాభం పడిపోయిందా? అంటే మీ ఖర్చులు నెమ్మదిగా పెరుగుతున్నాయి. మీ కస్టమర్లు చెల్లించడానికి ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటున్నారా? బిల్లింగ్ సైకిల్‌లో ముందుగానే చెల్లింపు రిమైండర్లు జారీ చేయడం ప్రారంభించాల్సి రావచ్చు. మీ వ్యాపారం సరైన దిశలో కదులుతోందో చూడటానికి ఈ నెలను మునుపటి నెలతో పోల్చండి.

తర్వాత ఏమి చేయాలి

ఆచరణాత్మక నెలాఖరు క్లోజ్ అంటే అలవాటు నిర్మించుకోవడం. వచ్చే నెల రెండవ లేదా మూడవ రోజు మీ క్యాలెండర్‌లో రెండు గంటలు కేటాయించండి. మీ ఉత్తమ క్లయింట్‌తో సమావేశానికి ఇచ్చే గౌరవాన్నే ఈ అపాయింట్‌మెంట్‌కు ఇవ్వండి.

తర్వాతిసారి ప్రక్రియను వేగవంతం చేయడానికి, ఈరోజే మీ కాగితాలను క్రమబద్ధీకరించడం ప్రారంభించండి. డిజిటల్ సరఫరాదారు బిల్లుల కోసం మీ కంప్యూటర్‌లో సరళమైన ఫోల్డర్ తయారు చేయండి, కాగితపు రసీదుల కోసం మీ డెస్క్‌పై భౌతిక ట్రే ఉంచండి. మీ రికార్డులను నిర్వహించడానికి నిర్మాణాత్మక మార్గం కావాలంటే, నెల పొడవునా మీ లెడ్జర్లను క్రమబద్ధంగా ఉంచడానికి Paper & Pen లో అందుబాటులో ఉన్న అకౌంటింగ్ టూల్స్‌ను అన్వేషించవచ్చు. కాగితాలు పోగుపడనివ్వకండి. ప్రతి వారం కొంచెం క్రమబద్ధత నెలాఖరు క్లోజ్‌ను మీరు నిజంగా పూర్తి చేయగల పనిగా మారుస్తుంది.