অ্যাকাউন্টিং এবং বুককিপিং
Accrual accounting
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং হলো এমন একটি আর্থিক পদ্ধতি যেখানে প্রকৃত নগদ লেনদেন কখন হচ্ছে তা বিবেচনা না করে, বিক্রি হওয়া মাত্রই রাজস্ব এবং পণ্য বা পরিষেবা পাওয়ার সাথে সাথেই ব্যয় লিপিবদ্ধ করা হয়।
Accrual accounting কী?
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ে আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টে টাকা আসা বা যাওয়ার জন্য অপেক্ষা না করে, আর্থিক ঘটনাগুলো ঘটার সাথে সাথেই তা স্বীকৃতি দিতে হয়। আপনি যদি নভেম্বরে কোনো পরিষেবা প্রদান করেন, তবে গ্রাহক ডিসেম্বরে ইনভয়েসের টাকা পরিশোধ করলেও আপনাকে নভেম্বরেই সেই রাজস্ব রেকর্ড করতে হবে। আপনার ব্যয়ের ক্ষেত্রেও একই নীতি প্রযোজ্য। আপনি যখন কোনো সরবরাহ বা মালামাল গ্রহণ করেন, তখন সরবরাহকারীকে পরিশোধ করার জন্য আপনার কাছে ৩০ দিন সময় থাকলেও খরচটি সাথে সাথেই লিপিবদ্ধ করতে হবে। এই ম্যাচিং নীতি (matching principle) নিশ্চিত করে যে আপনার আয় এবং সেই আয় অর্জনের সাথে সম্পর্কিত ব্যয় একই রিপোর্টিং পিরিয়ডে প্রদর্শিত হচ্ছে। যদিও এর জন্য accounts receivable (প্রাপ্য হিসাব) এবং accounts payable (প্রদেয় হিসাব) ট্র্যাক করার প্রয়োজন হয়, তবুও এই পদ্ধতিটি সময়ের সাথে সাথে আপনার আর্থিক অবস্থা এবং দায়ের একটি অত্যন্ত সঠিক চিত্র প্রদান করে। অনেক কর কর্তৃপক্ষ বড় ব্যবসার ক্ষেত্রে কর্পোরেট ট্যাক্স এবং VAT রিপোর্টিংয়ের জন্য এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করা বাধ্যতামূলক করে থাকে।
অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং যেভাবে কাজ করে
অ্যাক্রুয়াল পদ্ধতিটি আপনার পাওনা টাকা এবং অন্যদের কাছে আপনার দেনা ট্র্যাক করতে ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিংয়ের (double-entry bookkeeping) ওপর নির্ভর করে। আপনি যখন বাকিতে বিক্রি করেন, তখন একটি ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করেন এবং সাথে সাথে রাজস্ব রেকর্ড করেন। যেহেতু আপনি নগদ টাকা পাননি, তাই আপনি প্রাপ্য হিসাবের (accounts receivable) সমপরিমাণ বৃদ্ধিও রেকর্ড করেন। গ্রাহক যখন অবশেষে অর্থ পরিশোধ করেন, তখন আপনি নতুন কোনো রাজস্ব রেকর্ড করেন না। এর পরিবর্তে, আপনি আপনার প্রাপ্য হিসাব কমিয়ে দেন এবং নগদের ব্যালেন্স বাড়িয়ে দেন। কেনাকাটার ক্ষেত্রেও বিপরীতভাবে একইভাবে কাজ করে। আপনি যখন কোনো বিক্রেতার বিল পান তখন একটি ব্যয় রেকর্ড করেন, যা আপনার প্রদেয় হিসাব (accounts payable) বাড়িয়ে দেয়। পরবর্তীতে সেই বিল পরিশোধ করলে তা কেবল আপনার প্রদেয় ব্যালেন্স এবং আপনার নগদ কমিয়ে দেয়। এই চলমান প্রক্রিয়ার জন্য আপনার রেকর্ড করা লেনদেনগুলো প্রকৃত ক্যাশ ফ্লোর সাথে মিলছে কিনা তা নিশ্চিত করতে নিয়মিত ব্যাংক স্টেটমেন্ট রিকনসিল করা প্রয়োজন।
- আপনার গ্রাহককে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করুন এবং একটি ট্যাক্স ইনভয়েস ইস্যু করুন।
- বিক্রয় রাজস্ব রেকর্ড করুন এবং সাথে সাথে আপনার প্রাপ্য হিসাবের (accounts receivable) ব্যালেন্স বাড়িয়ে দিন।
- পরবর্তী কোনো তারিখে আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টে গ্রাহকের পেমেন্ট গ্রহণ করুন।
- আপনার নগদের ব্যালেন্স বাড়িয়ে দিন এবং পেমেন্টের পরিমাণ অনুযায়ী প্রাপ্য হিসাব কমিয়ে দিন।
- সরবরাহকারীর বিল পাওয়ার সাথে সাথেই ব্যয় রেকর্ড করুন, যা প্রদেয় হিসাব (accounts payable) বাড়িয়ে দেয়।
বাস্তব উদাহরণ
মনে করুন আপনার আইটি এজেন্সি 20 November তারিখে 5,000 OMR মূল্যের একটি নেটওয়ার্ক ইনস্টলেশন সম্পন্ন করেছে। আপনি net-30 শর্তে একটি ইনভয়েস ইস্যু করলেন। অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ের অধীনে, আপনি নভেম্বরের জন্য রাজস্ব হিসেবে 5,000 OMR রেকর্ড করবেন। 5 December তারিখে, আপনি বাকিতে 1,000 OMR দিয়ে সার্ভার র্যাক কিনলেন এবং ডিসেম্বরের জন্য 1,000 OMR ব্যয় রেকর্ড করলেন। গ্রাহক 18 December তারিখে 5,000 OMR পরিশোধ করলেন এবং আপনি 4 January তারিখে আপনার সরবরাহকারীকে 1,000 OMR পরিশোধ করলেন। আপনার নভেম্বরের মুনাফা 5,000 OMR হিসেবে দেখাবে। আপনার ডিসেম্বরের মুনাফা নেতিবাচক 1,000 OMR হিসেবে দেখাবে। ডিসেম্বর এবং জানুয়ারির প্রকৃত নগদ লেনদেন মুনাফা কখন স্বীকৃত হবে তা পরিবর্তন করে না।
আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
অ্যাক্রুয়াল পদ্ধতি ব্যবহার করলে আপনার কোম্পানির আর্থিক গতিপথের একটি বাস্তবসম্মত চিত্র পাওয়া যায়। আপনি যদি কেবল নগদের দিকে তাকান, তবে ব্যাংক ব্যালেন্সের আকস্মিক পতন আপনাকে আতঙ্কিত করতে পারে, এমনকি আপনার হাজার হাজার টাকার ইনভয়েস পেন্ডিং থাকলেও। অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং আপনার অর্জিত আয়ের সাথে হওয়া ব্যয়ের মিল ঘটিয়ে ক্যাশ ফ্লোর এই উত্থান-পতনকে মসৃণ করে। ব্যাংক লোনের জন্য আবেদন করার সময় বা বিনিয়োগকারী খোঁজার সময় এই স্বচ্ছতা অত্যন্ত জরুরি, কারণ আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলোর স্ট্যান্ডার্ড আর্থিক প্রতিবেদনের প্রয়োজন হয়। Paper & Pen স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করে আপনার লেজারগুলোকে নির্ভুল রাখে।
আরও দেখুন
প্রশ্ন
সাধারণ প্রশ্নসমূহ
ক্যাশ এবং অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিংয়ের মধ্যে পার্থক্য কী?
আমাকে কি VAT-এর জন্য অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করতে হবে?
সম্পর্কিত শব্দসমূহ
- নগদ ভিত্তিক হিসাবরক্ষণ নগদ ভিত্তিক হিসাবরক্ষণ হলো এমন একটি হিসাবরক্ষণ পদ্ধতি যেখানে চালান কখন ইস্যু করা হয়েছে তা বিবেচনা না করে, শুধুমাত্র টাকা পাওয়া গেলে রাজস্ব এবং টাকা পরিশোধ করা হলে খরচ রেকর্ড করা হয়।
- প্রাপ্য হিসাব প্রাপ্য হিসাব (Accounts receivable) বলতে গ্রাহকদের কাছে ব্যবসার পাওনা মোট অর্থকে বোঝায়, যা পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করার পরেও এখনও পরিশোধ করা হয়নি।
- Accounts payable Accounts payable হলো আপনার ব্যবসার সরবরাহকারী এবং বিক্রেতাদের কাছে থাকা স্বল্পমেয়াদী ঋণের মোট পরিমাণ, যা আপনি পণ্য বা পরিষেবার জন্য পেয়েছেন কিন্তু এখনও পরিশোধ করেননি।
- Double-entry bookkeeping ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং হলো হিসাবরক্ষণের একটি মৌলিক পদ্ধতি যেখানে হিসাব সমীকরণকে নিখুঁতভাবে ভারসাম্যপূর্ণ রাখতে প্রতিটি আর্থিক লেনদেনের জন্য অন্তত দুটি সমান এবং বিপরীত এন্ট্রি প্রয়োজন।
- General ledger জেনারেল লেজার হলো একটি ব্যবসার প্রধান হিসাবের বই, যেখানে সম্পদ, দায়, ইক্যুইটি, রাজস্ব এবং ব্যয় ট্র্যাক করার জন্য সমস্ত আর্থিক লেনদেন অ্যাকাউন্ট অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করে রাখা হয়।
- Aging report এজিং রিপোর্ট হলো এমন একটি অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্ট যা কোনো কোম্পানির অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল বা পেয়াবলকে ইনভয়েস বকেয়া থাকার সময়ের ওপর ভিত্তি করে শ্রেণিবদ্ধ করে।