Ένα μηνιαίο κλείσιμο που μια μικρή επιχείρηση μπορεί πραγματικά να ολοκληρώσει

Κάθεστε στις είκοσι του μήνα να ελέγξετε τους λογαριασμούς σας και διαπιστώνετε ότι έχετε ξεχάσει γιατί σας χρέωσε ένας προμηθευτής πριν από τρεις εβδομάδες. Ο εταιρικός κόσμος αντιμετωπίζει το κλείσιμο του μήνα ως ιερή τελετουργία, αλλά οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συνήθως το βλέπουν ως εκνευριστικό διοικητικό βάρος. Όταν δεν έχετε δικό σας οικονομικό τμήμα, χρειάζεστε μια διαδικασία κλεισίματος πρακτική, γρήγορη και εστιασμένη στην πραγματικότητα.

Γιατί ένα γρήγορο κλείσιμο είναι καλύτερο από ένα τέλειο

Ένα συνηθισμένο λάθος των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων είναι να περιμένουν να έχουν κάθε απόδειξη πριν κλείσουν τον μήνα. Αν περιμένετε μέχρι τις είκοσι πέντε Φεβρουαρίου για να κλείσετε τον Ιανουάριο, οι οικονομικές πληροφορίες είναι ήδη άχρηστες για αποφάσεις. Ένα λίγο πρόχειρο κλείσιμο που ολοκληρώνεται μέχρι τις πέντε του μήνα είναι πολύ καλύτερο από ένα τέλειο κλείσιμο που ολοκληρώνεται τρεις εβδομάδες αργότερα.

Όταν κλείνετε νωρίς τα βιβλία σας, εντοπίζετε ανεξόφλητα τιμολόγια και τα κυνηγάτε όσο ο πελάτης θυμάται ακόμη τη δουλειά που παραδώσατε. Βλέπετε μια ξαφνική αύξηση στο κόστος υλικών και προσαρμόζετε τις τιμές σας πριν αναλάβετε νέες παραγγελίες. Αποδεχτείτε ότι μια μικρή απόδειξη που λείπει για μια μικρή αγορά με μετρητά μπορεί να καταχωριστεί τον επόμενο μήνα. Ο βασικός σας στόχος είναι να έχετε γρήγορα καθαρή εικόνα της οικονομικής σας υγείας.

Σκεφτείτε το κλείσιμο του μήνα σαν πυξίδα. Μια πυξίδα που σας λέει τις ακριβείς συντεταγμένες σας έναν μήνα αφού χαθήκατε είναι άχρηστη. Μια πυξίδα που σας δίνει πολύ καλή εκτίμηση του βορρά τώρα θα σώσει την επιχείρησή σας. Η ταχύτητα σας δίνει τη δυνατότητα να αντιδράτε.

Βήμα 1: Καταγράψτε τη δουλειά που δεν τιμολογήθηκε και τα τιμολόγια που λείπουν

Ξεκινήστε το κλείσιμο από τα έσοδα. Είναι εύκολο να παραδώσετε μια υπηρεσία ή να στείλετε ένα προϊόν και να ξεχάσετε να στείλετε τον τελικό λογαριασμό, ειδικά όταν είστε απασχολημένοι με την καθημερινή λειτουργία.

Ελέγξτε τις σημειώσεις έργων, τα φύλλα χρόνου εργασίας και τα αρχεία παραδόσεων. Αν τελειώσατε μια δουλειά, πρέπει να την τιμολογήσετε. Αν εκδώσατε προσφορά που έγινε αποδεκτή, βεβαιωθείτε ότι το τελικό τιμολόγιο συμφωνεί με το συμφωνημένο ποσό. Αν πήρατε προκαταβολή για μεγάλο έργο, ελέγξτε αν φτάσατε στο ορόσημο για να εκδώσετε το επόμενο τιμολόγιο. Αν στέλνετε τακτικά τον ίδιο λογαριασμό σε σταθερούς πελάτες, βεβαιωθείτε ότι τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια έχουν δημιουργηθεί και σταλεί στον πελάτη.

Μην αφήνετε δουλειά χωρίς τιμολόγιο να μένει στις σημειώσεις σας. Όσο περισσότερο περιμένετε να τιμολογήσετε, τόσο περισσότερο περιμένετε να πληρωθείτε. Αυτή η καθυστέρηση βλάπτει άμεσα τις ταμειακές σας ροές. Αν ένας πελάτης αμφισβητήσει μια χρέωση, είναι πολύ πιο εύκολο να λυθεί το θέμα λίγες μέρες μετά την ολοκλήρωση της δουλειάς παρά έναν μήνα αργότερα. Βεβαιωθείτε ότι κάθε δελτίο αποστολής έχει το αντίστοιχο τιμολόγιο πώλησης πριν περάσετε στο επόμενο βήμα.

Βήμα 2: Καταχωρίστε τους λογαριασμούς προμηθευτών και τα έξοδα

Μόλις καταχωρίσετε τα έσοδα, περάστε στα κόστη. Μαζέψτε τους λογαριασμούς των προμηθευτών, τους λογαριασμούς κοινής ωφέλειας και κάθε απόδειξη μικροεξόδων. Σε πολλές εμπορικές επιχειρήσεις και επιχειρήσεις υπηρεσιών, οι διαρροές στα μικροέξοδα είναι μεγάλη πηγή ανακριβούς λογιστικής.

Καταχωρίστε κάθε λογαριασμό προμηθευτή στο σύστημα, ακόμη κι αν δεν τον έχετε πληρώσει ακόμη. Αυτό είναι ζωτικό μέρος της λογιστικής δεδουλευμένων. Το να ξέρετε τι χρωστάτε είναι εξίσου σημαντικό με το να ξέρετε τι έχετε στην τράπεζα. Αν ένας προμηθευτής έστειλε φορολογικό τιμολόγιο για υλικά που παραδόθηκαν στις είκοσι οκτώ του μήνα, αυτό το έξοδο ανήκει στα αρχεία αυτού του μήνα.

Αν εισάγετε εμπορεύματα, μπορεί να έχετε να κάνετε με πολλά νομίσματα. Βεβαιωθείτε ότι καταχωρίζετε τον λογαριασμό του προμηθευτή με τη σωστή ισοτιμία της ημέρας που λάβατε το τιμολόγιο. Ταξινομήστε τις ψηφιακές αποδείξεις και τα χάρτινα παραστατικά. Ομαδοποιήστε τα ανά κατηγορία: ενοίκιο, κοινή ωφέλεια, υλικά και αναλώσιμα γραφείου. Καταχωρίστε τα σε δέσμες για να κερδίσετε χρόνο. Αν βρείτε λογαριασμό που ανήκει σε προηγούμενο μήνα, καταχωρίστε τον τώρα, αλλά με τη σωστή ημερομηνία, ώστε ο τρέχων μήνας να μη φουσκώνει τεχνητά με παλιά έξοδα.

Βήμα 3: Συμφωνήστε τους τραπεζικούς σας λογαριασμούς

Η τραπεζική συμφωνία είναι η άγκυρα του μηνιαίου κλεισίματος. Αυτή η διαδικασία αποδεικνύει ότι οι συναλλαγές στα λογιστικά σας αρχεία συμφωνούν με την πραγματική κίνηση χρημάτων στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Χωρίς αυτό το βήμα, δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε καμία οικονομική αναφορά.

Επειδή οι μικρές επιχειρήσεις συχνά έχουν ένα μείγμα από τραπεζικά εμβάσματα, επιταγές και καταθέσεις μετρητών, πρέπει να είστε σχολαστικοί. Εκτυπώστε ή κατεβάστε το επίσημο αντίγραφο κίνησης του μήνα από την τράπεζα. Ελέγξτε το γραμμή γραμμή.

• Σημειώστε κάθε πληρωμή πελάτη που μπήκε στον λογαριασμό σας.
• Αντιστοιχίστε κάθε εξερχόμενη πληρωμή με τον σχετικό λογαριασμό προμηθευτή.
• Καταχωρίστε όσες τραπεζικές χρεώσεις, τόκους ή συναλλαγματικές διαφορές δεν είχατε καταχωρίσει.
• Επιβεβαιώστε ότι τα μετρητά που καταθέσατε στην τράπεζα συμφωνούν με τις πωλήσεις μετρητοίς στο καθολικό σας.

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μερικές φορές χρησιμοποιούν κατά λάθος την εταιρική κάρτα για προσωπικό έξοδο. Αν δείτε έναν προσωπικό καφέ ή ένα οικογενειακό δείπνο στην κίνηση της τράπεζας, πρέπει να το καταχωρίσετε ως ανάληψη του ιδιοκτήτη και όχι ως επιχειρηματικό έξοδο. Η ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών είναι γρήγορος τρόπος να χαλάσει η ακρίβεια του κλεισίματος.

Όταν το υπόλοιπο του συστήματος συμφωνεί με το υπόλοιπο της τράπεζας την τελευταία μέρα του μήνα, ξέρετε ότι η ταμειακή σας θέση είναι ακριβής. Αν υπάρχει διαφορά, πρέπει να τη βρείτε. Μια ανεξήγητη διαφορά συνήθως σημαίνει έξοδο που λείπει ή πληρωμή πελάτη που δεν καταχωρίστηκε.

Βήμα 4: Μετρήστε το απόθεμά σας

Αν πουλάτε φυσικά αγαθά, το κλείσιμο δεν ολοκληρώνεται μέχρι να επιβεβαιώσετε το απόθεμα. Το απόθεμα στο λογισμικό σας πρέπει να συμφωνεί με τα φυσικά είδη στα ράφια ή στην αποθήκη σας.

Δεν χρειάζεται απαραίτητα να μετράτε κάθε βίδα ή κάθε ετικέτα κάθε μήνα. Εστιάστε στα είδη υψηλής αξίας και στα προϊόντα που πουλιούνται πιο γρήγορα. Αν τα αρχεία αποθήκης δείχνουν σαράντα μονάδες από το καλύτερο προϊόν σας, αλλά μετράτε μόνο τριάντα πέντε, πρέπει να το ερευνήσετε. Μπορεί να ξεχάσατε να καταχωρίσετε μια πώληση ή να έχετε πρόβλημα κλοπής.

Κατά την καταμέτρηση, ψάξτε για κατεστραμμένα ή ληγμένα αγαθά. Αν ένα είδος δεν μπορεί πια να πουληθεί, πρέπει να διαγραφεί. Αν κρατάτε απούλητα είδη στον ισολογισμό, φουσκώνετε ψεύτικα την αξία του ενεργητικού σας.

Προσαρμόστε τα αρχεία σας ώστε να συμφωνούν με τη φυσική καταμέτρηση. Έτσι το κόστος πωληθέντων είναι ακριβές. Αν υπερεκτιμήσετε το απόθεμα, θα υποεκτιμήσετε τα κόστη σας. Για παράδειγμα, αν αγοράσατε δέκα είδη προς δέκα δολάρια το καθένα και νομίζετε κατά λάθος ότι έχετε και τα δέκα ενώ έχετε μόνο πέντε, τα αρχεία σας θα κρύψουν πενήντα δολάρια κόστους. Αυτό σημαίνει ότι θα νομίζετε ότι βγάλατε περισσότερο κέρδος από όσο βγάλατε στην πραγματικότητα.

Οι μόνες τρεις αναφορές που χρειάζεται να διαβάσετε

Οι οικονομικές καταστάσεις είναι η ανταμοιβή για την ολοκλήρωση του κλεισίματος. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να διαβάσετε δώδεκα σύνθετα έγγραφα. Εστιάστε την προσοχή σας σε τρία συγκεκριμένα σημεία.

Αναφορά	Τι σας λέει	Γιατί μετράει
Κατάσταση αποτελεσμάτων	Τις συνολικές πωλήσεις μείον τα συνολικά έξοδα του μήνα.	Δείχνει αν η βασική σας δραστηριότητα έβγαλε πραγματικά χρήματα.
Ισολογισμός	Το ενεργητικό, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαιά σας σε αυτή ακριβώς την ημερομηνία.	Αποκαλύπτει τη συνολική οικονομική σας σταθερότητα και αν χρωστάτε περισσότερα από όσα έχετε.
Απαιτήσεις από πελάτες	Λίστα με τους πελάτες που σας χρωστούν χρήματα και πόσο έχουν καθυστερήσει.	Δείχνει ποιους πελάτες πρέπει να πάρετε τηλέφωνο αμέσως για να προστατεύσετε τις ταμειακές σας ροές.

Ο ισολογισμός είναι ένα στιγμιότυπο. Δείχνει ως ενεργητικό το τραπεζικό σας υπόλοιπο, την αξία του αποθέματος και τα χρήματα που σας οφείλονται. Δείχνει ως υποχρεώσεις τους απλήρωτους λογαριασμούς προμηθευτών και τα τραπεζικά δάνεια.

Διαβάστε αυτές τις αναφορές την ίδια μέρα που ολοκληρώνετε το κλείσιμο. Ψάξτε για τάσεις. Έπεσε το κέρδος σας παρότι ανέβηκαν οι πωλήσεις; Αυτό σημαίνει ότι τα κόστη σας ανεβαίνουν σιγά σιγά. Αργούν περισσότερο οι πελάτες να πληρώσουν; Ίσως πρέπει να αρχίσετε να στέλνετε υπενθυμίσεις πληρωμής νωρίτερα στον κύκλο χρέωσης. Συγκρίνετε αυτόν τον μήνα με τον προηγούμενο για να δείτε αν η επιχείρησή σας κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση.

Τι να κάνετε στη συνέχεια

Ένα πρακτικό μηνιαίο κλείσιμο είναι θέμα συνήθειας. Κλείστε δύο ώρες στο ημερολόγιό σας για τη δεύτερη ή τρίτη μέρα του επόμενου μήνα. Αντιμετωπίστε αυτό το ραντεβού με τον ίδιο σεβασμό που θα δείχνατε σε μια συνάντηση με τον καλύτερο πελάτη σας.

Για να γίνει η διαδικασία πιο γρήγορη την επόμενη φορά, αρχίστε σήμερα να οργανώνετε τα χαρτιά σας. Φτιάξτε έναν απλό φάκελο στον υπολογιστή για τους ψηφιακούς λογαριασμούς προμηθευτών και κρατήστε ένα φυσικό συρτάρι στο γραφείο για τις χάρτινες αποδείξεις. Αν χρειάζεστε δομημένο τρόπο για να διαχειρίζεστε τα αρχεία σας, μπορείτε να εξερευνήσετε τα εργαλεία λογιστικής του Paper & Pen για να κρατάτε τα καθολικά σας οργανωμένα όλο τον μήνα. Μην αφήνετε τα χαρτιά να μαζεύονται. Λίγη οργάνωση κάθε εβδομάδα κάνει το μηνιαίο κλείσιμο μια εργασία που μπορείτε πραγματικά να ολοκληρώσετε.