క్లయింట్లు ఎందుకు ఆలస్యంగా చెల్లిస్తారు, నిజంగా పనిచేసే పరిష్కారాలు

శుక్రవారం మధ్యాహ్నం మీ బ్యాంక్ ఖాతా చూస్తారు, మీరు ఆశించిన చెల్లింపు కనిపించదు. చాలా మంది వ్యాపార యజమానులు క్లయింట్ తమను తప్పించుకుంటున్నారని వెంటనే భావిస్తారు, కానీ ఆలస్య చెల్లింపు అరుదుగా ఒకే కారణంతో వచ్చే ఒకే సమస్య. వేగంగా చెల్లింపు పొందడానికి, బాకీ కోసం వెంటాడటం ప్రారంభించే ముందు ఇన్‌వాయిస్ ఆగిపోవడానికి నిర్దిష్ట కారణాన్ని గుర్తించాలి.

ఇన్‌వాయిస్ సరైన వ్యక్తికి ఎప్పుడూ చేరలేదు

మీరు ప్రాజెక్ట్ పూర్తి చేసినప్పుడు లేదా వస్తువుల బ్యాచ్ అందించినప్పుడు, పని ఆర్డర్ చేసిన వ్యక్తికి ఇన్‌వాయిస్ ఇమెయిల్ చేయడం మీ మొదటి సహజ ప్రతిస్పందన. ఇది తార్కికమైన అడుగు, కానీ తరచుగా మీ చెల్లింపు ఆలస్యానికి ఇదే కారణం. మీ సేవలు కొనే వ్యక్తి అరుదుగా వాటికి చెల్లించే వ్యక్తి.

గల్ఫ్, దక్షిణాసియా అంతటా పెద్ద సంస్థల్లో, కొనుగోలు, అకౌంటింగ్ పూర్తిగా వేర్వేరు విభాగాలు. మీరు మీ ఇన్‌వాయిస్‌ను మార్కెటింగ్ మేనేజర్‌కు లేదా సైట్ ఫోర్‌మన్‌కు పంపితే, అది వారి ఇన్‌బాక్స్‌లో పడి ఉంటుంది. వారు తమ సొంత పనులతో బిజీగా ఉంటారు, మీ పత్రాలను ఫార్వర్డ్ చేయడం వారి ప్రాధాన్యత కాదు. మూడు వారాల తర్వాత మీరు ఫాలో-అప్ చేసే సమయానికి, వారు దాని గురించి పూర్తిగా మర్చిపోయి ఉంటారు.

దీన్ని పరిష్కరించడానికి, మీ సొంత రికార్డుల్లో కొనుగోలుదారును చెల్లింపుదారు నుండి వేరు చేయాలి. మీ ఆన్‌బోర్డింగ్ ప్రక్రియలో, మీ ప్రధాన కాంటాక్ట్‌ను వారి అకౌంట్స్ పేయబుల్ విభాగం ఖచ్చితమైన ఇమెయిల్ చిరునామా అడగండి. ఇన్‌వాయిస్‌ను నేరుగా ఆ ఆర్థిక చిరునామాకు పంపి, బిల్లింగ్ జరిగిందని తెలిసేలా మీ ప్రధాన కాంటాక్ట్‌ను కాపీలో పెట్టండి. ఈ సాధారణ పరిపాలనా మార్పు మీ అకౌంట్స్ రిసీవబుల్ నిర్వహించడానికి పట్టే సమయాన్ని గణనీయంగా తగ్గిస్తుంది, ఎందుకంటే మీ పత్రం దాన్ని ప్రాసెస్ చేయడమే పనిగా ఉన్న వ్యక్తి డెస్క్‌పై నేరుగా చేరుతుంది.

ఇన్‌వాయిస్‌లో కీలక సమాచారం లేదు

అకౌంట్స్ విభాగాలు మీ పని నాణ్యతను అంచనా వేయవు. అవి కఠినమైన అంతర్గత చెక్‌లిస్ట్‌ల ఆధారంగా పత్రాలను ప్రాసెస్ చేస్తాయి. మీ పత్రంలో అవసరమైన సమాచారం లేకపోతే, వారు దాన్ని ప్రాసెస్ చేయరు. ఇంకా దారుణం, ఏదో తప్పిపోయిందని చెప్పడానికి వారు అరుదుగా మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తారు. మీ ఇన్‌వాయిస్‌ను పక్కన పెట్టి తమ క్యూలోని తర్వాతి సరఫరాదారుకు వెళ్తారు.

తప్పిపోయే సమాచారం సాధారణంగా ఊహించగల వర్గాల్లో ఉంటుంది. అత్యంత సాధారణ కారణం పర్చేజ్ ఆర్డర్ (PO) నంబర్ లేకపోవడం. కార్పొరేట్ క్లయింట్ పనికి PO జారీ చేస్తే, ఆ ఖచ్చితమైన నంబర్ మీ తుది బిల్‌పై కనిపించాలి. ఇతర సాధారణ లోపాల్లో క్లయింట్ సరైన చట్టపరమైన సంస్థ పేరు, నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ కోడ్, అందుకున్నందుకు రుజువుగా జతచేసిన సంతకం చేసిన డెలివరీ నోట్, లేదా చెల్లుబాటయ్యే ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్ కు అవసరమైన తగిన పన్ను రిజిస్ట్రేషన్ నంబర్లు ఉంటాయి.

ఈ సమస్యకు పరిష్కారం మీరు చెల్లింపు అడగడానికి చాలా ముందే జరుగుతుంది. బిల్ తయారు చేసే ముందు వారి అకౌంట్స్ విభాగానికి ఏమి కావాలో క్లయింట్‌ను అడగాలి. వారి నియమాలు తెలిసిన తర్వాత, వాటిని అమలు చేయడానికి మీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ వాడండి. అవసరమైన పన్ను నంబర్లు, కస్టమ్ రెఫరెన్స్‌లు ఆటోమేటిక్‌గా కనిపించేలా మీ కస్టమర్ ప్రొఫైల్స్, పత్ర లేఅవుట్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయడానికి Paper & Pen అనుమతిస్తుంది. PO నంబర్ లేని పత్రాలను ఒక క్లయింట్ తిరస్కరిస్తారని తెలిస్తే, ఆ ఫీల్డ్ నిండే వరకు సెండ్ నొక్కకూడదని కఠినమైన అంతర్గత నియమం చేసుకోండి.

క్లయింట్ ఆమోద గొలుసు నెమ్మదిగా ఉంది

కొన్నిసార్లు మీ ఇన్‌వాయిస్ సరైన విభాగానికి చేరి, సరైన సమాచారమంతా కలిగి ఉంటుంది, కానీ చెల్లింపు రావడానికి ఇంకా వారాలు పడుతుంది. క్లయింట్‌కు నెమ్మదైన, బహుళ స్థాయిల ఆమోద గొలుసు ఉండటం వల్ల ఇది తరచుగా జరుగుతుంది. విభాగాధిపతి ఆమోదించే వరకు అకౌంటెంట్ నిధులు విడుదల చేయలేరు, జనరల్ మేనేజర్ నెలవారీ ఖర్చులు సమీక్షించే వరకు విభాగాధిపతి ఆమోదించలేరు.

పెద్ద కార్పొరేషన్ తన అధికార క్రమాన్ని మార్చేలా బలవంతం చేయలేరు, కానీ దాన్ని తెలివిగా దాటవచ్చు. కీలకం వారి చెల్లింపు సైకిళ్లను అర్థం చేసుకోవడం. చాలా పెద్ద వ్యాపారాలు నెలలో నిర్దిష్ట రోజుల్లో మాత్రమే చెల్లింపు రన్‌లు చేస్తాయి. ఒక క్లయింట్ నెల 15వ తేదీన మాత్రమే సరఫరాదారులకు చెల్లిస్తే, మీరు 16వ తేదీన ఇన్‌వాయిస్ సమర్పిస్తే, 30 రోజుల ఆలస్యాన్ని గణితపరంగా హామీ చేసుకున్నట్లే.

దీన్ని పరిష్కరించడానికి, పనికి ప్రారంభంలో కొటేషన్లు జారీ చేస్తున్నప్పుడే చెల్లింపు షెడ్యూల్, ఆమోద కాలక్రమాన్ని స్పష్టం చేసుకోండి. వారి ఆమోద ప్రక్రియకు రెండు వారాలు పడుతుందని, వారి చెల్లింపు రన్ 30వ తేదీన ఉంటుందని తెలిస్తే, మీ ఇన్‌వాయిస్‌ను ఖచ్చితంగా 14వ తేదీలోపు సమర్పించాలి. మీ పత్రాలను ముందుగానే సమర్పించి, వారి అంతర్గత లయకు సరిపోయేలా సమయం నిర్ణయించడం మీకు రావాల్సిన నిధులను వేగవంతం చేయడానికి అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్గాల్లో ఒకటి.

క్లయింట్ కేవలం చెల్లించరు

ఇన్‌వాయిస్ సరైన వ్యక్తికి చేరి, అవసరమైన వివరాలన్నీ కలిగి, ఆమోద గొలుసు దాటినా, డబ్బు ఇంకా రాకపోతే, మీరు చివరకు నిజమైన వసూలు సమస్యను ఎదుర్కొన్నారు. క్లయింట్ ఉద్దేశపూర్వకంగా తమ నగదును పట్టుకుని ఉన్నారు.

క్లయింట్లు వివిధ కారణాలతో చెల్లింపు నిలిపి ఉంచుతారు. వారి సొంత ఆదాయంలో తీవ్రమైన తగ్గుదల ఎదుర్కొంటూ, తమ బాకీలు చెల్లించలేని స్థితిలో ఉండవచ్చు. లేదా, మీ ఇన్‌వాయిస్ కంటే తమ పేరోల్ లేదా అద్దెకు ప్రాధాన్యం ఇస్తూ, తమ సొంత కార్యకలాపాలకు మీ డబ్బును వాడుతుండవచ్చు. వారి ఉద్దేశం ఏదైనా, వారి నిర్ణయం మీ క్యాష్ ఫ్లో స్టేట్‌మెంట్ ను దెబ్బతీయడం ద్వారా మీ వ్యాపారానికి నేరుగా నష్టం కలిగిస్తుంది.

ఈ సందర్భాన్ని పరిపాలనా పొరపాటుగా భావించడం పనిచేయదు. ఇన్‌వాయిస్ పోగొట్టుకున్నారా అని అడుగుతూ మర్యాదపూర్వక ఇమెయిల్ పంపడం వారికి మరింత ఆలస్యం చేయడానికి సులభమైన సాకు ఇస్తుంది. క్లయింట్ కేవలం చెల్లించనప్పుడు, పరిపాలనా ఫాలో-అప్‌ల నుండి నిర్మాణాత్మక వసూలు ప్రక్రియకు మారాలి. దీనికి స్పష్టమైన హద్దులు, క్రమంగా పెరిగే సంభాషణ, ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభంలో మీరు అంగీకరించిన చెల్లింపు నిబంధనలను అమలు చేసే సంసిద్ధత అవసరం.

ప్రభావవంతమైన డన్నింగ్ నిచ్చెన నిర్మించడం

డన్నింగ్ నిచ్చెన అంటే చెల్లించని బ్యాలెన్స్ గురించి క్లయింట్‌కు పంపే సంభాషణల క్రమం. నిచ్చెన సౌమ్యమైన స్వరంతో ప్రారంభమై, ఇన్‌వాయిస్ పాతబడుతుండగా క్రమంగా మరింత సూటిగా, అత్యవసరంగా మారుతుంది.

ముందే నిర్వచించిన నిచ్చెన ఉండటం డబ్బు వెంటాడటం నుండి భావోద్వేగాన్ని తొలగిస్తుంది. ఏమి చెప్పాలో ఆలోచిస్తూ లేదా చాలా దూకుడుగా అనిపిస్తారేమోనని చింతిస్తూ మీ డెస్క్ వద్ద కూర్చోవాల్సిన అవసరం లేదు. ఇన్‌వాయిస్ ఎన్ని రోజులు గడువు దాటిందో చూసి, సంబంధిత సందేశం పంపండి చాలు.

డన్నింగ్ నిచ్చెనకు ప్రామాణిక నిర్మాణం ఇదిగో:

దశ	సమయం	స్వరం	ముఖ్య సందేశం
గడువుకు ముందు రిమైండర్	గడువు తేదీకి 3 రోజుల ముందు	సహాయకరం, మర్యాదపూర్వకం	మీ దగ్గర ఇన్‌వాయిస్ ఉందో నిర్ధారించుకోవడానికి, గడువు తేదీకి ముందు ఇంకా ఏవైనా వివరాలు కావాలా అని అడగడానికి చిన్న నోట్.
మొదటి నోటీసు	2 రోజులు గడువు దాటింది	స్నేహపూర్వకం కానీ సూటిగా	ఇన్‌వాయిస్ ఇప్పుడు కొంచెం గడువు దాటింది. ట్రాన్స్‌ఫర్ ఎప్పుడు ప్రారంభిస్తారో దయచేసి నిర్ధారించండి.
దృఢమైన అభ్యర్థన	14 రోజులు గడువు దాటింది	ప్రొఫెషనల్, దృఢంగా	చెల్లింపు ఇప్పుడు గణనీయంగా ఆలస్యమైంది. ఖాతా నిలిపివేతను నివారించడానికి దయచేసి వెంటనే చెల్లింపు ఏర్పాటు చేయండి.
తుది హెచ్చరిక	30 రోజులు గడువు దాటింది	అత్యవసరం, కఠినం	ఇది తుది నోటీసు. 48 గంటల్లో చెల్లింపు అందకపోతే, అన్ని సేవలను నిలిపివేసి అధికారిక బాకీ వసూలు చర్యలు చేపడతాం.

ఈ దశలను సాఫ్ట్‌వేర్‌తో ఆటోమేట్ చేయవచ్చు. ఆటోమేటెడ్ చెల్లింపు రిమైండర్లు సెట్ చేయడం నిచ్చెనలోని మొదటి కొన్ని దశలు మాన్యువల్ జోక్యం లేకుండా జరిగేలా చేస్తుంది, తుది, అత్యంత కష్టమైన దశకు చేరిన క్లయింట్లపై దృష్టి పెట్టడానికి మిమ్మల్ని ఖాళీ చేస్తుంది.

మీ క్లయింట్‌కు సరఫరా ఎప్పుడు ఆపాలి

చిన్న వ్యాపార యజమానులు, ఫ్రీలాన్సర్లు నేర్చుకోవాల్సిన అత్యంత కష్టమైన పాఠాల్లో ఒకటి, చెల్లించని క్లయింట్ కోసం పనిచేస్తూ ఉండటం ప్రమాదకరం అనేది. మీకు డబ్బు బాకీ ఉన్న క్లయింట్‌కు వస్తువులు లేదా సేవలు అందిస్తూ ఉంటే, మీ సొంత ఆర్థిక ప్రమాదాన్ని పెంచుతూ నిజానికి ఉచితంగా పనిచేస్తున్నారు. మీరు మెటీరియల్స్, శ్రమ, ఓవర్‌హెడ్‌లకు చెల్లిస్తున్నారు, కానీ బదులుగా ఏమీ అందుకోవడం లేదు.

సరఫరా ఆపడానికి కఠినమైన హద్దు నిర్ణయించాలి. చాలా వ్యాపారాలకు, ఈ హద్దు డన్నింగ్ నిచ్చెనలోని తర్వాతి దశలకు ముడిపడి ఉండాలి. ఇన్‌వాయిస్ 30 రోజులు గడువు దాటితే, కొత్త పని అంతా నిలిపివేయాలి. ఇన్వెంటరీ తర్వాతి బ్యాచ్ షిప్ చేయకండి. కన్సల్టింగ్ ప్రాజెక్ట్ తర్వాతి దశ ప్రారంభించకండి. తుది డిజైన్ ఫైళ్లు అప్పగించకండి.

ఈ నిలుపుదలను స్పష్టంగా, ప్రొఫెషనల్‌గా తెలియజేయండి. ఖాతాపై బాకీ బ్యాలెన్స్ ఉండగా కొత్త పని ప్రారంభించడాన్ని కంపెనీ విధానం నిరోధిస్తుందని చెప్పవచ్చు చాలు. మీ పనికి విలువ ఇచ్చే క్లయింట్ సరఫరా ఆగినప్పుడు సాధారణంగా త్వరగా డబ్బు సమకూరుస్తారు. కోపంతో, చెల్లింపు లేకుండా పనిచేస్తూనే ఉండాలని డిమాండ్ చేసే క్లయింట్‌ను మీరు భరించలేరు.

తర్వాత ఏమి చేయాలి

ఆలస్య చెల్లింపులను ఒకే సమస్యగా భావించడం ఆపండి. ఈరోజే మీ అకౌంటింగ్ రికార్డులు తెరిచి, ప్రతి చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌ను చూడండి. పైన వివరించిన నాలుగు కారణాల ఆధారంగా ఒక్కొక్కదాన్ని వర్గీకరించండి.

పర్చేజ్ ఆర్డర్ నంబర్ లేనందున ఇన్‌వాయిస్ ఆగిపోయి ఉంటే, నంబర్ కనుగొని వెంటనే పత్రాన్ని మళ్లీ సమర్పించండి. ఇన్‌వాయిస్ తప్పు ఇన్‌బాక్స్‌లో ఉంటే, క్లయింట్‌కు కాల్ చేసి, వారి అకౌంట్స్ పేయబుల్ విభాగం ఇమెయిల్ చిరునామా తీసుకుని, బిల్‌ను సరైన వ్యక్తికి ఫార్వర్డ్ చేయండి. చెల్లించడానికి నిరాకరించే క్లయింట్‌తో వ్యవహరిస్తుంటే, మీ డన్నింగ్ నిచ్చెన రాసి, ఈరోజే తగిన హెచ్చరిక పంపండి.

చివరగా, మీ ప్రామాణిక బిల్లింగ్ పత్రాలను సమీక్షించండి. అవి మీ చెల్లింపు నిబంధనలను స్పష్టంగా పేర్కొంటాయని, మీ కార్పొరేట్ క్లయింట్లు చూడాలని ఆశించే అన్ని ఫీల్డ్‌లను కలిగి ఉంటాయని నిర్ధారించుకోండి. ప్రామాణిక ఇన్‌వాయిస్ టెంప్లేట్లు వాడటం కీలక వివరాలేవీ ఖాళీగా వదలకుండా ప్రొఫెషనల్ రూపాన్ని ప్రదర్శించడానికి సహాయపడుతుంది. ఆలస్యానికి నిర్దిష్ట కారణాన్ని గుర్తించడం ద్వారా, మీ డబ్బును మీ బ్యాంక్ ఖాతాలోకి తీసుకురావడానికి అవసరమైన ఖచ్చితమైన పరిష్కారాన్ని వర్తింపజేయవచ్చు.