નફો ગુમાવ્યા વગર સરહદ પારથી પેમેન્ટ મેળવવું

તમે નફો પાકો કરવા પ્રોજેક્ટની કિંમત કાળજીથી નક્કી કરો છો, પણ આંતરરાષ્ટ્રીય ગ્રાહકનું પેમેન્ટ તમારા બેન્ક ખાતામાં પહોંચે ત્યાં સુધીમાં તમારું માર્જિન ગાયબ થઈ જાય છે. બદલાતા વિનિમય દરો અને અણધાર્યા વચગાળાના બેન્ક કપાત વચ્ચે, સરહદ પારનું ઇન્વૉઇસિંગ ઘણી વાર બિઝનેસને ધાર્યા કરતાં ઘણું વધારે મોંઘું પડે છે.

તમારા ઇન્વૉઇસ માટે સાચું ચલણ પસંદ કરવું

તમે બીજા દેશના ગ્રાહકને વેચો ત્યારે, પહેલો નિર્ણય એ છે કે ઇન્વૉઇસ પર કયું ચલણ છાપવું. સામાન્ય રીતે તમારી પાસે ત્રણ વિકલ્પ છે: તમારું સ્થાનિક ચલણ, ગ્રાહકનું સ્થાનિક ચલણ, કે US ડૉલર કે યુરો જેવું વ્યાપક રીતે વપરાતું ત્રીજું ચલણ.

તમારા પોતાના સ્થાનિક ચલણમાં બિલ કરવું તમારા કૅશ ફ્લો માટે સૌથી સુરક્ષિત વિકલ્પ છે. જો તમે 5,000 ઓમાની રિયાલ મેળવવાની અપેક્ષા રાખો, તો તમે બરાબર એટલી રકમનું બિલ કરો છો. ગ્રાહક પોતાની બેન્કમાં જાય છે, 5,000 ઓમાની રિયાલ મોકલવાનું કહે છે, અને તેમની બેન્ક ગણે છે કે ટ્રાન્સફર કરવા તેમના સ્થાનિક ચલણમાં કેટલું જોઈએ. તમે બિલ કર્યું હતું બરાબર એટલું જ તમને મળે છે.

જોકે, ઘણા મોટા આંતરરાષ્ટ્રીય ગ્રાહકો પોતાના હિસાબ સરળ રાખવા પોતાના ચલણમાં બિલ થવાનું પસંદ કરે છે. જો તમે આ માટે સંમત થાઓ, તો વિનિમયનું જોખમ તમે ઉપાડો છો. ત્રીજો વિકલ્પ મુખ્ય વૈશ્વિક ચલણ વાપરવાનો છે. દક્ષિણ એશિયા અને ગલ્ફ જેવા પ્રદેશોમાં આ સામાન્ય છે, જ્યાં બિઝનેસ ઘણી વાર આંતરરાષ્ટ્રીય વેપાર માટે US ડૉલરમાં ઇન્વૉઇસ કરે છે.

વિનિમયનું જોખમ સમજવું

વિનિમયનું જોખમ એ ઇન્વૉઇસ જારી કરો તે તારીખ અને ગ્રાહક ખરેખર ચૂકવે તે તારીખ વચ્ચે ચલણની વધઘટથી ઊભી થતી નાણાકીય અનિશ્ચિતતા છે.

જો તમે 30 દિવસની પેમેન્ટ શરત સાથે વિદેશી ચલણમાં ઇન્વૉઇસ જારી કરો, તો એ 30 દિવસ દરમિયાન તે ચલણનું મૂલ્ય બદલાશે. જો તમારા સ્થાનિક ચલણ સામે તે ચલણ નબળું પડે, તો તમને આખરે મળતું પેમેન્ટ તમારા અંદાજ કરતાં ઓછું મૂલ્યવાન હશે. આ સીધું તમારું નફા માર્જિન ઘટાડે છે.

જુદાં જુદાં ચલણ પસંદ કરવાથી નાણાકીય જોખમ કોણ ઉપાડે છે તેની અસરની સરખામણી અહીં છે:

બિલિંગ ચલણ	વિનિમયનું જોખમ કોણ ઉપાડે છે?	મળતા પેમેન્ટ પર અસર
તમારું સ્થાનિક ચલણ	ગ્રાહક	તમને બિલ કરેલી ચોક્કસ રકમ મળે છે.
ગ્રાહકનું સ્થાનિક ચલણ	તમે (સપ્લાયર)	તમને મળતી અંતિમ રકમ ટ્રાન્સફરના દિવસના બજાર દર પર આધાર રાખે છે.
ત્રીજું ચલણ (દા.ત., USD)	બંને પક્ષ	ત્રીજા ચલણ સામે તમારાં સંબંધિત ચલણો કેવી રીતે બદલાય છે તેના આધારે તમે અને ગ્રાહક બંને અનિશ્ચિતતાનો સામનો કરો છો.

જો તમારે વિદેશી ચલણમાં બિલ કરવું જ પડે, તો આ જોખમ શરૂઆતની કિંમતમાં ગણી લેવું જોઈએ. તમે ક્વોટેશન્સ વાપરીને દરખાસ્તો બનાવો ત્યારે, ગ્રાહક કામ માટે સંમત થાય તે પહેલાં જ ચલણની નાની વધઘટ સામે પોતાને બચાવવા કિંમતમાં નાનો ગાળો ઉમેરી શકો છો.

ઇન્વૉઇસનો વિનિમય દર તમારા હિસાબ માટે કેમ મહત્ત્વનો છે

તમે પસંદ કરો તે ચલણ ફક્ત તમારા બેન્ક બેલેન્સને અસર કરતું નથી. તેની સીધી અસર તમારા હિસાબ પર અને તમે તમારું ગ્રોસ માર્જિન કેવી રીતે ગણો છો તેના પર પણ થાય છે.

તમે વિદેશી ચલણમાં ઇન્વૉઇસ જારી કરો ત્યારે, તમારી એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમે ઇન્વૉઇસ જારી થયાની તારીખે એ આવક તમારા મૂળ ચલણમાં નોંધવી પડે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે 10,000 US ડૉલરનું ઇન્વૉઇસ જારી કરો, તો તમારા હિસાબમાં એ ચોક્કસ દિવસના વિનિમય દર પ્રમાણે તમારા સ્થાનિક ચલણમાં સમકક્ષ મૂલ્ય નોંધાશે.

ત્રીસ દિવસ પછી, ગ્રાહક 10,000 US ડૉલર ચૂકવે છે. ત્યાં સુધીમાં વિનિમય દર બદલાઈ ગયો હોય છે. પૈસા તમારા સ્થાનિક બેન્ક ખાતામાં આવે ત્યારે, તે તમે મૂળ નોંધ્યું હતું તેનાથી જુદી સ્થાનિક રકમમાં રૂપાંતરિત થાય છે.

આ તફાવતને પ્રાપ્ત વિનિમય લાભ કે નુકસાન કહે છે. જો નવો દર તમને મૂળ નોંધ્યા કરતાં વધુ સ્થાનિક ચલણ આપે, તો તમને પ્રાપ્ત લાભ છે. જો ઓછું આપે, તો પ્રાપ્ત નુકસાન છે. તમારે આ તફાવત તમારા એકાઉન્ટિંગ લેજર્સમાં નોંધવો જ જોઈએ જેથી તમારું નફો-નુકસાન પત્રક વ્યવહારની વાસ્તવિકતા સચોટ રીતે બતાવે. આ પગલું અવગણવાથી નાણાકીય વર્ષના અંતે હિસાબ અવ્યવસ્થિત અને ટેક્સ રિપોર્ટિંગ અચોક્કસ બને છે.

બેન્ક ચાર્જ અને વચગાળાની ફી સંભાળવી

સરહદ પારના પેમેન્ટના સમીકરણનો વિનિમય દર ફક્ત અડધો ભાગ છે. બીજો અડધો ભાગ બેન્ક ફીનો છે. SWIFT નેટવર્ક દ્વારા પૈસા આંતરરાષ્ટ્રીય સ્તરે ખસે ત્યારે, તે તમારા ખાતા સુધી પહોંચતાં પહેલાં ઘણી વાર એક કે વધુ વચગાળાની બેન્કોમાંથી પસાર થાય છે. આ બેન્કો મફતમાં કામ કરતી નથી.

ગ્રાહક આંતરરાષ્ટ્રીય વાયર ટ્રાન્સફર શરૂ કરે ત્યારે, તેમની બેન્ક પૂછે છે કે ટ્રાન્સફર ફી કોણ ચૂકવશે. ગ્રાહક ત્રણમાંથી એક સૂચના કોડ પસંદ કરી શકે છે:

• OUR: ગ્રાહક બધા બેન્ક ચાર્જ ચૂકવે છે. તમને ઇન્વૉઇસની પૂરી રકમ મળે છે.
• SHA (Shared, વહેંચાયેલું): ગ્રાહક પોતાની બેન્કની ફી ચૂકવે છે, પણ કોઈપણ વચગાળાની બેન્કો પોતાની ફી સીધી ટ્રાન્સફર થયેલી રકમમાંથી કાપે છે. તમને બિલ કર્યા કરતાં ઓછું મળે છે.
• BEN (Beneficiary, લાભાર્થી): તમે બધા બેન્ક ચાર્જ ચૂકવો છો. ગ્રાહકની બેન્ક અને બધી વચગાળાની બેન્કો મૂળ રકમમાંથી પોતાની ફી કાપે છે. તમને બિલ કર્યા કરતાં ઘણું ઓછું મળે છે.

ઘણા ગ્રાહકો ડિફૉલ્ટ રીતે SHA પસંદ કરશે કારણ કે ખર્ચ વહેંચવો વાજબી લાગે છે. જોકે, વચગાળાની ફી આશ્ચર્યજનક રીતે ઊંચી હોઈ શકે. તમારું માર્જિન બચાવવા, તમારે તમારાં ઇન્વૉઇસ પર પેમેન્ટની શરતો સ્પષ્ટ લખવી જ જોઈએ. એક સ્પષ્ટ નોંધ ઉમેરો કે બધાં પેમેન્ટ્સ લાભાર્થીને બેન્ક ચાર્જ વગર કરવાનાં છે, અને વાયર ટ્રાન્સફર સેટ કરતી વખતે ગ્રાહકને “OUR” વિકલ્પ પસંદ કરવાની સૂચના આપો.

વિદેશી ફાઇનાન્સ ટીમો માટે જરૂરી દસ્તાવેજો

આંતરરાષ્ટ્રીય ગ્રાહકને તમારી શરતો માટે સંમત કરવા એ સરસ પહેલું પગલું છે, પણ તેમનો ફાઇનાન્સ વિભાગ મન થાય ત્યારે સરહદ પાર પૈસા મોકલી શકતો નથી. મની લૉન્ડરિંગ અને મૂડીના પલાયનને રોકવા આંતરરાષ્ટ્રીય ટ્રાન્સફર પર કડક નિયમન હોય છે.

વિદેશી ફાઇનાન્સ ટીમ પેમેન્ટ છૂટું કરે તે પહેલાં, તેમને સામાન્ય રીતે તમારી પાસેથી ચોક્કસ દસ્તાવેજો જોઈએ છે. જો તમે આ દસ્તાવેજો અગાઉથી ન આપો, તો તેઓ કાગળો માટે તમારી પાછળ પડે ત્યાં સુધી તમારું પેમેન્ટ મોડું થશે.

પહેલું, તેમને સંપૂર્ણ રીતે ફૉર્મેટ કરેલું કોમર્શિયલ ઇન્વૉઇસ જોઈએ. સાદો લખાણ દસ્તાવેજ ચાલશે નહીં. ઇન્વૉઇસમાં તમારા બિઝનેસનું નામ, નોંધાયેલું સરનામું અને ચોક્કસ બેન્ક વિગતો (SWIFT/BIC કોડ અને તમારા IBAN સહિત) સ્પષ્ટ લખેલી હોવી જોઈએ. દેશ પ્રમાણે, પરચેઝ ઑર્ડરની પ્રક્રિયા શરૂ કરતાં પહેલાં જ તેમને પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ પણ જોઈ શકે.

બીજું, ઘણા દેશો ગ્રાહકોને વિદેશી કૉન્ટ્રાક્ટર્સ કે સપ્લાયર્સને કરાતાં પેમેન્ટ્સ પર ટેક્સ રોકવાનું ફરજિયાત કરે છે. આ રોકેલો ટેક્સ તમારા પેમેન્ટમાંથી કપાતો ટાળવા, તમારે ઘણી વાર તમારી સ્થાનિક સરકારનું ટેક્સ રેસિડન્સી સર્ટિફિકેટ આપવું પડે છે. આ સાબિત કરે છે કે તમે તમારા વતનમાં ટેક્સ ભરો છો અને ગ્રાહકને બેવડા કરવેરા સંધિની મુક્તિ લાગુ કરવા દે છે. આ સર્ટિફિકેટ કેવી રીતે મેળવવું તે જાણવા તમારી સ્થાનિક ટેક્સ ઑથૉરિટીનો સંપર્ક કરો.

છેલ્લે, તમે કાયદેસર બિઝનેસ એકમ છો તે સાબિત કરવા તેઓ તમારા ઇન્કૉર્પોરેશન સર્ટિફિકેટ કે કોમર્શિયલ રજિસ્ટ્રેશનની નકલ માગી શકે. આ બધા માનક કમ્પ્લાયન્સ દસ્તાવેજોનું ફોલ્ડર ઇમેઇલ કરવા તૈયાર રાખવાથી તમારાં આંતરરાષ્ટ્રીય પેમેન્ટ્સ ઘણાં ઝડપી બનશે.

તમારી આંતરરાષ્ટ્રીય પેમેન્ટ શરતોની રચના

વિવાદ અને માર્જિનનું ધોવાણ ટાળવા, તમારી આંતરરાષ્ટ્રીય પેમેન્ટ શરતો સંપૂર્ણ હોવી જોઈએ. સરહદ પારના વ્યવહારોમાં ફક્ત “Net 30” પૂરતું નથી.

તમારી શરતોમાં ઇન્વૉઇસનું ચોક્કસ ચલણ લખેલું હોવું જોઈએ. જો તમે વિદેશી ચલણમાં બિલ કરો પણ તમારા સ્થાનિક ચલણમાં પેમેન્ટની અપેક્ષા રાખો, તો કયો વિનિમય દર લાગુ પડશે (ઉદાહરણ તરીકે, પેમેન્ટના દિવસનો સેન્ટ્રલ બેન્કનો દર) તે જણાવવું જ જોઈએ.

ઉપર જણાવેલી બેન્ક ફી અંગેની સૂચનાઓ પણ તમારે સામેલ કરવી જોઈએ. જો ગ્રાહક આ શરતોની અવગણના કરે અને બેન્ક ફીને કારણે ઓછું પહોંચતું પેમેન્ટ મોકલે, તો તમારે નક્કી કરવું પડે છે કે નુકસાન સહન કરવું કે બાકી રકમ માટે ઉઘરાણી કરવી. સરહદ પાર નાની રકમોની ઉઘરાણી ભાગ્યે જ નફાકારક હોય છે, તેથી જ કામ શરૂ થાય તે પહેલાં નિયમો સ્પષ્ટ નક્કી કરવા ખૂબ મહત્ત્વના છે. Paper & Pen વાપરીને, તમે આ ચોક્કસ આંતરરાષ્ટ્રીય પેમેન્ટ શરતોને તમારાં ઇન્વૉઇસ ટેમ્પ્લેટ્સ પર ડિફૉલ્ટ નોંધ તરીકે સાચવી શકો છો, જેથી ભવિષ્યનાં બિલ્સમાં તેને સામેલ કરવાનું ક્યારેય ભૂલો નહીં.

હવે શું કરવું

તમારા હાલના આંતરરાષ્ટ્રીય ગ્રાહકોની યાદી તપાસો અને વિશ્લેષણ કરો કે વિનિમય દરો અને છુપી ફીમાં તમે કેટલું માર્જિન ગુમાવો છો. પછી, ચલણનું જોખમ કોણ ઉપાડે છે તે સ્પષ્ટ નક્કી કરવા અને બધી બેન્ક ટ્રાન્સફર ફી મોકલનાર ચૂકવે એવી શરત મૂકવા તમારી માનક કૉન્ટ્રાક્ટ શરતો અપડેટ કરો. છેલ્લે, તમારા ટેક્સ રેસિડન્સી અને કંપની રજિસ્ટ્રેશનના દસ્તાવેજો એક ફોલ્ડરમાં ભેગા કરો જેથી વિદેશી ફાઇનાન્સ ટીમો માગે એ જ ક્ષણે તમે તે આપી શકો. ઇન્વૉઇસિંગ પ્રક્રિયા પર નિયંત્રણ લઈને, તમે ખાતરી કરો છો કે કાગળ પર ગણેલો નફો જ ખરેખર તમારા બેન્ક ખાતામાં પહોંચે.