નાનો બિઝનેસ ખરેખર પૂરું કરી શકે તેવું મહિનાના અંતનું ક્લોઝિંગ

તમે મહિનાની વીસમી તારીખે તમારા હિસાબ તપાસવા બેસો છો, અને સમજાય છે કે ત્રણ અઠવાડિયાં પહેલાં સપ્લાયરે તમને કેમ ચાર્જ કર્યો તે તમે ભૂલી ગયા છો. કૉર્પોરેટ જગત મહિનાના અંતના ક્લોઝિંગને પવિત્ર વિધિ ગણે છે, પણ નાના બિઝનેસ માલિકો સામાન્ય રીતે તેને કંટાળાજનક વહીવટી બોજ ગણે છે. તમારી પાસે ખાસ ફાઇનાન્સ ટીમ ન હોય ત્યારે, તમારે વ્યવહારુ, ઝડપી અને વાસ્તવિકતા પર કેન્દ્રિત ક્લોઝિંગ પ્રક્રિયા જોઈએ.

ઝડપી ક્લોઝિંગ સંપૂર્ણ ક્લોઝિંગ કરતાં કેમ સારું છે

નાના બિઝનેસ માલિકોની સામાન્ય ભૂલ એ છે કે મહિનો બંધ કરતાં પહેલાં દરેક રસીદ મળે તેની રાહ જોવી. જો તમે જાન્યુઆરી બંધ કરવા ફેબ્રુઆરીની પચીસમી સુધી રાહ જુઓ, તો નાણાકીય માહિતી નિર્ણયો લેવા માટે પહેલેથી નકામી થઈ ગઈ હોય છે. ત્રણ અઠવાડિયાં મોડું પૂરું થયેલું સંપૂર્ણ ક્લોઝિંગ કરતાં મહિનાની પાંચમી સુધીમાં પૂરું થયેલું થોડું કાચું ક્લોઝિંગ ઘણું સારું છે.

તમે હિસાબ વહેલા બંધ કરો ત્યારે, ન ચૂકવાયેલાં ઇન્વૉઇસ ઓળખી શકો છો અને ગ્રાહકને તમે આપેલું કામ યાદ હોય ત્યાં જ તેની ઉઘરાણી કરી શકો છો. તમે સામગ્રીના ખર્ચમાં અચાનક ઉછાળો જોઈ શકો છો અને નવા ઑર્ડર લેતાં પહેલાં તમારી કિંમતો ગોઠવી શકો છો. સ્વીકારો કે નાની રોકડ ખરીદીની ખૂટતી નાની રસીદ પછીના મહિનામાં નોંધી શકાય. તમારું મુખ્ય લક્ષ્ય તમારા નાણાકીય સ્વાસ્થ્યનું સ્પષ્ટ ચિત્ર ઝડપથી મેળવવાનું છે.

તમારા મહિનાના અંતના ક્લોઝિંગને હોકાયંત્ર તરીકે વિચારો. તમે ભટકી ગયાના એક મહિના પછી ચોક્કસ સ્થાન બતાવતું હોકાયંત્ર નકામું છે. અત્યારે જ સાચી ઉત્તર દિશાનો ખૂબ સારો અંદાજ આપતું હોકાયંત્ર તમારો બિઝનેસ બચાવશે. ઝડપ તમને પ્રતિક્રિયા આપવાની ક્ષમતા આપે છે.

પગલું 1: બિલ ન થયેલું કામ અને ખૂટતાં ઇન્વૉઇસ નોંધો

તમારો ક્લોઝિંગ ક્રમ તમારી આવકથી શરૂ કરો. સેવા આપવી કે પ્રોડક્ટ મોકલવી અને અંતિમ બિલ મોકલવાનું ભૂલી જવું સહેલું છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમે રોજની કામગીરી સંભાળવામાં વ્યસ્ત હો.

તમારી પ્રોજેક્ટ નોંધો, ટાઇમશીટ્સ અને ડિલિવરી લૉગ્સ તપાસો. જો તમે કામ પૂરું કર્યું હોય, તો તેનું બિલ કરવું જ જોઈએ. જો તમે આપેલું ક્વોટેશન સ્વીકારાયું હોય, તો અંતિમ ઇન્વૉઇસ નક્કી થયેલી રકમ સાથે મેળ ખાય છે તે ચકાસો. જો તમે મોટા પ્રોજેક્ટ માટે ડિપોઝિટ લીધી હોય, તો આગલું ઇન્વૉઇસ જારી કરવાનો માઇલસ્ટોન પહોંચ્યો છે કે નહીં તે તપાસો. જો તમે નિયમિત ગ્રાહકોને નિયમિત રીતે એક જ બિલ મોકલો, તો તમારાં પુનરાવર્તિત ઇન્વૉઇસ બનીને ગ્રાહકને મોકલાયાં છે તેની ખાતરી કરો.

બિલ ન થયેલું કામ તમારી નોંધોમાં પડ્યું ન રહેવા દો. તમે ઇન્વૉઇસ કરવામાં જેટલી વધુ રાહ જુઓ, તેટલી વધુ રાહ પેમેન્ટ માટે જોવી પડે. આ વિલંબ સીધો તમારા કૅશ ફ્લોને નુકસાન કરે છે. જો ગ્રાહક કોઈ ચાર્જ પર વિવાદ કરે, તો મહિના પછીને બદલે કામ પૂરું થયાના થોડા દિવસ પછી સમસ્યા ઉકેલવી ઘણી સહેલી છે. આગલા પગલા પર જતાં પહેલાં ખાતરી કરો કે દરેક ડિલિવરી નોટ સાથે મેળ ખાતું સેલ્સ ઇન્વૉઇસ છે.

પગલું 2: તમારાં સપ્લાયર બિલ્સ અને ખર્ચ નોંધો

તમારી આવક નોંધાય એટલે, તમારા ખર્ચ પર જાઓ. તમારા સપ્લાયર્સનાં બિલ્સ, યુટિલિટી સ્ટેટમેન્ટ્સ અને કોઈપણ પરચૂરણ રોકડની કાપલીઓ ભેગી કરો. ઘણા ટ્રેડિંગ અને સર્વિસ બિઝનેસમાં, પરચૂરણ રોકડનું લીકેજ અચોક્કસ હિસાબનું મોટું કારણ છે.

દરેક સપ્લાયર બિલ તમારી સિસ્ટમમાં દાખલ કરો, ભલે તમે હજી ચૂકવ્યું ન હોય. આ એક્રુઅલ એકાઉન્ટિંગનો મહત્ત્વનો ભાગ છે. તમારે શું ચૂકવવાનું છે તે જાણવું, બેન્કમાં શું છે તે જાણવા જેટલું જ મહત્ત્વનું છે. જો સપ્લાયરે મહિનાની અઠ્ઠાવીસમીએ પહોંચાડેલી સામગ્રી માટે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ મોકલ્યું હોય, તો એ ખર્ચ આ મહિનાના રેકૉર્ડમાં આવે છે.

જો તમે માલ આયાત કરો, તો તમારે ઘણાં ચલણો સંભાળવાં પડી શકે. ખાતરી કરો કે તમે ઇન્વૉઇસ મળ્યાના દિવસના સાચા વિનિમય દરે સપ્લાયર બિલ નોંધો. તમારી ડિજિટલ રસીદો અને ભૌતિક કાગળની કાપલીઓ છૂટી પાડો. તેને શ્રેણી પ્રમાણે જૂથમાં ગોઠવો: ભાડું, યુટિલિટીઝ, સામગ્રી અને ઑફિસ પુરવઠો. સમય બચાવવા તેને જથ્થામાં દાખલ કરો. જો તમને પાછલા મહિનાનું બિલ મળે, તો હમણાં દાખલ કરો, પણ સાચી તારીખ આપો જેથી જૂના ખર્ચથી તમારો હાલનો મહિનો કૃત્રિમ રીતે ફૂલે નહીં.

પગલું 3: તમારાં બેન્ક ખાતાં રિકન્સાઇલ કરો

બેન્ક રિકન્સિલિએશન તમારા મહિનાના અંતના ક્લોઝિંગનો લંગર છે. આ પ્રક્રિયા સાબિત કરે છે કે તમારા હિસાબી રેકૉર્ડના વ્યવહારો તમારા બેન્ક ખાતામાં પૈસાની ખરેખર હેરફેર સાથે મેળ ખાય છે. આ પગલા વગર, તમે તમારા કોઈ નાણાકીય રિપોર્ટ પર વિશ્વાસ કરી શકતા નથી.

નાના બિઝનેસ ઘણી વાર બેન્ક ટ્રાન્સફર, ચેક અને રોકડ જમાનું મિશ્રણ સંભાળે છે, તેથી તમારે ખૂબ ચીવટ રાખવી જોઈએ. મહિનાનું તમારું સત્તાવાર બેન્ક સ્ટેટમેન્ટ પ્રિન્ટ કે ડાઉનલોડ કરો. તેને લાઇન દર લાઇન તપાસો.

• તમારા ખાતામાં આવેલા દરેક ગ્રાહક પેમેન્ટ પર ટિક કરો.
• દરેક બહાર જતા પેમેન્ટને સંબંધિત સપ્લાયર બિલ સાથે મેળવો.
• તમે અગાઉ દાખલ ન કરેલી કોઈપણ બેન્ક ફી, વ્યાજ ચાર્જ કે ચલણ વિનિમયના તફાવતો નોંધો.
• બેન્કમાં જમા થયેલી રોકડ તમારા લેજરમાં નોંધાયેલા રોકડ વેચાણ સાથે મેળ ખાય છે તે ચકાસો.

નાના બિઝનેસ માલિકો ક્યારેક ભૂલથી બિઝનેસ કાર્ડ વ્યક્તિગત ખર્ચ માટે વાપરે છે. જો તમે બેન્ક સ્ટેટમેન્ટ પર વ્યક્તિગત કૉફી કે પરિવારનું ભોજન જુઓ, તો તેને બિઝનેસ ખર્ચને બદલે માલિકના ઉપાડ તરીકે નોંધવું જ જોઈએ. વ્યક્તિગત અને બિઝનેસ નાણાં ભેળવવા તમારા ક્લોઝિંગની ચોકસાઈ બગાડવાનો ઝડપી રસ્તો છે.

મહિનાના છેલ્લા દિવસે તમારી સિસ્ટમનું બેલેન્સ તમારા બેન્ક સ્ટેટમેન્ટના બેલેન્સ સાથે મેળ ખાય, ત્યારે તમે જાણો છો કે તમારી રોકડ સ્થિતિ સચોટ છે. જો તફાવત હોય, તો તમારે તે શોધવો જ જોઈએ. સમજાવી ન શકાય તેવો તફાવત સામાન્ય રીતે ખૂટતો ખર્ચ કે ન નોંધાયેલું ગ્રાહક પેમેન્ટ દર્શાવે છે.

પગલું 4: તમારો સ્ટૉક ગણો

જો તમે ભૌતિક માલ વેચો, તો તમારી ઇન્વેન્ટરી ચકાસો નહીં ત્યાં સુધી તમારું ક્લોઝિંગ પૂરું નથી. તમારા સૉફ્ટવેરમાં નોંધાયેલો સ્ટૉક તમારી છાજલીઓ કે વેરહાઉસમાં પડેલી ભૌતિક આઇટમ્સ સાથે મેળ ખાવો જોઈએ.

તમારે દર મહિને દરેક સ્ક્રૂ ગણવો કે દરેક લેબલ લગાવવું જરૂરી નથી. તમારી ઊંચા મૂલ્યની આઇટમ્સ અને સૌથી ઝડપથી વેચાતી પ્રોડક્ટ્સ પર ધ્યાન આપો. જો તમારા ઇન્વેન્ટરી રેકૉર્ડ બતાવે કે તમારી પાસે સૌથી વધુ વેચાતી પ્રોડક્ટના ચાળીસ એકમ છે, પણ તમે ફક્ત પાંત્રીસ ગણો, તો તમારે તપાસ કરવી પડે. તમે વેચાણ નોંધવાનું ભૂલી ગયા હો, કે ચોરીની સમસ્યા હોઈ શકે.

ગણતરી દરમિયાન, નુકસાનવાળો કે મુદત વીતેલો માલ શોધો. જો કોઈ આઇટમ હવે વેચી ન શકાય, તો તેને માંડી વાળવી જ જોઈએ. ન વેચી શકાય તેવી આઇટમ્સ બેલેન્સ શીટ પર રાખવાથી તમારી સંપત્તિનું મૂલ્ય ખોટી રીતે ફૂલે છે.

ભૌતિક ગણતરી સાથે મેળ ખાય તેમ તમારા રેકૉર્ડ ગોઠવો. આ ખાતરી કરે છે કે તમારો વેચાયેલા માલનો ખર્ચ સચોટ છે. જો તમે ઇન્વેન્ટરી વધારે બતાવો, તો તમારો ખર્ચ ઓછો બતાવશો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે દસ ડૉલરના ભાવે દસ આઇટમ્સ ખરીદી, અને ફક્ત પાંચ હોવા છતાં ભૂલથી માનો કે દસેય બાકી છે, તો તમારા રેકૉર્ડ પચાસ ડૉલરનો ખર્ચ છુપાવશે. એટલે તમે માનશો કે તમે ખરેખર કર્યો તેના કરતાં વધુ નફો કર્યો.

તમારે વાંચવા જોઈતા ફક્ત ત્રણ રિપોર્ટ્સ

નાણાકીય પત્રકો બનાવવાં એ ક્લોઝિંગ પૂરું કરવાનું ઇનામ છે. જોકે, તમારે ડઝનબંધ જટિલ દસ્તાવેજો વાંચવાની જરૂર નથી. ત્રણ ચોક્કસ ક્ષેત્રો પર ધ્યાન આપો.

રિપોર્ટ	તે તમને શું કહે છે	તે શા માટે મહત્ત્વનો છે
નફો-નુકસાન	મહિનાનું તમારું કુલ વેચાણ ઓછા તમારો કુલ ખર્ચ.	બતાવે છે કે તમારી મુખ્ય બિઝનેસ કામગીરીએ ખરેખર પૈસા કમાયા કે નહીં.
બેલેન્સ શીટ	એ ચોક્કસ તારીખે તમારી સંપત્તિઓ, જવાબદારીઓ અને ઇક્વિટી.	તમારી એકંદર નાણાકીય સ્થિરતા અને તમે ધરાવો છો તેના કરતાં વધુ દેવું છે કે નહીં તે જણાવે છે.
એકાઉન્ટ્સ રિસીવેબલ	તમને પૈસા ચૂકવવાના બાકી હોય તેવા ગ્રાહકો અને તેમનાં પેમેન્ટ્સ કેટલાં મોડાં છે તેની યાદી.	તમારો કૅશ ફ્લો બચાવવા તરત કયા ગ્રાહકોને ફોન કરવો તે દર્શાવે છે.

તમારી બેલેન્સ શીટ એક સ્નૅપશૉટ છે. તે તમારું બેન્ક બેલેન્સ, તમારા સ્ટૉકનું મૂલ્ય અને તમને ચૂકવવાના બાકી પૈસાને સંપત્તિ તરીકે બતાવે છે. તે તમારાં ન ચૂકવાયેલાં સપ્લાયર બિલ્સ અને બેન્ક લોનને જવાબદારીઓ તરીકે બતાવે છે.

જે દિવસે ક્લોઝિંગ પૂરું કરો એ જ દિવસે આ રિપોર્ટ્સ વાંચો. વલણો શોધો. વેચાણ વધવા છતાં તમારો નફો ઘટ્યો? એટલે તમારો ખર્ચ ધીમે ધીમે વધી રહ્યો છે. શું તમારા ગ્રાહકો ચૂકવવામાં વધુ સમય લે છે? તમારે બિલિંગ ચક્રમાં વહેલાં પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર્સ મોકલવાનું શરૂ કરવું પડી શકે. તમારો બિઝનેસ સાચી દિશામાં જઈ રહ્યો છે કે નહીં તે જોવા આ મહિનાની સરખામણી પાછલા મહિના સાથે કરો.

હવે શું કરવું

વ્યવહારુ મહિનાના અંતનું ક્લોઝિંગ ટેવ કેળવવાની વાત છે. આવતા મહિનાના બીજા કે ત્રીજા દિવસે તમારા કૅલેન્ડરમાં બે કલાક અનામત રાખો. આ મુલાકાતને તમારા શ્રેષ્ઠ ગ્રાહક સાથેની મીટિંગ જેટલું જ માન આપો.

આગલી વખતે પ્રક્રિયા ઝડપી બનાવવા, આજથી જ તમારા કાગળો વ્યવસ્થિત કરવાનું શરૂ કરો. ડિજિટલ સપ્લાયર બિલ્સ માટે તમારા કમ્પ્યુટર પર એક સાદું ફોલ્ડર બનાવો અને કાગળની રસીદો માટે ટેબલ પર એક ભૌતિક ટ્રે રાખો. જો તમારે રેકૉર્ડ સંભાળવાની વ્યવસ્થિત રીત જોઈએ, તો મહિના દરમિયાન તમારા લેજર્સ વ્યવસ્થિત રાખવા Paper & Pen માં ઉપલબ્ધ એકાઉન્ટિંગ સાધનો જોઈ શકો છો. કાગળોનો ઢગલો ન થવા દો. દર અઠવાડિયે થોડી વ્યવસ્થા મહિનાના અંતના ક્લોઝિંગને એવું કામ બનાવે છે જે તમે ખરેખર પૂરું કરી શકો.