Et månedsafslut, som en lille virksomhed faktisk kan nå

Du sætter dig den tyvende i måneden for at gennemgå regnskabet og opdager, at du har glemt, hvorfor en leverandør opkrævede dig for tre uger siden. I store virksomheder behandles månedsafslutningen som et helligt ritual, men ejere af små virksomheder ser den som regel som en frustrerende administrativ byrde. Når du ikke har en økonomiafdeling, har du brug for en afslutningsproces, der er praktisk, hurtig og fokuseret på virkeligheden.

Hvorfor en hurtig afslutning slår en perfekt afslutning

En almindelig fejl blandt ejere af små virksomheder er at vente, til de har hver eneste kvittering, før de afslutter måneden. Venter du til den femogtyvende februar med at afslutte januar, er de økonomiske oplysninger allerede ubrugelige til at træffe beslutninger. En lidt grov afslutning, der er færdig den femte i måneden, er langt bedre end en perfekt afslutning, der kommer tre uger for sent.

Når du afslutter regnskabet tidligt, kan du se ubetalte fakturaer og følge op på dem, mens kunden stadig husker det arbejde, du leverede. Du kan opdage en pludselig stigning i materialepriserne og justere dine priser, før du tager nye ordrer. Accepter, at en manglende kvittering for et lille kontantkøb kan registreres i den følgende måned. Dit vigtigste mål er hurtigt at få et klart billede af din økonomiske tilstand.

Tænk på din månedsafslutning som et kompas. Et kompas, der fortæller dig dine præcise koordinater en måned efter, at du er faret vild, er ubrugeligt. Et kompas, der giver dig et rigtig godt bud på nord lige nu, redder din virksomhed. Hastighed giver dig evnen til at reagere.

Trin 1: Få ufaktureret arbejde og manglende fakturaer med

Begynd afslutningen med din omsætning. Det er let at levere en ydelse eller sende et produkt og glemme at sende den endelige regning, især når du har travlt med den daglige drift.

Gennemgå dine projektnoter, timesedler og leveringslogs. Har du afsluttet en opgave, skal den faktureres. Har du udstedt et tilbud, der blev accepteret, så kontrollér, at den endelige faktura svarer til det aftalte beløb. Har du taget et depositum for et stort projekt, så tjek, om du har nået milepælen for at udstede den næste faktura. Sender du jævnligt den samme regning til faste kunder, så sørg for, at dine gentagne fakturaer er blevet lavet og sendt til kunden.

Lad ikke ufaktureret arbejde ligge i dine noter. Jo længere du venter med at fakturere, jo længere venter du på betaling. Forsinkelsen skader direkte din likviditet. Bestrider en kunde et beløb, er det meget lettere at løse sagen få dage efter, at arbejdet er udført, end en måned senere. Sørg for, at hver eneste følgeseddel har en tilhørende salgsfaktura, før du går videre til næste trin.

Trin 2: Registrér dine leverandørregninger og udgifter

Når omsætningen er registreret, går du videre til omkostningerne. Saml regningerne fra dine leverandører, dine forsyningsopgørelser og eventuelle bilag fra småkassen. I mange handels- og servicevirksomheder er huller i småkassen en stor kilde til upræcist regnskab.

Indtast hver leverandørregning i dit system, også selv om du ikke har betalt den endnu. Det er en vigtig del af periodiseret regnskab. At vide, hvad du skylder, er lige så vigtigt som at vide, hvad du har i banken. Har en leverandør sendt en momsfaktura for materialer leveret den otteogtyvende i måneden, hører udgiften til denne måneds regnskab.

Importerer du varer, har du måske med flere valutaer at gøre. Sørg for at registrere leverandørregningen til den rigtige valutakurs for den dag, du modtog fakturaen. Gå dine digitale kvitteringer og fysiske papirbilag igennem. Sortér dem efter kategori: husleje, forsyning, materialer og kontorartikler. Indtast dem i bunker for at spare tid. Finder du en regning, der hører til en tidligere måned, så indtast den nu, men datér den korrekt, så den aktuelle måned ikke bliver kunstigt pustet op med gamle udgifter.

Trin 3: Afstem dine bankkonti

Bankafstemningen er ankeret i din månedsafslutning. Processen beviser, at transaktionerne i dit regnskab svarer til de faktiske pengebevægelser på din bankkonto. Uden dette trin kan du ikke stole på nogen af dine regnskabsrapporter.

Da små virksomheder ofte håndterer en blanding af bankoverførsler, checks og kontantindskud, skal du være omhyggelig. Print eller hent dit officielle kontoudtog for måneden. Gå det igennem linje for linje.

• Sæt flueben ved hver kundebetaling, der er gået ind på kontoen.
• Match hver udgående betaling med den tilhørende leverandørregning.
• Registrér bankgebyrer, renter eller valutakursdifferencer, som du ikke har indtastet tidligere.
• Kontrollér, at de kontanter, der er sat ind i banken, svarer til de kontantsalg, der er registreret i dit regnskab.

Ejere af små virksomheder kommer nogle gange til at bruge virksomhedens kort til en privat udgift. Ser du en privat kaffe eller en familiemiddag på kontoudtoget, skal du registrere det som en privat hævning i stedet for en virksomhedsudgift. At blande privat og virksomhedens økonomi er en hurtig måde at ødelægge præcisionen i din afslutning på.

Når saldoen i dit system svarer til saldoen på kontoudtoget den sidste dag i måneden, ved du, at din kontantbeholdning er præcis. Er der en difference, skal du finde den. En uforklaret difference betyder som regel en manglende udgift eller en uregistreret kundebetaling.

Trin 4: Tæl dit lager

Sælger du fysiske varer, er din afslutning ikke færdig, før du har kontrolleret lageret. Det lager, der står i dit program, skal svare til de fysiske varer på dine hylder eller på dit lager.

Du behøver ikke nødvendigvis at tælle hver eneste skrue eller hver eneste etiket hver måned. Fokusér på dine varer med høj værdi og de produkter, der sælger hurtigst. Viser dine lageroplysninger, at du har fyrre enheder af dit bedst sælgende produkt, men du kun tæller femogtredive, skal du undersøge det. Måske har du glemt at registrere et salg, eller måske har du et problem med tyveri.

Kig efter beskadigede eller udløbne varer under optællingen. Kan en vare ikke længere sælges, skal den afskrives. At beholde usælgelige varer i balancen puster værdien af dine aktiver falsk op.

Justér dine oplysninger, så de svarer til den fysiske optælling. Det sikrer, at dit vareforbrug er præcist. Overvurderer du dit lager, undervurderer du dine omkostninger. Har du for eksempel købt ti varer til ti dollar stykket og tror fejlagtigt, at du har alle ti tilbage, selv om du kun har fem, skjuler dine oplysninger halvtreds dollar i omkostninger. Så tror du, at du har tjent mere, end du faktisk har.

De eneste tre rapporter, du skal læse

At lave regnskabsrapporterne er belønningen for at afslutte måneden. Du behøver dog ikke læse et dusin komplekse dokumenter. Fokusér på tre bestemte områder.

Rapport	Hvad den fortæller dig	Hvorfor den betyder noget
Resultatopgørelse	Dit samlede salg minus dine samlede udgifter for måneden.	Viser, om din kernedrift faktisk tjente penge.
Balance	Dine aktiver, dine forpligtelser og din egenkapital på netop den dato.	Viser din samlede økonomiske stabilitet, og om du skylder mere, end du ejer.
Tilgodehavender fra salg	En liste over kunder, der skylder dig penge, og hvor forsinkede deres betalinger er.	Viser, hvilke kunder du skal ringe til med det samme for at beskytte din likviditet.

Din balance er et øjebliksbillede. Den viser din banksaldo, værdien af dit lager og de penge, du har til gode, som aktiver. Den viser dine ubetalte leverandørregninger og banklån som forpligtelser.

Læs rapporterne samme dag, som du afslutter måneden. Kig efter tendenser. Faldt dit overskud, selv om salget steg? Så kryber dine omkostninger op. Tager dine kunder længere tid om at betale? Så skal du måske begynde at sende betalingspåmindelser tidligere i faktureringsforløbet. Sammenlign denne måned med den forrige for at se, om din virksomhed bevæger sig i den rigtige retning.

Det næste skridt

Et praktisk månedsafslut handler om at opbygge en vane. Sæt to timer af i din kalender på anden- eller tredjedagen i næste måned. Behandl aftalen med samme respekt, som du ville give et møde med din bedste kunde.

For at gøre processen hurtigere næste gang skal du begynde at organisere dine papirer i dag. Lav en enkel mappe på din computer til digitale leverandørregninger, og hav en fysisk bakke på dit skrivebord til papirkvitteringer. Har du brug for en struktureret måde at håndtere dine bilag på, kan du udforske de regnskabsværktøjer, der findes i Paper & Pen, og holde dine konti organiseret hele måneden. Lad ikke papirerne hobe sig op. Lidt organisering hver uge gør månedsafslutningen til en opgave, du faktisk kan nå.