Γιατί οι πελάτες πληρώνουν αργά και οι λύσεις που πραγματικά δουλεύουν

Ελέγχετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό την Παρασκευή το απόγευμα και η πληρωμή που περιμένατε λείπει. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων υποθέτουν αμέσως ότι ο πελάτης τους αποφεύγει, αλλά η καθυστερημένη πληρωμή σπάνια είναι ένα πρόβλημα με ένα κίνητρο. Για να πληρώνεστε πιο γρήγορα, πρέπει να εντοπίσετε τον συγκεκριμένο λόγο που κόλλησε ένα τιμολόγιο πριν αρχίσετε να κυνηγάτε το χρέος.

Το τιμολόγιο δεν έφτασε ποτέ στο σωστό άτομο

Όταν ολοκληρώνετε ένα έργο ή παραδίδετε μια παρτίδα αγαθών, το πρώτο σας ένστικτο είναι να στείλετε με email το τιμολόγιο στο άτομο που παρήγγειλε τη δουλειά. Είναι λογικό βήμα, αλλά συχνά είναι ο λόγος που καθυστερεί η πληρωμή σας. Αυτός που αγοράζει τις υπηρεσίες σας σπάνια είναι αυτός που τις πληρώνει.

Σε μεγαλύτερους οργανισμούς στον Κόλπο και στη Νότια Ασία, οι προμήθειες και η λογιστική είναι εντελώς ξεχωριστά τμήματα. Αν στείλετε το τιμολόγιο στον υπεύθυνο μάρκετινγκ ή στον εργοδηγό, μένει στα εισερχόμενά του. Είναι απασχολημένος με τις δικές του εργασίες και η προώθηση των εγγράφων σας δεν είναι προτεραιότητά του. Μέχρι να ρωτήσετε ξανά τρεις εβδομάδες αργότερα, το έχει ξεχάσει εντελώς.

Για να το διορθώσετε, ξεχωρίστε στα αρχεία σας τον αγοραστή από αυτόν που πληρώνει. Κατά την έναρξη της συνεργασίας, ζητήστε από την κύρια επαφή σας το ακριβές email του τμήματος πληρωτέων λογαριασμών. Στείλτε το τιμολόγιο απευθείας σε αυτή την οικονομική διεύθυνση και βάλτε την κύρια επαφή σας σε κοινοποίηση, ώστε να ξέρει ότι έγινε η χρέωση. Αυτή η απλή διοικητική αλλαγή μειώνει δραστικά τον χρόνο διαχείρισης των απαιτήσεων από πελάτες, γιατί το έγγραφό σας φτάνει κατευθείαν στο γραφείο του ατόμου που έχει δουλειά να το επεξεργαστεί.

Στο τιμολόγιο λείπουν κρίσιμες πληροφορίες

Τα λογιστήρια δεν αξιολογούν την ποιότητα της δουλειάς σας. Επεξεργάζονται έγγραφα με βάση αυστηρές εσωτερικές λίστες ελέγχου. Αν στο έγγραφό σας λείπει μια απαιτούμενη πληροφορία, δεν θα το επεξεργαστούν. Χειρότερα, σπάνια θα επικοινωνήσουν μαζί σας για να σας πουν ότι κάτι λείπει. Απλώς θα αφήσουν το τιμολόγιό σας στην άκρη και θα περάσουν στον επόμενο προμηθευτή της ουράς.

Οι πληροφορίες που λείπουν συνήθως ανήκουν σε προβλέψιμες κατηγορίες. Ο πιο συνηθισμένος ένοχος είναι ο αριθμός παραγγελίας αγοράς (PO) που λείπει. Αν ένας εταιρικός πελάτης εξέδωσε παραγγελία αγοράς για τη δουλειά, αυτός ακριβώς ο αριθμός πρέπει να εμφανίζεται στον τελικό σας λογαριασμό. Άλλες συνηθισμένες παραλείψεις είναι η σωστή νόμιμη επωνυμία του πελάτη, ένας συγκεκριμένος κωδικός έργου, ένα υπογεγραμμένο δελτίο αποστολής συνημμένο ως απόδειξη παραλαβής ή οι κατάλληλοι αριθμοί φορολογικού μητρώου που απαιτούνται για ένα έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο.

Η λύση σε αυτό το πρόβλημα γίνεται πολύ πριν ζητήσετε πληρωμή. Πρέπει να ρωτήσετε τον πελάτη τι απαιτεί το λογιστήριό του πριν βγάλετε τον λογαριασμό. Μόλις μάθετε τους κανόνες του, χρησιμοποιήστε το λογισμικό τιμολόγησης για να τους εφαρμόζετε. Το Paper & Pen σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε τα προφίλ πελατών και τις διατάξεις των εγγράφων, ώστε οι απαιτούμενοι φορολογικοί αριθμοί και οι ειδικές αναφορές να εμφανίζονται αυτόματα. Αν ξέρετε ότι ένας πελάτης απορρίπτει έγγραφα χωρίς αριθμό παραγγελίας, κάντε αυστηρό εσωτερικό κανόνα να μην πατάτε ποτέ αποστολή μέχρι να συμπληρωθεί αυτό το πεδίο.

Ο πελάτης έχει αργή αλυσίδα εγκρίσεων

Μερικές φορές το τιμολόγιό σας φτάνει στο σωστό τμήμα και έχει όλες τις σωστές πληροφορίες, αλλά η πληρωμή αργεί ακόμη εβδομάδες. Αυτό συχνά συμβαίνει επειδή ο πελάτης έχει αργή αλυσίδα εγκρίσεων με πολλά επίπεδα. Ο λογιστής δεν μπορεί να αποδεσμεύσει τα χρήματα μέχρι να υπογράψει ο προϊστάμενος του τμήματος, και ο προϊστάμενος δεν μπορεί να υπογράψει μέχρι να ελέγξει ο γενικός διευθυντής τις μηνιαίες δαπάνες.

Δεν μπορείτε να αναγκάσετε μια μεγάλη εταιρεία να αλλάξει την ιεραρχία της, αλλά μπορείτε να κινηθείτε έξυπνα μέσα σε αυτή. Το κλειδί είναι να καταλάβετε τους κύκλους πληρωμής της. Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις εκτελούν πληρωμές μόνο σε συγκεκριμένες ημέρες του μήνα. Αν ένας πελάτης πληρώνει προμηθευτές μόνο στις 15 του μήνα και εσείς υποβάλλετε το τιμολόγιο στις 16, έχετε εξασφαλίσει μαθηματικά καθυστέρηση 30 ημερών.

Για να το διορθώσετε, ξεκαθαρίστε το πρόγραμμα πληρωμών και το χρονοδιάγραμμα εγκρίσεων όταν εκδίδετε αρχικά τις προσφορές για τη δουλειά. Αν ξέρετε ότι η διαδικασία έγκρισης παίρνει δύο εβδομάδες και οι πληρωμές γίνονται στις 30, πρέπει να υποβάλετε το τιμολόγιο το αργότερο μέχρι τις 14. Η έγκαιρη υποβολή των εγγράφων σας στον ρυθμό του εσωτερικού τους κύκλου είναι από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους να επιταχύνετε τις εισπράξεις σας.

Ο πελάτης απλώς δεν θέλει να πληρώσει

Αν το τιμολόγιο έφτασε στο σωστό άτομο, έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και έχει περάσει την αλυσίδα εγκρίσεων, αλλά τα χρήματα ακόμη λείπουν, έχετε επιτέλους πραγματικό πρόβλημα είσπραξης. Ο πελάτης κρατά σκόπιμα τα μετρητά του.

Οι πελάτες καθυστερούν πληρωμές για διάφορους λόγους. Μπορεί να έχουν σοβαρή πτώση στα δικά τους έσοδα και να μην μπορούν να καλύψουν τα χρέη τους. Ή μπορεί να χρησιμοποιούν τα δικά σας χρήματα για να χρηματοδοτούν τη λειτουργία τους, βάζοντας τη μισθοδοσία ή το ενοίκιό τους πάνω από το τιμολόγιό σας. Όποιο κι αν είναι το κίνητρο, η απόφασή τους βλάπτει άμεσα την επιχείρησή σας, χαλώντας την κατάσταση ταμειακών ροών σας.

Αν αντιμετωπίσετε αυτή την περίπτωση σαν διοικητικό λάθος, δεν θα δουλέψει. Ένα ευγενικό email που ρωτά αν έχασαν το τιμολόγιο τους δίνει εύκολη δικαιολογία να καθυστερήσουν κι άλλο. Όταν ένας πελάτης απλώς δεν θέλει να πληρώσει, πρέπει να περάσετε από τις διοικητικές υπενθυμίσεις σε δομημένη διαδικασία είσπραξης. Αυτό απαιτεί σαφή όρια, κλιμακούμενη επικοινωνία και διάθεση να επιβάλετε τους όρους πληρωμής που συμφωνήσατε στην αρχή του έργου.

Χτίστε μια αποτελεσματική κλίμακα υπενθυμίσεων

Η κλίμακα υπενθυμίσεων είναι μια σειρά μηνυμάτων προς τον πελάτη για ένα ανεξόφλητο υπόλοιπο. Ξεκινά με ήπιο τόνο και γίνεται σταδιακά πιο άμεση και επείγουσα όσο παλιώνει το τιμολόγιο.

Μια προκαθορισμένη κλίμακα βγάζει το συναίσθημα από το κυνήγι των χρημάτων. Δεν χρειάζεται να κάθεστε στο γραφείο αναρωτώμενοι τι να πείτε ή να ανησυχείτε μήπως ακουστείτε πολύ επιθετικοί. Απλώς ελέγχετε πόσες ημέρες έχει καθυστερήσει το τιμολόγιο και στέλνετε το αντίστοιχο μήνυμα.

Δείτε μια τυπική δομή κλίμακας υπενθυμίσεων:

Στάδιο	Χρόνος	Τόνος	Βασικό μήνυμα
Υπενθύμιση πριν από τη λήξη	3 ημέρες πριν από τη λήξη	Εξυπηρετικός και ευγενικός	Ένα σύντομο σημείωμα για να βεβαιωθείτε ότι έχουν το τιμολόγιο και να ρωτήσετε αν χρειάζονται άλλα στοιχεία πριν από τη λήξη.
Πρώτη ειδοποίηση	2 ημέρες καθυστέρηση	Φιλικός αλλά άμεσος	Το τιμολόγιο έχει πλέον μικρή καθυστέρηση. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε πότε θα γίνει το έμβασμα.
Αυστηρό αίτημα	14 ημέρες καθυστέρηση	Επαγγελματικός και σταθερός	Η πληρωμή έχει πλέον σημαντική καθυστέρηση. Παρακαλούμε τακτοποιήστε την άμεσα για να αποφύγετε αναστολή του λογαριασμού.
Τελική προειδοποίηση	30 ημέρες καθυστέρηση	Επείγων και αυστηρός	Αυτή είναι τελική ειδοποίηση. Αν η πληρωμή δεν ληφθεί μέσα σε 48 ώρες, θα αναστείλουμε όλες τις υπηρεσίες και θα προχωρήσουμε σε επίσημη διαδικασία είσπραξης.

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτά τα στάδια με λογισμικό. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής εξασφαλίζουν ότι τα πρώτα βήματα της κλίμακας γίνονται χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση, και σας αφήνουν ελεύθερους να εστιάσετε στους πελάτες που φτάνουν στο τελικό, πιο δύσκολο στάδιο.

Πότε να σταματήσετε να εξυπηρετείτε τον πελάτη

Ένα από τα πιο δύσκολα μαθήματα για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και ελεύθερους επαγγελματίες είναι ότι η συνέχιση της δουλειάς για πελάτη που δεν πληρώνει είναι επικίνδυνη. Όταν συνεχίζετε να παραδίδετε αγαθά ή υπηρεσίες σε πελάτη που σας χρωστά, ουσιαστικά δουλεύετε δωρεάν ενώ αυξάνετε τον δικό σας οικονομικό κίνδυνο. Πληρώνετε υλικά, εργασία και γενικά έξοδα, αλλά δεν παίρνετε τίποτα πίσω.

Πρέπει να ορίσετε ένα σταθερό όριο για τη διακοπή της εξυπηρέτησης. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αυτό το όριο πρέπει να συνδέεται με τα τελευταία στάδια της κλίμακας υπενθυμίσεων. Αν ένα τιμολόγιο φτάσει τις 30 ημέρες καθυστέρηση, πρέπει να παγώσετε κάθε νέα δουλειά. Μη στείλετε την επόμενη παρτίδα αποθέματος. Μην ξεκινήσετε την επόμενη φάση του συμβουλευτικού έργου. Μην παραδώσετε τα τελικά σχεδιαστικά αρχεία.

Ανακοινώστε αυτή την παύση καθαρά και επαγγελματικά. Μπορείτε απλώς να πείτε ότι η πολιτική της εταιρείας δεν σας επιτρέπει να ξεκινήσετε νέα δουλειά όσο υπάρχει ανεξόφλητο υπόλοιπο στον λογαριασμό. Ένας πελάτης που εκτιμά τη δουλειά σας συνήθως βρίσκει γρήγορα τα χρήματα όταν σταματήσει η εξυπηρέτηση. Ένας πελάτης που θυμώνει και απαιτεί να συνεχίσετε να δουλεύετε απλήρωτοι είναι πελάτης που δεν έχετε την πολυτέλεια να κρατήσετε.

Τι να κάνετε στη συνέχεια

Σταματήστε να αντιμετωπίζετε τις καθυστερημένες πληρωμές ως ένα πρόβλημα. Ανοίξτε σήμερα τα λογιστικά σας αρχεία και δείτε κάθε ανεξόφλητο τιμολόγιο. Κατατάξτε το καθένα σε μία από τις τέσσερις αιτίες που περιγράψαμε.

Αν ένα τιμολόγιο έχει κολλήσει επειδή του λείπει ο αριθμός παραγγελίας αγοράς, βρείτε τον αριθμό και υποβάλετε ξανά το έγγραφο αμέσως. Αν ένα τιμολόγιο βρίσκεται σε λάθος εισερχόμενα, τηλεφωνήστε στον πελάτη, πάρτε το email του τμήματος πληρωτέων λογαριασμών και προωθήστε τον λογαριασμό στο σωστό άτομο. Αν έχετε να κάνετε με πελάτη που απλώς αρνείται να πληρώσει, γράψτε την κλίμακα υπενθυμίσεών σας και στείλτε σήμερα την κατάλληλη προειδοποίηση.

Τέλος, ελέγξτε τα τυπικά έγγραφα χρέωσής σας. Βεβαιωθείτε ότι δηλώνουν καθαρά τους όρους πληρωμής και περιλαμβάνουν όλα τα πεδία που περιμένουν οι εταιρικοί σας πελάτες. Τα τυποποιημένα πρότυπα τιμολογίων σάς βοηθούν να δείχνετε επαγγελματική εικόνα και να μη μένει κενή καμία κρίσιμη λεπτομέρεια. Όταν εντοπίζετε τη συγκεκριμένη αιτία μιας καθυστέρησης, εφαρμόζετε ακριβώς τη λύση που χρειάζεται για να φτάσουν τα χρήματα στον τραπεζικό σας λογαριασμό.