પ્રોફેશનલ ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે બનાવવું (મફત ટેમ્પ્લેટ)

સ્પષ્ટ ઇન્વૉઇસથી તમને ઝડપથી પેમેન્ટ મળે છે. ગૂંચવણભર્યું ઇન્વૉઇસ અઠવાડિયાં સુધી ઇનબૉક્સમાં પડ્યું રહે છે. સારા સમાચાર એ છે કે પ્રોફેશનલ ઇન્વૉઇસ એક સાદી, પુનરાવર્તિત રચના અનુસરે છે, અને એક વાર તે આવડી જાય પછી દરેક ભાવિ ઇન્વૉઇસમાં થોડી મિનિટો જ લાગે છે. આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે ઇન્વૉઇસમાં શું હોય, ચલણ અને ટેક્સ સાચી રીતે કેવી રીતે સંભાળવા, અને તેને કેવી રીતે મોકલવું જેથી ગ્રાહકો ખરેખર સમયસર ચૂકવે.

દરેક ઇન્વૉઇસમાં શું હોવું જ જોઈએ

તમારો દેશ કે ચલણ ગમે તે હોય, સંપૂર્ણ ઇન્વૉઇસ થોડા મૂળભૂત પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે: કોણ બિલ કરે છે, કોને બિલ થાય છે, શું વેચાયું, કેટલું બાકી છે, અને ક્યારે. ખાતરી કરો કે તમારા ઇન્વૉઇસમાં આ હોય:

• સ્પષ્ટ લેબલ અને અનન્ય ઇન્વૉઇસ નંબર. “ઇન્વૉઇસ” શબ્દ અને ક્રમિક નંબર (ઉદાહરણ તરીકે INV-2026-0042) જેથી બંને પક્ષ તેનો સંદર્ભ આપી શકે.
• તમારા બિઝનેસની વિગતો. નામ, સરનામું, સંપર્ક, અને નોંધાયેલા હો તો તમારો ટેક્સ નોંધણી નંબર.
• ગ્રાહકની વિગતો. તેમનું કાનૂની નામ અને સરનામું, અને ઇનપુટ ટેક્સના દાવા માટે જરૂર હોય તો તેમનો ટેક્સ નંબર.
• ઇન્વૉઇસ તારીખ અને ડ્યુ ડેટ. ફક્ત “net 30” નહીં, ચોક્કસ ડ્યુ ડેટ લખો જેથી કોઈ અસ્પષ્ટતા ન રહે.
• લાઇન આઇટમ્સ. દરેક પ્રોડક્ટ કે સેવા પોતાની હરોળમાં, જથ્થો, એકમ કિંમત અને લાઇન કુલ સાથે.
• સબટોટલ, ટેક્સ અને કુલ રકમ. ટેક્સ અલગ લાઇન તરીકે બતાવો જેથી વિગત પારદર્શક રહે.
• પેમેન્ટ વિગતો. બેન્ક ખાતું, કાર્ડ લિંક કે વૉલેટ, ઉપરાંત સ્વીકાર્ય પદ્ધતિઓ.

પગલાવાર

1. ખાલી પાનાથી નહીં, ટેમ્પ્લેટથી શરૂ કરો. ફરી વાપરી શકાય તેવું લેઆઉટ તમારું બ્રાન્ડિંગ અને રચના સુસંગત રાખે છે. અમારું મફત ઇન્વૉઇસ જનરેટર તમને સ્વચ્છ ટેમ્પ્લેટ આપે છે જે તમે ભરીને સેકંડોમાં ડાઉનલોડ કરી શકો.
2. તાર્કિક રીતે નંબર આપો. ક્રમિક નંબરિંગ તમારા રેકૉર્ડ ઑડિટ માટે અનુકૂળ રાખે છે અને બતાવે છે કે તમે વ્યવસ્થિત બિઝનેસ ચલાવો છો.
3. દરેક લાઇન સ્પષ્ટ વર્ણવો. “બ્રાન્ડ ઓળખ ડિઝાઇન, 3 કન્સેપ્ટ્સ” એ “ડિઝાઇન કામ” કરતાં વધુ સારું લાગે છે. ચોક્કસ વિગતો વિવાદ ઘટાડે છે.
4. ટેક્સ સાચી રીતે ઉમેરો. તમારો સ્થાનિક દર કુલ રકમ પર નહીં, ડિસ્કાઉન્ટ પછીની નેટ રકમ પર લગાવો. આના વિશે નીચે વધુ.
5. પેમેન્ટની સ્પષ્ટ શરતો નક્કી કરો. ડ્યુ ડેટ, હોય તો મોડા પેમેન્ટની નોંધ, અને ચૂકવવાની ચોક્કસ રીતો.
6. કામ પહોંચે એ જ ક્ષણે મોકલો. ઇન્વૉઇસ જેટલું વહેલું પહોંચે, તેટલું વહેલું પેમેન્ટ મળે.

ચલણ સાચું રાખવું

જો તમે સરહદ પાર વેચો, તો હંમેશા ચલણ સ્પષ્ટ લખો. ફક્ત “1,500” નો કોઈ અર્થ નથી; “OMR 1,500,” “AED 1,500,” “SAR 1,500,” “USD 1,500” અને “EUR 1,500” પાંચ ખૂબ જુદી રકમો છે. ગ્રાહક જે ચલણમાં ચૂકવવાની અપેક્ષા રાખે તે પસંદ કરો, દરેક આંકડાની બાજુમાં ISO કોડ કે ચિહ્ન બતાવો, અને જો બીજા ચલણમાંથી રૂપાંતર કરો, તો વાપરેલો દર અને તારીખ નોંધો. Paper & Pen બહુ-ચલણ ઇન્વૉઇસિંગને સપોર્ટ કરે છે, જેથી તમે મેન્યુઅલ ગણતરી વગર દરેક ગ્રાહકને તેમના પોતાના ચલણમાં બિલ કરી શકો.

VAT અને બીજા ટેક્સ સંભાળવા

ટેક્સના નિયમો દેશ પ્રમાણે જુદા હોય છે, તેથી તમે જ્યાં કામ કરો ત્યાં માટે તમારું ઇન્વૉઇસ કૉન્ફિગર કરો. GCC દેશોનો VAT દર એક સરખો નથી, અને કેટલાકે VAT લાગુ કર્યો નથી. ઇન્વૉઇસ જારી કરતાં પહેલાં હાલનો સ્થાનિક નિયમ ચકાસો. બે સિદ્ધાંતો લગભગ બધે લાગુ પડે છે:

• કોઈપણ ડિસ્કાઉન્ટ પછીની નેટ રકમ પર ટેક્સ ગણો, પછી તેને પોતાની લાઇન તરીકે ઉમેરો.
• તમારો ટેક્સ નોંધણી નંબર બતાવો જો તમે નોંધાયેલા હો, કારણ કે બિઝનેસ ગ્રાહકોને ઇનપુટ ટેક્સ પાછો મેળવવા તે જોઈએ છે.

કોઈપણ દર (કે જ્યાં ટેક્સ લાગુ ન પડે ત્યાં 0% દર) સેટ કરવા દેતું સાધન તમને દર વખતે સરહદ પાર કરો ત્યારે ઇન્વૉઇસ ફરી બનાવવાથી બચાવે છે.

મોકલો અને પેમેન્ટ મેળવો

ઇમેઇલ ચાલે, પણ પેમેન્ટ લિંકથી ઝડપથી પેમેન્ટ મળે છે. સ્વચ્છ PDF જોડો, એક ક્લિકમાં ચૂકવવાની રીત સામેલ કરો, અને ડ્યુ ડેટ વીતી જાય તો નમ્રતાથી ફૉલો-અપ કરો. મફત ઇન્વૉઇસિંગ સૉફ્ટવેર સાથે તમે એક જ જગ્યાએ બનાવી, મોકલી, ટ્રેક કરી અને પેમેન્ટ મેળવી શકો છો, અને સેલ્સ અને ઇન્વૉઇસિંગ માટે તે હંમેશા મફત રહે છે.

તમારું પહેલું ઇન્વૉઇસ મોકલવા તૈયાર છો? હમણાં જ મફત ઇન્વૉઇસ જનરેટર અજમાવો, કે પેઇડ મોડ્યુલ્સ શું ઉમેરે છે તે અમારા કિંમત પેજ પર જુઓ.