Πώς να πληρώνεστε από το εξωτερικό χωρίς να χάνετε περιθώριο

Κοστολογείτε προσεκτικά ένα έργο για να εξασφαλίσετε κέρδος, αλλά μέχρι να φτάσει η πληρωμή του πελάτη από το εξωτερικό στον τραπεζικό σας λογαριασμό, το περιθώριό σας έχει εξαφανιστεί. Ανάμεσα σε συναλλαγματικές ισοτιμίες που αλλάζουν και σε απρόσμενες κρατήσεις ενδιάμεσων τραπεζών, η διασυνοριακή τιμολόγηση συχνά κοστίζει στις επιχειρήσεις πολύ περισσότερα από όσα περιμένουν.

Επιλέξτε το σωστό νόμισμα για το τιμολόγιό σας

Όταν πουλάτε σε πελάτη σε άλλη χώρα, η πρώτη απόφαση είναι ποιο νόμισμα θα γράφει το τιμολόγιο. Γενικά έχετε τρεις επιλογές: το δικό σας τοπικό νόμισμα, το τοπικό νόμισμα του πελάτη ή ένα τρίτο νόμισμα με ευρεία διαπραγμάτευση, όπως το δολάριο ΗΠΑ ή το ευρώ.

Η τιμολόγηση στο δικό σας τοπικό νόμισμα είναι η πιο ασφαλής επιλογή για τις ταμειακές σας ροές. Αν περιμένετε να εισπράξετε 5,000 ριάλ Ομάν, τιμολογείτε ακριβώς αυτό το ποσό. Ο πελάτης πηγαίνει στην τράπεζά του, ζητά να στείλει 5,000 ριάλ Ομάν και η τράπεζά του υπολογίζει πόσο από το δικό του τοπικό νόμισμα χρειάζεται για το έμβασμα. Εσείς λαμβάνετε ακριβώς όσα τιμολογήσατε.

Ωστόσο, πολλοί μεγάλοι διεθνείς πελάτες προτιμούν να τιμολογούνται στο δικό τους νόμισμα για να απλοποιούν τους δικούς τους λογαριασμούς. Αν το δεχτείτε, αναλαμβάνετε εσείς τον συναλλαγματικό κίνδυνο. Τρίτη επιλογή είναι ένα μεγάλο παγκόσμιο νόμισμα. Αυτό είναι συνηθισμένο σε περιοχές όπως η Νότια Ασία και ο Κόλπος, όπου οι επιχειρήσεις συχνά τιμολογούν από προεπιλογή σε δολάρια ΗΠΑ για το διεθνές εμπόριο.

Κατανοήστε τον συναλλαγματικό κίνδυνο

Ο συναλλαγματικός κίνδυνος είναι η οικονομική αβεβαιότητα που δημιουργούν οι διακυμάνσεις των νομισμάτων από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου μέχρι την ημερομηνία που ο πελάτης το πληρώνει στην πράξη.

Αν εκδώσετε τιμολόγιο σε ξένο νόμισμα με προθεσμία πληρωμής 30 ημερών, η αξία αυτού του νομίσματος θα κινηθεί μέσα σε αυτές τις 30 ημέρες. Αν το νόμισμα αποδυναμωθεί απέναντι στο δικό σας, η πληρωμή που θα λάβετε τελικά θα αξίζει λιγότερο από όσο υπολογίζατε. Αυτό μειώνει άμεσα το περιθώριο κέρδους σας.

Δείτε πώς οι διαφορετικές επιλογές νομίσματος επηρεάζουν το ποιος φέρει τον οικονομικό κίνδυνο:

Νόμισμα τιμολόγησης	Ποιος φέρει τον συναλλαγματικό κίνδυνο;	Επίδραση στην πληρωμή που λαμβάνετε
Το δικό σας τοπικό νόμισμα	Ο πελάτης	Λαμβάνετε ακριβώς το ποσό που τιμολογήσατε.
Το τοπικό νόμισμα του πελάτη	Εσείς (ο προμηθευτής)	Το τελικό ποσό που λαμβάνετε εξαρτάται από την ισοτιμία της αγοράς την ημέρα του εμβάσματος.
Τρίτο νόμισμα (π.χ. USD)	Και οι δύο πλευρές	Και εσείς και ο πελάτης αντιμετωπίζετε αβεβαιότητα, ανάλογα με το πώς κινούνται τα νομίσματά σας απέναντι στο τρίτο νόμισμα.

Αν πρέπει να τιμολογήσετε σε ξένο νόμισμα, συνυπολογίστε αυτόν τον κίνδυνο στην αρχική σας τιμή. Όταν φτιάχνετε τις προτάσεις σας με προσφορές, μπορείτε να προσθέσετε ένα μικρό περιθώριο ασφαλείας στην τιμή για να προστατευτείτε από μικρές διακυμάνσεις νομισμάτων πριν καν συμφωνήσει ο πελάτης στη δουλειά.

Γιατί η ισοτιμία του τιμολογίου μετράει για τα βιβλία σας

Το νόμισμα που επιλέγετε δεν επηρεάζει μόνο το τραπεζικό σας υπόλοιπο. Έχει επίσης άμεση επίδραση στην τήρηση βιβλίων και στον τρόπο που υπολογίζετε το μικτό περιθώριο.

Όταν εκδίδετε τιμολόγιο σε ξένο νόμισμα, το λογιστικό σας σύστημα πρέπει να καταγράψει το έσοδο στο βασικό σας νόμισμα την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου. Για παράδειγμα, αν εκδώσετε τιμολόγιο 10,000 δολαρίων ΗΠΑ, τα βιβλία σας θα καταγράψουν την αντίστοιχη αξία στο τοπικό σας νόμισμα με βάση την ισοτιμία εκείνης της συγκεκριμένης ημέρας.

Τριάντα ημέρες αργότερα, ο πελάτης πληρώνει τα 10,000 δολάρια ΗΠΑ. Μέχρι τότε η ισοτιμία έχει αλλάξει. Όταν τα χρήματα φτάσουν στον τοπικό σας τραπεζικό λογαριασμό, μετατρέπονται σε διαφορετικό τοπικό ποσό από αυτό που καταγράψατε αρχικά.

Αυτή η διαφορά λέγεται πραγματοποιημένο συναλλαγματικό κέρδος ή ζημία. Αν η νέα ισοτιμία σάς δίνει περισσότερο τοπικό νόμισμα από όσο καταγράψατε αρχικά, έχετε πραγματοποιημένο κέρδος. Αν σας δίνει λιγότερο, έχετε πραγματοποιημένη ζημία. Πρέπει να καταγράψετε αυτή τη διαφορά στα καθολικά της λογιστικής σας, ώστε η κατάσταση αποτελεσμάτων να δείχνει με ακρίβεια την πραγματικότητα της συναλλαγής. Αν παραλείψετε αυτό το βήμα, καταλήγετε με μπερδεμένα βιβλία και ανακριβείς φορολογικές αναφορές στο τέλος της οικονομικής χρήσης.

Διαχειριστείτε τις τραπεζικές χρεώσεις και τις χρεώσεις ενδιάμεσων τραπεζών

Οι ισοτιμίες είναι μόνο το μισό της εξίσωσης στις διασυνοριακές πληρωμές. Το άλλο μισό είναι οι τραπεζικές χρεώσεις. Όταν τα χρήματα κινούνται διεθνώς μέσω του δικτύου SWIFT, συχνά περνούν από μία ή περισσότερες ενδιάμεσες τράπεζες πριν φτάσουν στον λογαριασμό σας. Αυτές οι τράπεζες δεν δουλεύουν δωρεάν.

Όταν ο πελάτης ξεκινά ένα διεθνές έμβασμα, η τράπεζά του τον ρωτά ποιος θα πληρώσει τις χρεώσεις μεταφοράς. Ο πελάτης μπορεί να επιλέξει έναν από τρεις κωδικούς οδηγιών:

• OUR: Ο πελάτης πληρώνει όλες τις τραπεζικές χρεώσεις. Εσείς λαμβάνετε ολόκληρο το ποσό του τιμολογίου.
• SHA (Shared, κοινή επιβάρυνση): Ο πελάτης πληρώνει τις χρεώσεις της δικής του τράπεζας, αλλά οι ενδιάμεσες τράπεζες αφαιρούν τις δικές τους χρεώσεις απευθείας από το ποσό που μεταφέρεται. Λαμβάνετε λιγότερα από όσα τιμολογήσατε.
• BEN (Beneficiary, δικαιούχος): Εσείς πληρώνετε όλες τις τραπεζικές χρεώσεις. Η τράπεζα του πελάτη και όλες οι ενδιάμεσες τράπεζες αφαιρούν τις χρεώσεις τους από το κεφάλαιο. Λαμβάνετε αισθητά λιγότερα από όσα τιμολογήσατε.

Πολλοί πελάτες επιλέγουν από προεπιλογή το SHA, επειδή φαίνεται δίκαιο να μοιράζονται τα κόστη. Ωστόσο, οι χρεώσεις των ενδιάμεσων τραπεζών μπορεί να είναι εκπληκτικά υψηλές. Για να προστατεύσετε τα περιθώριά σας, πρέπει να δηλώνετε ρητά τους όρους πληρωμής στα τιμολόγιά σας. Προσθέστε σαφή σημείωση ότι όλες οι πληρωμές πρέπει να γίνονται χωρίς τραπεζικές χρεώσεις για τον δικαιούχο και ζητήστε από τον πελάτη να επιλέξει «OUR» όταν ρυθμίζει το έμβασμα.

Βασικά έγγραφα για τα οικονομικά τμήματα στο εξωτερικό

Το να συμφωνήσει ένας πελάτης στο εξωτερικό με τους όρους σας είναι ένα πολύ καλό πρώτο βήμα, αλλά το οικονομικό του τμήμα δεν μπορεί απλώς να στείλει χρήματα πέρα από τα σύνορα όποτε θέλει. Τα διεθνή εμβάσματα ελέγχονται αυστηρά για την πρόληψη του ξεπλύματος χρήματος και της φυγής κεφαλαίων.

Πριν ένα οικονομικό τμήμα στο εξωτερικό αποδεσμεύσει μια πληρωμή, συνήθως χρειάζεται συγκεκριμένα έγγραφα από εσάς. Αν δεν τα δώσετε από την αρχή, η πληρωμή σας θα καθυστερήσει όσο σας κυνηγούν για τα χαρτιά.

Πρώτα, χρειάζονται ένα άψογα μορφοποιημένο εμπορικό τιμολόγιο. Ένα απλό έγγραφο κειμένου δεν αρκεί. Το τιμολόγιο πρέπει να αναφέρει καθαρά την επωνυμία της επιχείρησής σας, τη διεύθυνση έδρας και τα ακριβή τραπεζικά στοιχεία (μαζί με τον κωδικό SWIFT/BIC και το IBAN σας). Ανάλογα με τη χώρα, μπορεί επίσης να χρειάζονται προτιμολόγιο πριν καν ξεκινήσουν τη διαδικασία παραγγελίας αγοράς.

Δεύτερον, πολλές χώρες υποχρεώνουν τους πελάτες να παρακρατούν φόρο στις πληρωμές προς ξένους αναδόχους ή προμηθευτές. Για να μην αφαιρεθεί αυτός ο παρακρατούμενος φόρος από την πληρωμή σας, συχνά πρέπει να προσκομίσετε Πιστοποιητικό Φορολογικής Κατοικίας από τις τοπικές σας αρχές. Αυτό αποδεικνύει ότι πληρώνετε φόρους στη χώρα σας και επιτρέπει στον πελάτη να εφαρμόσει απαλλαγή βάσει σύμβασης αποφυγής διπλής φορολογίας. Απευθυνθείτε στην τοπική φορολογική σας αρχή για να μάθετε πώς να ζητήσετε αυτό το πιστοποιητικό.

Τέλος, μπορεί να ζητήσουν αντίγραφο της ιδρυτικής πράξης ή της εμπορικής σας εγγραφής για να αποδείξετε ότι είστε νόμιμη επιχειρηματική οντότητα. Αν έχετε έτοιμο έναν φάκελο με όλα αυτά τα τυπικά έγγραφα συμμόρφωσης για να τα στείλετε με email, οι διεθνείς πληρωμές σας θα επιταχυνθούν σημαντικά.

Δομήστε τους όρους διεθνών πληρωμών

Για να αποφύγετε διαφωνίες και διάβρωση του περιθωρίου, οι όροι διεθνών πληρωμών σας πρέπει να είναι εξαντλητικοί. Ένα απλό «πληρωμή σε 30 ημέρες» δεν αρκεί όταν έχετε διασυνοριακές συναλλαγές.

Οι όροι σας πρέπει να ορίζουν το ακριβές νόμισμα του τιμολογίου. Αν τιμολογείτε σε ξένο νόμισμα αλλά περιμένετε να πληρωθείτε στο τοπικό σας νόμισμα, πρέπει να δηλώνετε ποια ισοτιμία θα ισχύσει (για παράδειγμα, η ισοτιμία της κεντρικής τράπεζας την ημέρα της πληρωμής).

Πρέπει επίσης να περιλαμβάνετε τις οδηγίες για τις τραπεζικές χρεώσεις που είδαμε παραπάνω. Αν ένας πελάτης αγνοήσει αυτούς τους όρους και στείλει πληρωμή που φτάνει μειωμένη λόγω τραπεζικών χρεώσεων, πρέπει να αποφασίσετε αν θα απορροφήσετε τη ζημία ή αν θα τον κυνηγήσετε για το υπόλοιπο. Το κυνήγι μικρών υπολοίπων στο εξωτερικό σπάνια συμφέρει, και γι’ αυτό είναι τόσο σημαντικό να ορίζετε καθαρά τους κανόνες πριν ξεκινήσει η δουλειά. Με το Paper & Pen μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτούς τους συγκεκριμένους όρους διεθνών πληρωμών ως προεπιλεγμένες σημειώσεις στα πρότυπα τιμολογίων σας, ώστε να μην ξεχνάτε ποτέ να τους βάζετε στους επόμενους λογαριασμούς.

Τι να κάνετε στη συνέχεια

Ελέγξτε τη σημερινή λίστα των πελατών σας στο εξωτερικό και αναλύστε πόσο περιθώριο χάνετε σε ισοτιμίες και κρυφές χρεώσεις. Μετά, ενημερώστε τους τυπικούς όρους των συμβάσεών σας για να ορίζουν καθαρά ποιος φέρει τον συναλλαγματικό κίνδυνο και να προβλέπουν ότι όλες οι χρεώσεις εμβάσματος βαρύνουν τον αποστολέα. Τέλος, συγκεντρώστε τα έγγραφα φορολογικής κατοικίας και εταιρικής εγγραφής σε έναν φάκελο, ώστε να τα δίνετε στα οικονομικά τμήματα του εξωτερικού τη στιγμή που τα ζητούν. Όταν ελέγχετε τη διαδικασία τιμολόγησης, εξασφαλίζετε ότι το κέρδος που υπολογίζετε στο χαρτί είναι το πραγματικό κέρδος που φτάνει στον τραπεζικό σας λογαριασμό.