מהי חשבונית פרופורמה? משמעות, שימושים ודוגמה

Paper & Pen Updated

Quick answer

חשבונית פרופורמה היא הצעת מחיר בפורמט של חשבונית שנשלחת לפני האספקה. ראו מה היא כוללת, מתי משתמשים בה ובמה היא שונה מחשבונית מס.

Key facts

  • חשבונית פרופורמה מתארת מכירה מוצעת לפני שהסחורה או השירותים מסופקים.
  • היא יכולה לעזור לקונה לארגן אישור פנימי, מסמכי יבוא, מכתב אשראי או תשלום מקדמה.
  • היא אינה חשבונית המס הסופית, וצריך לסמן אותה בבירור כפרופורמה.
  • החשבונית הסופית חייבת לעמוד בכללי המס והחשבוניות של תחום השיפוט שחל על העסקה.

ה-U.S. International Trade Administration מתארת חשבונית פרופורמה כהצעת מחיר בפורמט של חשבונית. קונה יכול להשתמש בה כדי להסדיר רישיון יבוא, בדיקה לפני משלוח, מכתב אשראי או גישה למטבע שנדרש לרכישה מחו״ל. לכן היא שימושית לפני שהמכירה סופית, אבל היא לא מחליפה את המסמכים שנדרשים ברגע שהעסקה מתבצעת.

המשמעות של חשבונית פרופורמה

חשבונית פרופורמה היא הצעה מפורטת למכירה עתידית. היא נראית כמו חשבונית כי היא מפרטת את הקונה, המוכר, הפריטים, הערכים והתנאים המסחריים, אבל היא מופקת לפני שהסחורה או השירותים מסופקים. התפקיד שלה הוא לתת לקונה מספיק פרטים מאושרים כדי לאשר את הרכישה, לארגן תשלום או להכין מסמכי יבוא.

אל תתייחסו למילה “פרופורמה” כקטגוריה משפטית אוניברסלית. מועדי חיוב במס, תשלומי מקדמה ודרישות חשבונית שונים ממדינה למדינה. לעומאן, בדקו את מדריך המע״מ של עומאן עם קישורים למקורות ואת תקנות רשות המס לפני שאתם מסתמכים על מסמך לצורכי מע״מ.

מתי כדאי להשתמש בחשבונית פרופורמה?

השתמשו בה כשהקונה צריך פירוט ברמת חשבונית לפני שאפשר להפיק את מסמך המכירה הסופי. מצבים נפוצים:

  • סחר בינלאומי: הקונה צריך ערכים, משקלים, תנאי מסירה או תאריך משלוח משוער לאישור יבוא.
  • אישור רכש פנימי: צוות כספים או רכש צריך מסמך רשמי לפני שהוא משחרר תקציב או הזמנת רכש.
  • הסדרי תשלום מקדמה: שני הצדדים רוצים לתעד את הפריטים המוצעים, המטבע ותנאי התשלום לפני שכסף עובר.
  • עבודה בהתאמה אישית: ההיקף מוסכם מספיק בשביל הצעה מפורטת, אבל העבודה או המסירה עוד לא קרו.

אם הקונה צריך רק הצעת מחיר ראשונית, הצעת מחיר עשויה להספיק. המדריך להצעות מחיר, אומדנים וחשבוניות פרופורמה מסביר איפה כל מסמך משתלב.

דוגמה פשוטה לחשבונית פרופורמה

דמיינו ספק ציוד ממסקט שמכין הזמנה לחו״ל. הקונה צריך מסמך לאישור יבוא לפני שהספק שולח משהו. הספק מפיק חשבונית פרופורמה שמציגה את שני הצדדים, את תיאורי הציוד והכמויות, את משקלי המשלוח, את המטבע, את ה-Incoterm שסוכם, את תנאי התשלום, את תאריך המשלוח המשוער ואת התאריך שעד אליו ההצעה בתוקף.

הקונה משתמש במסמך הזה כדי להשלים את האישור ואת הסדרי היבוא. אם ההזמנה מתקדמת, המוכר מפיק אז את המסמכים המסחריים, את חשבונית המס ואת מסמכי התשלום שהעסקה בפועל דורשת. הפרופורמה נשארת חלק מתיעוד המשא ומתן, ולא תחליף לחשבונית הסופית.

צרו או נהלו את המסמך

השתמשו במחולל חשבוניות הפרופורמה החינמי כשאתם צריכים מסמך להדפסה בלי לפתוח חשבון. עסקים שרוצים לשמור חשבוניות פרופורמה לצד שאר מסמכי המכירה יכולים להשתמש בסביבת העבודה לחשבוניות פרופורמה של Paper & Pen.

חשבונית פרופורמה מול הצעת מחיר מול חשבונית מס

שאלהחשבונית פרופורמההצעת מחירחשבונית מס
מטרה עיקרית הצעה מפורטת בפורמט של חשבוניתהצעה מסחרית של מחיר ותנאיםמתעדת מכירה חייבת במס לפי הדין החל
תזמון אופייני לפני שהמכירה או המשלוח הושלמובשלב מוקדם של שיחת המכירהכשאירוע האספקה החייבת או התשלום מחייב זאת
השפעה חשבונאית בדרך כלל אין הכנסה או חוב לקוח מהמסמך עצמובדרך כלל אין רישום חשבונאי מההצעה עצמהנרשמת לפי העסקה שהושלמה
מעמד לעניין מס אינה חשבונית המס הסופיתאינה חשבונית המס הסופיתמסמך מס הכפוף לדרישות המקומיות
מה קורה אחר כך הקונה מאשר, מסדיר מסמכים או משלם מקדמההקונה מקבל, דוחה או מתמקחהמוכר רושם ושומר את המכירה שהושלמה

איך יוצרים חשבונית פרופורמה

  1. סמנו את המסמך בבירור

    השתמשו בכותרת חשבונית פרופורמה וציינו שאינה חשבונית מס. תנו לה מספר אסמכתא ייחודי, נפרד ממספור החשבוניות הסופיות.

  2. זהו את המוכר ואת הקונה

    הוסיפו את השמות המשפטיים, הכתובות ופרטי הקשר ששני הצדדים צריכים, ואת האסמכתא של הקונה אם יש כזו.

  3. תארו את האספקה המוצעת

    פרטו כל פריט או שירות, כמות, ערך ליחידה וסך הכול. הוסיפו משקלים ומידות כשהם חשובים למשלוח.

  4. ציינו את התנאים המסחריים

    הציגו את המטבע, ההנחות, תנאי התשלום, נקודת המסירה או ה-Incoterm, תאריך משלוח משוער ותאריך תוקף, לפי הצורך.

  5. הציגו מס משוער בזהירות

    אם אתם מציגים מע״מ או מס מכירה משוער, סמנו אותו כהערכה וודאו את טיפול המס הסופי לפי הכללים שחלים על העסקה.

  6. הפיקו את המסמכים הסופיים באירוע הנכון

    כשהעסקה מתקדמת, צרו את המסמכים המסחריים, את חשבונית המס, את הקבלה או כל מסמך אחר שהדין החל והאספקה בפועל דורשים.

Primary sources

  1. חשבונית פרופורמה · U.S. International Trade Administration · נבדק ב-22 באוגוסט 2026
  2. Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · נבדק ב-22 באוגוסט 2026

Proforma invoice questions

מהי חשבונית פרופורמה?
חשבונית פרופורמה היא הצעת מחיר מפורטת שמוצגת בפורמט של חשבונית לפני שמכירה או משלוח הושלמו. היא מתארת את הסחורה או השירותים המתוכננים, הערכים והתנאים, כדי שהקונה יוכל לאשר את ההזמנה או להסדיר את המסמכים הנדרשים לפני החשבונית הסופית.
חשבונית פרופורמה זהה לחשבונית מס?
לא. חשבונית פרופורמה מתארת עסקה מוצעת, בעוד שחשבונית מס מתעדת עסקה חייבת במס לפי הכללים שחלים בתחום השיפוט הרלוונטי. צריך לסמן פרופורמה בבירור כדי שלא יטעו בה כמסמך המס הסופי.
לקוח יכול לשלם על סמך חשבונית פרופורמה?
פרופורמה יכולה לציין תנאי תשלום מקדמה ולעזור לקונה לארגן את התשלום. האם קבלת התשלום הזה מחייבת קבלה, חשבונית מס או חובת מע״מ תלוי בדין המקומי, אז הפיקו את המסמכים הסופיים הנדרשים כשאירוע התשלום או האספקה מתרחש.
חשבונית פרופורמה צריכה לכלול מע״מ?
היא יכולה להציג מע״מ או מס מכירה משוער כדי לעזור לקונה לתכנן את הסכום הכולל. ההערכה הזאת לא הופכת את הפרופורמה לחשבונית מס תקפה, והטיפול הסופי חייב לעמוד בכללי תחום השיפוט שחל על העסקה.
איזה מידע חשבונית פרופורמה צריכה לכלול?
כללו את המוכר והקונה, מספר אסמכתא ייחודי, תיאורי פריטים, כמויות, ערכים, מטבע, תנאי תשלום, תנאי מסירה, תאריך משלוח משוער ותאריך תוקף. ביצוא, כללו משקלים, מידות וה-Incoterm שסוכם, לפי הצורך.

מוכנים לנהל את העסק עם Paper & Pen?

צרו סביבת עבודה חינמית בפחות מ-5 דקות. מכירות וחשבוניות בחינם לתמיד, בלי כרטיס אשראי.

צרו סביבת עבודה חינמית מחירים

חינם לתמיד · בלי כרטיס אשראי · הוספת מודולים בכל עת