রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস কী?

যখন আপনি বাকিতে পণ্য বা সেবা বিক্রি করেন, তখন আপনার গ্রাহকরা একটিমাত্র ব্যাংক ট্রান্সফারের মাধ্যমে একসাথে একাধিক ইনভয়েসের পেমেন্ট করতে পারেন। রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস হলো তাদের পাঠানো একটি নোটিফিকেশন যা স্পষ্ট করে দেয় যে এই এককালীন পেমেন্টটি কীভাবে সমন্বয় করা উচিত। এটি একটি বিবরণী হিসেবে কাজ করে, যেখানে নির্দিষ্ট ইনভয়েস নম্বর, সমন্বয়কৃত ক্রেডিট নোট এবং প্রতিটির পেমেন্টের পরিমাণ উল্লেখ থাকে। এই ডকুমেন্টটি ছাড়া আপনার বুককিপিং বা হিসাবরক্ষণ একটি অনুমানের খেলায় পরিণত হয়। কোনো গ্রাহক যদি আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টে বড় অঙ্কের টাকা জমা দেন, তবে আপনি হয়তো বুঝতে পারবেন না কোন বকেয়া ব্যালেন্সগুলো পরিশোধ করা হয়েছে। এর ফলে আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে অমিল বা 'unallocated cash' তৈরি হয়, যার কারণে ইনভয়েসগুলো বকেয়া হিসেবেই থেকে যায় এবং ভুলবশত পেমেন্ট রিমাইন্ডার চলে যেতে পারে। একটি রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস চেয়ে নেওয়ার মাধ্যমে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রতিটি পেমেন্ট সঠিকভাবে মিলেছে, যা আপনার অ্যাকাউন্টস রিসিভেবলকে নির্ভুল রাখে এবং গ্রাহকদের সাথে সম্পর্ক ভালো রাখে।

রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস যেভাবে কাজ করে

প্রক্রিয়াটি শুরু হয় যখন একজন গ্রাহক তার বকেয়া ব্যালেন্স পরিশোধের প্রস্তুতি নেন। প্রতিটি কেনাকাটার জন্য আলাদাভাবে ট্রান্সফার না করে, তারা কয়েকটি অনুমোদিত ইনভয়েসকে একটি একক পেমেন্ট রান-এ যুক্ত করেন। ব্যাংক ট্রান্সফার অনুমোদনের আগে বা ঠিক পরে, গ্রাহক একটি রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস ডকুমেন্ট তৈরি করেন। তারা সাধারণত ইমেইলের মাধ্যমে এটি আপনার অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল টিমের কাছে পাঠান। টাকা আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টে পৌঁছানোর পর, আপনার বুককিপার বিবরণীটি দেখার জন্য রেমিট্যান্স অ্যাডভাইসটি খোলেন। তারা মোট পেমেন্টের পরিমাণ ব্যাংক জমার সাথে মেলান। তারপর, তারা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ সংশ্লিষ্ট ইনভয়েসগুলোতে প্রয়োগ করেন। এই ধাপটি বকেয়া ব্যালেন্সগুলো পরিশোধ করে এবং আপনার জেনারেল লেজার আপডেট করে, যার মাধ্যমে পেমেন্ট চক্রটি সম্পন্ন হয় এবং আপনার আর্থিক রেকর্ডগুলো রিসিভেবলের প্রকৃত অবস্থা প্রতিফলিত করে।

গ্রাহক একটি একক ব্যাচে পরিশোধ করার জন্য একাধিক বকেয়া ইনভয়েস নির্বাচন করেন।
তারা সম্মত হওয়া যেকোনো ক্রেডিট নোট বাদ দিয়ে মোট পেমেন্ট হিসাব করেন।
গ্রাহক মোট এককালীন পরিমাণের জন্য একটি ব্যাংক ট্রান্সফার শুরু করেন।
তারা পরিশোধ করা নির্দিষ্ট ইনভয়েসগুলোর তালিকা উল্লেখ করে একটি রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস পাঠান।
আপনার বুককিপার প্রাপ্ত তহবিল সঠিকভাবে বণ্টন করতে এই তালিকাটি ব্যবহার করেন।

বাস্তব উদাহরণ

Gulf Trading LLC তিনটি আলাদা ডেলিভারির জন্য আপনার ব্যবসার কাছে ঋণী। তাদের কাছে বকেয়া ইনভয়েস রয়েছে 400, 600 এবং 250 মূল্যের। এছাড়া তাদের একটি 50 মূল্যের ক্রেডিট নোট রয়েছে। চারটি আলাদা লেনদেনের পরিবর্তে, Gulf Trading এককালীন 1,200-এর একটি ব্যাংক ট্রান্সফার করে।

তারা ইমেইলে একটি রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস পাঠায় যেখানে হিসাবটি দেখানো হয়: Invoice 101 (400) যোগ Invoice 102 (600) যোগ Invoice 103 (250) বিয়োগ Credit Note 05 (50) সমান 1,200। যখন আপনি আপনার ব্যাংক স্টেটমেন্টে 1,200 জমা হতে দেখবেন, তখন তারা কোন বিলগুলো পরিশোধ করতে চেয়েছিল তা আপনাকে অনুমান করতে হবে না। আপনি কেবল নির্দিষ্ট ইনভয়েসগুলো পরিশোধ করতে তাদের বিবরণী অনুসরণ করবেন।

আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

ক্যাশ ফ্লো বা নগদ প্রবাহ ব্যবস্থাপনার জন্য যেকোনো মুহূর্তে আপনার কাছে কে কত টাকা ঋণী তা সঠিকভাবে জানা প্রয়োজন। গ্রাহকরা যদি রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস ছাড়াই পেমেন্ট পাঠান, তবে আপনার ফাইন্যান্স টিমকে বকেয়া ইনভয়েসের দীর্ঘ তালিকার সাথে ব্যাংক জমা মেলানোর চেষ্টা করতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা সময় নষ্ট করতে হয়। এই বিলম্বের কারণে অ্যাকাউন্টগুলো বকেয়া দেখায়, যার ফলে আপনি ভুলবশত একজন ভালো গ্রাহকের ক্রেডিট সুবিধা স্থগিত করে দিতে পারেন। এটি আপনার এজিং রিপোর্টকেও (aging reports) প্রভাবিত করে, যার ফলে খেলাপি ঋণ মূল্যায়ন করা কঠিন হয়ে পড়ে। Paper & Pen-এর মতো একটি সিস্টেম ব্যবহার করা, যা ইনভয়েস, কোটেশন এবং রসিদ তৈরি করে, গ্রাহক তাদের পেমেন্টের বিবরণী নিশ্চিত করার পর এই বরাদ্দগুলো স্পষ্টভাবে ট্র্যাক করতে আপনাকে সাহায্য করে।

আরও দেখুন

প্রশ্ন

সাধারণ প্রশ্নসমূহ

রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস কি পেমেন্ট রসিদের মতোই?

না, এগুলি বিপরীত উদ্দেশ্যে কাজ করে। পেমেন্টটি কীসের বিপরীতে করা হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করতে একজন গ্রাহক বিক্রেতাকে রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস পাঠান। অন্যদিকে, তহবিলটি সফলভাবে পাওয়া গেছে এবং সমন্বয় করা হয়েছে তা স্বীকার করে বিক্রেতা গ্রাহককে একটি পেমেন্ট রসিদ পাঠান। রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস পেমেন্টের আগে বা সাথে আসে, আর রসিদ আসে পরে।

আইনগতভাবে কি আমার রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস পাঠানো বাধ্যতামূলক?

এই ডকুমেন্টটি পাঠানোর জন্য সাধারণত কোনো কঠোর আইনি বাধ্যবাধকতা নেই, তবে এটি একটি আদর্শ বাণিজ্যিক অনুশীলন। আপনি যদি একসাথে একাধিক ইনভয়েস পরিশোধ করেন, তবে একটি বিবরণী পাঠানো অত্যন্ত বাঞ্ছনীয়। এটি আপনার সরবরাহকারীকে ভুলভাবে তহবিল বরাদ্দ করা থেকে বিরত রাখে, যার ফলে আপনি ইতিমধ্যে পরিশোধ করেছেন এমন কোনো ঋণের জন্য তারা ভুলবশত আপনাকে তাগাদা দেবে না।

রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস