Få betaling på tværs af grænser uden at miste avance

Du prissætter et projekt omhyggeligt for at sikre et overskud, men når den udenlandske kundes betaling når frem til din bankkonto, er avancen forsvundet. Mellem svingende valutakurser og uventede fradrag fra mellemliggende banker koster fakturering på tværs af grænser ofte virksomheder langt mere, end de regner med.

Vælg den rigtige valuta til din faktura

Når du sælger til en kunde i et andet land, er den første beslutning, hvilken valuta der skal stå på fakturaen. Du har som regel tre muligheder: din egen valuta, kundens valuta eller en tredje, bredt handlet valuta som amerikanske dollar eller euro.

At fakturere i din egen valuta er det sikreste for din likviditet. Forventer du at modtage 5000 omanske rial, fakturerer du præcis det beløb. Kunden går til sin bank og beder om at sende 5000 omanske rial, og banken beregner, hvor meget af kundens egen valuta der skal bruges til overførslen. Du modtager præcis det, du har faktureret.

Mange store udenlandske kunder foretrækker dog at blive faktureret i deres egen valuta for at gøre deres eget regnskab enklere. Siger du ja til det, påtager du dig valutarisikoen. En tredje mulighed er at bruge en stor global valuta. Det er almindeligt i regioner som Sydasien og Golfen, hvor virksomheder ofte fakturerer i amerikanske dollar som standard ved international handel.

Forstå valutarisikoen

Valutarisiko er den økonomiske usikkerhed, der opstår, når kurserne svinger mellem den dato, du udsteder fakturaen, og den dato, kunden faktisk betaler.

Udsteder du en faktura i en fremmed valuta med 30 dages betalingsfrist, vil valutaens værdi bevæge sig i løbet af de 30 dage. Svækkes valutaen over for din egen valuta, er den betaling, du til sidst modtager, mindre værd end beregnet. Det mindsker direkte din avance.

Her er en sammenligning af, hvordan forskellige valutavalg påvirker, hvem der bærer den økonomiske risiko:

Faktureringsvaluta	Hvem bærer valutarisikoen?	Betydning for den modtagne betaling
Din egen valuta	Kunden	Du modtager præcis det fakturerede beløb.
Kundens valuta	Dig (leverandøren)	Det endelige beløb, du modtager, afhænger af markedskursen på overførselsdagen.
Tredje valuta (f.eks. USD)	Begge parter	Både du og kunden står med usikkerhed, afhængigt af hvordan jeres valutaer bevæger sig over for den tredje valuta.

Skal du fakturere i en fremmed valuta, bør du indregne risikoen i din oprindelige pris. Når du laver dine forslag med tilbud, kan du lægge en lille buffer på prisen for at beskytte dig mod mindre kursudsving, før kunden overhovedet har sagt ja til opgaven.

Hvorfor fakturaens valutakurs betyder noget for dit regnskab

Den valuta, du vælger, påvirker ikke kun din banksaldo. Den har også direkte betydning for din bogføring og for, hvordan du beregner din bruttoavance.

Når du udsteder en faktura i en fremmed valuta, skal dit regnskabssystem registrere omsætningen i din basisvaluta på den dato, fakturaen udstedes. Udsteder du for eksempel en faktura på 10000 amerikanske dollar, registrerer dit regnskab den tilsvarende værdi i din egen valuta ud fra valutakursen netop den dag.

Tredive dage senere betaler kunden de 10000 amerikanske dollar. På det tidspunkt har valutakursen ændret sig. Når pengene går ind på din lokale bankkonto, veksles de til et andet beløb i din egen valuta end det, du oprindeligt registrerede.

Forskellen kaldes en realiseret kursgevinst eller et realiseret kurstab. Giver den nye kurs dig mere i din egen valuta end oprindeligt registreret, har du en realiseret gevinst. Giver den mindre, har du et realiseret tab. Du skal registrere forskellen i dine regnskabskonti, så din resultatopgørelse præcist afspejler, hvordan transaktionen faktisk gik. Springer du det trin over, får du et rodet regnskab og upræcis skatteindberetning ved regnskabsårets udgang.

Styr bankgebyrer og gebyrer til mellemliggende banker

Valutakurserne er kun den ene halvdel af regnestykket ved betalinger på tværs af grænser. Den anden halvdel er bankgebyrer. Når penge flyttes internationalt gennem SWIFT-netværket, passerer de ofte en eller flere mellemliggende banker, før de når din konto. De banker arbejder ikke gratis.

Når en kunde sætter en international bankoverførsel i gang, spørger kundens bank, hvem der skal betale overførselsgebyrerne. Kunden kan vælge en af tre instruktionskoder:

• OUR: Kunden betaler alle bankgebyrer. Du modtager hele fakturabeløbet.
• SHA (delt): Kunden betaler sin egen banks gebyrer, men eventuelle mellemliggende banker trækker deres gebyrer direkte fra det overførte beløb. Du modtager mindre, end du fakturerede.
• BEN (modtager): Du betaler alle bankgebyrer. Kundens bank og alle mellemliggende banker trækker deres gebyrer fra hovedbeløbet. Du modtager markant mindre, end du fakturerede.

Mange kunder vælger SHA som standard, fordi det virker fair at dele omkostningerne. Gebyrerne til mellemliggende banker kan dog være overraskende høje. For at beskytte din avance skal du udtrykkeligt angive dine betalingsbetingelser på fakturaerne. Tilføj en tydelig note om, at alle betalinger skal ske uden bankgebyrer for modtageren, og bed kunden vælge muligheden “OUR”, når overførslen sættes op.

Vigtige dokumenter til økonomiafdelinger i udlandet

At få en udenlandsk kunde til at acceptere dine betingelser er et godt første skridt, men kundens økonomiafdeling kan ikke bare overføre penge over grænser efter forgodtbefindende. Internationale overførsler er stærkt regulerede for at forhindre hvidvask og kapitalflugt.

Før en økonomiafdeling i udlandet kan frigive en betaling, har de som regel brug for bestemte dokumenter fra dig. Leverer du dem ikke på forhånd, bliver din betaling forsinket, mens de rykker dig for papirerne.

For det første har de brug for en helt korrekt opstillet handelsfaktura. Et simpelt tekstdokument er ikke nok. Fakturaen skal tydeligt angive dit firmanavn, din registrerede adresse og dine præcise bankoplysninger (inklusive SWIFT/BIC-kode og dit IBAN). Afhængigt af landet kan de også kræve en proformafaktura, før de overhovedet kan sætte processen med en indkøbsordre i gang.

For det andet kræver mange lande, at kunderne tilbageholder skat af betalinger til udenlandske underleverandører eller leverandører. For at undgå, at den kildeskat trækkes fra din betaling, skal du ofte levere en skattemæssig bopælsattest fra dine lokale myndigheder. Den beviser, at du betaler skat i dit hjemland, og lader kunden bruge en fritagelse efter en dobbeltbeskatningsoverenskomst. Spørg din lokale skattemyndighed, hvordan du anmoder om attesten.

Endelig kan de bede om en kopi af din stiftelsesattest eller dit handelsregistreringsbevis for at bevise, at du er en lovlig virksomhed. Har du en mappe med alle disse almindelige dokumenter klar til at sende på e-mail, går dine internationale betalinger betydeligt hurtigere.

Opbyg dine internationale betalingsbetingelser

For at undgå tvister og udhulet avance skal dine internationale betalingsbetingelser være udtømmende. Et simpelt “netto 30 dage” er ikke nok ved handel på tværs af grænser.

Dine betingelser skal angive fakturaens præcise valuta. Fakturerer du i en fremmed valuta, men forventer at få betaling i din egen valuta, skal du angive, hvilken valutakurs der gælder (for eksempel centralbankens kurs på betalingsdagen).

Du skal også medtage instruktionerne om bankgebyrer, der er nævnt ovenfor. Ignorerer en kunde betingelserne og sender en betaling, der kommer for kort frem på grund af bankgebyrer, må du beslutte, om du vil tage tabet eller rykke for restbeløbet. Det kan sjældent betale sig at rykke for små beløb på tværs af grænser, og derfor er det så vigtigt at fastsætte reglerne tydeligt, før arbejdet begynder. Med Paper & Pen kan du gemme disse internationale betalingsbetingelser som standardnoter på dine fakturaskabeloner, så du aldrig glemmer at medtage dem på fremtidige regninger.

Det næste skridt

Gennemgå din nuværende liste over udenlandske kunder, og analysér, hvor meget avance du mister til valutakurser og skjulte gebyrer. Opdatér derefter dine standardbetingelser i kontrakten, så det tydeligt fremgår, hvem der bærer valutarisikoen, og at alle gebyrer for bankoverførsler skal betales af afsenderen. Saml til sidst dine dokumenter om skattemæssig bopæl og virksomhedsregistrering i én mappe, så du kan levere dem til økonomiafdelinger i udlandet, så snart de spørger. Når du tager styringen af faktureringen, sikrer du, at det overskud, du regner dig frem til på papiret, er det overskud, der faktisk lander på din bankkonto.