Какво е проформа фактура? Значение, приложение и пример
Paper & Pen Updated
Quick answer
Проформа фактурата е предпродажбена оферта във формат на фактура, изпратена преди доставката. Вижте какво съдържа, кога да я ползвате и как се различава от данъчната фактура.
Key facts
- Проформа фактурата описва предложена продажба, преди стоките или услугите да бъдат доставени.
- Тя може да помогне на купувача да уреди вътрешно одобрение, документи за внос, акредитив или авансово плащане.
- Тя не е окончателната данъчна фактура и трябва ясно да е обозначена като проформа.
- Окончателната фактура трябва да следва данъчните правила и правилата за фактуриране на юрисдикцията, която урежда сделката.
Администрацията за международна търговия на САЩ (U.S. International Trade Administration) описва проформа фактурата като оферта във формат на фактура. Купувачът може да я ползва, за да уреди вносен лиценз, предекспедиционна проверка, акредитив или достъп до валутата, нужна за покупка от чужбина. Това я прави полезна, преди продажбата да е окончателна, но тя не замества документите, които се изискват, щом сделката се случи.
Значение на проформа фактурата
Проформа фактурата е подробно предложение за бъдеща продажба. Тя изглежда като фактура, защото изброява купувача, продавача, артикулите, стойностите и търговските условия, но се издава преди стоките или услугите да бъдат доставени. Задачата ѝ е да даде на купувача достатъчно потвърдени подробности, за да одобри покупката, да уреди плащането или да подготви документите за внос.
Не приемайте думата “проформа” за универсална правна категория. Данъчните моменти, авансовите плащания и изискванията за фактурите се различават по държави. За Оман проверете ръководството за ДДС в Оман с посочени източници и наредбите на Oman Tax Authority, преди да разчитате на документ за целите на ДДС.
Кога да ползвате проформа фактура?
Ползвайте я, когато купувачът има нужда от подробности на ниво фактура, преди да може да се издаде окончателният документ за продажбата. Чести случаи са:
- Международна търговия: купувачът се нуждае от стойности, тегла, условия на доставка или очаквана дата на изпращане за одобрението на вноса.
- Вътрешно одобрение на покупка: финансов екип или отдел за поръчки се нуждае от официален документ, преди да освободи бюджет или поръчка за покупка.
- Уговорки за авансово плащане: двете страни искат предложените артикули, валута и условия за плащане да са записани, преди парите да тръгнат.
- Работа по поръчка: обхватът е договорен достатъчно точно за подробно предложение, но работата или доставката още не са се случили.
Ако купувачът се нуждае само от ранно ценово предложение, офертата може да е достатъчна. Ръководството за оферти, разчети и проформа фактури обяснява къде е мястото на всеки документ.
Прост пример за проформа фактура
Представете си доставчик на оборудване в Мускат, който подготвя поръчка за чужбина. Купувачът се нуждае от документ за одобрението на вноса, преди доставчикът да изпрати каквото и да е. Доставчикът издава проформа фактура, която показва двете страни, описанията и количествата на оборудването, теглата на пратката, валутата, договорения Incoterm, условията за плащане, очакваната дата на изпращане и датата, до която предложението е валидно.
Купувачът ползва този документ, за да завърши одобрението и уговорките за вноса. Ако поръчката продължи, продавачът издава търговските, данъчните и платежните документи, изисквани за реалната сделка. Проформата остава част от записа на преговорите, а не заместител на окончателната фактура.
Създайте или управлявайте документа
Ползвайте безплатния генератор на проформа фактури, когато Ви трябва документ за печат, без да отваряте акаунт. Фирмите, които искат да държат проформа фактурите заедно с другите си документи за продажби, могат да ползват работното пространство за проформа фактури на Paper & Pen.
Проформа фактура, оферта и данъчна фактура
| Въпрос | Проформа фактура | Оферта | Данъчна фактура |
|---|---|---|---|
| Основна цел | Подробно предложение във формат на фактура | Търговско предложение за цена и условия | Записва облагаема продажба според приложимото право |
| Обичаен момент | Преди продажбата или пратката да е завършена | В началото на търговския разговор | Когато облагаемата доставка или плащането го изисква |
| Счетоводен ефект | Обикновено самият документ не създава приход или вземане | Обикновено самото предложение не създава счетоводен запис | Осчетоводява се според завършената сделка |
| Данъчен статус | Не е окончателната данъчна фактура | Не е окончателната данъчна фактура | Данъчен документ, подчинен на местните изисквания |
| Какво следва | Купувачът одобрява, урежда документите или плаща аванс | Купувачът приема, отказва или преговаря | Продавачът записва и съхранява завършената продажба |
Как да създадете проформа фактура
-
Обозначете документа ясно
Ползвайте заглавието Проформа фактура и посочете, че тя не е данъчна фактура. Дайте ѝ уникален номер, отделен от поредицата на окончателните фактури.
-
Посочете продавача и купувача
Добавете юридическите имена, адресите и данните за контакт, нужни на двете страни, плюс номера на купувача, ако има такъв.
-
Опишете предлаганата доставка
Изброете всеки артикул или услуга, количество, единична стойност и обща сума. Добавете тегла и размери, когато са важни за пратката.
-
Посочете търговските условия
Покажете валутата, отстъпките, условията за плащане, мястото на доставка или Incoterm, очакваната дата на изпращане и срока на валидност, когато е приложимо.
-
Показвайте очаквания данък внимателно
Ако показвате очакван ДДС или данък върху продажбите, обозначете го като оценка и потвърдете окончателното данъчно третиране според правилата, приложими за сделката.
-
Издайте окончателните документи в правилния момент
Когато сделката продължи, създайте търговските, данъчните, разписките или другите документи, изисквани от приложимото право и реалната доставка.
Primary sources
- Pro Forma Invoice (проформа фактура) · U.S. International Trade Administration · достъп на 22 август 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · достъп на 22 август 2026