Accounts payable কী?

Accounts payable হলো আপনার ব্যালেন্স শিটের (balance sheet) একটি দায় হিসাব (liability account), যা সরবরাহকারী বা পাওনাদারদের কাছে আপনার বকেয়া টাকা নির্দেশ করে। আপনি যখন বাকিতে ইনভেন্টরি, সরবরাহ বা সেবা কেনেন, তখন ইনভয়েস পরিশোধ না করা পর্যন্ত বিলের পরিমাণটি আপনার accounts payable-এর অংশ হয়ে থাকে। এটিকে একটি চলতি দায় (current liability) হিসেবে বিবেচনা করা হয় কারণ সাধারণত এক বছরের মধ্যে, প্রায়শই ৩০, ৬০ বা ৯০ দিনের মধ্যে এই ঋণ পরিশোধ করতে হয়। আপনার বকেয়ার সঠিক হিসাব রাখা সরবরাহকারীদের সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখতে এবং বিলম্বিত পেমেন্টের জরিমানা এড়াতে সাহায্য করে। আপনার accounts payable-এর ব্যালেন্স বৃদ্ধি পাওয়ার অর্থ হলো আপনি পরিশোধ করার চেয়ে বাকিতে বেশি কিনছেন। আর এটি হ্রাস পাওয়ার অর্থ হলো আপনি নতুন ঋণের চেয়ে দ্রুত পুরোনো ঋণ পরিশোধ করছেন। এই ব্যালেন্সটি সতর্কতার সাথে পরিচালনা করা আপনার ক্যাশ ফ্লো নিয়ন্ত্রণে সাহায্য করে।

Accounts payable যেভাবে কাজ করে

Accounts payable প্রক্রিয়াটি শুরু হয় যখন আপনি কোনো পণ্য বা সেবার জন্য সরবরাহকারীকে একটি পারচেজ অর্ডার (purchase order) প্রদান করেন। সরবরাহকারী পণ্য বা সেবা সরবরাহ করার পর, তারা আপনাকে একটি ইনভয়েস পাঠায় যেখানে বকেয়া পরিমাণ এবং পেমেন্টের শর্তাবলী বিস্তারিত থাকে। এরপর আপনি ইনভয়েসটি যাচাই করে দেখেন যে এটি পারচেজ অর্ডার এবং ডেলিভারি নোটের সাথে মিলছে কিনা। এই যাচাইকরণ প্রক্রিয়াটি অতিরিক্ত অর্থপ্রদান বা জালিয়াতি প্রতিরোধ করে। অনুমোদনের পর, আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ইনভয়েসটি রেকর্ড করেন, যা আপনার accounts payable ব্যালেন্স বাড়িয়ে দেয়। সবশেষে, আপনি নির্ধারিত তারিখের আগে পেমেন্টের সময়সূচী নির্ধারণ এবং অর্থ পরিশোধ করেন। পেমেন্ট সম্পন্ন হয়ে গেলে, আপনি আপনার accounts payable ব্যালেন্স এবং ক্যাশ অ্যাকাউন্ট কমাতে লেনদেনটি রেকর্ড করেন।

সরবরাহকৃত পণ্য বা সেবার জন্য সরবরাহকারীর কাছ থেকে ইনভয়েস গ্রহণ করা।
মূল পারচেজ অর্ডার এবং ডেলিভারি নোটের সাথে ইনভয়েসের বিবরণ যাচাই করা।
অনুমোদিত ইনভয়েসটি আপনার জেনারেল লেজারে (general ledger) চলতি দায় হিসেবে রেকর্ড করা।
জরিমানা এড়াতে সম্মত ক্রেডিট শর্তাবলী অনুযায়ী পেমেন্টের সময়সূচী নির্ধারণ করা।
অর্থ প্রদান করা এবং দায়ের ব্যালেন্স কমাতে আপনার রেকর্ড আপডেট করা।

একটি বাস্তব উদাহরণ

Al Noor Trading মাসের শুরুতে accounts payable-এ শূন্য ব্যালেন্স নিয়ে কাজ শুরু করে। মাসের পাঁচ তারিখে, ব্যবসাটি একজন স্থানীয় সরবরাহকারীর কাছ থেকে বাকিতে 2,000 Omani Rials-এর ইনভেন্টরি কেনে। এতে তাদের accounts payable বৃদ্ধি পেয়ে 2,000 Omani Rials হয়। পনেরো তারিখে, তারা বাকিতে আরও 500 Omani Rials-এর অফিস সরবরাহ কেনে, যার ফলে মোট accounts payable দাঁড়ায় 2,500 Omani Rials। বিশ তারিখে, Al Noor Trading প্রথম সরবরাহকারীকে 1,200 Omani Rials পরিশোধ করে। নতুন ব্যালেন্স বের করতে, মোট দায় 2,500 থেকে পরিশোধিত 1,200 বিয়োগ করুন। মাস শেষে অবশিষ্ট accounts payable ব্যালেন্স হলো 1,300 Omani Rials।

আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

আপনার ক্যাশ ফ্লো সুরক্ষিত রাখতে এবং ব্যবসায়িক সুনাম বজায় রাখতে accounts payable ট্র্যাক করা অত্যন্ত জরুরি। আপনি যদি আপনার বকেয়ার হিসাব হারিয়ে ফেলেন, তবে পেমেন্টের শেষ সময় পার হয়ে যেতে পারে, বিলম্ব ফি লাগতে পারে এবং গুরুত্বপূর্ণ সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্ক নষ্ট হতে পারে। সরবরাহকারীরা এর প্রতিক্রিয়ায় আপনার ক্রেডিটের সীমা কমিয়ে দিতে পারে অথবা পূর্বের বকেয়া পরিশোধ না করা পর্যন্ত পণ্য সরবরাহ করতে অস্বীকার করতে পারে, যা আপনার ব্যবসায়িক কার্যক্রম বন্ধ করে দিতে পারে। অন্যদিকে, খুব দ্রুত পেমেন্ট করে দিলে বেতন বা ভাড়ার জন্য আপনার কাছে ক্যাশ টাকার ঘাটতি দেখা দিতে পারে। Paper & Pen-এর মতো সফটওয়্যার ব্যবহার করে, যা জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করে এবং একাধিক কারেন্সি সমর্থন করে, আপনি আপনার ওয়ার্কিং ক্যাপিটাল সুরক্ষিত রাখতে এই দায়গুলো সঠিকভাবে রেকর্ড করতে পারেন।

আরও দেখুন

প্রশ্ন

সাধারণ প্রশ্নসমূহ

Accounts payable কি একটি খরচ নাকি দায়?

Accounts payable একটি দায়, কোনো খরচ নয়। খরচ হলো পরিচালনার ব্যয় যা আপনার লাভ-ক্ষতির বিবরণীতে (profit and loss statement) রেকর্ড করা হয়। Accounts payable হলো আপনার ব্যালেন্স শিটে রেকর্ড করা একটি চলতি দায়, যা সেই খরচের বকেয়া ব্যালেন্সকে নির্দেশ করে। আপনি যখন অবশেষে বিলটি পরিশোধ করেন, তখন আপনার দায় কমে যায়, তবে ইনভয়েস পাওয়ার সময়ই খরচটি ইতিমধ্যে স্বীকৃত হয়ে যায়।

Accounts payable এবং accounts receivable-এর মধ্যে পার্থক্য কী?

Accounts payable হলো বাকিতে কেনাকাটার জন্য সরবরাহকারীদের কাছে আপনার বকেয়া টাকা। এটি একটি দায়। Accounts receivable হলো বাকিতে বিক্রয়ের জন্য গ্রাহকদের কাছ থেকে আপনার পাওনা টাকা। এটি একটি সম্পদ। সংক্ষেপে, payable হলো আপনার ব্যবসা থেকে চলে যাওয়া টাকা এবং receivable হলো আপনার ব্যবসায় আসা টাকা।

Accounts payable (AP)