Плащания от чужбина без загуба на марж

Ценообразувате проекта внимателно, за да си осигурите печалба, но докато плащането на международния клиент стигне до банковата Ви сметка, маржът Ви е изчезнал. Между променливите валутни курсове и неочакваните удръжки на банки посредници фактурирането зад граница често струва на фирмите много повече, отколкото очакват.

Как да изберете валутата на фактурата

Когато продавате на клиент в друга държава, първото решение е в каква валута да е фактурата. Обикновено имате три варианта: Вашата местна валута, местната валута на клиента или широко търгувана трета валута като щатския долар или еврото.

Фактурирането в собствената Ви местна валута е най-сигурният вариант за паричния поток. Ако очаквате да получите 5,000 омански риала, фактурирате точно тази сума. Клиентът отива в банката си, поисква да изпрати 5,000 омански риала и банката му изчислява колко от неговата местна валута е нужно за превода. Получавате точно толкова, колкото сте фактурирали.

Много големи международни клиенти обаче предпочитат да бъдат фактурирани в собствената си валута, за да опростят счетоводството си. Ако се съгласите, Вие поемате валутния риск. Трети вариант е да ползвате голяма световна валута. Това е често срещано в региони като Южна Азия и Залива, където фирмите по навик фактурират международната търговия в щатски долари.

Какво е валутен риск

Валутният риск е финансовата несигурност от колебанията на курса между датата, на която издавате фактурата, и датата, на която клиентът реално я плаща.

Ако издадете фактура в чужда валута с 30-дневен срок за плащане, стойността на тази валута ще се движи през тези 30 дни. Ако валутата отслабне спрямо Вашата, плащането, което накрая получите, ще струва по-малко от планираното. Това директно намалява маржа Ви на печалба.

Ето сравнение как различните валути засягат кой носи финансовия риск:

Валута на фактурата	Кой носи валутния риск?	Ефект върху полученото плащане
Вашата местна валута	Клиентът	Получавате точно фактурираната сума.
Местната валута на клиента	Вие (доставчикът)	Крайната сума зависи от пазарния курс в деня на превода.
Трета валута (напр. USD)	И двете страни	И Вие, и клиентът сте изложени на несигурност според движението на двете валути спрямо третата.

Ако се налага да фактурирате в чужда валута, включете този риск в първоначалната цена. Когато подготвяте предложенията си чрез оферти, можете да добавите малък буфер към цената, за да се защитите от дребни колебания на курса, още преди клиентът да се е съгласил с работата.

Защо курсът във фактурата е важен за счетоводството

Избраната валута засяга не само банковото Ви салдо. Тя пряко влияе и на счетоводството и на изчисляването на брутния марж.

Когато издадете фактура в чужда валута, счетоводната Ви система трябва да запише прихода в основната Ви валута към датата на издаване. Например, ако издадете фактура за 10,000 щатски долара, книгите Ви ще запишат равностойността в местна валута по курса за точно този ден.

Тридесет дни по-късно клиентът плаща 10,000 щатски долара. Дотогава курсът се е променил. Когато парите пристигнат в местната Ви банкова сметка, те се превръщат в различна местна сума от първоначално записаната.

Тази разлика се нарича реализирана курсова печалба или загуба. Ако новият курс Ви дава повече местна валута от първоначално записаното, имате реализирана печалба. Ако Ви дава по-малко, имате реализирана загуба. Трябва да запишете тази разлика в счетоводните си книги, за да отразява отчетът за приходите и разходите реалността на сделката. Ако пропуснете тази стъпка, книгите стават объркани, а данъчната отчетност в края на финансовата година е неточна.

Банкови такси и такси на посредници

Валутните курсове са само половината от уравнението при плащания от чужбина. Другата половина са банковите такси. Когато парите се движат международно през мрежата SWIFT, те често минават през една или повече банки посредници, преди да стигнат до сметката Ви. Тези банки не работят безплатно.

Когато клиентът нарежда международен превод, банката му пита кой да плати таксите. Клиентът може да избере един от три кода:

• OUR: Клиентът плаща всички банкови такси. Получавате пълната сума по фактурата.
• SHA (споделени): Клиентът плаща таксите на своята банка, но банките посредници удържат таксите си директно от преведената сума. Получавате по-малко от фактурираното.
• BEN (бенефициент): Вие плащате всички банкови такси. Банката на клиента и всички посредници удържат таксите си от главницата. Получавате значително по-малко от фактурираното.

Много клиенти избират SHA по подразбиране, защото изглежда честно разходите да се споделят. Таксите на посредниците обаче могат да са изненадващо високи. За да защитите маржа си, посочете изрично условията за плащане във фактурите. Добавете ясна бележка, че всички плащания трябва да постъпват без банкови такси за бенефициента, и помолете клиента да избере опцията “OUR” при нареждането на превода.

Документи, нужни на финансовите екипи в чужбина

Да убедите международен клиент да приеме условията Ви е чудесна първа стъпка, но финансовият му отдел не може просто да преведе пари зад граница, когато реши. Международните преводи са строго регулирани, за да се предотвратят изпиране на пари и изтичане на капитали.

Преди финансовият екип в чужбина да освободи плащане, обикновено му трябват конкретни документи от Вас. Ако не ги предоставите предварително, плащането Ви ще се забави, докато Ви гонят за документите.

Първо, нужна им е перфектно оформена търговска фактура. Обикновен текстов документ не стига. Фактурата трябва ясно да посочва името на фирмата Ви, регистрирания адрес и точните банкови данни (включително SWIFT/BIC кода и IBAN). В зависимост от държавата може да им трябва и проформа фактура, преди изобщо да започнат процеса по поръчката за покупка.

Второ, много държави изискват клиентите да удържат данък при плащания към чуждестранни изпълнители или доставчици. За да не Ви удържат този данък при източника, често трябва да представите удостоверение за данъчно резидентство от местните власти. То доказва, че плащате данъци в своята държава, и позволява на клиента да приложи освобождаване по спогодба за избягване на двойното данъчно облагане. Обърнете се към местния данъчен орган, за да разберете как да поискате това удостоверение.

Накрая може да поискат копие от учредителния Ви акт или търговската регистрация, за да докажете, че сте законно действаща фирма. Ако имате папка с всички тези стандартни документи, готова за изпращане по имейл, международните Ви плащания ще се ускорят значително.

Как да структурирате международните условия за плащане

За да избегнете спорове и ерозия на маржа, международните Ви условия за плащане трябва да са изчерпателни. Едно просто “30 дни” не стига при сделки зад граница.

Условията трябва да посочват точната валута на фактурата. Ако фактурирате в чужда валута, но очаквате плащане в местна, трябва да посочите кой курс се прилага (например курсът на централната банка в деня на плащането).

Трябва да включите и указанията за банковите такси, споменати по-горе. Ако клиент пренебрегне тези условия и изпрати плащане, което пристига с липса заради банкови такси, трябва да решите дали да поемете загубата, или да го гоните за остатъка. Гоненето на малки остатъци зад граница рядко си струва, затова е толкова важно правилата да са ясни още преди началото на работата. С Paper & Pen можете да запазите тези международни условия за плащане като бележки по подразбиране в шаблоните за фактури, така че никога да не забравите да ги включите в бъдещите сметки.

Какво да направите сега

Прегледайте текущия си списък с международни клиенти и анализирайте колко марж губите от валутни курсове и скрити такси. След това обновете стандартните условия в договорите си, така че ясно да определят кой носи валутния риск и че всички такси за банков превод се плащат от наредителя. Накрая съберете документите за данъчно резидентство и фирмена регистрация в една папка, за да ги предоставите на финансовите екипи в чужбина в момента, в който ги поискат. Като поемете контрол над фактурирането, гарантирате, че печалбата, която изчислявате на хартия, е реалната печалба, която стига до банковата Ви сметка.