Dunning

ডানিং কীভাবে কাজ করে

ডানিং প্রক্রিয়াটি একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা অনুসরণ করে যা ইনভয়েসের মেয়াদ শেষ হওয়ার মুহূর্ত থেকেই শুরু হয়। প্রথমে, আপনি একটি এজিং রিপোর্ট (aging report) ব্যবহার করে কোন কোন অ্যাকাউন্ট পেমেন্টের সময়সীমা পার করেছে তা চিহ্নিত করেন। এরপর আপনি ধরে নেন যে গ্রাহক হয়তো বিষয়টি ভুলে গেছেন এবং একটি মৃদু রিমাইন্ডার পাঠান। কয়েকদিন পরও যদি ইনভয়েসটি বকেয়া থাকে, তবে আপনি দ্বিতীয় এবং আরও সরাসরি একটি নোটিশ পাঠান। সময় অতিবাহিত হওয়ার সাথে সাথে যোগাযোগের ভাষা আরও দৃঢ় হয়। আপনার পেমেন্ট শর্তাবলীতে উল্লেখ থাকলে আপনি লেট ফি যোগ করতে পারেন। ইমেল এবং চিঠি কাজ না করলে, সাধারণত সরাসরি বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করতে একটি ফোন কল করা হয়। সবশেষে, যদি সমস্ত অভ্যন্তরীণ আদায়ের চেষ্টা ব্যর্থ হয়, তবে বকেয়া টাকাটি ব্যাড ডেট (bad debt) হিসেবে রাইট-অফ (write-off) করে বা কোনো আইনি বা ডেট কালেকশন পেশাদারের কাছে অ্যাকাউন্টটি হস্তান্তর করে এই প্রক্রিয়াটি শেষ হয়।

• বকেয়া ইনভয়েসগুলো চিহ্নিত করতে একটি অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল এজিং রিপোর্ট তৈরি করুন।
• পেমেন্টের শেষ তারিখের ঠিক পরেই একটি ভদ্র প্রাথমিক পেমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠান।
• পরবর্তী নোটিশগুলোতে আরও দৃঢ় ভাষা এবং আপডেটেড অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স উল্লেখ করে পাঠান।
• প্রযোজ্য হলে বিলম্বিত পেমেন্টের জন্য জরিমানা বা সুদ আরোপ করুন।
• যেকোনো বিরোধ বা পেমেন্ট সংক্রান্ত সমস্যা সমাধানের জন্য সরাসরি ফোন কলের মাধ্যমে যোগাযোগ করুন।
• সর্বশেষ উপায় হিসেবে বকেয়া অ্যাকাউন্টটি একটি কালেকশন এজেন্সির কাছে হস্তান্তর করুন।