Havi zárás, amelyet egy kisvállalkozás tényleg be tud fejezni

A hónap huszadikán leül átnézni a könyveit, és rájön, hogy már nem emlékszik, miért terhelte meg egy szállító három héttel ezelőtt. A nagyvállalati világ szent rituáléként kezeli a havi zárást, a kisvállalkozók viszont általában bosszantó adminisztratív tehernek látják. Ha nincs külön pénzügyi csapata, olyan zárási folyamatra van szüksége, amely gyakorlatias, gyors, és a valóságra összpontosít.

Miért jobb a gyors zárás a tökéletesnél

A kisvállalkozók gyakori hibája, hogy megvárják, amíg minden egyes bizonylat meglesz, mielőtt lezárnák a hónapot. Ha február huszonötödikéig vár a január lezárásával, a pénzügyi információ döntéshozatalra már használhatatlan. Egy kissé nyers, de a hónap ötödikéig befejezett zárás sokkal jobb, mint egy tökéletes, de három hetet késő zárás.

Ha korán lezárja a könyveit, észreveszi a kifizetetlen számlákat, és sürgetheti őket, amíg az ügyfél még emlékszik az elvégzett munkára. Észreveheti az anyagköltségek hirtelen ugrását, és még az új megrendelések elvállalása előtt igazíthat az árazásán. Fogadja el, hogy egy apró készpénzes vásárlás hiányzó bizonylatát a következő hónapban is rögzítheti. Az elsődleges célja, hogy gyorsan tiszta képet kapjon pénzügyi helyzetéről.

Gondoljon a havi zárásra úgy, mint egy iránytűre. Az az iránytű, amely egy hónappal azután mondja meg a pontos koordinátáit, hogy eltévedt, haszontalan. Az az iránytű viszont, amely most rögtön nagyon jó becslést ad az északi irányról, megmenti a vállalkozását. A gyorsaság képessé teszi a reagálásra.

1. lépés: A ki nem számlázott munka és a hiányzó számlák összegyűjtése

A zárási sorrendet az árbevétellel kezdje. Könnyű teljesíteni egy szolgáltatást vagy elszállítani egy terméket, és elfelejteni elküldeni a végszámlát, különösen, ha a napi működéssel van elfoglalva.

Nézze át a projektjegyzeteit, a munkaidő-nyilvántartásait és a szállítási naplóit. Ha befejezett egy munkát, ki kell számláznia. Ha egy kiadott árajánlatot elfogadtak, ellenőrizze, hogy a végszámla megegyezik-e a megállapodott összeggel. Ha egy nagy projektre előleget vett fel, nézze meg, elérte-e a következő számla kiállításához szükséges mérföldkövet. Ha rendszeresen ugyanazt a számlát küldi az állandó ügyfeleinek, ellenőrizze, hogy az ismétlődő számlái elkészültek-e, és kimentek-e az ügyfélhez.

Ne hagyja, hogy a ki nem számlázott munka a jegyzeteiben porosodjon. Minél tovább vár a számlázással, annál tovább vár a pénzére. Ez a késedelem közvetlenül rontja a pénzforgalmát. Ha egy ügyfél vitat egy tételt, sokkal könnyebb néhány nappal a munka befejezése után rendezni, mint egy hónappal később. Mielőtt a következő lépésre lépne, gondoskodjon róla, hogy minden szállítólevélhez tartozzon értékesítési számla.

2. lépés: A szállítói számlák és a kiadások rögzítése

Ha az árbevétel rögzítve van, térjen át a költségekre. Gyűjtse össze a szállítóktól kapott számlákat, a közüzemi számlákat és a házipénztári bizonylatokat. Sok kereskedelmi és szolgáltató vállalkozásnál a házipénztár szivárgása a pontatlan könyvelés egyik fő forrása.

Rögzítsen minden szállítói számlát a rendszerében, akkor is, ha még nem fizette ki. Ez az eredményszemléletű könyvelés létfontosságú része. Ugyanolyan fontos tudni, mivel tartozik, mint azt, mennyi pénze van a bankban. Ha egy szállító a hónap huszonnyolcadikán leszállított anyagokról küldött adószámlát, az a kiadás az e havi nyilvántartásba tartozik.

Ha árut importál, lehet, hogy több pénznemmel dolgozik. Gondoskodjon róla, hogy a szállítói számlát a számla beérkezésének napján érvényes helyes árfolyamon rögzítse. Válogassa át a digitális bizonylatait és a papíralapú cetliket. Csoportosítsa őket kategóriák szerint: bérleti díj, közüzem, anyagok és irodaszerek. Időt spórol, ha csomagokban rögzíti őket. Ha olyan számlát talál, amely egy korábbi hónaphoz tartozik, rögzítse most, de a helyes dátummal, hogy az aktuális hónapot ne fújják fel mesterségesen a régi kiadások.

3. lépés: A bankszámlák egyeztetése

A banki egyeztetés a havi zárás horgonya. Ez a folyamat igazolja, hogy a könyvelési nyilvántartásában szereplő tranzakciók megegyeznek a bankszámláján történt tényleges pénzmozgással. E lépés nélkül egyetlen pénzügyi kimutatásában sem bízhat.

Mivel a kisvállalkozások gyakran kezelnek átutalásokat, csekkeket és készpénzbefizetéseket vegyesen, aprólékosnak kell lennie. Nyomtassa ki vagy töltse le a hónap hivatalos bankszámlakivonatát. Menjen végig rajta soronként.

• Pipáljon ki minden ügyfélbefizetést, amely megérkezett a számlájára.
• Párosítson minden kimenő fizetést a megfelelő szállítói számlával.
• Rögzítse azokat a banki díjakat, kamatterheléseket vagy árfolyam-különbözeteket, amelyeket korábban nem könyvelt.
• Ellenőrizze, hogy a bankba befizetett készpénz megegyezik-e a főkönyvben rögzített készpénzes értékesítéssel.

A kisvállalkozók néha véletlenül a céges kártyát használják egy magánkiadásra. Ha egy magáncélú kávét vagy családi vacsorát lát a bankszámlakivonaton, azt tulajdonosi kivétként kell rögzítenie, nem üzleti kiadásként. A magán- és üzleti pénzügyek összekeverése gyorsan tönkreteszi a zárás pontosságát.

Ha a rendszerben szereplő egyenleg a hónap utolsó napján megegyezik a bankszámlakivonat egyenlegével, tudja, hogy a pénzügyi helyzete pontos. Ha eltérés van, meg kell találnia. Egy megmagyarázatlan különbség általában hiányzó kiadást vagy nem rögzített ügyfélbefizetést jelent.

4. lépés: A készlet leltározása

Ha fizikai árut értékesít, a zárása addig nem teljes, amíg nem ellenőrizte a készletét. A szoftverében szereplő készletnek meg kell egyeznie a polcain vagy a raktárában lévő fizikai tételekkel.

Nem feltétlenül kell minden hónapban minden egyes csavart vagy címkét megszámolnia. Összpontosítson a nagy értékű tételekre és a leggyorsabban fogyó termékekre. Ha a készletnyilvántartása szerint negyven darab van a legkelendőbb termékéből, de csak harmincötöt számol, utána kell járnia. Lehet, hogy elfelejtett rögzíteni egy eladást, vagy lopással van gondja.

Leltározás közben keresse a sérült vagy lejárt árukat. Ha egy tétel már nem adható el, le kell írni. Ha az eladhatatlan tételeket a mérlegében tartja, hamisan felfújja az eszközei értékét.

Igazítsa a nyilvántartását a fizikai leltárhoz. Így az eladott áruk beszerzési értéke pontos lesz. Ha túlbecsüli a készletét, alulbecsüli a költségeit. Ha például tíz tételt vett darabonként tíz dollárért, és tévesen azt hiszi, hogy mind a tíz megvan, holott csak öt, a nyilvántartása ötven dollárnyi költséget rejt el. Ez azt jelenti, hogy azt fogja hinni, több nyereséget ért el, mint valójában.

Az egyetlen három kimutatás, amelyet el kell olvasnia

A pénzügyi kimutatások elkészítése a zárás befejezésének jutalma. Nem kell azonban egy tucat összetett dokumentumot elolvasnia. Figyelmét három konkrét területre összpontosítsa.

Kimutatás	Mit mond el	Miért fontos
Eredménykimutatás	A hónap teljes árbevétele mínusz a teljes kiadásai.	Megmutatja, hogy az alaptevékenysége valóban termelt-e pénzt.
Mérleg	Az eszközei, a kötelezettségei és a saját tőkéje az adott napon.	Feltárja általános pénzügyi stabilitását, és hogy többel tartozik-e, mint amennyi a tulajdonában van.
Vevőkövetelések	Azoknak az ügyfeleknek a listája, akik tartoznak Önnek, és hogy mennyit késnek a fizetéssel.	Kiemeli, mely ügyfeleket kell azonnal felhívnia, hogy megvédje a pénzforgalmát.

A mérleg egy pillanatkép. Eszközként felsorolja a bankszámla-egyenlegét, a készlete értékét és az Önnek járó pénzt. Kötelezettségként felsorolja a ki nem fizetett szállítói számláit és a banki hiteleit.

Ezeket a kimutatásokat ugyanazon a napon olvassa el, amikor befejezi a zárást. Keresse a trendeket. Csökkent a nyeresége, miközben az árbevétele nőtt? Ez azt jelenti, hogy a költségei kúsznak felfelé. Tovább tart az ügyfeleinek a fizetés? Lehet, hogy a számlázási ciklusban korábban kell elkezdenie fizetési emlékeztetőket küldeni. Hasonlítsa össze ezt a hónapot az előzővel, hogy lássa, jó irányba halad-e a vállalkozása.

Mi a következő lépés

A gyakorlatias havi zárás a szokás kialakításáról szól. Foglaljon le két órát a naptárában a következő hónap második vagy harmadik napjára. Kezelje ezt az időpontot ugyanolyan tisztelettel, mint egy találkozót a legjobb ügyfelével.

Hogy legközelebb gyorsabban menjen, kezdje el ma rendszerezni a papírjait. Hozzon létre egy egyszerű mappát a számítógépén a digitális szállítói számláknak, és tartson egy tálcát az asztalán a papíralapú bizonylatoknak. Ha strukturált módon szeretné kezelni a nyilvántartását, fedezze fel a Paper & Pen könyvelési eszközeit, hogy főkönyvei a hónap során végig rendben maradjanak. Ne hagyja, hogy felhalmozódjon a papírmunka. Hetente egy kis rendszerezés olyan feladattá teszi a havi zárást, amelyet tényleg be tud fejezni.