Fizetés a határokon át, árrésvesztés nélkül

Gondosan árazza be a projektet, hogy biztos legyen a nyereség, de mire a külföldi ügyfél fizetése megérkezik a bankszámlájára, az árrése eltűnt. Az ingadozó árfolyamok és a váratlan közvetítőbanki levonások miatt a határokon átnyúló számlázás gyakran sokkal többe kerül a vállalkozásoknak, mint amire számítanak.

A megfelelő pénznem kiválasztása a számlához

Amikor egy másik országban lévő ügyfélnek értékesít, az első döntés az, hogy melyik pénznemet tünteti fel a számlán. Általában három lehetősége van: a saját helyi pénzneme, az ügyfél helyi pénzneme, vagy egy széles körben használt harmadik pénznem, például az amerikai dollár vagy az euró.

A saját helyi pénznemében számlázni a legbiztonságosabb a pénzforgalma szempontjából. Ha 5,000 ománi riált vár, pontosan ezt az összeget számlázza. Az ügyfél elmegy a bankjába, kéri, hogy küldjenek 5,000 ománi riált, és a bankja kiszámolja, mennyi helyi pénznemre van szükség az átutaláshoz. Ön pontosan annyit kap, amennyit számlázott.

Sok nagy nemzetközi ügyfél azonban szívesebben kap számlát a saját pénznemében, hogy egyszerűsítse a saját könyvelését. Ha ebbe beleegyezik, Ön vállalja az árfolyamkockázatot. A harmadik lehetőség egy jelentős világpénznem használata. Ez gyakori például Dél-Ázsiában és az Öböl-térségben, ahol a vállalkozások a nemzetközi kereskedelemben gyakran alapból amerikai dollárban számláznak.

Az árfolyamkockázat megértése

Az árfolyamkockázat az a pénzügyi bizonytalanság, amelyet a pénznemek ingadozása okoz a számla kiállításának napja és az ügyfél tényleges fizetésének napja között.

Ha devizában állít ki számlát 30 napos fizetési határidővel, a pénznem értéke ez alatt a 30 nap alatt változni fog. Ha a deviza gyengül a helyi pénzével szemben, a végül beérkező fizetés kevesebbet ér majd, mint amennyivel számolt. Ez közvetlenül csökkenti az árrését.

Íme egy összehasonlítás arról, hogyan befolyásolják a különböző pénznemválasztások, ki viseli a pénzügyi kockázatot:

Számlázási pénznem	Ki viseli az árfolyamkockázatot?	Hatás a beérkező fizetésre
Az Ön helyi pénzneme	Az ügyfél	Pontosan a számlázott összeget kapja.
Az ügyfél helyi pénzneme	Ön (a szállító)	A végül beérkező összeg az átutalás napi piaci árfolyamától függ.
Harmadik pénznem (pl. USD)	Mindkét fél	Ön és az ügyfél is bizonytalansággal néz szembe, attól függően, hogyan mozog a saját pénznemük a harmadik pénznemhez képest.

Ha devizában kell számláznia, ezt a kockázatot építse be a kezdeti árazásba. Amikor ajánlatait árajánlatokkal készíti, kis tartalékot tehet az árba, hogy már azelőtt megvédje magát a kisebb árfolyam-ingadozásoktól, hogy az ügyfél elfogadná a munkát.

Miért számít a számla árfolyama a könyveiben

A választott pénznem nemcsak a bankszámlája egyenlegére hat. Közvetlen hatással van a könyvelésére és arra is, hogyan számolja ki a bruttó árrését.

Amikor devizában állít ki számlát, a könyvelési rendszerének a számla kiállításának napján az Ön alappénznemében kell rögzítenie az árbevételt. Ha például 10,000 amerikai dollárról állít ki számlát, a könyveiben az adott napi árfolyam alapján a helyi pénznemben számolt egyenérték szerepel majd.

Harminc nappal később az ügyfél kifizeti a 10,000 amerikai dollárt. Ekkorra az árfolyam megváltozott. Amikor a pénz megérkezik a helyi bankszámlájára, más helyi összegre váltódik át, mint amit eredetileg rögzített.

Ezt a különbséget realizált árfolyamnyereségnek vagy -veszteségnek nevezik. Ha az új árfolyam több helyi pénzt ad, mint amennyit eredetileg rögzített, realizált nyereséget ért el. Ha kevesebbet, realizált veszteséget. Ezt a különbséget a könyvelési főkönyveiben rögzítenie kell, hogy az eredménykimutatása pontosan tükrözze az ügylet valóságát. Ha kihagyja ezt a lépést, rendezetlenek lesznek a könyvei, és pontatlan lesz az adóbevallása az üzleti év végén.

A banki díjak és a közvetítői költségek kezelése

Az árfolyamok csak a határokon átnyúló fizetési egyenlet felét jelentik. A másik fele a banki díjak. Amikor a pénz a SWIFT-hálózaton keresztül nemzetközileg mozog, gyakran egy vagy több közvetítő bankon halad át, mielőtt a számlájára érkezne. Ezek a bankok nem dolgoznak ingyen.

Amikor egy ügyfél nemzetközi átutalást indít, a bankja megkérdezi, ki fizesse az átutalási díjakat. Az ügyfél három utasításkód közül választhat:

• OUR: Az ügyfél fizeti az összes banki díjat. Ön a teljes számlaösszeget kapja meg.
• SHA (megosztott): Az ügyfél a saját bankja díjait fizeti, de a közvetítő bankok a díjaikat közvetlenül az átutalt összegből vonják le. Ön kevesebbet kap, mint amennyit számlázott.
• BEN (kedvezményezett): Ön fizeti az összes banki díjat. Az ügyfél bankja és minden közvetítő bank a tőkeösszegből vonja le a díjait. Ön jelentősen kevesebbet kap, mint amennyit számlázott.

Sok ügyfél alapértelmezésként az SHA-t választja, mert méltányosnak tűnik megosztani a költségeket. A közvetítői díjak azonban meglepően magasak lehetnek. Árrése védelmében kifejezetten rögzítenie kell a fizetési feltételeit a számláin. Adjon hozzá egy egyértelmű megjegyzést, amely kimondja, hogy minden fizetést a kedvezményezett számára banki költségektől mentesen kell teljesíteni, és utasítsa az ügyfelet, hogy az átutalás beállításakor az „OUR” lehetőséget válassza.

Alapvető dokumentáció a külföldi pénzügyi csapatok számára

Nagyszerű első lépés, ha egy nemzetközi ügyfél elfogadja a feltételeit, de a pénzügyi osztálya nem utalhat pénzt csak úgy, szeszélyből a határon túlra. A nemzetközi átutalásokat a pénzmosás és a tőkemenekítés megelőzése érdekében szigorúan szabályozzák.

Mielőtt egy külföldi pénzügyi csapat kiengedhetne egy fizetést, általában konkrét dokumentumokra van szüksége Öntől. Ha ezeket nem adja meg előre, a fizetése késni fog, amíg a papírokat kergetik Önnél.

Először is tökéletesen formázott kereskedelmi számlára van szükségük. Egy egyszerű szöveges dokumentum nem elég. A számlán egyértelműen szerepelnie kell a vállalkozása nevének, a bejegyzett címének és a pontos banki adatainak (a SWIFT/BIC kóddal és az IBAN-nal együtt). Országtól függően díjbekérőt is kérhetnek, mielőtt egyáltalán elindíthatnák a beszerzési rendelés folyamatát.

Másodszor, sok ország előírja az ügyfeleknek, hogy a külföldi vállalkozóknak vagy szállítóknak teljesített kifizetésekből forrásadót vonjanak le. Hogy ezt a forrásadót ne vonják le a fizetéséből, gyakran adóilletőség-igazolást kell bemutatnia a saját országa hatóságától. Ez igazolja, hogy a saját országában adózik, és lehetővé teszi az ügyfélnek, hogy kettős adóztatást elkerülő egyezmény szerinti mentességet alkalmazzon. Az igazolás igényléséről a helyi adóhatóságánál tájékozódhat.

Végül kérhetik a cégbejegyzési okirata vagy a kereskedelmi nyilvántartási igazolása másolatát, hogy igazolja: valódi gazdálkodó szervezet. Ha egy mappában készen áll ezeknek a szokásos megfelelési dokumentumoknak az e-mailben küldhető változata, jelentősen felgyorsul a nemzetközi fizetései beérkezése.

A nemzetközi fizetési feltételek felépítése

A viták és az árrés lemorzsolódásának elkerülése érdekében a nemzetközi fizetési feltételeinek teljes körűnek kell lenniük. Egy egyszerű „nettó 30 nap” nem elég, ha határokon átnyúló ügyletekről van szó.

A feltételeinek meg kell adniuk a számla pontos pénznemét. Ha devizában számláz, de helyi pénznemben várja a fizetést, rögzítenie kell, melyik árfolyam érvényes (például a jegybanki árfolyam a fizetés napján).

A korábban említett banki díjakra vonatkozó utasításokat is fel kell tüntetnie. Ha egy ügyfél figyelmen kívül hagyja ezeket a feltételeket, és a banki díjak miatt hiányosan érkezik a fizetése, el kell döntenie, hogy lenyeli a veszteséget, vagy a fennmaradó összeget sürgeti. Kis összegeket határokon át sürgetni ritkán éri meg, ezért olyan fontos, hogy a szabályokat még a munka megkezdése előtt egyértelműen rögzítse. A Paper & Pen-ben ezeket a konkrét nemzetközi fizetési feltételeket alapértelmezett megjegyzésként mentheti a számlasablonjain, így soha nem felejti el feltüntetni őket a jövőbeli számlákon.

Mi a következő lépés

Nézze át jelenlegi nemzetközi ügyfeleinek listáját, és elemezze, mennyi árrést veszít az árfolyamokon és a rejtett díjakon. Ezután frissítse szokásos szerződési feltételeit, hogy egyértelműen meghatározza, ki viseli a devizakockázatot, és rögzítse, hogy minden banki átutalási díjat az utaló fizet. Végül gyűjtse egy mappába az adóilletőségi és cégbejegyzési dokumentumait, hogy azonnal átadhassa őket a külföldi pénzügyi csapatoknak, amint kérik. Ha kézben tartja a számlázási folyamatot, biztosíthatja, hogy a papíron kiszámolt nyereség legyen az, amely ténylegesen megérkezik a bankszámlájára.