Месечното приключване, което малкият бизнес наистина може да завърши

Сядате на двадесето число да прегледате сметките си и разбирате, че сте забравили защо доставчик Ви е таксувал преди три седмици. Корпоративният свят третира месечното приключване като свещен ритуал, но собствениците на малък бизнес обикновено го виждат като досадна административна тежест. Когато нямате отделен финансов екип, Ви трябва процес на приключване, който е практичен, бърз и съобразен с реалността.

Защо бързото приключване е по-добро от перфектното

Честа грешка на собствениците на малък бизнес е да чакат да имат всяка разписка, преди да приключат месеца. Ако чакате до двадесет и пети февруари, за да приключите януари, финансовата информация вече е безполезна за вземане на решения. Малко грубо приключване, завършено до пето число, е много по-добро от перфектно приключване, завършено три седмици по-късно.

Когато приключите книгите си рано, можете да забележите неплатени фактури и да ги поискате, докато клиентът още помни свършената работа. Можете да забележите внезапен скок в цената на материалите и да коригирате цените си, преди да приемете нови поръчки. Приемете, че дребна липсваща разписка за малка покупка в брой може да се запише през следващия месец. Основната Ви цел е бързо да получите ясна картина на финансовото си състояние.

Мислете за месечното приключване като за компас. Компас, който Ви казва точните координати месец след като сте се изгубили, е безполезен. Компас, който Ви дава много добра оценка къде е северът точно сега, ще спаси бизнеса Ви. Скоростта Ви дава възможност да реагирате.

Стъпка 1: Уловете нефактурираната работа и липсващите фактури

Започнете приключването с приходите. Лесно е да предоставите услуга или да изпратите продукт и да забравите да издадете окончателната сметка, особено когато сте заети с ежедневната работа.

Прегледайте бележките по проектите, отчетите за отработено време и дневниците за доставки. Ако сте приключили поръчка, трябва да я фактурирате. Ако сте издали оферта, която е приета, проверете дали окончателната фактура отговаря на договорената сума. Ако сте взели депозит за голям проект, проверете дали сте стигнали етапа за издаване на следващата фактура. Ако редовно изпращате една и съща сметка на постоянни клиенти, уверете се, че повтарящите се фактури са създадени и изпратени на клиента.

Не оставяйте нефактурирана работа в бележките си. Колкото по-дълго чакате да фактурирате, толкова по-дълго чакате да Ви платят. Това забавяне пряко вреди на паричния Ви поток. Ако клиент оспори сума, много по-лесно е да решите въпроса няколко дни след приключване на работата, отколкото месец по-късно. Уверете се, че всяка стокова разписка има съответна фактура за продажба, преди да преминете към следващата стъпка.

Стъпка 2: Запишете сметките от доставчици и разходите

Щом приходите са записани, преминете към разходите. Съберете сметките от доставчиците, сметките за комунални услуги и всички бележки за дребни разходи в брой. В много търговски и обслужващи фирми изтичането на дребни пари в брой е основен източник на неточно счетоводство.

Въведете всяка сметка от доставчик в системата, дори да не сте я платили още. Това е съществена част от счетоводството на начислена основа. Да знаете какво дължите е също толкова важно, колкото да знаете какво имате в банката. Ако доставчик е изпратил данъчна фактура за материали, доставени на двадесет и осмо число, този разход принадлежи на записите за този месец.

Ако внасяте стоки, може да работите с няколко валути. Уверете се, че записвате сметката на доставчика по правилния курс за деня, в който сте получили фактурата. Прегледайте цифровите разписки и хартиените бележки. Групирайте ги по категории: наем, комунални услуги, материали и офис консумативи. Въвеждайте ги на партиди, за да спестите време. Ако откриете сметка от предишен месец, въведете я сега, но с правилната дата, за да не се надуе текущият месец изкуствено със стари разходи.

Стъпка 3: Равнете банковите си сметки

Банковото равнение е котвата на месечното приключване. Този процес доказва, че операциите в счетоводните Ви записи съвпадат с реалното движение на парите в банковата Ви сметка. Без тази стъпка не можете да се доверите на нито един финансов отчет.

Тъй като малките фирми често работят със смесица от банкови преводи, чекове и вноски в брой, трябва да сте педантични. Разпечатайте или изтеглете официалното банково извлечение за месеца. Минете през него ред по ред.

• Отметнете всяко плащане от клиент, постъпило в сметката Ви.
• Свържете всяко изходящо плащане със съответната сметка от доставчик.
• Запишете всички банкови такси, лихви или курсови разлики, които не сте въвели преди.
• Проверете дали внесените в банката пари в брой съвпадат с продажбите в брой, записани в книгите Ви.

Понякога собствениците на малък бизнес случайно ползват фирмената карта за личен разход. Ако забележите лично кафе или семейна вечеря в банковото извлечение, трябва да го запишете като теглене от собственика, а не като фирмен разход. Смесването на лични и фирмени финанси е бърз начин да провалите точността на приключването.

Когато салдото в системата съвпада със салдото в банковото извлечение към последния ден на месеца, знаете, че паричната Ви позиция е точна. Ако има разлика, трябва да я откриете. Необяснената разлика обикновено означава липсващ разход или незаписано плащане от клиент.

Стъпка 4: Преброете наличностите

Ако продавате физически стоки, приключването не е завършено, докато не проверите склада. Наличността в софтуера трябва да съвпада с физическите артикули на рафтовете или в склада Ви.

Не е задължително всеки месец да броите всеки винт или всеки етикет. Съсредоточете се върху артикулите с висока стойност и продуктите, които се продават най-бързо. Ако записите за склада показват, че имате четиридесет бройки от най-продавания си продукт, но преброите само тридесет и пет, трябва да проучите. Може да сте забравили да запишете продажба или да имате проблем с кражби.

По време на преброяването търсете повредени стоки или такива с изтекъл срок. Ако артикул вече не може да се продаде, трябва да бъде отписан. Ако държите непродаваеми артикули в баланса, стойността на активите Ви е фалшиво надута.

Коригирайте записите си според физическото преброяване. Така себестойността на продадените стоки е точна. Ако надцените склада, ще подцените разходите си. Например, ако сте купили десет артикула по десет долара всеки и погрешно смятате, че имате всичките десет, а реално са пет, записите Ви ще скрият петдесет долара разходи. Това означава, че ще мислите, че сте спечелили повече, отколкото реално сте.

Единствените три отчета, които трябва да четете

Финансовите отчети са наградата за завършеното приключване. Не е нужно обаче да четете дузина сложни документи. Насочете вниманието си към три конкретни области.

Отчет	Какво Ви казва	Защо е важен
Отчет за приходите и разходите	Общите продажби минус общите разходи за месеца.	Показва дали основната Ви дейност наистина е донесла пари.
Баланс	Активите, пасивите и собственият капитал към точната дата.	Разкрива общата финансова стабилност и дали дължите повече, отколкото притежавате.
Вземания	Списък на клиентите, които Ви дължат пари, и колко са закъснели плащанията им.	Посочва на кои клиенти трябва да се обадите веднага, за да защитите паричния си поток.

Балансът е моментна снимка. Той изброява банковото Ви салдо, стойността на склада и дължимите Ви пари като активи. Изброява неплатените сметки към доставчици и банковите заеми като пасиви.

Прочетете тези отчети в деня, в който приключите. Търсете тенденции. Спаднала ли е печалбата Ви, въпреки че продажбите са се увеличили? Това означава, че разходите Ви пълзят нагоре. Плащат ли клиентите Ви по-бавно? Може да трябва да започнете да изпращате напомняния за плащане по-рано в цикъла на фактуриране. Сравнете този месец с предишния, за да видите дали бизнесът Ви върви в правилната посока.

Какво да направите сега

Практичното месечно приключване е въпрос на навик. Запазете два часа в календара си за второ или трето число на следващия месец. Отнасяйте се към тази среща със същото уважение, с което бихте се отнесли към среща с най-добрия си клиент.

За да мине процесът по-бързо следващия път, започнете да подреждате документите си още днес. Създайте проста папка на компютъра за цифровите сметки от доставчици и дръжте физическа тавичка на бюрото за хартиените разписки. Ако Ви трябва структуриран начин да водите записите си, разгледайте счетоводните инструменти в Paper & Pen, за да държите книгите си подредени през целия месец. Не оставяйте документите да се трупат. Малко подреденост всяка седмица превръща месечното приключване в задача, която наистина можете да завършите.