การปิดบัญชีสิ้นเดือนที่ธุรกิจขนาดเล็กทำให้เสร็จได้จริง

คุณนั่งลงในวันที่ยี่สิบของเดือนเพื่อตรวจบัญชี แล้วพบว่าจำไม่ได้แล้วว่าทำไมซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินคุณเมื่อสามสัปดาห์ก่อน โลกขององค์กรใหญ่ถือว่าการปิดบัญชีสิ้นเดือนเป็นพิธีกรรมศักดิ์สิทธิ์ แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักมองว่าเป็นภาระงานธุรการที่น่าหงุดหงิด เมื่อคุณไม่มีทีมการเงินโดยเฉพาะ คุณต้องการกระบวนการปิดบัญชีที่ใช้งานได้จริง รวดเร็ว และมุ่งเน้นความเป็นจริง

ทำไมการปิดบัญชีที่เร็วจึงดีกว่าการปิดบัญชีที่สมบูรณ์แบบ

ความผิดพลาดที่พบบ่อยของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือรอจนได้ใบเสร็จครบทุกใบก่อนปิดเดือน หากคุณรอถึงวันที่ยี่สิบห้ากุมภาพันธ์จึงปิดเดือนมกราคม ข้อมูลทางการเงินก็ไร้ประโยชน์สำหรับการตัดสินใจแล้ว การปิดบัญชีที่หยาบเล็กน้อยแต่เสร็จภายในวันที่ห้าของเดือน ดีกว่าการปิดบัญชีที่สมบูรณ์แบบแต่ช้าไปสามสัปดาห์มาก

เมื่อคุณปิดบัญชีเร็ว คุณจะเห็นใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระและติดตามได้ในขณะที่ลูกค้ายังจำงานที่คุณส่งมอบได้ คุณจะสังเกตเห็นต้นทุนวัสดุที่พุ่งขึ้นกะทันหันและปรับราคาก่อนรับคำสั่งซื้อใหม่ ยอมรับว่าใบเสร็จเล็ก ๆ ที่หายไปสำหรับการซื้อด้วยเงินสดจำนวนน้อยบันทึกในเดือนถัดไปได้ เป้าหมายหลักของคุณคือเห็นภาพสุขภาพทางการเงินที่ชัดเจนอย่างรวดเร็ว

ให้มองการปิดบัญชีสิ้นเดือนเป็นเข็มทิศ เข็มทิศที่บอกพิกัดที่แน่นอนหลังจากคุณหลงทางไปแล้วหนึ่งเดือนนั้นไร้ประโยชน์ เข็มทิศที่ให้การประมาณทิศเหนือที่แท้จริงได้ดีมากในตอนนี้จะช่วยธุรกิจของคุณไว้ได้ ความเร็วทำให้คุณตอบสนองได้ทัน

ขั้นตอนที่ 1: เก็บงานที่ยังไม่เรียกเก็บและใบแจ้งหนี้ที่ขาดหาย

เริ่มลำดับการปิดบัญชีด้วยรายได้ เป็นเรื่องง่ายที่จะส่งมอบบริการหรือส่งสินค้าแล้วลืมส่งบิลสุดท้าย โดยเฉพาะเมื่อคุณยุ่งกับการดูแลงานประจำวัน

ทบทวนบันทึกโครงการ ใบลงเวลา และบันทึกการจัดส่ง หากคุณทำงานเสร็จแล้ว คุณต้องเรียกเก็บเงิน หากคุณออกใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ ให้ตรวจว่าใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายตรงกับยอดที่ตกลง หากคุณรับเงินมัดจำสำหรับโครงการใหญ่ ให้ตรวจว่าถึงงวดงานที่จะออกใบแจ้งหนี้ถัดไปแล้วหรือยัง หากคุณส่งบิลเดิมให้ลูกค้าประจำเป็นประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้แบบประจำ ถูกสร้างและส่งให้ลูกค้าแล้ว

อย่าปล่อยให้งานที่ยังไม่เรียกเก็บค้างอยู่ในบันทึก ยิ่งรอออกใบแจ้งหนี้นานเท่าไร คุณก็ยิ่งรอรับเงินนานเท่านั้น ความล่าช้านี้ทำลายกระแสเงินสดโดยตรง หากลูกค้าโต้แย้งค่าใช้จ่าย การแก้ปัญหาไม่กี่วันหลังงานเสร็จง่ายกว่าหนึ่งเดือนต่อมามาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบส่งของทุกใบมีใบแจ้งหนี้การขายที่ตรงกันก่อนไปขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกบิลซัพพลายเออร์และค่าใช้จ่าย

เมื่อบันทึกรายได้แล้ว ให้ไปต่อที่ต้นทุน รวบรวมบิลจากซัพพลายเออร์ ใบแจ้งค่าสาธารณูปโภค และใบสำคัญเงินสดย่อย ในธุรกิจการค้าและบริการหลายแห่ง การรั่วไหลของเงินสดย่อยเป็นสาเหตุหลักของบัญชีที่ไม่ถูกต้อง

บันทึกบิลซัพพลายเออร์ทุกใบเข้าระบบ แม้ยังไม่ได้จ่าย นี่เป็นส่วนสำคัญของบัญชีเกณฑ์คงค้าง การรู้ว่าคุณค้างจ่ายเท่าไรสำคัญพอ ๆ กับการรู้ว่ามีเงินในธนาคารเท่าไร หากซัพพลายเออร์ส่งใบกำกับภาษีสำหรับวัสดุที่ส่งมอบในวันที่ยี่สิบแปดของเดือน ค่าใช้จ่ายนั้นอยู่ในบันทึกของเดือนนี้

หากคุณนำเข้าสินค้า คุณอาจต้องจัดการหลายสกุลเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกบิลซัพพลายเออร์ด้วยอัตราแลกเปลี่ยนที่ถูกต้องของวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้ คัดแยกใบเสร็จดิจิทัลและสลิปกระดาษ จัดกลุ่มตามหมวด: ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค วัสดุ และอุปกรณ์สำนักงาน บันทึกเป็นชุดเพื่อประหยัดเวลา หากพบบิลที่เป็นของเดือนก่อน ให้บันทึกตอนนี้แต่ลงวันที่ให้ถูกต้อง เพื่อไม่ให้เดือนปัจจุบันสูงเกินจริงจากค่าใช้จ่ายเก่า

ขั้นตอนที่ 3: กระทบยอดบัญชีธนาคาร

การกระทบยอดธนาคารคือหลักยึดของการปิดบัญชีสิ้นเดือน กระบวนการนี้พิสูจน์ว่ารายการในบันทึกบัญชีของคุณตรงกับการเคลื่อนไหวของเงินจริงในบัญชีธนาคาร หากไม่มีขั้นตอนนี้ คุณจะเชื่อถือรายงานทางการเงินใดไม่ได้เลย

เนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กมักรับทั้งการโอนเงิน เช็ค และการฝากเงินสด คุณต้องละเอียดรอบคอบ พิมพ์หรือดาวน์โหลดใบแจ้งยอดธนาคารอย่างเป็นทางการของเดือนนั้น แล้วตรวจทีละบรรทัด

• ทำเครื่องหมายทุกการชำระเงินของลูกค้าที่เข้าบัญชี
• จับคู่ทุกการจ่ายเงินออกกับบิลซัพพลายเออร์ที่ตรงกัน
• บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ย หรือส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนที่ยังไม่ได้บันทึก
• ตรวจว่าเงินสดที่ฝากธนาคารตรงกับยอดขายเงินสดที่บันทึกในบัญชีแยกประเภท

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางครั้งเผลอใช้บัตรของธุรกิจจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว หากพบค่ากาแฟส่วนตัวหรืออาหารเย็นกับครอบครัวในใบแจ้งยอดธนาคาร คุณต้องบันทึกเป็นการถอนใช้ส่วนตัวของเจ้าของ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายธุรกิจ การปนเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำลายความถูกต้องของการปิดบัญชี

เมื่อยอดในระบบตรงกับยอดในใบแจ้งยอดธนาคารในวันสุดท้ายของเดือน คุณจะรู้ว่าสถานะเงินสดถูกต้อง หากมีส่วนต่าง คุณต้องหาให้เจอ ส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้มักหมายถึงค่าใช้จ่ายที่ขาดหายหรือการชำระของลูกค้าที่ยังไม่ได้บันทึก

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจนับสต็อก

หากคุณขายสินค้าจริง การปิดบัญชีจะยังไม่เสร็จจนกว่าจะตรวจสอบสต็อก สต็อกในโปรแกรมต้องตรงกับสินค้าจริงบนชั้นหรือในคลังสินค้า

คุณไม่จำเป็นต้องนับสกรูหรือฉลากทุกชิ้นทุกเดือน ให้มุ่งเน้นที่สินค้ามูลค่าสูงและสินค้าที่ขายเร็วที่สุด หากบันทึกสต็อกแสดงว่าคุณมีสินค้าขายดีที่สุดสี่สิบหน่วย แต่นับได้เพียงสามสิบห้า คุณต้องตรวจสอบ คุณอาจลืมบันทึกการขาย หรืออาจมีปัญหาการโจรกรรม

ระหว่างการนับ ให้มองหาสินค้าชำรุดหรือหมดอายุ หากสินค้าขายไม่ได้แล้ว ต้องตัดจำหน่ายออก การเก็บสินค้าที่ขายไม่ได้ไว้ในงบดุลทำให้มูลค่าสินทรัพย์สูงเกินจริง

ปรับบันทึกให้ตรงกับการนับจริง เพื่อให้ต้นทุนขายถูกต้อง หากคุณแสดงสต็อกสูงเกินจริง คุณจะแสดงต้นทุนต่ำเกินจริง ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อสินค้าสิบชิ้นชิ้นละสิบดอลลาร์ และเข้าใจผิดว่ายังเหลือครบสิบชิ้นทั้งที่เหลือเพียงห้าชิ้น บันทึกของคุณจะซ่อนต้นทุนห้าสิบดอลลาร์ หมายความว่าคุณจะคิดว่าทำกำไรได้มากกว่าความเป็นจริง

รายงานเพียงสามฉบับที่คุณต้องอ่าน

การจัดทำงบการเงินคือรางวัลของการปิดบัญชีให้เสร็จ อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องอ่านเอกสารซับซ้อนนับสิบฉบับ ให้มุ่งความสนใจไปที่สามส่วนเฉพาะ

รายงาน	บอกอะไรคุณ	ทำไมจึงสำคัญ
งบกำไรขาดทุน	ยอดขายรวมหักค่าใช้จ่ายรวมของเดือน	แสดงว่าการดำเนินงานหลักของธุรกิจทำเงินได้จริงหรือไม่
งบดุล	สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ณ วันที่นั้นพอดี	เผยความมั่นคงทางการเงินโดยรวม และคุณเป็นหนี้มากกว่าที่มีหรือไม่
ลูกหนี้การค้า	รายชื่อลูกค้าที่ค้างเงินคุณและชำระล่าช้าแค่ไหน	ชี้ว่าลูกค้ารายใดที่คุณต้องโทรหาทันทีเพื่อปกป้องกระแสเงินสด

งบดุลเป็นภาพถ่าย ณ ขณะหนึ่ง แสดงยอดเงินในธนาคาร มูลค่าสต็อก และเงินที่ผู้อื่นค้างคุณเป็นสินทรัพย์ แสดงบิลซัพพลายเออร์ที่ยังไม่จ่ายและเงินกู้ธนาคารเป็นหนี้สิน

อ่านรายงานเหล่านี้ในวันเดียวกับที่ปิดบัญชีเสร็จ มองหาแนวโน้ม กำไรลดลงแม้ยอดขายเพิ่มขึ้นหรือ? นั่นหมายความว่าต้นทุนกำลังค่อย ๆ สูงขึ้น ลูกค้าใช้เวลาชำระนานขึ้นหรือ? คุณอาจต้องเริ่มส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน เร็วขึ้นในรอบการเรียกเก็บเงิน เปรียบเทียบเดือนนี้กับเดือนก่อนเพื่อดูว่าธุรกิจกำลังไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่

สิ่งที่ควรทำต่อไป

การปิดบัญชีสิ้นเดือนเชิงปฏิบัติคือการสร้างนิสัย กันเวลาสองชั่วโมงในปฏิทินสำหรับวันที่สองหรือสามของเดือนหน้า ให้ความสำคัญกับนัดนี้เท่ากับการประชุมกับลูกค้าที่ดีที่สุดของคุณ

เพื่อให้ครั้งหน้าเร็วขึ้น เริ่มจัดระเบียบเอกสารตั้งแต่วันนี้ สร้างโฟลเดอร์ง่าย ๆ ในคอมพิวเตอร์สำหรับบิลซัพพลายเออร์ดิจิทัล และวางถาดบนโต๊ะสำหรับใบเสร็จกระดาษ หากคุณต้องการวิธีที่มีโครงสร้างในการจัดการบันทึก คุณสำรวจเครื่องมือบัญชีใน Paper & Pen เพื่อจัดบัญชีแยกประเภทให้เป็นระเบียบตลอดเดือนได้ อย่าปล่อยให้เอกสารกองพะเนิน การจัดระเบียบเล็กน้อยทุกสัปดาห์ทำให้การปิดบัญชีสิ้นเดือนเป็นงานที่คุณทำให้เสร็จได้จริง