પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ શું છે? અર્થ, ઉપયોગો અને ઉદાહરણ
Paper & Pen Updated
Quick answer
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ એ ઇન્વૉઇસ ફૉર્મેટમાં વેચાણ પહેલાંનો ક્વોટ છે, જે પુરવઠા પહેલાં મોકલાય છે. તેમાં શું હોય, ક્યારે વાપરવું અને ટેક્સ ઇન્વૉઇસથી કેવી રીતે જુદું છે તે જુઓ.
Key facts
- પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ માલ કે સેવાઓનો પુરવઠો થાય તે પહેલાં સૂચિત વેચાણનું વર્ણન કરે છે.
- તે ખરીદનારને આંતરિક મંજૂરી, આયાતના કાગળો, લેટર ઑફ ક્રેડિટ કે ઍડવાન્સ પેમેન્ટની વ્યવસ્થામાં મદદ કરી શકે છે.
- તે અંતિમ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નથી અને તેના પર સ્પષ્ટ રીતે પ્રોફોર્મા લખેલું હોવું જોઈએ.
- અંતિમ ઇન્વૉઇસે વ્યવહારને લાગુ પડતા અધિકારક્ષેત્રના ટેક્સ અને ઇન્વૉઇસ નિયમો અનુસરવા જોઈએ.
U.S. International Trade Administration પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસને ઇન્વૉઇસ ફૉર્મેટમાં ક્વોટ તરીકે વર્ણવે છે. ખરીદનાર તેનો ઉપયોગ આયાત લાઇસન્સ, શિપમેન્ટ પહેલાંની તપાસ, લેટર ઑફ ક્રેડિટ કે વિદેશી ખરીદી માટે જોઈતું ચલણ મેળવવાની વ્યવસ્થા કરવા કરી શકે. તેથી વેચાણ અંતિમ થાય તે પહેલાં તે ઉપયોગી છે, પણ વ્યવહાર થાય પછી જરૂરી દસ્તાવેજોનું સ્થાન તે લેતું નથી.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસનો અર્થ
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ એ ભવિષ્યના વેચાણની વિગતવાર દરખાસ્ત છે. તે ઇન્વૉઇસ જેવું દેખાય છે કારણ કે તેમાં ખરીદનાર, વેચનાર, આઇટમ્સ, મૂલ્યો અને વ્યાપારી શરતો હોય છે, પણ તે માલ કે સેવાઓનો પુરવઠો થાય તે પહેલાં જારી થાય છે. તેનું કામ ખરીદનારને ખરીદી મંજૂર કરવા, પેમેન્ટની વ્યવસ્થા કરવા કે આયાતના કાગળો તૈયાર કરવા પૂરતી પાકી વિગતો આપવાનું છે.
“પ્રોફોર્મા” શબ્દને સાર્વત્રિક કાનૂની શ્રેણી ન ગણો. ટેક્સ પૉઇન્ટ, ઍડવાન્સ પેમેન્ટ્સ અને ઇન્વૉઇસની જરૂરિયાતો દેશ પ્રમાણે જુદી હોય છે. ઓમાન માટે, VAT ના હેતુ માટે કોઈ દસ્તાવેજ પર આધાર રાખતાં પહેલાં સ્ત્રોતની લિંક્સ સાથેની ઓમાન VAT માર્ગદર્શિકા અને Tax Authority ના નિયમો તપાસો.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ ક્યારે વાપરવું જોઈએ?
અંતિમ વેચાણ દસ્તાવેજ જારી થાય તે પહેલાં ખરીદનારને ઇન્વૉઇસ સ્તરની વિગતો જોઈતી હોય ત્યારે તે વાપરો. સામાન્ય પરિસ્થિતિઓમાં આ સામેલ છે:
- આંતરરાષ્ટ્રીય વેપાર: આયાત મંજૂરી માટે ખરીદનારને મૂલ્યો, વજન, ડિલિવરી શરતો કે અંદાજિત શિપિંગ તારીખ જોઈએ.
- આંતરિક ખરીદી મંજૂરી: બજેટ કે પરચેઝ ઑર્ડર છૂટો કરતાં પહેલાં ફાઇનાન્સ કે પ્રોક્યોરમેન્ટ ટીમને ઔપચારિક દસ્તાવેજ જોઈએ.
- ઍડવાન્સ પેમેન્ટની વ્યવસ્થા: પૈસાની લેવડદેવડ પહેલાં બંને પક્ષ સૂચિત આઇટમ્સ, ચલણ અને પેમેન્ટ શરતો નોંધાયેલી ઇચ્છે છે.
- કસ્ટમ કામ: આઇટમવાર દરખાસ્ત માટે વ્યાપ પૂરતો નક્કી થયો છે, પણ કામ કે ડિલિવરી હજી થઈ નથી.
જો ખરીદનારને ફક્ત શરૂઆતની ભાવ ઑફર જોઈએ, તો ક્વોટેશન પૂરતું હોઈ શકે. ક્વોટેશન્સ, અંદાજો અને પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ વિશેની માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે દરેક દસ્તાવેજ ક્યાં બંધબેસે છે.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસનું સાદું ઉદાહરણ
કલ્પના કરો કે મસ્કતનો એક સાધન સપ્લાયર વિદેશી ઑર્ડર તૈયાર કરે છે. સપ્લાયર કંઈ મોકલે તે પહેલાં ખરીદનારને આયાત મંજૂરી માટે દસ્તાવેજ જોઈએ છે. સપ્લાયર પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ જારી કરે છે જેમાં બંને પક્ષ, સાધનોનું વર્ણન અને જથ્થા, શિપમેન્ટનું વજન, ચલણ, નક્કી કરેલો Incoterm, પેમેન્ટ શરતો, અંદાજિત શિપિંગ તારીખ અને દરખાસ્ત જ્યાં સુધી માન્ય રહે તે તારીખ હોય છે.
ખરીદનાર એ દસ્તાવેજથી મંજૂરી અને આયાતની વ્યવસ્થા પૂરી કરે છે. જો ઑર્ડર આગળ વધે, તો વેચનાર પછી ખરેખર વ્યવહાર માટે જરૂરી વ્યાપારી, ટેક્સ અને પેમેન્ટ દસ્તાવેજો જારી કરે છે. પ્રોફોર્મા વાટાઘાટના રેકૉર્ડનો ભાગ રહે છે, અંતિમ ઇન્વૉઇસનો વિકલ્પ નહીં.
દસ્તાવેજ બનાવો કે સંભાળો
એકાઉન્ટ ખોલ્યા વગર પ્રિન્ટ કરી શકાય તેવો દસ્તાવેજ જોઈએ ત્યારે મફત પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ જનરેટર વાપરો. પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ પોતાના બીજા સેલ્સ દસ્તાવેજો સાથે રાખવા ઇચ્છતા બિઝનેસ Paper & Pen પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ વર્કસ્પેસ વાપરી શકે છે.
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ સામે ક્વોટેશન સામે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ
| પ્રશ્ન | પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ | ક્વોટેશન | ટેક્સ ઇન્વૉઇસ |
|---|---|---|---|
| મુખ્ય હેતુ | ઇન્વૉઇસ ફૉર્મેટમાં વિગતવાર દરખાસ્ત | કિંમત અને શરતોની વ્યાપારી ઑફર | લાગુ કાયદા હેઠળ કરપાત્ર વેચાણ નોંધે છે |
| સામાન્ય સમય | વેચાણ કે શિપમેન્ટ પૂરું થાય તે પહેલાં | વેચાણની ચર્ચાની શરૂઆતમાં | જ્યારે કરપાત્ર પુરવઠો કે પેમેન્ટની ઘટના તે માગે |
| હિસાબી અસર | સામાન્ય રીતે ફક્ત દસ્તાવેજથી કોઈ આવક કે લેણું નહીં | સામાન્ય રીતે ફક્ત ઑફરથી કોઈ હિસાબી એન્ટ્રી નહીં | પૂરા થયેલા વ્યવહાર પ્રમાણે પોસ્ટ થાય છે |
| ટેક્સ સ્થિતિ | અંતિમ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નથી | અંતિમ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નથી | સ્થાનિક જરૂરિયાતોને આધીન ટેક્સ દસ્તાવેજ |
| આગળ શું થાય છે | ખરીદનાર મંજૂર કરે, કાગળો તૈયાર કરે કે ઍડવાન્સ ચૂકવે | ખરીદનાર સ્વીકારે, નકારે કે વાટાઘાટ કરે | વેચનાર પૂરું થયેલું વેચાણ નોંધે અને રાખે |
પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે બનાવવું
-
દસ્તાવેજ પર સ્પષ્ટ લેબલ લગાવો
Proforma Invoice (પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ) શીર્ષક વાપરો અને જણાવો કે તે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ નથી. તેને અંતિમ ઇન્વૉઇસ ક્રમથી અલગ અનન્ય સંદર્ભ આપો.
-
વેચનાર અને ખરીદનારની ઓળખ આપો
બંને પક્ષને જોઈતાં કાનૂની નામ, સરનામાં અને સંપર્ક વિગતો ઉમેરો, ઉપરાંત હોય તો ખરીદનારનો સંદર્ભ.
-
સૂચિત પુરવઠાનું વર્ણન કરો
દરેક આઇટમ કે સેવા, જથ્થો, એકમ મૂલ્ય અને કુલ લખો. શિપમેન્ટ માટે મહત્ત્વનાં હોય ત્યારે વજન અને માપ ઉમેરો.
-
વ્યાપારી શરતો જણાવો
જ્યાં લાગુ પડે ત્યાં ચલણ, ડિસ્કાઉન્ટ, પેમેન્ટ શરતો, ડિલિવરી સ્થળ કે Incoterm, અંદાજિત શિપિંગ તારીખ અને માન્યતાની તારીખ બતાવો.
-
અંદાજિત ટેક્સ કાળજીથી બતાવો
જો તમે અંદાજિત VAT કે સેલ્સ ટેક્સ બતાવો, તો તેને અંદાજ તરીકે લખો અને વ્યવહારને લાગુ પડતા નિયમો હેઠળ અંતિમ ટેક્સ સારવારની પુષ્ટિ કરો.
-
યોગ્ય ઘટના પર અંતિમ દસ્તાવેજો જારી કરો
વ્યવહાર આગળ વધે ત્યારે, લાગુ કાયદો અને ખરેખર પુરવઠો માગે તે વ્યાપારી, ટેક્સ, રસીદ કે બીજા દસ્તાવેજો બનાવો.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · 22 August 2026 ના રોજ જોયું
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · 22 August 2026 ના રોજ જોયું