ইনভয়েসিং এবং ডকুমেন্ট

স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট (SOA)

স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট হলো কোনো গ্রাহককে দেওয়া এমন একটি দলিল যা একটি নির্দিষ্ট সময়ের ইনভয়েস এবং পেমেন্টসহ সমস্ত আর্থিক লেনদেনের সারসংক্ষেপ তুলে ধরে বর্তমান বকেয়া ব্যালেন্স প্রদর্শন করে।

স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট কী?

যখন আপনি বাকিতে পণ্য বা সেবা বিক্রি করেন, তখন গ্রাহকের ঠিক কত টাকা বকেয়া আছে তা স্পষ্টভাবে দেখানোর প্রয়োজন হয়। একটি স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট এই সারসংক্ষেপটি প্রদান করে। এটি একটি নির্দিষ্ট সময়ে আপনার এবং ক্রেতার মধ্যকার সমস্ত লেনদেন তালিকাভুক্ত করে। সাধারণত এর দুটি প্রধান ফরম্যাট দেখা যায়। ব্যালেন্স-ফরওয়ার্ড (balance-forward) স্টেটমেন্টে আগের বকেয়া ব্যালেন্স দিয়ে শুরু হয়, এরপর নতুন ইনভয়েস যোগ করা হয় এবং সাম্প্রতিক পেমেন্ট বাদ দিয়ে নতুন মোট হিসাব বের করা হয়। অন্যদিকে, ওপেন-আইটেম (open-item) স্টেটমেন্টে শুধুমাত্র বকেয়া থাকা একক ইনভয়েসগুলো তালিকাভুক্ত করা হয়, তা সেগুলো যখনই ইস্যু করা হোক না কেন। উভয় ফরম্যাটই আপনার ক্লায়েন্টদের তাদের accounts payable রেকর্ডের সাথে আপনার accounts receivable মিলিয়ে দেখতে সাহায্য করে। আর্থিক সম্পর্কের একটি স্বচ্ছ চিত্র তুলে ধরে এই ডকুমেন্টটি বিতর্ক কমায় এবং সময়মতো দেনা পরিশোধে উৎসাহিত করে।

ক্লোজিং ব্যালেন্স হিসাব

Opening Balance + New Charges - Payments = Closing Balance

এই হিসাবটি স্টেটমেন্টের সময়সীমা শেষে একজন গ্রাহকের মোট বকেয়া টাকার পরিমাণ নির্ধারণ করে।

স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট যেভাবে কাজ করে

প্রক্রিয়াটি শুরু হয় যখন আপনি আপনার গ্রাহকের সাথে একটি বিলিং সাইকেল নির্ধারণ করেন, যা সাধারণত মাসের শেষে হয়ে থাকে। আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ওই নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সমস্ত রেকর্ড করা লেনদেন সংগ্রহ করে। এটি প্রথমে ওপেনিং ব্যালেন্স (opening balance) চিহ্নিত করে, যা পূর্ববর্তী সময়ের বকেয়া টাকা। এরপর, সিস্টেমটি বর্তমান সাইকেলে ইস্যু করা ট্যাক্স ইনভয়েস এবং ডেবিট নোটসহ সমস্ত নতুন চার্জ তালিকাভুক্ত করে। এরপর প্রাপ্ত পেমেন্ট এবং ক্রেডিট নোটগুলো বাদ দেওয়া হয়। সবশেষে, সিস্টেমটি ক্লোজিং ব্যালেন্স (closing balance) হিসাব করে। এরপর আপনি এই সংকলিত ডকুমেন্টটি গ্রাহকের কাছে পাঠান। গ্রাহক সমস্ত এন্ট্রি মিলছে কিনা তা যাচাই করতে তাদের নিজস্ব লেজারের সাথে স্টেটমেন্টটি মিলিয়ে দেখেন। যদি তারা ক্লোজিং ব্যালেন্সের সাথে একমত হন, তবে তারা বকেয়া টাকা পরিশোধের ব্যবস্থা করেন।

স্টেটমেন্টের তারিখ এবং নির্দিষ্ট তারিখের সীমা নির্ধারণ করুন।
পূর্ববর্তী বিলিং সাইকেলের শেষ থেকে ওপেনিং ব্যালেন্সটি নিন।
উক্ত সময়ের মধ্যে ইস্যু করা সমস্ত নতুন ইনভয়েস এবং ডেবিট নোট যোগ করুন।
গ্রাহকের কাছ থেকে প্রাপ্ত যেকোনো পেমেন্ট এবং ইস্যু করা ক্রেডিট নোট বাদ দিন।
গ্রাহকের বর্তমান বকেয়া চূড়ান্ত ক্লোজিং ব্যালেন্স হিসাব করুন।

বাস্তব উদাহরণ

Gulf Trading Supplies ৩১ অক্টোবরে একজন ক্লায়েন্টকে একটি স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট ইস্যু করে। সেপ্টেম্বর থেকে ক্লায়েন্টের ওপেনিং ব্যালেন্স ছিল $500। অক্টোবর মাসে, Gulf Trading Supplies দুটি নতুন ইনভয়েস ইস্যু করে। প্রথম ইনভয়েসটি ছিল $1,200 এবং দ্বিতীয়টি ছিল $800। ক্লায়েন্ট ১৫ অক্টোবরে $1,000-এর একটি একক পেমেন্ট করে। ক্লোজিং ব্যালেন্স বের করতে, কোম্পানিটি ওপেনিং ব্যালেন্সের ($500) সাথে নতুন ইনভয়েসগুলো ($1,200 + $800 = $2,000) যোগ করে, যার ফলে যোগফল হয় $2,500। এরপর তারা $1,000 পেমেন্টটি বাদ দেয়। স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্টে চূড়ান্ত ক্লোজিং ব্যালেন্স হিসেবে $1,500 বকেয়া দেখানো হয়।

আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

নিয়মিত স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট পাঠানো সুস্থ ক্যাশ ফ্লো বজায় রাখতে এবং অনাদায়ী দেনা (bad debts) প্রতিরোধ করতে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। গ্রাহকরা যখন একক ইনভয়েসগুলোর ট্র্যাক হারিয়ে ফেলেন, তখন প্রায়ই তাদের পেমেন্ট বিলম্বিত হয়। একটি স্পষ্ট সারসংক্ষেপ তাদের বকেয়া নিয়ে যেকোনো বিভ্রান্তি দূর করে এবং দ্রুত পরিশোধে উদ্বুদ্ধ করে। এটি একটি ভদ্র তাগিদ দেওয়ার মাধ্যম হিসেবেও কাজ করে, যা কোনো অপ্রীতিকর ফোন কল ছাড়াই ক্লায়েন্টদের বকেয়া টাকার কথা মনে করিয়ে দেয়। যদি আপনার রেকর্ড এবং ক্লায়েন্টের হিসাবের খাতার মধ্যে কোনো অমিল থাকে, তবে এই ডকুমেন্টটি তা অবিলম্বে চিহ্নিত করে যাতে আপনি দ্রুত সমস্যার সমাধান করতে পারেন। Paper & Pen ইনভয়েস, কোটেশন এবং রসিদ তৈরি করে, এবং এর Sales and Invoicing ফিচারটি চিরকালের জন্য বিনামূল্যে।

আরও দেখুন

প্রশ্ন

সাধারণ প্রশ্নসমূহ

স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট কি ইনভয়েসের মতোই?

না, এগুলোর উদ্দেশ্য ভিন্ন। ইনভয়েস হলো পণ্য বা সেবা বিক্রির বিপরীতে পেমেন্ট বা টাকা পরিশোধের একটি অনুরোধ। অন্যদিকে, স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট হলো একটি নির্দিষ্ট সময়ের সমস্ত আর্থিক কার্যক্রমের সারসংক্ষেপ, যার মধ্যে একাধিক ইনভয়েস, পেমেন্ট এবং ক্রেডিট নোট থাকতে পারে। গ্রাহকরা একক কেনাকাটা রেকর্ড করতে ইনভয়েস ব্যবহার করেন এবং তাদের সামগ্রিক লেজার ব্যালেন্স মেলাতে স্টেটমেন্ট ব্যবহার করেন।

একটি ব্যবসার কত ঘন ঘন স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট পাঠানো উচিত?

অধিকাংশ ব্যবসা মাসিক ভিত্তিতে স্টেটমেন্ট পাঠায়, সাধারণত মাসের শেষে। এই নিয়মিত সময়সূচী স্ট্যান্ডার্ড অ্যাকাউন্টিং সাইকেলের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং গ্রাহকদের তাদের মাসিক পেমেন্ট প্রস্তুত করতে সাহায্য করে। তবে, আপনার যদি এমন কোনো ক্লায়েন্ট থাকে যাদের লেনদেনের পরিমাণ অনেক বেশি, তবে তারা যাতে তাদের ব্যালেন্স সঠিকভাবে ট্র্যাক করতে পারে তা নিশ্চিত করতে আপনি সাপ্তাহিক বা পাক্ষিক ভিত্তিতে স্টেটমেন্ট পাঠানোর সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।