ગ્રાહકો મોડું કેમ ચૂકવે છે અને ખરેખર કામ કરતા ઉપાયો

તમે શુક્રવારે બપોરે તમારું બેન્ક ખાતું તપાસો છો અને જે પેમેન્ટની અપેક્ષા હતી તે નથી. મોટા ભાગના બિઝનેસ માલિકો તરત માની લે છે કે ગ્રાહક તેમને ટાળે છે, પણ મોડું પેમેન્ટ ભાગ્યે જ એક જ હેતુવાળી એક જ સમસ્યા હોય છે. ઝડપથી પેમેન્ટ મેળવવા, દેવાની ઉઘરાણી શરૂ કરતાં પહેલાં તમારે ઇન્વૉઇસ અટક્યું તેનું ચોક્કસ કારણ ઓળખવું જ જોઈએ.

ઇન્વૉઇસ ક્યારેય યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચ્યું જ નહીં

તમે પ્રોજેક્ટ પૂરો કરો કે માલનો જથ્થો પહોંચાડો ત્યારે, તમારી પહેલી વૃત્તિ કામ ઑર્ડર કરનાર વ્યક્તિને ઇન્વૉઇસ ઇમેઇલ કરવાની હોય છે. આ તાર્કિક પગલું છે, પણ ઘણી વાર એ જ તમારું પેમેન્ટ મોડું થવાનું કારણ છે. તમારી સેવાઓ ખરીદનાર વ્યક્તિ ભાગ્યે જ તેના માટે ચૂકવનાર વ્યક્તિ હોય છે.

ગલ્ફ અને દક્ષિણ એશિયાની મોટી સંસ્થાઓમાં, ખરીદી અને એકાઉન્ટિંગ સંપૂર્ણ અલગ વિભાગો છે. જો તમે માર્કેટિંગ મૅનેજર કે સાઇટ ફોરમૅનને ઇન્વૉઇસ મોકલો, તો તે તેમના ઇનબૉક્સમાં પડ્યું રહે છે. તેઓ પોતાનાં કામમાં વ્યસ્ત છે અને તમારા કાગળો આગળ મોકલવા તેમની પ્રાથમિકતા નથી. ત્રણ અઠવાડિયાં પછી તમે ફૉલો-અપ કરો ત્યાં સુધીમાં, તેઓ તેના વિશે સંપૂર્ણ ભૂલી ગયા હોય છે.

આ ઉકેલવા, તમારે તમારા પોતાના રેકૉર્ડમાં ખરીદનાર અને ચૂકવનારને અલગ રાખવા જ જોઈએ. ગ્રાહકને જોડતી વખતે, તમારા મુખ્ય સંપર્ક પાસેથી તેમના ચૂકવણી વિભાગનું ચોક્કસ ઇમેઇલ સરનામું માગો. ઇન્વૉઇસ સીધું એ નાણાકીય સરનામે મોકલો અને તમારા મુખ્ય સંપર્કને કૉપીમાં રાખો જેથી તેઓ જાણે કે બિલિંગ થયું છે. આ સાદો વહીવટી ફેરફાર તમારાં એકાઉન્ટ્સ રિસીવેબલ સંભાળવાનો સમય ઘણો ઘટાડે છે, કારણ કે તમારો દસ્તાવેજ સીધો એ વ્યક્તિના ટેબલ પર પહોંચે છે જેનું કામ તેને પ્રોસેસ કરવાનું છે.

ઇન્વૉઇસમાં મહત્ત્વની માહિતી ખૂટે છે

એકાઉન્ટ્સ વિભાગો તમારા કામની ગુણવત્તા મૂલવતા નથી. તેઓ કડક આંતરિક ચેકલિસ્ટના આધારે કાગળો પ્રોસેસ કરે છે. જો તમારા દસ્તાવેજમાં જરૂરી માહિતી ખૂટે, તો તેઓ તેને પ્રોસેસ નહીં કરે. ખરાબ વાત એ કે, તેઓ ભાગ્યે જ તમને જણાવવા સંપર્ક કરશે કે કંઈક ખૂટે છે. તેઓ ફક્ત તમારું ઇન્વૉઇસ બાજુએ મૂકીને કતારમાંના આગલા સપ્લાયર પર જશે.

ખૂટતી માહિતી સામાન્ય રીતે અનુમાનિત શ્રેણીઓમાં આવે છે. સૌથી સામાન્ય ગુનેગાર ખૂટતો પરચેઝ ઑર્ડર (PO) નંબર છે. જો કૉર્પોરેટ ગ્રાહકે કામ માટે PO આપ્યો હોય, તો એ ચોક્કસ નંબર તમારા અંતિમ બિલ પર દેખાવો જ જોઈએ. બીજી સામાન્ય ચૂકમાં ગ્રાહકની સાચી કાનૂની સંસ્થાનું નામ, ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ કોડ, મળ્યાના પુરાવા તરીકે જોડેલી સહી થયેલી ડિલિવરી નોટ, કે માન્ય ટેક્સ ઇન્વૉઇસ માટે જરૂરી યોગ્ય ટેક્સ નોંધણી નંબર સામેલ છે.

આ સમસ્યાનો ઉપાય તમે પેમેન્ટ માગો તેના ઘણા પહેલાં થાય છે. બિલ બનાવતાં પહેલાં તમારે ગ્રાહકને પૂછવું જ જોઈએ કે તેમના એકાઉન્ટ્સ વિભાગને શું જોઈએ છે. તેમના નિયમો જાણ્યા પછી, તેને લાગુ કરવા તમારું બિલિંગ સૉફ્ટવેર વાપરો. Paper & Pen તમને ગ્રાહક પ્રોફાઇલ અને દસ્તાવેજ લેઆઉટ એવી રીતે કૉન્ફિગર કરવા દે છે કે જરૂરી ટેક્સ નંબર અને કસ્ટમ સંદર્ભ આપમેળે દેખાય. જો તમે જાણો કે કોઈ ગ્રાહક PO નંબર વગરના કાગળો નકારે છે, તો એ ખાનું ભરાય નહીં ત્યાં સુધી ક્યારેય મોકલવાનું બટન ન દબાવવાનો કડક આંતરિક નિયમ બનાવો.

ગ્રાહકની મંજૂરીની સાંકળ ધીમી છે

ક્યારેક તમારું ઇન્વૉઇસ યોગ્ય વિભાગમાં પહોંચે છે અને તેમાં બધી સાચી માહિતી હોય છે, છતાં પેમેન્ટ આવવામાં અઠવાડિયાં લાગે છે. આ ઘણી વાર એટલે થાય છે કે ગ્રાહકની મંજૂરીની સાંકળ ધીમી, ઘણા સ્તરવાળી છે. વિભાગના વડા સહી ન કરે ત્યાં સુધી એકાઉન્ટન્ટ પૈસા છોડી શકતા નથી, અને જનરલ મૅનેજર માસિક ખર્ચ ન તપાસે ત્યાં સુધી વિભાગના વડા સહી કરી શકતા નથી.

તમે મોટા કૉર્પોરેશનને તેનો વંશવેલો બદલવા ફરજ પાડી શકતા નથી, પણ તમે તેમાં સમજદારીથી માર્ગ કાઢી શકો છો. ચાવી તેમનાં પેમેન્ટ ચક્રો સમજવાની છે. ઘણા મોટા બિઝનેસ મહિનાના ફક્ત ચોક્કસ દિવસોએ પેમેન્ટ રન કરે છે. જો ગ્રાહક સપ્લાયર્સને ફક્ત મહિનાની 15મીએ ચૂકવે, અને તમે 16મીએ ઇન્વૉઇસ સબમિટ કરો, તો તમે ગાણિતિક રીતે 30 દિવસના વિલંબની ખાતરી કરી દીધી છે.

આ ઉકેલવા, કામ માટે શરૂઆતમાં ક્વોટેશન્સ આપો ત્યારે જ પેમેન્ટ સમયપત્રક અને મંજૂરીની સમયરેખા સ્પષ્ટ કરો. જો તમે જાણો કે તેમની મંજૂરી પ્રક્રિયામાં બે અઠવાડિયાં લાગે છે અને તેમનો પેમેન્ટ રન 30મીએ છે, તો તમારે વધુમાં વધુ 14મી સુધીમાં ઇન્વૉઇસ સબમિટ કરવું જ જોઈએ. કાગળો વહેલા સબમિટ કરવા અને તેમની આંતરિક લય સાથે સમય મેળવવો એ આવતા પૈસા ઝડપી બનાવવાની સૌથી અસરકારક રીતોમાંની એક છે.

ગ્રાહક ચૂકવવા જ તૈયાર નથી

જો ઇન્વૉઇસ યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચ્યું, તેમાં બધી જરૂરી વિગતો છે, અને તે મંજૂરીની સાંકળમાંથી પસાર થયું, છતાં પૈસા નથી આવ્યા, તો તમે છેવટે વસૂલાતની ખરી સમસ્યાનો સામનો કર્યો છે. ગ્રાહક જાણીજોઈને પોતાની રોકડ પકડી રાખે છે.

ગ્રાહકો જુદાં જુદાં કારણોસર પેમેન્ટ રોકે છે. તેમની પોતાની આવકમાં મોટો ઘટાડો થયો હોય, જેથી તેઓ પોતાનું દેવું ચૂકવી શકતા ન હોય. કે પછી, તેઓ તમારા પૈસા પોતાની કામગીરી ચલાવવા વાપરતા હોય, તમારા ઇન્વૉઇસ કરતાં પોતાના પગાર કે ભાડાને પ્રાથમિકતા આપીને. તેમનો હેતુ ગમે તે હોય, તેમનો નિર્ણય તમારા કૅશ ફ્લો સ્ટેટમેન્ટ ને નુકસાન કરીને સીધો તમારા બિઝનેસને હાનિ પહોંચાડે છે.

આ પરિસ્થિતિને વહીવટી ભૂલ જેવી ગણવાથી કામ નહીં ચાલે. તેમણે ઇન્વૉઇસ ખોઈ નાખ્યું કે કેમ તે પૂછતો નમ્ર ઇમેઇલ મોકલવાથી તેમને વધુ વિલંબ કરવાનું સહેલું બહાનું મળે છે. ગ્રાહક ચૂકવવા જ તૈયાર ન હોય ત્યારે, તમારે વહીવટી ફૉલો-અપથી વ્યવસ્થિત વસૂલાત પ્રક્રિયા તરફ જવું જ જોઈએ. આ માટે સ્પષ્ટ મર્યાદાઓ, વધતો જતો સંવાદ, અને પ્રોજેક્ટની શરૂઆતમાં નક્કી કરેલી પેમેન્ટ શરતો લાગુ કરવાની તૈયારી જોઈએ.

અસરકારક ઉઘરાણી સીડી બનાવવી

ઉઘરાણી સીડી એ ન ચૂકવાયેલા બેલેન્સ અંગે ગ્રાહકને મોકલાતા સંવાદોનો ક્રમ છે. સીડી નરમ સૂરથી શરૂ થાય છે અને ઇન્વૉઇસ જૂનું થાય તેમ ધીમે ધીમે વધુ સીધી અને તાકીદની બને છે.

પહેલેથી નક્કી સીડી હોવાથી પૈસાની ઉઘરાણીમાંથી લાગણી દૂર થાય છે. તમારે ટેબલ પર બેસીને શું કહેવું તે વિચારવાની કે ખૂબ આક્રમક લાગવાની ચિંતા કરવાની જરૂર નથી. તમે ફક્ત તપાસો કે ઇન્વૉઇસ કેટલા દિવસથી મુદત વીતેલું છે અને સંબંધિત મેસેજ મોકલો.

ઉઘરાણી સીડીની માનક રચના અહીં છે:

તબક્કો	સમય	સૂર	મુખ્ય સંદેશ
ડ્યુ પહેલાંનું રિમાઇન્ડર	ડ્યુ ડેટના 3 દિવસ પહેલાં	મદદરૂપ અને નમ્ર	તમને ઇન્વૉઇસ મળ્યું છે તેની ખાતરી કરવા અને ડ્યુ ડેટ પહેલાં બીજી કોઈ વિગતો જોઈએ છે કે નહીં તે પૂછવા ટૂંકી નોંધ.
પહેલી સૂચના	2 દિવસ મુદત વીતી	મૈત્રીપૂર્ણ પણ સીધો	ઇન્વૉઇસની મુદત હવે થોડી વીતી ગઈ છે. કૃપા કરીને ટ્રાન્સફર ક્યારે શરૂ થશે તેની પુષ્ટિ કરો.
મક્કમ વિનંતી	14 દિવસ મુદત વીતી	પ્રોફેશનલ અને મક્કમ	પેમેન્ટ હવે ઘણું મોડું છે. ખાતું સ્થગિત થતું ટાળવા કૃપા કરીને તરત ચૂકવણીની વ્યવસ્થા કરો.
અંતિમ ચેતવણી	30 દિવસ મુદત વીતી	તાકીદનો અને કડક	આ અંતિમ સૂચના છે. જો 48 કલાકમાં પેમેન્ટ નહીં મળે, તો અમે બધી સેવાઓ સ્થગિત કરીશું અને ઔપચારિક દેવા વસૂલાતની કાર્યવાહી કરીશું.

તમે સૉફ્ટવેરથી આ તબક્કા ઑટોમેટ કરી શકો છો. ઑટોમેટેડ પેમેન્ટ રિમાઇન્ડર્સ સેટ કરવાથી સીડીનાં પહેલાં થોડાં પગલાં કોઈ મેન્યુઅલ દખલ વગર થાય છે, જેથી તમે અંતિમ, સૌથી મુશ્કેલ તબક્કે પહોંચતા ગ્રાહકો પર ધ્યાન આપી શકો.

ગ્રાહકને પુરવઠો ક્યારે બંધ કરવો

નાના બિઝનેસ માલિકો અને ફ્રીલાન્સર્સ માટે શીખવો સૌથી મુશ્કેલ પાઠોમાંનો એક એ છે કે ન ચૂકવતા ગ્રાહક માટે કામ ચાલુ રાખવું જોખમી છે. તમને પૈસા ચૂકવવાના બાકી હોય તેવા ગ્રાહકને તમે માલ કે સેવાઓ આપતા રહો ત્યારે, તમે પોતાનું નાણાકીય જોખમ વધારીને હકીકતમાં મફતમાં કામ કરો છો. તમે સામગ્રી, મજૂરી અને ઓવરહેડ માટે ચૂકવો છો, પણ બદલામાં કંઈ મળતું નથી.

પુરવઠો બંધ કરવા તમારે કડક મર્યાદા નક્કી કરવી જ જોઈએ. મોટા ભાગના બિઝનેસ માટે, આ મર્યાદા ઉઘરાણી સીડીના પછીના તબક્કાઓ સાથે જોડાયેલી હોવી જોઈએ. જો ઇન્વૉઇસ 30 દિવસ મુદત વીતેલું થાય, તો તમારે બધું નવું કામ થોભાવવું જ જોઈએ. ઇન્વેન્ટરીનો આગલો જથ્થો ન મોકલો. કન્સલ્ટિંગ પ્રોજેક્ટનો આગલો તબક્કો શરૂ ન કરો. અંતિમ ડિઝાઇન ફાઇલો ન સોંપો.

આ વિરામ સ્પષ્ટ અને પ્રોફેશનલ રીતે જણાવો. તમે ફક્ત કહી શકો કે ખાતા પર બાકી બેલેન્સ હોય ત્યારે કંપનીની નીતિ નવું કામ શરૂ કરવાની મંજૂરી આપતી નથી. તમારા કામની કદર કરતો ગ્રાહક પુરવઠો બંધ થાય ત્યારે સામાન્ય રીતે ઝડપથી પૈસા શોધી લેશે. જે ગ્રાહક ગુસ્સે થઈને પેમેન્ટ વગર કામ ચાલુ રાખવાનો આગ્રહ રાખે, તે એવો ગ્રાહક છે જેને રાખવો તમને પોસાય તેમ નથી.

હવે શું કરવું

મોડાં પેમેન્ટ્સને એક જ સમસ્યા ગણવાનું બંધ કરો. આજે જ તમારા હિસાબી રેકૉર્ડ ખોલો અને દરેક ન ચૂકવાયેલું ઇન્વૉઇસ જુઓ. ઉપર જણાવેલાં ચાર કારણોના આધારે દરેકનું વર્ગીકરણ કરો.

જો કોઈ ઇન્વૉઇસ પરચેઝ ઑર્ડર નંબર ન હોવાથી અટક્યું હોય, તો નંબર શોધીને તરત દસ્તાવેજ ફરી સબમિટ કરો. જો કોઈ ઇન્વૉઇસ ખોટા ઇનબૉક્સમાં પડ્યું હોય, તો ગ્રાહકને ફોન કરો, તેમના ચૂકવણી વિભાગનું ઇમેઇલ સરનામું મેળવો, અને બિલ યોગ્ય વ્યક્તિને આગળ મોકલો. જો તમારે ચૂકવવાની ના પાડતા ગ્રાહક સાથે કામ પાડવાનું હોય, તો તમારી ઉઘરાણી સીડી તૈયાર કરો અને આજે જ યોગ્ય ચેતવણી મોકલો.

છેલ્લે, તમારા માનક બિલિંગ દસ્તાવેજો તપાસો. ખાતરી કરો કે તે તમારી પેમેન્ટ શરતો સ્પષ્ટ જણાવે છે અને તમારા કૉર્પોરેટ ગ્રાહકો અપેક્ષા રાખે તે બધાં ખાનાં સામેલ કરે છે. માનક ઇન્વૉઇસ ટેમ્પ્લેટ્સ વાપરવાથી તમે પ્રોફેશનલ છબી રજૂ કરી શકો છો અને ખાતરી કરી શકો છો કે કોઈ મહત્ત્વની વિગત ખાલી ન રહે. વિલંબનું ચોક્કસ કારણ ઓળખીને, તમે તમારા પૈસા તમારા બેન્ક ખાતામાં લાવવા જોઈતો બરાબર ઉપાય લાગુ કરી શકો છો.