Защо клиентите плащат късно и решенията, които наистина работят

Проверявате банковата си сметка в петък следобед и очакваното плащане липсва. Повечето собственици на фирми веднага приемат, че клиентът ги избягва, но забавеното плащане рядко е един проблем с един мотив. За да Ви плащат по-бързо, трябва да откриете конкретната причина, поради която фактурата е заседнала, преди да започнете да гоните дълга.

Фактурата не е стигнала до правилния човек

Когато приключите проект или доставите партида стока, първият Ви инстинкт е да изпратите фактурата по имейл на човека, който е поръчал работата. Това е логична стъпка, но често е причината плащането Ви да се забави. Човекът, който купува услугите Ви, рядко е човекът, който ги плаща.

В по-големите организации в Залива и Южна Азия поръчките и счетоводството са напълно отделни отдели. Ако изпратите фактурата на маркетинг мениджъра или на бригадира на обекта, тя седи във входящата им поща. Те са заети със собствените си задачи и препращането на документите Ви не им е приоритет. Докато се обадите отново три седмици по-късно, те са забравили за нея напълно.

За да оправите това, разделете купувача от платеца в собствените си записи. При започването на работа с клиента поискайте от основния си контакт точния имейл адрес на отдела за задължения. Изпратете фактурата директно на този финансов адрес и сложете основния си контакт в копие, за да знае, че фактурирането е станало. Тази проста административна промяна рязко намалява времето за управление на вземанията, защото документът Ви стига направо на бюрото на човека, чиято работа е да го обработи.

Във фактурата липсва важна информация

Счетоводните отдели не оценяват качеството на работата Ви. Те обработват документи по строги вътрешни контролни списъци. Ако в документа Ви липсва задължителна информация, няма да го обработят. По-лошото е, че рядко ще се свържат с Вас, за да кажат какво липсва. Просто ще оставят фактурата настрана и ще продължат със следващия доставчик в опашката.

Липсващата информация обикновено попада в предвидими категории. Най-честият виновник е липсващ номер на поръчка за покупка (PO). Ако корпоративен клиент е издал PO за работата, точно този номер трябва да стои на окончателната Ви сметка. Други чести пропуски са правилното юридическо име на клиента, конкретен код на проект, подписана стокова разписка като доказателство за получаване или данъчните регистрационни номера, нужни за валидна данъчна фактура.

Решението на този проблем идва много преди да поискате плащане. Трябва да попитате клиента какво изисква счетоводният му отдел, преди да създадете сметката. Щом знаете правилата му, накарайте софтуера си за фактуриране да ги спазва. Paper & Pen Ви позволява да настроите профилите на клиентите и оформлението на документите, така че задължителните данъчни номера и собствените препратки да се появяват автоматично. Ако знаете, че клиент отхвърля документи без номер на PO, направете строго вътрешно правило никога да не натискате “Изпрати”, докато това поле не е попълнено.

Клиентът има бавна верига на одобрение

Понякога фактурата стига до правилния отдел и съдържа цялата вярна информация, но плащането пак отнема седмици. Това често се случва, защото клиентът има бавна, многостепенна верига на одобрение. Счетоводителят не може да освободи средствата, докато ръководителят на отдела не подпише, а ръководителят не може да подпише, докато управителят не прегледа месечните разходи.

Не можете да накарате голяма корпорация да промени йерархията си, но можете да се ориентирате в нея умно. Ключът е да разберете платежните ѝ цикли. Много големи фирми правят плащания само в определени дни от месеца. Ако клиент плаща на доставчиците само на 15-о число, а Вие подадете фактурата си на 16-о, математически сте си гарантирали 30-дневно забавяне.

За да оправите това, изяснете графика на плащанията и срока за одобрение още когато издавате оферти за работата. Ако знаете, че одобрението им отнема две седмици и плащанията им са на 30-о число, трябва да подадете фактурата си най-късно до 14-о. Ранното подаване на документите и съобразяването с вътрешния им ритъм е един от най-ефективните начини да ускорите постъпленията си.

Клиентът просто не иска да плати

Ако фактурата е стигнала до правилния човек, съдържа всички нужни данни и е минала веригата на одобрение, а парите пак липсват, най-сетне сте стигнали до истински проблем със събирането. Клиентът нарочно задържа парите си.

Клиентите задържат плащания по различни причини. Може да преживяват сериозен спад в собствените си приходи и да не могат да покрият дълговете си. Или може да ползват Вашите пари, за да финансират дейността си, като поставят заплатите или наема си пред Вашата фактура. Каквото и да е мотивът им, решението им пряко вреди на бизнеса Ви, като уврежда отчета Ви за паричните потоци.

Ако третирате този случай като административна грешка, няма да стане. Учтив имейл с въпрос дали са загубили фактурата им дава лесно извинение да отлагат още. Когато клиентът просто не иска да плати, трябва да преминете от административни напомняния към структуриран процес на събиране. Това изисква ясни граници, все по-твърда комуникация и готовност да наложите условията за плащане, договорени в началото на проекта.

Как да изградите ефективна стълба на напомнянията

Стълбата на напомнянията е поредица от съобщения до клиент за неплатено салдо. Тя започва с мек тон и постепенно става по-пряка и спешна, колкото по-стара става фактурата.

Предварително определената стълба премахва емоцията от гоненето на пари. Не е нужно да седите на бюрото и да се чудите какво да кажете или да се притеснявате, че звучите твърде агресивно. Просто проверявате с колко дни е просрочена фактурата и изпращате съответното съобщение.

Ето стандартна структура на стълбата на напомнянията:

Етап	Кога	Тон	Основно послание
Напомняне преди падежа	3 дни преди падежа	Услужлив и учтив	Кратка бележка, за да се уверите, че имат фактурата, и да попитате дали им трябват още данни преди падежа.
Първо известие	2 дни просрочие	Приятелски, но пряк	Фактурата вече е леко просрочена. Моля, потвърдете кога ще бъде нареден преводът.
Твърдо искане	14 дни просрочие	Професионален и твърд	Плащането вече е значително закъсняло. Моля, уредете незабавно плащане, за да избегнете спиране на сметката.
Последно предупреждение	30 дни просрочие	Спешен и строг	Това е последно известие. Ако плащането не постъпи до 48 часа, ще спрем всички услуги и ще започнем официално събиране на дълга.

Можете да автоматизирате тези етапи със софтуер. Автоматичните напомняния за плащане гарантират, че първите няколко стъпала се изпълняват без ръчна намеса, така че да се съсредоточите върху клиентите, които стигнат до последния, най-труден етап.

Кога да спрете доставките на клиента

Един от най-трудните уроци за собствениците на малък бизнес и свободните професионалисти е, че да продължаваш да работиш за клиент, който не плаща, е опасно. Когато продължавате да доставяте стоки или услуги на клиент, който Ви дължи пари, на практика работите безплатно и увеличавате собствения си финансов риск. Плащате материали, труд и режийни, но не получавате нищо в замяна.

Трябва да поставите твърда граница за спиране на доставките. За повечето фирми тази граница трябва да е свързана с по-късните етапи на стълбата на напомнянията. Ако фактура стигне 30 дни просрочие, спрете всяка нова работа. Не изпращайте следващата партида стока. Не започвайте следващата фаза на консултантския проект. Не предавайте окончателните дизайнерски файлове.

Съобщете за спирането ясно и професионално. Можете просто да кажете, че фирмената политика не Ви позволява да започвате нова работа, докато по сметката има неплатено салдо. Клиент, който цени работата Ви, обикновено намира парите бързо, когато доставките му спрат. Клиент, който се ядосва и настоява да продължите да работите без заплащане, е клиент, който не можете да си позволите да задържите.

Какво да направите сега

Спрете да третирате забавените плащания като един проблем. Отворете счетоводните си записи още днес и вижте всяка неплатена фактура. Категоризирайте всяка от тях според четирите причини, описани по-горе.

Ако фактура е заседнала, защото липсва номер на поръчка за покупка, намерете номера и подайте документа отново веднага. Ако фактура седи в грешна пощенска кутия, обадете се на клиента, вземете имейл адреса на отдела за задължения и препратете сметката на правилния човек. Ако имате клиент, който просто отказва да плати, подгответе стълбата си на напомнянията и изпратете съответното предупреждение още днес.

Накрая прегледайте стандартните си документи за фактуриране. Уверете се, че ясно посочват условията Ви за плащане и съдържат всички полета, които корпоративните Ви клиенти очакват. Стандартизираните шаблони за фактури Ви помагат да изглеждате професионално и да не оставяте празни важни подробности. Като откриете конкретната причина за забавянето, можете да приложите точното решение, нужно, за да стигнат парите Ви до банковата сметка.